Lohnnachweis für 2023 versenden

Der digitale Lohnnachweis 2023 ist bis 16.2.2024 elektronisch zu versenden. Diese Punkte gilt es zu beachten.

Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2023 ist bis zum 16. Februar 2024 an die Unfallversicherungsträger elektronisch zu übermitteln. Wie bereits in den vergangenen Jahren gibt es zum digitalen Lohnnachweis zahlreiche Praxisfragen, die immer wieder auftauchen.

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Vollarbeiterrichtwert 2020 für Arbeitsstunden im Lohnnachweis

Zum Beginn eines neun Jahres sind regelmäßig auch die digitalen Lohnnachweise für das abgelaufene Kalenderjahr an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu melden, also elektronisch zu senden. Problematisch ist hierbei oft die Ermittlung der Arbeitsstunden, die sich ebenfalls im Lohnnachweis befinden müssen. Der Vollarbeiterrichtwert erleichtert Ihnen die Arbeit.

Vollarbeiterrichtwert – was ist das überhaupt?

Im Lohnnachweis zur Unfallversicherung sind auch die Arbeitsstunden der Beschäftigten aufzuführen. Zwar haben die Arbeitsstunden keinen direkten Einfluss auf die Beitragshöhe, dennoch nutzen die Unfallversicherungsträger die Arbeitsstunden intern für die Anzahl der Arbeitsunfälle je angefallener Arbeitsstunden, um so die voraussichtlichen Ausgaben zu kalkulieren.

Grundsätzlich sollen die tatsächlich angefallenen Arbeitsstunden zur Unfallversicherung gemeldet werden. Das gilt aber nur soweit dies möglich ist. Durch die Einbeziehung des Lohnnachweises in das maschinelle Meldesystem der Sozialversicherung werden die Lohnnachweise aus dem Lohnabrechnungsprogramm übermittelt. Allerdings stehen nicht für jeden Betrieb dort die Daten aus der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung.

Die Lösung ist daher denkbar einfach, es muss eine Rechengröße für die Ermittlung der Arbeitsstunden her. Diese Rechengröße ist der Vollarbeiterrichtwert zur Unfallversicherung.

Der Vollarbeiterrichtwert für das Kalenderjahr 2020 beträgt 1.560 Stunden für einen Vollzeitbeschäftigten, der das komplette Meldejahr (Kalenderjahr) gearbeitet hat. Als Vollzeitarbeitnehmer gilt, derjenige, der Vollzeit innerhalb des Betriebes arbeitet. Es ist keine feste Stundenzahl, z. B 40-Stunden-Woche, vorgeschrieben.

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Somit kann der Vollarbeiterrichtwert in einem Betrieb für einen Mitarbeiter mit einer Wochenstundenzahl von 38,5 oder 39 Stunden angesetzt werden und in einem anderen Betrieb mit einer 40 Stunden-Woche.

Beispiel:

In einem Betrieb wird betriebsüblich 40 Stunden je Woche gearbeitet. Ein Vollzeit-Arbeitnehmer ist das komplette Jahr 2020 beschäftigt gewesen.

Im Lohnnachweis kann für die Arbeitsstunden der Wert von 1.560 Stunden angegeben werden.

Vollarbeiterrichtwert bei unterjährigem Beschäftigungsbeginn

Arbeitet ein Arbeitnehmer nicht das komplette Jahr, so ist der Vollarbeiterrichtwert auf den Beschäftigungszeitraum zu reduzieren.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer nimmt eine Vollzeit-Beschäftigung am 1.7. auf. Im Lohnnachweis ist somit nur der Zeitraum vom 1.7. bis 31.12. zu bescheinigen.

Für den Lohnnachweis sind also nur 780 Stunden (nach dem Vollarbeiterrichtwert zu melden (= 1.560 Stunden : 2).

Übrigens: Das gilt natürlich analog auch, wenn ein Arbeitnehmer unterjährig das Beschäftigungsverhältnis beendet.

Vollarbeiterrichtwert bei Teilzeitkräften und Minijobs

Natürlich kann der Vollarbeiterrichtwert auch bei Teilzeitkräften verwendet werden. Hier ist der Vollarbeiterrichtwert entsprechend im Verhältnis der individuellen Teilzeit-Wochenstunden zur betriebsüblichen Vollzeitarbeit zu reduzieren (kürzen).

Beispiel:

Eine Teilzeitkraft arbeitet 30 Stunden je Woche. Die betriebsübliche Vollzeitarbeit beläuft sich auf 40 Stunden je Woche.

