Unternehmen mit nicht mehr als 30 anrechenbaren Arbeitnehmern, sind gesetzlich zur Teilnahme am U1-Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) verpflichtet. Diese Pflichtversicherung sorgt dafür, dass die Betriebe einen Teil der Aufwendungen im Rahmen der Entgeltfortzahlung von der jeweiligen Umlagekasse auf Antrag erstattet bekommen. Im Gegenzug sind natürlich Beiträge an die jeweilige Umlagekasse zu zahlen. Die Höhe der Beiträge und die damit verbundene Erstattungshöhe können die Betriebe im Januar wählen.
Zuständige Umlagekasse ist immer die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Das heißt die jeweilige Krankenkasse ist für das Umlageverfahren und damit dem Erstattungsverfahren zuständig. Bei Minijobber nimmt die Minijob-Zentrale die Funktion der Umlagekasse wahr.
Grundsätzlich sieht das Gesetz eine Erstattung von 80 Prozent des wegen der Krankheit fortgezahlten Entgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung vor. Tatsächlich weichen in ihren Satzungsbestimmungen die meisten Krankenkassen davon ab. Den Erstattungssatz von 80 Prozent bietet kaum eine Kasse an. Auch werden die Arbeitgeberbeiträge meist nicht extra erstattet, sondern werden als Pauschale im Erstattungssatz eingerechnet.
Zahlreiche Kassen bieten verschiedene Umlagevarianten an. Wie hoch die Erstattung ist, hängt davon ab, welchen Erstattungssatz U1 der Betrieb wählt. Es gilt, je höher der Beitragssatz, desto höher die Erstattung. Bei mehreren U1-Erstattungssätzen legt die Kasse einen (Standard)Regelsatz fest. Dieser gilt automatisch, wenn sich ein Arbeitgeber nicht für einen anderen Satz entscheidet. Der Betrieb hat die Umlagebeiträge zu tragen, sie können nicht auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Die Umlagebeiträge bewegen sich zwischen 2 und 5 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Entgelts des Beschäftigten.
Wahlmöglichkeit nutzen
Die Wahl des jeweiligen Umlagesatzes und damit auch Erstattungssatzes erfolgt für das Kalenderjahr im Voraus. Grundsätzlich kann der Umlagesatz für das neue Kalenderjahr im Januar des jeweiligen Jahres gewählt werden. Das gilt jede Umlagekasse einzeln. Es muss nicht immer derselbe Erstattungssatz gewählt werden.
Allerdings unterscheiden sich die Kassensatzungen, so dass der Betrieb nicht zu lange mit der Wahl des Erstattungssatzes warten sollte. Häufig muss die Wahl vor dem ersten Abgabetermin der Beitragsnachweise oder dem ersten Fälligkeitstermin des Januarbeitrags, für 2024 also der 25.1.2024 oder 29.1.2024, gewählt werden. Dies sollte schriftlich bei der jeweiligen Kasse erfolgen. Teilweise versenden einige Kassen auch Formulare für die Wahl des Erstattungssatzes. Sofern Sie eine U1-Variantenwahl beabsichtigen, sollten Sie dies zeitnah der Krankenkasse schriftlich mitteilen.
Anmerkung: Für die U2-Umlage (Mutterschaftsaufwendungen) haben Sie keine Wahlmöglichkeit. Denn hier ist gesetzlich ein Erstattungssatz von 100 Prozent vorgeschrieben.