Zahlreiche Studenten suchen neben dem Studium eine Verdienstmöglichkeit und wollen oder müssen sich neben dem Studium etwas hinzuverdienen. Aber auch Betriebe sind dankbar, wenn sie Studenten als Arbeitskräfte einsetzen können. Die Abrechnung von Studenten wirft allerdings ein paar Besonderheiten auf, die Sie im Lohnbüro kennen und beachten müssen. Die wichtigsten Regelungen finden Sie dazu in diesem Artikel.
Der große Vorteil aus Sicht der Lohnabrechnung bei Studentenjobs sind die geringen Abgaben. Denn tatsächlich fallen kaum Sozialversicherungsabgaben an und auch die Steuerlast ist in der Regel eher überschaubar.
Um diese Vorteile nutzen zu können, ist jedoch die korrekte Anwendung der Werkstudentenregelung essentiell. Denn nur dann können Abgaben und Steuern klein gehalten werden.
Kaum Sozialabgaben dank Werkstudenten-Regelung erfüllt
Wenn die Voraussetzungen der Werkstudenten-Regelung erfüllt sind, stellt sich natürlich auch die Frage, gibt es hier einen Vorteil? Die Vorteile des „Werkstudenten-Privilegs“ sind für Arbeitgeber und Student enorm. Denn wenn die Voraussetzungen der Werkstudenten-Regelung vorliehen, ist der Student versicherungsfrei zur Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. Es fallen dann in diesen Sozialversicherungszweigen keine Beiträge an. Das entspricht einer Einsparung von über 11 Prozent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Es sind bei Werkstudenten nur die Rentenversicherungsbeiträge (und Umlagen) zu zahlen. Dies spart dem Betrieb die Lohnnebenkosten und der Arbeitnehmer erhält ein höheres Nettoentgelt.
Auch aus steuerlicher Sicht stellt sich der Werkstudent bei Anwendung der Werkstudentenregelung gut. Denn in aller Regel werden hier keine oder nur sehr geringere Steuern fällig.
Werkstudenten – was sind das für Personen?
Für studentische Arbeitnehmer, bei denen das Studium gegenüber dem Arbeitsverhältnis überwiegt, gilt das sogenannte Werkstudenten-Privileg. Das bedeutet, dass für diese Werkstudenten keine Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung anfallen. Zur Rentenversicherung sind hingegen (seit 1996) die vollen Beiträge vom Lohn einzubehalten.
Das Werkstudenten-Privileg gilt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Es muss sich um einen ordentlichen Studierenden handeln. Das bedeutet, der Student muss an einer Hochschule (Uni) oder an einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schulde eingeschrieben (immatrikuliert) sein. Dabei wird übrigens auch ein Aufbau- oder Zweitstudium akzeptiert. Ein Promotionsstudium nach dem Hochschulabschluss fällt hingegen nicht unter das Werkstudenten-Privileg.
- Der Student darf nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, das heißt das Studium muss überwiegen, also im Vordergrund der Tätigkeit des Studenten stehen. Eine Ausnahme gilt hier jedoch, wenn die Arbeit in den Abend- oder Nachtstunden bzw. am Wochenende verrichtet wird, Wenn Sie dies anhand von Arbeitszeitaufzeichnungen nachweisen können, darf diese 20-Stunden-Grenze auch überschritten werden. Kein Werkstudenten-Privileg für Urlauber. Studenten, die sich für ein oder mehrere Semester beurlauben lassen unterliegen nicht (mehr) dem Werkstudenten-Privileg und werden als normale Arbeitnehmer behandelt.
Der Verdienst ist hierbei nicht begrenzt. Das bedeutet der Student kann nahezu „unbegrenzt“ hinzuverdienen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Sozialversicherung hat. Nach „unten“ gilt als Grenze für Werkstudenten natürlich auch der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 12,82 Euro je Stunde.
Beispiel:
Ein Student arbeitet neben seinem Studium regelmäßig 16 Stunden in der Woche als Datenerfasser. Er erhält dafür im Monat 900 €.
Es sind hier lediglich Beiträge aus 900 € zur Rentenversicherung zu zahlen.
Achtung: Liegt der Verdienst innerhalb der Gleitzone, so gilt auch für Werkstudenten die Midijob-Formel für die Rentenversicherungsbeiträge.
Wichtiger Nachweis für den Werkstudenten
Damit Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung nachweisen können, dass es sich tatsächlich um einen Studenten handelt, sollten Sie die Immatrikulationsbescheinigung (IM-Bescheinigung) zu den Lohnunterlagen legen.
Arbeiten in den Abend- und Nachtstunden und am Wochenende
Von der strengen 20-Stunden-Regelung kann übrigens Abstand genommen werden, wenn die Arbeitszeit außerhalb der Vorlesungszeit liegt. Das ist beispielsweise bei Tätigkeiten in den Abend- und Nachtstunden sowie am Wochenende der Fall.
