Betriebsdatenpflege – Initialmeldung ist Pflicht

Die Bundesagentur für Arbeit fordert von jedem Betrieb eine Initialmeldung für die Betriebsdatenpflege.

Betriebe müssen bis spätestens 31.05.2024 eine Initialmeldung des Datensatzes zur Betriebsdatenpflege (DSBD) an die Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit senden. Hintergrund ist die Einrichtung eines Unternehmensbasisdatenregisters. Dabei werden die Unternehmensnummern (UV) und die Betriebsnummern einander zugeordnet.

Betriebsnummerndatei

Die Betriebsdaten aller Arbeitgeber sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) gespeichert. Die erforderlichen Betriebsdaten des Arbeitgebers werden erstmalig bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der BA in Saarbrücken erfasst. Änderungen der Betriebsdaten sind vom Arbeitgeber unverzüglich zu melden.

„Betriebsdatenpflege – Initialmeldung ist Pflicht“ weiterlesen

Krankenkassen Zusatzbeitrag 2024 – Barmer legt zu

Die Zusatzbeiträge zu den Krankenkassen steigen teilweise 2024. Versicherte der Barmer sind besonders stark betroffen.

Im Dezember haben die Krankenkassen ihre Zusatzbeiträge für 2024 nach und nach bekanntgegeben. Bei zahlreichen Kassen bleiben die Zusatzbeiträge unverändert oder steigen leicht. Die Barmer als zweitgrößte Krankenkasse der Republik erhöht hingegen kräftig den Zusatzbeitragssatz.

„Krankenkassen Zusatzbeitrag 2024 – Barmer legt zu“ weiterlesen

Elternzeit – neue Meldegründe ab 2024

Ab 2024 werden neue Sozialversicherungsmeldungen bei Elternzeit eingeführt, di der Betrieb melden muss.

Ab 2024 werden neue Elternzeit-Meldungen für die Betriebe eingeführt. Hintergrund ist ein Informationsdefizit der Krankenkassen über die Wiederaufnahme der Beschäftigung. Leider sieht die Sozialversicherung wieder einmal die Lösung in einer neuen Sozialversicherungsmeldung für die Betriebe, anstatt einen digitalen Austausch zwischen den Behörden anzustreben. Für die Betriebe bedeutet dies ab 2024 neue Meldepflichten.

„Elternzeit – neue Meldegründe ab 2024“ weiterlesen

Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“

Saison-Arbeitnehmer müssen in den Anmeldungen besonders gekennzeichnet sein.

Saisonarbeitskräfte werden in zahlreichen Branchen eingesetzt. Oftmals geht wenig bis nichts ohne diese Saison-Aushilfen. Daher sollten Ihnen im Lohnbüro die Regelungen zu den Saison-Arbeitskräften geläufig sein.

Ein Saison-Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, der vorübergehend für eine versicherungspflichtige auf bis zu acht Monate befristet Beschäftigung nach Deutschland gekommen ist, um mit seiner Tätigkeit einen jahreszeitlich wiederkehrenden erhöhten Arbeitskräftebedarf des Arbeitgebers abzudecken (§ 188 Absatz 5 Satz 6 SGB V).

Werden die Mitarbeiter aus dem Ausland nach deutschem Sozialversicherungsrecht beurteilt und sind dann (in Deutschland) sozialversicherungspflichtig, so gibt es eine besondere „Meldevorschrift“. In der Anmeldung zur Sozialversicherung müssen diese Personen nämlich besonders gekennzeichnet werden.

Hierfür gibt es ein eigenes Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“, welches bei der Anmeldung (Abgabegrund „10“) für diesen Personenkreis zu melden ist.

Hintergrund dieser Regelung ist, dass zum Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung auch die Versicherungspflicht endet. Es endet aber nicht automatisch die Mitgliedschaft in der Krankenkasse. Vielmehr wird die Mitgliedschaft fortgesetzt (wenn keine andere versicherungspflichtige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber besteht). Daher ist die Krankenkasse verpflichtet, den versicherten anzuschreiben und die weitere Versicherung/Mitgliedschaft abzuklären.

Kommt hier keine Rückmeldung, so tritt die obligatorische Anschlussversicherung ein und es entsteht für den Versicherten Beitragspflicht.

Bei Ausländern, die nach der Saisonarbeit in Deutschland jedoch wieder in ihr Heimatland zurückkehren und damit in Deutschland in aller Regel postalisch nicht mehr erreichbar sind, endeten diese Kontaktversuche regelmäßig mit „unbekannt verzogen“.   

