Die Pflege der Betriebsdaten, also der Arbeitgeberdaten, ist bereits seit 2010 Teil des maschinellen Meldeverfahrens in Entgeltabrechnungsprogrammen. Der DSBD (Datensatz Betriebsdatenpflege) dient dazu, der Bundesagentur für Arbeit Änderungen bei den Betriebsdaten mitzuteilen. Ursprünglich war dieser auch dazu gedacht, die Arbeitgeberdaten im gesamten Bereich der Sozialversicherung up-to-date zu halten. Davon ist man jedoch inzwischen abgekommen.
DSBD – was ist das?
Bei den Betriebsdaten im maschinellen Meldeverfahren handelt es sich im Wesentlichen um die Adressdaten und Kommunikationsdaten des Arbeitgebers. Es handelt sich hier also nicht um Meldungen für Arbeitnehmer.
Ferner werden auch Daten zum betrieblichen Ansprechpartner sowie Betriebsstilllegung oder Betriebsaufgabe gemeldet. Der Arbeitgeber ist zu einer solchen DSBD-Meldung gesetzlich verpflichtet (§ 5 Absatz 5 DEÜV – Datenerfassungs- und Übermittlungsordnung).
Die Daten werden in einer Datenbank bei der Bundesagentur für Arbeit aktualisiert. Diese Datenbank ist im Grunde ein Verzeichnis aller Betriebe und den dazugehörigen Daten in Deutschland, welches bei der Bundesagentur für Arbeit geführt (Betriebsnummernstelle in Saarbrücken).
Seit 2022 haben die Betriebe zusätzlich auch noch die Rechtsform des Betriebs mit anzugeben. Hierbei ist die Rechtsform jedoch nicht als Teil des Namens zu sehen, sondern vielmehr muss die Rechtsform (z.B. GmbH) in einem extra Datensatzfeld übermittelt werden. Hierfür stehen laut Bundesagentur für Arbeit rund 70 Rechtsformen zur Auswahl.
DSBD – Meldeanlässe
Änderungen, der Betriebsdaten sind der Arbeitsagentur mitzuteilen, damit diese Änderungen in der Betriebsnummerndatenbank aktualisiert werden können. Diese Pflicht besteht schon seit Jahren (auch schon vor der Einführung des maschinellen Verfahrens). In der Praxis wurde dies aber regelmäßig nicht umgesetzt, das heißt die Änderung der Betriebsdaten wurde in aller Regel von den Betrieben vergessen. Die Folge war, dass die Betriebsnummerndatenbank bei der Bundesagentur für Arbeit veraltet und damit im Grunde unbrauchbar gewesen war.
Änderungen der Daten sind mit der nächsten Entgeltabrechnung zu melden. Hierbei ist auch der Ereignistag zu übermitteln.
Mit Einführung des maschinellen Verfahrens in den Lohnabrechnungsprogrammen, erstellt die Lohnsoftware regelmäßig bei einer Änderung der Arbeitgeberdaten eine DSBD-Meldung.
Dies geschieht immer dann, wenn die Betriebsdaten geändert werden. Dies ist beispielsweise bei einer Änderung der Firma, also des Namens, der Fall. Gleiches gilt auch für eine Adressänderung, wenn eine Firma also umzieht.
Für größere Unternehmen, die eine abweichende Korrespondenzanschrift haben, sind diese ebenfalls zu melden bzw. Änderungen zu melden.
Ein weiterer Meldeanlass ist aber auch der Wechsel des Ansprechpartners, auch dieses ist der Arbeitsagentur zu melden mit Hilfe des DSBD.
Ein großes Manko dieses Verfahrens ist, dass nur Änderungen aus der Lohnsoftware übermittelt werden, so dass nur dann eine Aktualisierung der Daten erfolgen kann. In der Praxis schlummern somit noch zahlreiche Altbestände in der Betriebsnummerndatei bei der Bundesagentur für Arbeit, die mit dem aktuellen Stand nicht übereinstimmen. Aus technischer Sicht wäre hier eine Standmitteilung durch die Lohnsoftware eine gute und für die Arbeitgeber schnell umsetzbare Lösung. Dies ist aber seitens der Bundesagentur bislang nicht gewünscht.
Weitere Informationen zum DSBD
Der DSBD wird von der Bundesagentur für Arbeit gepflegt und betreut. Fragen zu den gespeicherten Betriebsdaten können Sie daher direkt an die Betriebsnummernstelle der Bundesagentur stellen. Leider steht hier keine telefonische Auskunft zur Verfügung, sondern die Anfragen laufen über ein Kontaktformular (online). Auch sind die örtlichen Arbeitsagentur meist nicht in der Lage Fragen der Arbeitgeber in dem Verfahren zu klären. Daher sollten sich Arbeitgeber besser gleich an die Betriebsnummernstelle wenden.
Bei Bedarf können Arbeitgeber auch eine Anfrage an die Bundesagentur stellen, welche Daten aktuell in der Betriebsnummerndatei für den Betrieb gespeichert sind, damit diese Daten mit den Daten in der Lohnsoftware abgeglichen werden können.
Einen aktuellen Leitfaden der Bundesagentur finden Sie unter
https://www.arbeitsagentur.de/datei/dok_ba034860.pdf
Der DSBD meldet inzwischen dank der Einbindung in die Lohnsoftware die aktuellen Daten an die Bundesagentur für Arbeit. Allerdings ist das Ziel den bürokratischen Aufwand bei den Arbeitgebern zu reduzieren in der Praxis nicht erreicht. Denn durch die Änderungen im Verfahren, kommt es immer wieder zu zahlreichen Fragestellungen, die die Arbeitgeber in Zusammenarbeit mit den Softwareherstellern lösen. Der Aufwand bei der Arbeitsagentur sollte sich dagegen immens reduziert haben, da die Daten nunmehr elektronisch verarbeitet werden können und keine Erfassungsarbeiten mehr nötig sein sollten.