Das bedeutet, dass ein Student auch mehr als 20 Stunden je Woche tätig sein kann, wenn sich die Tätigkeiten auf die „vorlesungsfreie Zeit“ beschränken.
Beispiel:
Ein Student arbeitet als Nachtwache jeweils von 20 Uhr bis 24 Uhr an 4 Wochentagen (16 Stunden) sowie am Samstag 8 Stunden.
Da sich die Arbeitszeiten in der vorlesungsfreien Zeit befinden, gilt hier trotz Überschreiten der 20-Stunden-Grenze das Werkstudenten-Prinzip.
Sonderfall: Jobben in den Ferien
Studenten, die in den Ferien jobben, können ihre Arbeitszeit auch auf über 20 Stunden die Woche währen der Semesterferien anheben. Denn in dieser Zeit ist schließlich vorlesungsfrei.
Möchten Studenten nur in den Ferien bei Ihnen jobben, so ist es oft sinnvoll die Studenten als kurzfristige Aushilfen zu beschäftigen, da dann gar keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, wenn im gesamten Kalenderjahr (inklusive etwaiger Vorbeschäftigungen) die Kurzfristigkeitsgrenzen von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen nicht überschritten werden.
Mehrere Aushilfsjobs bei Studenten
Studenten, die mehrere Aushilfsjobs im laufenden Jahr ausüben, sprengen schnell die Grenzen der Kurzfristigkeit. Gut, dass es das Werkstudentenprivileg gibt. Denn für die Sozialversicherungsfreiheit zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung gelten für Werkstudenten erweiterte Grenzen.
Sozialversicherungspflicht zu diesen drei Zweigen besteht nämlich erst dann, wenn die Tätigkeiten in der Summe die Grenze von 26 Wochen im Zeitjahr überschreiten. Dabei ist dieser Jahreszeitraum zu ermitteln, indem vom voraussichtlichen Ende der zu beurteilenden Beschäftigung ein Jahr zurückgerechnet wird. Angerechnet werden dabei alle Beschäftigungen in diesem Zeitraum (Rahmenfrist) mit mehr als 20-Wochenstunden.
Die Versicherungspflicht tritt aber erst mit dem Job ein, mit dem die 26 Wochen-Grenze überschritten wird. Diese Beurteilung ist auch vorzunehmen, wenn die Beschäftigung ganz oder auch nur teilweise in den Semesterfreien stattfindet.
Student im Minijob ist Minijobber
Verdient ein studierender Arbeitnehmer monatlich nicht mehr als 556 Euro, so gelten die Minijobregelungen. Also volle Beitragsfreiheit für den Arbeitnehmer, wenn er auf die Rentenversicherungspflicht verzichtet hat.
Für den Arbeitgeber fallen dann jedoch rund 30 % Kosten für die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie in der Regel 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppenschlüssel 6500/6100 und Personengruppenschlüssel „109“).
Daher macht hier die Werkstudentenregelung für den Arbeitgeber Sinn.
Vergleich der Kosten
Aus Arbeitgebersicht ist die Beschäftigung eines Studenten als Werkstudent die bessere Variante. Denn dabei fallen kaum Sozialversicherungsbeiträge an (nur der halbe Rentenversicherungssatz von 9,3 % und ggf. Umlagen).
Der Minijob schlägt hingegen mit rund 30 % Arbeitgeberbeiträgen zu Buche.
Werkstudenten und Steuern
Auch Werkstudenten müssen Lohnsteuer zahlen. Das heißt, der Betrieb fordert auch für Werkstudenten die ELStAM ab, so dass die Besteuerung nach der individuellen Lohnsteuerklasse erfolgen kann. Für Studenten dürfte regelmäßig die Steuerklasse 1 zu verwenden sein, so dass bei nicht mehr als 20 Arbeitsstunden die Woche die Lohnsteuerlast eher gering sein wird.
Werkstudenten oft Midijobber
In der betrieblichen Praxis werden für Studentenjobs meist Jobs ausgeübt, die sich mit dem Verdienst bei mehr als 556 Euro und bis 2.000 Euro monatlich bewegen. Daher sind hier in der Lohnabrechnung die Regelungen für Arbeitnehmer im Übergangsbereich (Midijobs) anzuwenden. Dies führt dazu, dass der Student geringere Sozialversicherungsbeiträge – als Werkstudenten also geringere Rentenversicherungsbeiträge zahlen muss.
Allerdings erhöhen sich die Rentenversicherungsbeiträge für die Arbeitgeberseite entsprechend bei der Beitragsberechnung für Midijobber.
