Betriebsdatenpflege – Initialmeldung ist Pflicht

Betriebe müssen bis spätestens 31.05.2024 eine Initialmeldung des Datensatzes zur Betriebsdatenpflege (DSBD) an die Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit senden. Hintergrund ist die Einrichtung eines Unternehmensbasisdatenregisters. Dabei werden die Unternehmensnummern (UV) und die Betriebsnummern einander zugeordnet.

Betriebsnummerndatei

Die Betriebsdaten aller Arbeitgeber sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) gespeichert. Die erforderlichen Betriebsdaten des Arbeitgebers werden erstmalig bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der BA in Saarbrücken erfasst. Änderungen der Betriebsdaten sind vom Arbeitgeber unverzüglich zu melden.

Inhalt des Betriebsdatensatzes (DSBD)

Betriebsdaten

Bei der Vergabe einer Betriebsnummer werden die notwendigen Betriebsdaten des jeweiligen Betriebs, insbesondere:

• Name und Anschrift des Betriebs,
• Beschäftigungsort,
• Wirtschaftszweig,
• Rechtsform des Betriebs,
• Unternehmernummer nach dem SGB VII,
• Name, Bezeichnung und Anschrift der „Meldenden Stelle“, falls vom Beschäftigungsbetrieb abweichend,
• Ansprechpartner im Meldeverfahren (Name, Telefon, Fax, E-Mail) und
• Korrespondenzadresse

erhoben und von der Bundesagentur betriebsnummernbezogen gespeichert.

Bestimmte Betriebe erhalten darüber hinaus ein besonderes Merkmal: die Kennzeichnung Sofortmeldepflicht, Insolvenzgeld oder U1.

DSBD – Hintergrundinformationen

Als Arbeitgeber oder Dienstleister von Arbeitgebern erstatten Sie unter anderem für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte Meldungen zur Sozialversicherung. Damit Sie an diesem Meldeverfahren teilnehmen können, benötigen Sie eine Betriebsnummer für jeden Beschäftigungsbetrieb (BBNR). Auf diese Weise sind Sie als Arbeitgeber bzw. Ihre Beschäftigungsbetriebe für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar. Das ist beispielsweise wichtig, damit die Beitragszahlungen Ihrem Beitragskonto korrekt zugeordnet werden können. Die Betriebsnummer sowie die erforderlichen Angaben zum Beschäftigungsbetrieb werden bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) in der Datei der Beschäftigungsbetriebe gespeichert und arbeitstäglich an die anderen Sozialversicherungsträger zu deren Aufgabenerledigung elektronisch übermittelt.

Das betrifft auch Änderungsmitteilungen zu den Angaben Ihres Beschäftigungsbetriebs. Wird beispielsweise ein Beschäftigungsbetrieb an einen neuen Betriebsort mit anderer Anschrift verlegt, so ist dieses Ereignis der Bundesagentur für Arbeit unverzüglich mitzuteilen.

Die Mitteilung erfolgt über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD). Dieses Verfahren ist in jeder zertifizierten Entgeltabrechnungssoftware, wie Lohnabzug, vorhanden. Optional können Sie auch eine elektronische Ausfüllhilfe wie zum Beispiel das SV-Meldeportal nutzen.

Für Beratung zur Nutzung der Betriebsnummer sowie der elektronischen Änderungsmitteilungen steht der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung.

Leider verwenden die Krankenkassen diese Informationen nicht oder nur teilweise, daher ist unter anderem regelmäßig bei Änderungen des DSBD nunmehr auch ein Datensatz Arbeitgeberkonten durch die Lohnsoftware zu erstellen (DSAK). Dies gilt aber nicht für die aktuell zu versendende Initialmeldung.

Umsetzung erfolgt in Lohnsoftware und Ausblick

Die Umsetzungen der neuen Initialmeldung (Meldegrund 09) werden von Ihrer Lohnsoftware bereitgestellt.

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Ab 2025 soll der DSBD um die zugehörige Wirtschaftsklasse ergänzt werden.