Aus diesem Grund wurde das Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“ eingeführt, damit sich der Verwaltungsaufwand der Kassen reduziert. Denn bei Arbeitnehmern, die als Saison-Arbeitnehmer gekennzeichnet sind, entfällt dieses Verfahren zur Feststellung der Anschlussversicherung.

Gastronomie – Sofortmeldungen sind Pflicht

In der Gastronomie sind Sofortmeldungen bei Neueinstellungen Pflicht.

Mittlerweile ist die Außensaison in der Gastronomie fast überall eröffnet. Das bedeutet oft auch, dass viele neue Mitarbeiter neu anfangen. Wichtig für die Gastrobetriebe ist dabei, dass die Sofortmeldungen zur Sozialversicherung rechtzeitig erstattet werden.

Sofortmeldungen sind Pflicht

Im Gastronomiebereich sind bei Neueinstellungen bereits vor dem Arbeitsbeginn Sofortmeldungen an die Deutsche Rentenversicherung vom Betrieb zu übermitteln. Denn in bestimmten Branchen gelten für die Neueinstellung von Arbeitnehmern besondere Meldebedingungen.

In der Gastronomie gehört dazu auch die Sofortmeldepflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Sofortmeldepflicht gilt für Vollzeitarbeitnehmer, aber auch für die Einstellung von Minijobbern oder kurzfristigen Aushilfen oder Ferienjobbern.

Gastronomie und Sofortmeldungen

In der Gastronomie wurde die Sofortmeldepflicht eingeführt, da der Gesetzgeber in der Gastrobranche eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit sieht. Durch die Abgabepflicht von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen auch den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung. Somit haben beispielsweise die Zollprüfer auch vor Ort einen direkten Zugriff auf die gemeldeten Arbeitnehmer.

Sofortmeldung Zeitpunkt

Bei den Sofortmeldungen handelt es sich um eine zusätzliche Sozialversicherungs-Meldepflicht für die betroffenen Branchen. Neben der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung (mit dem Anmeldegrund 10) sind die Arbeitgeber in den sofortmeldepflichtigen Branchen mit einer weiteren Verwaltungstätigkeit bei jeder Neueinstellung belastet. Es muss vor der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Annahmestelle der Deutschen Rentenversicherung (nicht die Krankenkasse) für die Arbeitnehmer versendet werden.

Schwierig ist bei der Übermittlung der Sofortmeldung häufig der Zeitpunkt. Denn anders als bei den übrigen Sozialversicherungsmeldungen müssen die Sofortmeldungen bereits vor dem Beschäftigungsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung zu sein.

Beginnt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit um 12 Uhr, dann muss die Sofortmeldung bis 12 Uhr bei der Deutschen Rentenversicherung eingetroffen sein. Spätere Sofortmeldungen, zum Beispiel am nächsten Tag um 9 Uhr, sind zu spät.

Problematisch sind hier besonders Konstellationen bei denen über einen externen Dienstleister (z. B. Steuerberater) abgerechnet wird, da hier bei einem kurzfristigen Beschäftigungsbeginn am Wochenende oder einem Feiertag, die Sofortmeldungen häufig zu spät versendet werden.

Betroffene Betriebe sollten daher entweder eine Lösung mit dem Steuerberater besprechen oder idealerweise natürlich die Entgeltabrechnung in Eigenregie (mit eigener Lohnsoftware) durchführen.

Anzeige: Jetzt DATALINE Lohnsoftware kostenlos testen

Sofortmeldung auch bei erneutem Eintritt

Die Sofortmeldungen sind bei Neueinstellungen von Arbeitnehmer zu versenden. Das gilt auch, wenn diese nun wieder erneut im Betrieb (Wiedereintritt) nach dem Winter anfangen. Auch für diese Neueintritte von „Alt-Arbeitnehmern“ ist vor Wiedereintritt in die Beschäftigung (erneut) eine Sofortmeldung abzugeben. Die alte Sofortmeldung aus dem ersten Beschäftigungsverhältnis zählt hier nicht mehr.

Inhalte einer Sofortmeldung

Die Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übersenden:

  • Zu- und Vorname des Arbeitnehmers,
  • Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt Geburtsangaben (Datum und Ort), und Anschrift,
  • Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Sofortmeldungen mit Abgabegrund 20

Die Sofortmeldungen sind mit dem besonderen Anmeldegrund „20“ an die Deutsche Rentenversicherung zu versenden. Unbenommen davon ist die Erstattung einer regulären Anmeldung mit Grund „10“. Diese hat zusätzlich zu erfolgen.

Ausweispapiere sind mitzuführen

Neben der Sofortmeldepflicht in der Gastronomie, sind die Beschäftigten auch verpflichtet die Ausweispapiere (Lichtbildausweis) stets mit sich zu führen (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Wird dagegen verstoßen, kann dies bis zu 5.000 Euro Bußgeld bedeuten.

