Werden Arbeitnehmer im europäischen Ausland für ihren Arbeitgeber beruflich tätig, so ist eine A1-Bescheinigung mitzuführen. Diese ist bereits seit geraumer Zeit nur noch elektronisch aus der Lohnsoftware zu beantragen. Ab 2021 gibt es hier einige Neuerungen zu beachten.

Was ist die A1-Bescheinigung überhaupt?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweisformular, welches für entsendete Arbeitnehmer innerhalb Europas mitgeführt werden muss, wenn diese zeitlich befristet im europäischen Ausland tätig sind. Mit dieser Bescheinigung kann der Arbeitnehmer vor Ort nachweisen, dass die deutschen Sozialversicherungsvorschriften für ihn gelten.

Wenn Arbeitnehmer ins Ausland entsendet werden und temporär dort arbeiten, gelten im Grunde auch die ausländischen Sozialversicherungsvorschriften und dortige Sozialversicherungsbeiträge werden fällig. Doch innerhalb der EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz gilt jedoch ein besonderes Verfahren – das A1-Verfahren.

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Danach gelten für einen bestimmten Zeitraum auch bei einer Entsendung eines Arbeitnehmers die Sozialversicherungsregeln des Heimatlandes weiter. Damit entfällt eine Doppelverbeitragung im In- und Ausland. Vielmehr gelten dann die deutschen Vorschriften grundsätzlich weiter.

Voraussetzungen der A1-Bescheinigung

• Der entsendete Arbeitnehmer ist in einem Betrieb tätig, der seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland ausübt.
• Der Arbeitnehmer ist während des Auslandseinsatzes auf Rechnung des Betriebs tätig.
• Die deutschen Rechtsvorschriften haben für den Arbeitnehmer mindestens einen Monat vor der Entsendung gegolten.
• Der Auslandseinsatz dauert voraussichtlich nicht länger als 24 Monate.
• Die zeitliche Befristung ist im Voraus festgelegt und ergibt sich aus einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung oder der Art der Tätigkeit.
• Es wird kein anderer Mitarbeiter des Unternehmens im Ausland abgelöst.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden.

Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, also keine A1-Bescheinigung ausgestellt wird, gelten während des Auslandseinsatzes die Sozialversicherungsvorschriften des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird.

A1-Antrag – Neuerungen 2021

Bislang war das elektronische A1-Verfahren nur für bestimmte Fälle möglich. Seit Jahresbeginn 2021 ist es auch möglich einen A1-Antrag für die Entsendung in mehrere Mitgliedsstaaten online zu stellen. Dies gilt für Arbeitnehmer, die berufsmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten tätig sind, wie beispielsweise LKW-Fahrer bei Speditionen oder auch Busfahrer.

Ebenfalls neu ab 2021 ist die Ausweitung des elektronischen Verfahrens auf weitere Personenkreise. So sind nun auch

• Beamte und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes,
• Mitarbeiter von Flug- und Kabinenbesatzungen und
• Seeleute, für die die deutschen Rechtsvorschriften gelten,

in das elektronische Verfahren einbezogen, so dass nunmehr die A1-Anträge elektronische zu stellen sind. Künftig sollen noch weitere Fallkonstellationen in das elektronische Verfahren eingebunden werden.

Elektronischer A1-Antrag durch Arbeitgeber

Bei Auslandseinsätzen Ihrer Arbeitnehmer innerhalb der EU-Staaten und den weiteren genannten Ländern (sog. EWR-Staaten) ist stets rechtzeitig vor dem Auslandseinsatz eine A1-Bescheinigung zu beantragen.

Die A1-Bescheingung soll elektronisch über die systemgeprüfte Lohnsoftware beantragt werden. Alternativ kann dies auch über sv.net erfolgen. Die Lohnsoftware steuert dabei die Verteilung der Anträge an die zuständige Einzugsstelle.

Die Krankenkassen und die Deutsche Rentenversicherung sind verpflichtet, innerhalb von 3 Arbeitstagen auf einen A1-Antrag elektronisch zu antworten. Das gilt auch im Ablehnungsfall.

Sofern ein bereits geplanter Auslandseinsatz verschoben, geändert oder abgesagt werden muss, die A1-Bescheinigung jedoch schon beantragt worden ist, muss diese storniert werden.

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