In bestimmten Branchen verlangt der Gesetzgeber eine unverzügliche Sozialversicherungsmeldung bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung. Das heißt, es muss eine Sofortmeldung bis spätestens zum Beschäftigungsbeginn abgegeben werden – sonst wird es teuer.

Sofortmeldungen sind Pflicht

In den sofortmeldepflichtigen Branchen sind bei Neueinstellungen bereits vor dem Arbeitsbeginn Sofortmeldungen an die Deutsche Rentenversicherung vom Betrieb zu übermitteln. Denn in einigen Branchen (in denen der Staat Schwarzarbeit sieht) gelten für die Neueinstellung von Arbeitnehmern besondere Meldebedingungen.

Diese Sofortmeldepflicht gilt für Vollzeitarbeitnehmer, aber auch für die Einstellung von Minijobbern oder kurzfristigen Aushilfen.

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Sofortmeldepflichtige Branchen

Die Sofortmeldepflicht gilt unter anderem für diese Branchen:

• Schaustellergewerbe
• Gaststättengewerbe
• Hotels und Pensionen
• Baugewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen
• alle Sparten der Personenbeförderung (Bahn- und Busbetriebe, Taxiunternehmen oder Berg- und Seilbahnen)
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Fleischwirtschaft
• alle Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Sofortmeldungen

In den genannten Branchen sind Sofortmeldungen Vorschrift, da der Gesetzgeber hier eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit sieht. Durch die Abgabepflicht von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen auch den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung. Somit haben beispielsweise die Zollprüfer auch vor Ort einen direkten Zugriff auf die gemeldeten Arbeitnehmer.

Sofortmeldung Zeitpunkt ist wichtig

Bei den Sofortmeldungen handelt es sich um eine zusätzliche Meldepflicht für die betroffenen Branchen. Neben der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung sind die Arbeitgeber in den sofortmeldepflichtigen Branchen mit einer weiteren Verwaltungstätigkeit bei jeder Neueinstellung belastet. Es muss nämlich bereits vor der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Annahmestelle der Deutschen Rentenversicherung elektronisch versendet werden.

Meldezeitpunkt oft ein Problem bei Sofortmeldungen

Problematisch bei der Übermittlung der Sofortmeldung ist häufig der Zeitpunkt. Denn anders als die übrigen Sozialversicherungsmeldungen hat diese Sofortmeldung bereits vor dem Beschäftigungsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung zu sein.

Beginnt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit um 18 Uhr, dann muss die Sofortmeldung bis 18 Uhr bei der Deutschen Rentenversicherung eingetroffen sein. Spätere Sofortmeldungen, zum Beispiel am nächsten Tag um 9 Uhr, sind zu spät.

Problematisch sind hier besonders Konstellationen bei denen über einen externen Dienstleister (z. B. Steuerberater) abgerechnet wird, da hier bei einem kurzfristigen Beschäftigungsbeginn am Wochenende oder einem Feiertag, die Sofortmeldungen häufig zu spät versendet werden. Betroffene Betriebe sollten daher entweder eine Lösung mit dem Steuerberater besprechen oder idealerweise natürlich die Entgeltabrechnung in Eigenregie durchführen.

Sofortmeldung auch bei Wiedereintritt

Die Sofortmeldungen sind bei Neueinstellungen von Arbeitnehmer zu versenden. Das gilt auch, wenn Sie Arbeitnehmer wieder einstellen (Wiedereintritt). Auch für diese Arbeitnehmer ist vor Wiedereintritt in die Beschäftigung (erneut) eine Sofortmeldung abzugeben. Die alte Sofortmeldung aus dem ersten Beschäftigungsverhältnis zählt hier nicht mehr.

Inhalte einer Sofortmeldung

Die Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übersenden:

• Zu- und Vorname des Arbeitnehmers,
• Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt Geburtsangaben (Datum und Ort), und Anschrift,
• Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
• Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Sofortmeldungen mit Abgabegrund 20

Die Sofortmeldungen sind mit dem besonderen Anmeldegrund „20“ an die Deutsche Rentenversicherung zu versenden. Unbenommen davon ist die Erstattung einer regulären Anmeldung mit Grund „10“. Diese hat zusätzlich zu erfolgen.

Ausweispapiere sind mitzuführen

Neben der Sofortmeldepflicht in der Gastronomie, sind die Beschäftigten auch verpflichtet die Ausweispapiere (Lichtbildausweis) stets mit sich zu führen (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Wird dagegen verstoßen, kann dies bis zu 5.000 Euro Bußgeld bedeuten.

Wichtig: Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitnehmer auf diese Mitführungspflicht hinweisen.