Lohnnachweis für 2023 versenden

Der digitale Lohnnachweis 2023 ist bis 16.2.2024 elektronisch zu versenden. Diese Punkte gilt es zu beachten.

Lohnnachweis 2023

Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2023 ist bis zum 16. Februar 2024 an die Unfallversicherungsträger elektronisch zu übermitteln. Wie bereits in den vergangenen Jahren gibt es zum digitalen Lohnnachweis zahlreiche Praxisfragen, die immer wieder auftauchen.

Lohnnachweis digital

Der Lohnnachweis an die Unfallversicherung muss grundsätzlich bis spätestens 16. Februar des Folgejahres an den Unfallversicherungsträger elektronisch übermittelt werden. Dies sind die Berufsgenossenschaften für den gewerblichen Bereich bzw. die Unfallkassen für den öffentlichen Dienst.

Der Lohnnachweis 2023 enthält nun auch die Unternehmensnummer des Betriebs. Die Unternehmensnummer ersetzt damit die Mitgliedsnummer (aus der Vergangenheit). Die „neue“ Unternehmensnummer ist ab 2023 das einheitliche Ordnungskriterium für den Betrieb in der Kommunikation mit den Unfallversicherungsträgern.

Inhalte des Lohnnachweises 2023

Der Lohnnachweis enthält – wie gehabt – die Lohnsumme (alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte der Arbeitnehmer im Jahr 2023), die Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden.

Sofern für einen Betrieb mehrere Gefahrtarifstellen (GTST) gelten, hat eine Aufteilung nach den jeweiligen GTST zu erfolgen. Ist dem Betrieb nur eine GTST zugeordnet, dann ist für den Betrieb keine Aufteilung nötig, da alles über eine GTST gemeldet werden muss.

Lohnnachweis 2023 – Gefahrtarifstellen

Die GTST muss der Betrieb zunächst elektronisch von seiner Berufsgenossenschaft abrufen.  Hierzu hat der Betrieb mittels seiner Unternehmensnummer und einer PIN (oftmals vor einigen Jahren vergeben) für das Kalenderjahr 2023 die Stammdaten zur Unfallversicherung (UV-Stammdaten abzurufen. Ohne diesen Stammdatenabruf ist kein elektronischer Lohnnachweis möglich. Der Abruf der UV-Stammdaten ist somit Grundvoraussetzung für die Erstellung des Lohnnachweises 2023.

Die abgerufenen GTST müssen Sie dann in aller Regel den jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Gibt es nur eine Gefahrentarifstelle für den Betrieb, erhalten alle Arbeitnehmer dieselbe GTST.

Es ist aber auch möglich, dass ein Arbeitnehmer auf mehreren GTST eingesetzt wird. Dies kann durch einen Arbeitsplatzwechsel im laufenden Jahr bedingt sein oder ein Arbeitnehmer arbeitet tatsächlich auf zwei (oder mehr) unterschiedlichen Arbeitsplätzen, die unterschiedlichen GTST angehören. Leider hat die Unfallversicherung hier kein einheitliches Verfahren geschaffen, so dass Sie im Zweifel bei Ihrem Unfallversicherungsträger nachfragen müssen. Einige Unfallversicherungsträger möchten eine Aufteilung der GTST nach dem Arbeitsumfang, also zum Beispiel 70 Prozent GTST A und 30 Prozent GTST B, andere wollen die gesamte Tätigkeit über eine (meist die teurere) GTST gemeldet haben.

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Im Lohnnachweis selbst werden abschließend alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte und Arbeitsstunden der Arbeitnehmer als Lohnsumme nach den einzelnen GTST aufgeteilt und gemeldet.

Die Arbeitsstunden können auch als pauschaler Wert gemeldet werden Hierzu gibt es den sogenannten Vollarbeiterrichtwert, der für Vollzeitarbeitnehmer gemeldet werden kann. Für Teilzeitkräfte ist ein entsprechend niedriger (anteiliger Vollarbeiterrichtwert) zu übermitteln.

Personenkreise im Lohnnachweis

Meldepflichtig sind die Entgelte (Lohnsumme) für alle unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer im Lohnnachweis 2023. Dies umfasst im Grunde alle Arbeitnehmer, die in dem Meldejahr beschäftigt waren. Hierzu ergeben sich bei genauerer Betrachtung jedoch einige Detailfragen, die im Folgenden kurz erläutert werden.

So sind auch Mitarbeiter zu melden, die im laufenden Kalenderjahr 2023 ausgeschieden sind – auch für diese ist das Jahr 2023 zu melden.

Auch Minijobber und andere Teilzeitkräfte sind im Lohnnachweis zu melden. Gleiches gilt auch für Werkstudenten und beschäftigte Rentner.

Übrigens: Auch wenn es seit einigen Jahren für kurzfristig Beschäftigte keine Jahresmeldungen zu Sozialversicherung mehr gibt, sind sie dennoch zur Unfallversicherung im Lohnnachweis zu melden. Ebenfalls ist eine UV-Jahresmeldung (Grund 92) für kurzfristige Aushilfen zu erstellen.

Entgelt im Lohnnachweis

Grundsätzlich orientiert sich die Unfallversicherung an den steuerpflichtigen Lohnarten. Dies ist aber natürlich auch wieder nur zum Teil korrekt. Denn auch die steuerfreien Anteile bei SFN-Zuschlägen sind unfallversicherungspflichtiges Entgelt.

Eine aktuelle Übersicht finden Sie hier.

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