Wichtiger Hinweis: Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitnehmer auf diese Mitführungspflicht hinweisen.

Elektronische Entgeltunterlagen – Befreiungsantrag möglich

Seit 1.1.2022 ist die Führung elektronischer Entgeltunterlagen Pflicht. Bekannt ist das bisher kaum, da die zuständigen Behörden kaum informiert haben. Betriebe sollten sich daher schnell mit der Befreiungsmöglichkeit vertraut machen.

Bereits seit 1.1.2022 besteht für Betriebe die Verpflichtung die Entgeltunterlagen auch elektronisch zu führen. Zwar liegen die Entgeltunterlagen bei vielen Betrieben auch elektronisch vor. Doch ist die Regel immer noch die Papierablage.

Die Sozialversicherungsträger wollen dies nun ändern. Durch die Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung werden zwar die Entgeltdaten aus den Lohnsoftwareprogrammen elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt, aber die „weiteren Entgeltunterlagen“, wie beispielsweise Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht oder Immatrikulationsbescheinigungen, werden immer noch in Papierform vorgehalten. Somit ist eine digitale Prüfung durch die Rentenversicherung nicht möglich.

Daher wurde bereits zum 1.1.2022 eine Verpflichtung für die Betriebe eingeführt, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Da die Sozialversicherung erst im Laufe des Jahres 2022 die Bedingungen für die Führung der elektronischen Entgeltunterlagen beschrieben hat, wurde für das Jahr 2022 auf Sanktionen verzichtet, wenn der Betrieb die Entgeltunterlagen noch nicht elektronisch vorliegen hat.

Ab 1.1.2023 werden solche Verstöße jedoch sanktioniert, so dass die Betriebe entweder die Entgeltunterlagen bis dahin elektronisch vorliegen haben müssen oder sich von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen.

Bedingungen für die Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Die Führung elektronischer Entgeltunterlagen ist an zahlreiche Bedingungen geknüpft, um der Rentenversicherung die Betriebsprüfungen zu erleichtern. So müssen die elektronischen Entgeltunterlagen in einem gängigen Format geführt werden, wie beispielsweise als PDF. Kurios wird es bei Formularen mit Unterschriftserfordernis, diese müssen nämlich auch eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten und zusätzlich im Original vorliegen. Daneben müssen die abgespeicherten Dateien bestimmte „Namensbedingungen“ erfüllen, um als elektronische Entgeltunterlage akzeptiert zu werden. So dürfen bestimmte Zeichen (beispielsweise „ß“ oder Leerzeichen) nicht in der Dateibezeichnung enthalten sein.

Dies dürfte bei den meisten Betrieben bereits zu Problemen führen, da die Dateibezeichnungen der elektronischen Entgeltunterlagen bislang nach selbst gewählten Kriterien erfolgte, so dass hier zahlreiche Nacharbeiten zu tätigen sind, um den Anforderungen der Rentenversicherung zu genügen.

Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Um nicht gleich am Anfang der Digitalisierungspflicht mit der Rentenversicherung aneinander zu geraten, sollten sich Betriebe von der Verpflichtung zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen befreien lassen. Diese Möglichkeit räumt der Gesetzgeber ausdrücklich ein (§ 8 Absatz 3 BVV).

Es genügt demnach einen formlosen Antrag an den zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung unter Angabe Ihres Firmennamens und der Betriebsnummer zu stellen.

Musterformulierung Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantragen wir die Befreiung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen gemäß § 8 Absatz 3 BVV bis 31.12.2026.

Bitte bestätigen Sie uns die Befreiung zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen innerhalb von 14 Tagen schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen

Übersicht der Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung

Eine Übersicht der Prüfstellen der Deutschen Rentenversicherung finden Sie hier:

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/Betriebspruefdienst/Pruefbueros/pruefbueros.html

Bitte achten Sie auf eine entsprechende Rückmeldung der Rentenversicherung, um bei einer späteren Rückmeldung ein entsprechendes Schriftstück in der Hand zu haben.

Jahresmeldungen 2021 zur Sozialversicherung

Zum Ablauf eines Kalenderjahres 2021 sind die Jahresmeldungen 2021 zur Sozialversicherung an die zuständigen Einzugsstellen zu versenden. Doch welche Informationen müssen diese Meldungen enthalten und bis wann müssen die Jahresmeldungen 2021 versendet sein.

Die Jahresmeldungen müssen bis spätestens 15. Februar 2022 an die zuständige Einzugsstelle versendet worden sein. Dies in den meisten Fällen die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Bei Minijobber und kurzfristig Beschäftigten fungiert die Minijob-Zentrale der Knappschaft als Einzugsstelle.

