Die ELStAM sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Sie geben die Inhalte der früheren Papierlohnsteuerkarte wieder. Nachdem die Papierbescheinigungen bereits ab 2013 ausgedient haben, stehen die Lohnsteuerabzugsmerkmale nun grundsätzlich nur noch elektronisch zur Verfügung. Nur in besonderen Ausnahmefällen, stellen die Finanzämter noch Papierbescheinigungen aus.
Das sind die ELStAM
Die Steuerabzugsmerkmale sind für die Berechnung der Steuern auf den Arbeitslohn entscheidend. Je nach Steuerklasse und weiterer Merkmale bestimmt sich die Höhe der individuellen Steuer des Arbeitnehmers.
Das sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM):
- Steuerklasse (und evt. Faktor)
- Kinderfreibeträge
- Konfessionszugehörigkeit
- ggf. Freibeträge
- ggf. Hinzurechnungsbetrag
Im Lohnbüro müssen Sie die ELStAM der Arbeitnehmer von den Servern der Finanzverwaltung abrufen. Bei der Neueinstellung eines steuerpflichtigen Arbeitnehmers rufen Sie zunächst die (zum Zeitpunkt der Einstellung) aktuellen Steuermerkmale ab.
Wichtig: Mit den abgerufenen Steuermerkmalen rechnen Sie auch den Arbeitnehmer ab. Eigene Änderungen nehmen Sie im Lohnbüro grundsätzlich nicht vor.
Änderungen der ELStAM
Die Änderungen der Steuerdaten werden Ihnen mittels monatlicher Änderungslisten bereitgestellt. Diese „Monatslisten“ sind grds. vor jeder Abrechnung von Ihnen abzurufen. Denn in diesen finden Sie ggf. Änderungen der Steuereckwerte, die sich direkt auf die Abrechnung auswirken.
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In der Praxis erweist sich dies oftmals problematisch, da Sie die ELStAM in aller Regel erst zum Beginn des Folgemonats erhalten. Dies führt in der Praxis regelmäßig zu einer Aufrollung des Vormonats, da Sie zum Zeitpunkt der ELStAM-Abholung die Monatsabrechnungen oft schon erlegt haben.
Wenn keine ELStAM vorliegen
Sollte ein Arbeitnehmer Ihnen den ELStAM-Abruf verwehren, so bedeutet dies für die Lohnabrechnung: Sie rechnen den Arbeitnehmer mit Steuerklasse VI ab. Das entspricht dem Vorgehen, als wenn Ihnen der Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte vorgelegt hat.
Das sind die Steuerklassen
| Steuerklasse | Beschreibung |
| I | Alleinstehende (Ledige, Geschiedene, getrennt Lebende und Verwitwete). |
| II | Alleinerziehende, die einen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende bekommen und Voraussetzungen der Steuerklasse I erfüllen |
| III | Verheiratete, deren Ehegatte die Steuerklasse V beantragt hat oder deren Ehegatte nicht erwerbstätig ist. Empfehlenswert für den besserverdienenden Ehepartner Nicht für Getrennte. Für Verwitwete bis zum Ende des Sterbejahres und das Folgejahr. |
| IV | Verheiratete Ehepartner, die beide erwerbstätig sind und beide Lohnsteuerklasse IV haben. Empfehlenswert wenn beide in etwa gleich verdienen. Nicht für Getrennte. In Steuerklasse IV kann von den Ehepartnern beim Finanzamt das Faktorverfahren beantragt werden. Dann werden beide Ehepartner entsprechend ihres Anteils am Gesamteinkommen an der Steuerlast beteiligt. |
| V | Verheiratete deren Ehegatte die Steuerklasse III beantragt hat – empfehlenswert für den geringverdienenden Ehepartner. Nicht für Getrennte. |
| VI | Wenn eine 2. Lohnsteuerkarte für ein gleichzeitiges weiteres Arbeitsverhältnis beantragt wird. Oder wenn trotz Aufforderung die Lohnsteuerkarte nicht vorgelegt wird. |
Falsche ELStAM – was tun?
Werden Ihnen über den ELStAM-Abruf falsche Daten für einen Arbeitnehmer geliefert, so sollten Sie diese im Lohnbüro nicht eigenhändig ändern. Vielmehr muss sich der Arbeitnehmer um eine Korrektur (Anpassung) seiner ELStAM mittels Korrekturantrag beim zuständigen Finanzamt selbst kümmern.
Weisen Sie daher Ihre Arbeitnehmer ggf. auf diese Möglichkeit hin.