Mittlerweile ist die Außensaison in der Gastronomie fast überall eröffnet. Das bedeutet oft auch, dass viele neue Mitarbeiter neu anfangen. Wichtig für die Gastrobetriebe ist dabei, dass die Sofortmeldungen zur Sozialversicherung rechtzeitig erstattet werden.
Sofortmeldungen sind Pflicht
Im Gastronomiebereich sind bei Neueinstellungen bereits vor dem Arbeitsbeginn Sofortmeldungen an die Deutsche Rentenversicherung vom Betrieb zu übermitteln. Denn in bestimmten Branchen gelten für die Neueinstellung von Arbeitnehmern besondere Meldebedingungen.
In der Gastronomie gehört dazu auch die Sofortmeldepflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Sofortmeldepflicht gilt für Vollzeitarbeitnehmer, aber auch für die Einstellung von Minijobbern oder kurzfristigen Aushilfen oder Ferienjobbern.
Gastronomie und Sofortmeldungen
In der Gastronomie wurde die Sofortmeldepflicht eingeführt, da der Gesetzgeber in der Gastrobranche eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit sieht. Durch die Abgabepflicht von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen auch den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung. Somit haben beispielsweise die Zollprüfer auch vor Ort einen direkten Zugriff auf die gemeldeten Arbeitnehmer.
Sofortmeldung Zeitpunkt
Bei den Sofortmeldungen handelt es sich um eine zusätzliche Sozialversicherungs-Meldepflicht für die betroffenen Branchen. Neben der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung (mit dem Anmeldegrund 10) sind die Arbeitgeber in den sofortmeldepflichtigen Branchen mit einer weiteren Verwaltungstätigkeit bei jeder Neueinstellung belastet. Es muss vor der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Annahmestelle der Deutschen Rentenversicherung (nicht die Krankenkasse) für die Arbeitnehmer versendet werden.
Schwierig ist bei der Übermittlung der Sofortmeldung häufig der Zeitpunkt. Denn anders als bei den übrigen Sozialversicherungsmeldungen müssen die Sofortmeldungen bereits vor dem Beschäftigungsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung zu sein.
Beginnt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit um 12 Uhr, dann muss die Sofortmeldung bis 12 Uhr bei der Deutschen Rentenversicherung eingetroffen sein. Spätere Sofortmeldungen, zum Beispiel am nächsten Tag um 9 Uhr, sind zu spät.
Problematisch sind hier besonders Konstellationen bei denen über einen externen Dienstleister (z. B. Steuerberater) abgerechnet wird, da hier bei einem kurzfristigen Beschäftigungsbeginn am Wochenende oder einem Feiertag, die Sofortmeldungen häufig zu spät versendet werden.
Betroffene Betriebe sollten daher entweder eine Lösung mit dem Steuerberater besprechen oder idealerweise natürlich die Entgeltabrechnung in Eigenregie (mit eigener Lohnsoftware) durchführen.
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Sofortmeldung auch bei erneutem Eintritt
Die Sofortmeldungen sind bei Neueinstellungen von Arbeitnehmer zu versenden. Das gilt auch, wenn diese nun wieder erneut im Betrieb (Wiedereintritt) nach dem Winter anfangen. Auch für diese Neueintritte von „Alt-Arbeitnehmern“ ist vor Wiedereintritt in die Beschäftigung (erneut) eine Sofortmeldung abzugeben. Die alte Sofortmeldung aus dem ersten Beschäftigungsverhältnis zählt hier nicht mehr.
Inhalte einer Sofortmeldung
Die Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übersenden:
- Zu- und Vorname des Arbeitnehmers,
- Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt Geburtsangaben (Datum und Ort), und Anschrift,
- Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
- Tag der Beschäftigungsaufnahme.
Sofortmeldungen mit Abgabegrund 20
Die Sofortmeldungen sind mit dem besonderen Anmeldegrund „20“ an die Deutsche Rentenversicherung zu versenden. Unbenommen davon ist die Erstattung einer regulären Anmeldung mit Grund „10“. Diese hat zusätzlich zu erfolgen.
Ausweispapiere sind mitzuführen
Neben der Sofortmeldepflicht in der Gastronomie, sind die Beschäftigten auch verpflichtet die Ausweispapiere (Lichtbildausweis) stets mit sich zu führen (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Wird dagegen verstoßen, kann dies bis zu 5.000 Euro Bußgeld bedeuten.
Wichtiger Hinweis: Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitnehmer auf diese Mitführungspflicht hinweisen.