Die Jahresmeldungen enthalten die Versicherungsnummer und Angaben zum Arbeitnehmer sowie einige Informationen zum Betrieb (zum Beispiel die Betriebsnummer). Daneben enthält sie die Angaben zum Beschäftigungsverhältnis. Das sind regelmäßig die Angaben zur Personengruppe, den Beitragsgruppen, Tätigkeitsschlüssel und zum Rechtskreis (Ost/West).

Interessanter sind jedoch die Angaben zum Meldezeitraum und zum rentenversicherungspflichtigen Entgelt. Denn hier entstehen in der Praxis regelmäßig Fragen.

Meldezeitraum in Jahresmeldungen 2021

Der Meldezeitraum umfasst maximal das komplette Kalenderjahr (1.1.2021 bis 31.12.2021). Hat die Beschäftigung jedoch im laufenden Kalenderjahr 2021 begonnen, wird das entsprechende Beginndatum eingesetzt.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer hat seine Beschäftigung am 1.7.2021 aufgenommen und ist durchgehend beschäftigt.

Die Jahresmeldung 2021 hat den Meldezeitraum 1.7.2021 bis 31.12.2021.

Ähnlich verhält es sich, wenn bereits im laufenden Kalenderjahr 2021 eine Entgeltmeldung zur Sozialversicherung erfolgt ist, In der Jahresmeldung 2021 wird dann nur der bislang noch nicht gemeldet Zeitraum verwendet. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn im Jahr 2021 bereits eine Unterbrechungsmeldung oder ein Krankenkassenwechsel stattgefunden hat.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren beschäftigt. In der Zeit vom 15.2.2021 bis 27.4.2021 war der Arbeitnehmer im Krankengeldbezug (Unterbrechungsmeldung 1.1.2021 bis 14.2.2021). In der Jahresmeldung 2021 wird nur der verbleibende Zeitraum (28.4.2021 bis 31.12.2021) gemeldet.

Entgelt in Jahresmeldungen 2021

In den Jahresmeldungen ist auch das rentenversicherungspflichtige Entgelt anzugeben, welches im Meldezeitraum erzielt worden ist. Sofern es sich um einen Arbeitnehmer handelt, der nicht rentenversicherungspflichtig ist, ist das Entgelt anzugeben, welches (bei Rentenversicherungspflicht) beitragspflichtig wäre.

Beispiel:

Ein Minijobber mit einem monatlichen Entgelt in Höhe von 400 Euro ist durchgehend beschäftigt.

Die Jahresmeldung umfasst den Meldezeitraum 1.1.2021 bis 31.12.2021 und das beitragspflichtige Entgelt beträgt 4.800 Euro (= 12 Monate x 400 Euro).

Bei Midijobbern (Arbeitnehmer im Übergangsbereich) ist zusätzlich noch das tatsächliche Entgelt zur Rentenberechnung zu übermitteln, da dieses für die Berechnung der Rentenentgeltpunkte verwendet wird.

Abgabegrund 50 für Jahresmeldungen 2021

Als Abgabegrund der Jahresmeldungen 2021 ist die Schlüsselzahl „50“ anzugeben.

Werbung:

https://rcm-eu.amazon-adsystem.com/e/cm?o=3&p=48&l=ur1&category=amazon_business&banner=0JD8VH54PSNBKY3C82G2&f=ifr&linkID=d4eb61d9466c760d5a5265c4ce5b5153&t=wwwminijobsak-21&tracking_id=wwwminijobsak-21

Besonderheiten Jahresmeldungen 2021

In den Jahresmeldungen 2021 sollen für Minijobber bereits die Angaben zur Steuer (unter anderem die Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers) gemeldet werden. Da diese Daten in vielen Lohnbüros nicht vorliegen dürften, werden zahlreiche Jahresmeldungen ohne diese Angaben versendet werden müssen. Dies führt glücklicherweise nicht zu einer Abweisung der Meldedatensätze, da es sich bei dem Feld zur Steueridentifikationsnummer für Minijobber um ein bedingtes Mussfeld handelt.

Jahresmeldungen in der Lohnsoftware

Die Lohnsoftwareprodukte erstellen die Jahresmeldungen 2021 regelmäßig im Zuge der Januarabrechnung 2022. Das bedeutet, im Lohnbüro stehen Ihnen die Jahresmeldungen mit der Abrechnung Januar 2022, also ab ungefähr 20.1.2022 zur Verfügung.

Die Inhalte werden automatisch befüllt, so dass hier in der Regel keine weiteren Angaben erforderlich sein sollten.

Cookie Consent mit Real Cookie Banner