Die Sozialversicherung und das maschinelle Melde- und Beitragsverfahren halten einige besondere Abkürzungen bereit. In diesem Artikel wird der Datensatz zur Erstattung der Arbeitgeberleistungen bei Krankheit oder Mutterschaft (U1 und U2 Erstattungen).

Der Datensatz ist vom Arbeitgeber (oder der Lohnsoftware) immer zu versenden, wenn ein U1-Antrag (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit) oder ein U2-Antrag (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft) gestellt werden.

Zunächst ist dabei zu unterscheiden, welcher Abgabegrund vorliegt:

• Arbeitsunfähigkeit (U1)
• Beschäftigungsverbot wegen Mutterschutzgesetz (U2)
• Mutterschaft (U2)

Daneben ist noch anzugeben, ob es sich um einen gesetzlich oder privat versicherten Arbeitnehmer handelt oder einen landwirtschaftlich versicherten Arbeitnehmer oder es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt.

Natürlich sind Angaben zum Geschlecht des Arbeitnehmers ebenso zu machen. Neben männlich oder weiblich, stehen hier auch noch unbestimmte oder diverse Geschlechtsangaben zur Verfügung.

Je nach Art des Antrags sind in dem Datensatz unterschiedliche Datenbausteine eingebunden, die dann die näheren Informationen zu dem jeweiligen (U1 oder U2) Antrag enthalten.

Folgende Bausteine stehen für den Datensatz zur Verfügung:

• DBAU – „Datenbaustein Arbeitsunfähigkeit“ Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit
• DBBT – „Datenbaustein Beschäftigungsverbot“ Erstattungen Beschäftigungsverbot bei Mutterschaft
• DBZU – „Datenbaustein Mutterschaft“ Erstattung der Mutterschaft
• DBBV – Bankverbindung
• DBNA – Name
• DBAA – Ansprechpartner Arbeitgeber

DBAU – „Datenbaustein Arbeitsunfähigkeit“

Dieser Datenbaustein enthält die Angaben zu der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers und löst einen U1 Antrag aus. Neben dem Arbeitsunfähigkeitszeitraum werden hier auch die Entgeltangaben (Entgeltfortzahlung) mitgeliefert sowie die dazugehörigen Angaben (zum Beispiel Monatslohn oder Stundenlohn).

DBBT – „Datenbaustein Beschäftigungsverbot

In diesem Datenbaustein befinden sich die Angaben zum Beschäftigungsverbot, also Zeitraum und das für diesen Zeitraum weitergezahlte Entgelt.

Hiermit wird dann der dazugehörige U2-Antrag gestellt.

DBZU – „Datenbaustein Mutterschaft“

Der Datenbaustein Mutterschaft enthält die Angaben zu den Schutzfristen sowie die Entgeltangaben zum kalendertäglichen Nettoentgelt der Beschäftigten sowie den mutmaßlichen bzw. tatsächlichen Entbindungstag.

Elektronische Übermittlung

Bereits seit Jahren können die U1- und U2-Anträge nur noch elektronisch gestellt werden. Dies erfolgt regelmäßig über die Lohnsoftware, die dies in der GKV-zertifizierten Fassung standardmäßig beinhaltet. Je nach Krankenkasse erfolgt die Erstattung relativ zeitnah innerhalb weniger Tage.

Die Krankenkassen (und Minijob-Zentrale) melden die Erstattungshöhe ebenfalls elektronisch zurück und geben bei dieser Rückmeldung (eventuell) auch Gründe an, wenn der Erstattungsbetrag vom ursprünglich beantragten Erstattungsbetrag abweicht. Sollte dies der Fall sein, sollte der Betrieb unbedingt mit der Kasse Kontakt aufnehmen, um die „Ablehnungsgründe“ zu klären. Schließlich geht es hier regelmäßig um bares Geld.