Betriebe, die nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen sind umlagepflichtig zur U1-Ausgleichskasse. Das bedeutet, sie erhalte die Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit der Arbeitnehmer teilweise erstattet.

Dafür müssen die Arbeitgeber einen bestimmten Beitrag in Abhängigkeit des beitragspflichtigen Entgelts im Rahmen der Lohnabrechnung an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers zahlen. Dabei haben die Betriebe die Möglichkeit zwischen verschiedenen Erstattungssätzen zu wählen. Diese Wahl kann jedoch nur einmal jährlich getroffen werden. Daher ist der Januar eines Kalenderjahres der Wahlmonat.

U1-Umlagekasse: Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit

Betriebe, die U1-umlagepflichtig sind, erhalten die fortgezahlten Entgeltbeträge teilweise durch die U1-Umlagekasse auf Antrag (U1-Erstattungsantrag) von der Krankenkasse des Arbeitnehmers ersetzt. Hierzu ist bei jeder Krankenkasse eine Umlagekasse eingerichtet. Ausgenommen davon sind die landwirtschaftlichen Krankenkassen, hier kann der Arbeitgeber eine andere Umlagekasse wählen.

Es gilt bei den verschiedenen Erstattungsvarianten der Grundsatz, je höher der Umlagebeitrag, desto höher die Erstattung. Die meisten Krankenkassen bieten hierzu mindestens zwei unterschiedliche U1-Umlagevarianten an. Derzeit gibt es aber auch Krankenkassen, zum Beispiel die DAK, die bis zu vier Varianten zur Auswahl stellt.

Höhe der Erstattungen

Erstattet wird grundsätzlich ein Prozentsatz (Erstattungssatz) des fortgezahlten Entgelts bei Arbeitsunfähigkeit.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdient im Monat 3.000 Euro und ist den kompletten Monat arbeitsunfähig. Sein Arbeitgeber hat bei seiner Umlagekasse eine Erstattung von 70 Prozent abgeschlossen. Hierfür zahlt der Arbeitgeber monatlich 3 Prozent (Umlagesatz) an Umlagebeitrag zur U1.

Für den Monat der Arbeitsunfähigkeit kann der Arbeitgeber nun im Rahmen des AAG-Erstattungsverfahrens (AAG = Aufwendungsausgleichsgesetz) einen U1-Erstattungsantrag bei der Krankenkasse einreichen, wenn das Entgelt für den Monat abgerechnet und ausgezahlt wurde (also im Nachgang).

Was wird erstattet – U1-Umlagekasse?

Bei der Höhe der Erstattung verhält es sich bei den meisten Kassen in derart, dass es eine pauschale Erstattung auf das fortgezahlte Bruttoentgelt gibt (im Beispiel 3.000 Euro) und damit alles abgegolten ist.

Für den Betrieb belaufen sich die tatsächlichen Lohnkosten aber wesentlich höher. Denn neben dem Arbeitsentgelt, muss der Betrieb ja auch noch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung auf das Bruttoarbeitsentgelt zahlen. Diese belaufen sich auf rund 20 Prozent. Hier erfolgt aber bei den meisten Kassen keine extra Erstattung. Vielmehr sind die Beitragsanteile des Arbeitgebers auf das Bruttoentgelt in aller Regel durch die prozentuale Pauschale abgegolten. Die Arbeitgeberbeiträge werden also nicht zusätzlich erstattet.

Begrenzung der Beitragserstattung auf BBG

Daneben haben mittlerweile fast alle Krankenkassen die U1 Erstattung auf die Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung begrenzt. Dies bedeutet, selbst wenn ein höheres Entgelt fortgezahlt wurde, erhält der Betrieb nur die Erstattung in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (alte Bundesländer) ist den kompletten Januar 2020 arbeitsunfähig. Er verdient 8.000 Euro im Monat.

Der Arbeitnehmer erhält für den Januar 2020 natürlich 8.000 Euro Entgeltfortzahlung mit seiner Lohnabrechnung. Für die U1-Erstattung (Erstattungssatz 70 Prozent) hat seine Krankenkasse jedoch den erstattungsfähigen Betrag auf die BBG RV begrenzt.

Der Arbeitgeber erhält aus der U1 Umlagekasse 4.830 Euro (= 6.900 Euro x 70 Prozent) erstattet.

Die Qual der Wahl

Problematisch bei der Einschätzung der richtigen U1-Umlagevariante ist stets, dass es sich um eine Wahl für das kommende Kalenderjahr handelt, also im Januar 2020 wird die U1 Erstattungsvariante für das Kalenderjahr 2020 gewählt. Von daher kann der Betrieb nur abschätzen, welche Variante sinnvoll ist. Sind die Arbeitnehmer, die bei dieser Kasse versichert sind, erfahrungsgemäß häufiger krank, bietet sich sicher die höchste Erstattungsvariante (auch die teuerste) an. In der Praxis erweist es sich nämlich oft als sinnvoll, wenn bei häufigen Erstattungszeiträumen, ein höherer Erstattungsbetrag erzielt wird.

Frist

Die Erstattungsvariante in der U1 kann in aller Regel bis zur Abrechnung Januar eines Kalenderjahres gewählt werden. Hier ist aber auch darauf zu achten, ob die Kassen eine bestimmte Frist in ihren Satzungen vermerkt haben. Es lohnt sich hier einmal nachzusehen oder zu fragen. Eine spätere Änderung der U1 Variante (ab Februar) ist regelmäßig nicht mehr möglich und es muss dann auf das nächste Kalenderjahr gewartet werden.

Aktualisierung: Eine aktualisierte Fassung des Artikels finden Sie hier (Stand 2021)