Der Vollarbeiterrichtwert ist hier im Verhältnis 30 / 40 zu kürzen.

1.560 Stunden x 30 : 40 = 1.170 Stunden (anteiliger Vollarbeiterrichtwert).

Hier wären für die Teilzeitkraft 1.170 Stunden (nach dem Vollarbeiterrichtwert im Lohnnachweis zu melden.

Artikel-Tipp: Höchstjahresverdienstgrenze 2020 zur Unfallversicherung.

Unfallversicherung: Höchstjahresarbeitsverdienste 2020

Spätestens am 16.2.2021 müssen die digitalen Lohnnachweise an die Unfallversicherungsträger versendet werden. Hier werden die unfallversicherungspflichtigen Entgelte des Meldejahres 2020 gemeldet. Für das Jahr 2020 gelten dabei besondere Höchstgrenzen oder auch Höchstjahresverdienstgrenzen genannt.

Unfallversicherung – Höchstjahresverdienstgrenzen 2020

In der Unfallversicherung werden die kumulierten Entgelte der Arbeitnehmer aufgeteilt nach Gefahrtarifstellen (Gefahrklassen) im Lohnnachweis gemeldet. Dabei gelten bestimmte Höchstjahresverdienstgrenzen, die sich von Unfallversicherungsträger zu Unfallversicherungsträger unterscheiden.

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Liegt ein Arbeitnehmer oberhalb dieser Höchstgrenzen, wird im Lohnnachweis nur der Betrag zur Höchstgrenze gemeldet.

Besonders zu beachten ist dabei, dass die Höchstgrenzen für das komplette Jahr gelten und keine anteiligen Zeiträume ermittelt werden. Das bedeutet, dass für Arbeitnehmer, die mit ihrem unfallversicherungspflichtigen Entgelt diese Höchstgrenze überschreiten, nach Erreichen der Höchstgrenze keine unfallversicherungspflichtigen Entgelte mehr zu melden sind.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist bei der Verwaltungs-BG unfallversichert. Sein Monatsverdienst beträgt 12.000 Euro.

Da die Höchstjahresverdienstgrenze bei der VBG bei 120.000 Euro liegt, sind die Entgelte für den Arbeitnehmer bis Oktober (10 Monate x 12.000 Euro) im Lohnachweis zu berücksichtigen, da zu diesem Zeitpunkt bereits die Höchstjahresverdienstgrenze erreicht ist.

Höchstgrenzen nach § 85 Abs. 2 SGB VII für das Kalenderjahr 2020

BerufsgenossenschaftenHöchstjahresarbeitsverdienst
BG der Bauwirtschaft76.440,00 Euro
BG Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse84.000,00 Euro
BG Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege96.000,00 Euro
BG Handel und Warenlogistik84.000,00 Euro
BG Holz und Metall90.000,00 Euro
BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe84.000,00 Euro
BG Rohstoffe und chemische Industrie84.000,00 Euro
BG Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation78.000,00 Euro
Verwaltungs-BG120.000,00 Euro
UnfallkassenHöchstjahresarbeitsverdienst
Bayerische LUK96.000,00 Euro
Braunschweiger GUV95.550,00 Euro
Feuerwehr-UK Brandenburg90.300,00 Euro
Feuerwehr-UK Mitte103.320,00 Euro
Feuerwehr-UK Niedersachsen112.140,00 Euro
GUV Hannover95.550,00 Euro
GUV Oldenburg95.550,00 Euro
Hanseatische Feuerwehr-UK Nordfür Hamburg, Schleswig-Holstein
112.140,00 Euro
für Mecklenburg-Vorpommern
103.320,00 Euro
KUVB96.000,00 Euro
LUK Niedersachsen95.550,00 Euro
Unfallversicherung Bund und Bahn87.906,00 Euro
UK Baden-Württemberg95.550,00 Euro
UK Berlin87.906,00 Euro
UK Brandenburg90.300,00 Euro
UK Freie Hansestadt Bremen95.550,00 Euro
UK Hessen95.550,00 Euro
UK Mecklenburg-Vorpommern72.240,00 Euro
UK Nord84.000,00 Euro
UK Nordrhein-Westfalen105.105,00 Euro
UK Rheinland-Pfalz95.550,00 Euro
UK Saarland85.000,00 Euro
UK Sachsen72.240,00 Euro
UK Sachsen-Anhalt108.360,00 Euro
UK Thüringen88.000,00 Euro
Höchstjahresverdienste der Unfallversicherungsträger

Lohnnachweis 2019 jetzt versenden

Der Lohnachweis ist elektronisch an die Unfallversicherung zu melden. Aber was gilt für den Lohnnachweis 2029?

Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2029 ist bis zum 16. Februar 2020 an die Unfallversicherungsträger elektronisch zu übermitteln. Wie bereits in den vergangenen Jahren gibt es zum digitalen Lohnnachweis zahlreiche Praxisfragen, die immer wieder auftauchen. Diese werden in diesem Artikel betrachtet und beantwortet.

Lohnnachweis elektronisch

Der Lohnnachweis an die Unfallversicherung muss grundsätzlich bis spätestens 16. Februar des Folgejahres an den Unfallversicherungsträger übermittelt werden. Konkret sind dies die Berufsgenossenschaften für den gewerblichen Bereich bzw. die Unfallkassen für den öffentlichen Dienst.

Versandweg Lohnnachweis 2019

Bereits seit dem Meldejahr 2018 ist die elektronische Übermittlung des Lohnnachweises verpflichtend. Dieser digitale Lohnnachweis wird im Rahmen der Entgeltabrechnung über die Lohnsoftware erstellt und für den Versand bereitgestellt.

Alternativ kann der Lohnnachweis auch über eine elektronische Ausfüllhilfe wie sv.net übermittelt werden. Allerdings erweist sich das Verfahren über eine Ausfüllhilfe in der Praxis oft als kompliziert, so dass es sicherlich sinnvoller ist die vorhandene Lohnsoftware mit den dazugehörigen Funktionalitäten zu verwenden.

Inhalte des Lohnnachweises 2019

Der Lohnnachweis enthält – wie gehabt – die Lohnsumme (alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte der Arbeitnehmer im Jahr 2019), die Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden.

Sofern für einen Betrieb mehrere Gefahrtarifstellen (GTST) gelten, hat eine Aufteilung nach den jeweiligen GTST zu erfolgen. Ist dem Betrieb nur eine GTST zugeordnet, dann ist für den Betrieb keine Aufteilung nötig, da alles über eine GTST gemeldet werden muss.

Lohnnachweis 2019 – Gefahrtarifstellen

Die GTST muss der Betrieb zunächst elektronisch von seiner Berufsgenossenschaft abrufen.  Hierzu hat der Betrieb mittels seiner Mitgliedsnummer und einer PIN (oftmals vor einigen Jahren vergeben) für das Kalenderjahr 2019 die Stammdaten zur Unfallversicherung (UV-Stammdaten abzurufen. Ohne diesen Stammdatenabruf ist kein elektronischer Lohnnachweis möglich. Der Abruf der UV-Stammdaten ist somit Grundvoraussetzung für die Erstellung des Lohnnachweises 2019.

Die abgerufenen GTST müssen Sie dann in aller Regel den jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Teilweise ist es möglich, dass ein Mitarbeiter auf mehreren GTST eingesetzt wird. Dies kann durch einen Arbeitsplatzwechsel im laufenden Jahr bedingt sein oder ein Arbeitnehmer arbeitet tatsächlich auf zwei (oder mehr) unterschiedlichen Arbeitsplätzen, die unterschiedlichen GTST angehören. Leider hat die Unfallversicherung hier kein einheitliches Verfahren geschaffen, so dass Sie im Zweifel bei Ihrem Unfallversicherungsträger nachfragen müssen. Einige Unfallversicherungsträger möchten eine Aufteilung der GTST nach dem Arbeitsumfang, also zum Beispiel 60 Prozent GTST A und 40 Prozent GTST B, andere wollen die gesamte Tätigkeit über eine (meist die teurere) GTST gemeldet haben.

Im Lohnnachweis selbst werden abschließend alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte und Arbeitsstunden der Arbeitnehmer als Lohnsumme nach den einzelnen GTST aufgeteilt und gemeldet.

Die Arbeitsstunden können als pauschaler Wert gemeldet werden Hierzu gibt es den sogenannten Vollarbeiterrichtwert, der für Vollzeitarbeitnehmer gemeldet werden kann. Für Teilzeitkräfte ist ein entsprechend niedriger (anteiliger Vollarbeiterrichtwert) zu übermitteln.

Personenkreise im Lohnnachweis 2019

Meldepflichtig sind die Entgelte (Lohnsumme) für alle unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer im Lohnnachweis 2019. Dies umfasst im Grunde alle Arbeitnehmer, die in dem Meldejahr beschäftigt waren. Hierzu ergeben sich bei genauerer Betrachtung jedoch einige Detailfragen, die im Folgenden kurz erläutert werden.

