Zum Jahresende kommt es in Betrieben durchaus vor, dass Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen (müssen), weil sie zwischen den Feiertagen keinen bezahlten Urlaub mehr nehmen können. Doch was bedeutete unbezahlter Urlaub in der Lohnabrechnung und welche Auswirkungen hat dieser auf die Sozialversicherungsmeldungen und auf die Lohnsteuer?
Unbezahlter Urlaub und die Lohnabrechnung
In der Lohnabrechnung ist ein unbezahlter Urlaub zunächst einmal als entschuldigtes Fehlen des Arbeitnehmers zu betrachten. Jedoch anders als beim bezahlten Erholungsurlaub, werden die unbezahlten Urlaubstage nicht vergütet. Dies bedeutet für Arbeitnehmer, die nach Stundenlohn abgerechnet werden, dass diese unbezahlten Urlaubstage nicht bezahlt werden.
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Bei der Abrechnung von Arbeitnehmern mit einem festen Monatsgehalt (Festlohn) führt unbezahlter Urlaub in aller Regel zu einer Lohnkürzung in dem jeweiligen Abrechnungsmonat.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält ein Gehalt von monatlich 3.000 Euro. Im November nimmt er 10 Tage unbezahlten Urlaub vom 21.11. bis 30.11.
Dies führt zu einer Lohnkürzung von 10 Tagen, also 1.000 Euro in diesem Beispiel, so dass der Verdienst des Arbeitnehmers im November bei 2.000 Euro Bruttoentgelt liegt.
Unbezahlter Urlaub und Lohnsteuer
Steuerlich hat eine Lohnkürzung aufgrund von unbezahltem Urlaub kaum Auswirkungen. Der verbleibende (gekürzte) Lohn ist natürlich zu versteuern, so dass sich die Lohnkürzung nur indirekt auf die Lohnsteuer auswirkt. Es werden in aller Regel geringere Steuerbeträge fällig, da der Monatsverdienst reduziert worden ist.
Aber der unbezahlte Urlaub kann Auswirkungen auf die Lohnsteuerbescheinigung der Arbeitnehmer haben. Hier sind nämlich Lohnzahlungszeiträume ohne Lohnzahlung als „Unterbrechung“ in der Spalte „Anzahl U“ zu bescheinigen. Die Anzahl der Großbuchstaben U ist aufzuzeichnen, wenn bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis Arbeitslohnansprüche für mindestens 5 aufeinanderfolgende Werktage ganz oder überwiegend entfallen sind (U = Unterbrechung).
In dem oben angeführten Beispiel, wäre somit in der Spalte U eine „1“ zu bescheinigen (für eine Unterbrechung).
Die steuerlichen Auswirkungen eines unbezahlten Urlaubs sind somit eher gering.
Unbezahlter Urlaub und Sozialversicherung
In der Sozialversicherung wird es leider etwas komplizierter. Hier ist für die Beitragsberechnung unter Umständen eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze zu verwenden. Ist dies davon abhängig, ob die Sozialversicherungstage (SV-Tage) während des unbezahlten Urlaubs weiterlaufen oder ob ggf. ein Teil des unbezahlten Urlaubs mit SV-Tagen belegt ist oder auch nicht.
Um dies zu verstehen, muss man die Systematik bei unbezahltem Urlaub in der Sozialversicherung etwas näher beleuchten. Nimmt ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub, so laufen die Sozialversicherungstage für einen Monat (30 SV-Tage) weiter. In dieser Zeit besteht dann auch die Versicherung des Arbeitnehmers fort, so dass das Versicherungsverhältnis nicht unterbrochen wird. Obwohl für diesen Zeitraum kein Lohn gezahlt wird, bleibt das Versicherungsverhältnis bestehen.
In dem vorherigen Beispiel wäre der Lohnzeitraum vom 21.11. bis 30.11. nicht mit Entgelt belegt, dennoch laufen die SV-Tage für diesen Zeitraum weiter. Das bedeutet im November sind 30 SV-Tage vorhanden, obwohl nur an 20 Tagen tatsächliche gearbeitet worden ist.
Dies bedeutet für Zeiträume des unbezahlten Urlaubs, dass sich sozialversicherungsrechtlich in den ersten 30 Tagen nichts tut. Denn din diesem Zeitraum laufen die SV-Tage weiter und ein unbezahlter Urlaub wirkt sich im Bereich der Sozialversicherung nicht aus.
Unbezahlter Urlaub über einen Monat
Anders sieht es jedoch aus, wenn ein unbezahlter Urlaub länger als 30 SV-Tage andauert. Dann endet nämlich die Versicherungspflicht (nach den 30 Tagen) und es müssen in der Lohnabrechnung einige Besonderheiten beachtet werden.
Durch den Ablauf der SV-Tage, kommt es regelmäßig zu einem anteiligen Beschäftigungsmonat und es sind dann nur anteilige SV-Tage für diesen Monat zu berücksichtigen. Daneben sind mit dem Ablauf der SV-Tage auch DEÜV-Abmeldungen zu erstatten, um den Einzugsstellen das Ende der SV-Tage mitzuteilen.
Nimmt der Beschäftigte nach dem unbezahlten Urlaub die Arbeit wieder auf, so ist er (natürlich) mit der Arbeitsaufnahme auch wieder anzumelden.
DEÜV-Meldungen bei unbezahltem Urlaub
Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Zeitmonat, so endet die Versicherungspflicht für den Beschäftigten. Es ist dann eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zu erstellen. Nimmt der Beschäftigte anschließend die Arbeit (nach dem unbezahlten Urlaub) wieder auf, erfolgt eine Anmeldung mit dem Grund „13“.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt unbezahlten Urlaub vom 15.9. bis 20.11. und arbeitet dann ab 21.11. wieder. In dem Kalenderjahr sind bislang keine weiteren Meldungen angefallen.
Die SV-Tage laufen einen Monat weiter (15.9. bis 14.10.), so dass eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zum 14.10. erfolgt (Meldezeitraum 1.1. bis 14.10.).
Mit der Arbeitsaufnahme am 21.11. ist dann eine Anmeldung (Grund „13“) zu erstatten. Die Jahresmeldung für das Jahr umfasst dann den Meldezeitraum 21.11. bis 31.12. des Jahres.
Lohnabrechnungssoftware – Fehlzeit anlegen
In Ihrer Lohnsoftware werden die DEÜV-Meldungen in aller Regel automatisch erzeugt. Dies erfolgt programmseitig, wenn Sie die Fehlzeit/Abwesenheit „unbezahlter Urlaub“ erfassen. Die Lohnsoftware wird dann in aller Regel bei der Abrechnung die erforderlichen Meldungen erzeugen und Ihnen zum Meldeversand bereitstellen.