Sind ausgeschiedene Arbeitnehmer auch zu melden?

Ja, es sind alle Arbeitnehmer zu melden, die im Meldejahr 2019 beschäftigt waren. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die beispielsweise zum 31.1.2019 aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.

Sind auch Minijobber im Lohnnachweis zu melden?

Ja, auch Minijobber sind meldepflichtig.

Sind auch Werksstunden zu melden im Lohnnachweis?

Ja.

Sind im Lohnnachweis die beschäftigten Rentner zu melden?

Ja.

Sind kurzfristige Aushilfen zu melden?

Ja, auch wenn es seit einigen Jahren für kurzfristig Beschäftigte keine Jahresmeldungen zu Sozialversicherung mehr gibt, sind sie dennoch zur Unfallversicherung im Lohnnachweis zu melden. Ebenfalls ist eine UV-Jahresmeldung (Grund 92) für kurzfristige Aushilfen zu erstellen.

Welches Entgelt ist im Lohnnachweis zu melden?

Grundsätzlich orientiert sich die Unfallversicherung an den steuerpflichtigen Lohnarten. Dies ist aber natürlich auch wieder nur zum Teil korrekt. Denn auch die steuerfreien Anteile bei SFN-Zuschlägen sind unfallversicherungspflichtiges Entgelt.

Eine aktuelle Übersicht finden Sie hier

https://www.bgrci.de/fileadmin/BGRCI/Downloads/DL_MuB/Arbeitsentgeltkatalog_2019.pdf

Welches Entgelt ist bei Midijobbern zu melden?

Für Arbeitnehmer im Übergangsbereich (ehemals Gleitzone) ist das tatsächliche Entgelt zu melden, also nicht die reduzierte beitragspflichtige Einnahme, welche in der Sozialversicherung verbeitragt wird.

Wie verhält es sich bei Korrekturen des Lohnachweises?

Der Lohnnachweis ist auch zu korrigieren, wenn sich nachträglich Änderungen ergeben. Hier ist eine Korrektur jedoch im Grunde nur nötig, wenn es sich um eine Änderung der Lohnsumme handelt bzw. um eine Änderung der Lohnsumme in einzelnen GTST. Sofern solche Änderungen nötig sind, ist der ursprünglich versendete Lohnachweis zu stornieren und ein neuer (korrigierter) Lohnnachweis zu versenden. Der neue Lohnnachweis enthält dann die neuen Gesamtbeträge und nicht nur die Differenzen.

Natürlich sollte zwischen einer Stornierung eines versendeten Lohnnachweises und dem neuen (korrigierten) Lohnnachweis nicht allzu viel Zeit vergehen.

Was bedeutete die laufende Nummer im Lohnnachweis?

Im elektronischen Verfahren zur Unfallversicherung wurde eine „laufende Nummer“ integriert. Diese sagt jedoch – anders als der Name vermuten lässt – nichts mit der fortlaufenden Nummerierung (Zählung) der Lohnnachweise zu tun. Vielmehr stellt diese laufende Nummer die Anzahl der Abrechnungsstellen des Betriebes dar. Relevant dürfte dies aber nur für Betriebe sein, die ihre Arbeitnehmer über mehrere Abrechnungsstellen (Lohnbüros) abrechnen. Dies dürfte nur für eine Minderheit der Betriebe gelten, daher sollte bei Ihnen grundsätzlich (für alle Jahre) die laufende Nummer „1“ verwendet werden.

Sofern Sie eine abweichende laufende Nummer im elektronischen Verfahren feststellen, setzen Sie sich unbedingt mit Ihrem Unfallversicherungsträger in Verbindung, um klarzustellen, dass es nur eine Abrechnungsstelle in Ihrem Unternehmen gibt. Andernfalls kann es dazu führen, dass die Unfallversicherung von Ihnen mehrere (Teil-)Lohnnachweis anfordert.

Müssen die UV-Jahresmeldungen auch gemeldet werden?

Ja. Die UV-Jahresmeldungen gehen an die Einzugsstelle des Arbeitnehmers (nicht an die Unfallversicherung) und sind die Prüfunterlage für die Rentenversicherungsprüfer. Die Angaben in den UV-Jahresmeldungen und dem Lohnnachweis sollten sich also decken.

Falls Ihnen weitere Fragen zum Lohnnachweis 2019 einfallen, nutzen Sie gern die Kommentarfunktion.

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