Zum Beginn eines neun Jahres sind regelmäßig auch die digitalen Lohnnachweise für das abgelaufene Kalenderjahr an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu melden, also elektronisch zu senden. Problematisch ist hierbei oft die Ermittlung der Arbeitsstunden, die sich ebenfalls im Lohnnachweis befinden müssen. Der Vollarbeiterrichtwert erleichtert Ihnen die Arbeit.
Vollarbeiterrichtwert – was ist das überhaupt?
Im Lohnnachweis zur Unfallversicherung sind auch die Arbeitsstunden der Beschäftigten aufzuführen. Zwar haben die Arbeitsstunden keinen direkten Einfluss auf die Beitragshöhe, dennoch nutzen die Unfallversicherungsträger die Arbeitsstunden intern für die Anzahl der Arbeitsunfälle je angefallener Arbeitsstunden, um so die voraussichtlichen Ausgaben zu kalkulieren.
Grundsätzlich sollen die tatsächlich angefallenen Arbeitsstunden zur Unfallversicherung gemeldet werden. Das gilt aber nur soweit dies möglich ist. Durch die Einbeziehung des Lohnnachweises in das maschinelle Meldesystem der Sozialversicherung werden die Lohnnachweise aus dem Lohnabrechnungsprogramm übermittelt. Allerdings stehen nicht für jeden Betrieb dort die Daten aus der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung.
Die Lösung ist daher denkbar einfach, es muss eine Rechengröße für die Ermittlung der Arbeitsstunden her. Diese Rechengröße ist der Vollarbeiterrichtwert zur Unfallversicherung.
Der Vollarbeiterrichtwert für das Kalenderjahr 2020 beträgt 1.560 Stunden für einen Vollzeitbeschäftigten, der das komplette Meldejahr (Kalenderjahr) gearbeitet hat. Als Vollzeitarbeitnehmer gilt, derjenige, der Vollzeit innerhalb des Betriebes arbeitet. Es ist keine feste Stundenzahl, z. B 40-Stunden-Woche, vorgeschrieben.
Somit kann der Vollarbeiterrichtwert in einem Betrieb für einen Mitarbeiter mit einer Wochenstundenzahl von 38,5 oder 39 Stunden angesetzt werden und in einem anderen Betrieb mit einer 40 Stunden-Woche.
Beispiel:
In einem Betrieb wird betriebsüblich 40 Stunden je Woche gearbeitet. Ein Vollzeit-Arbeitnehmer ist das komplette Jahr 2020 beschäftigt gewesen.
Im Lohnnachweis kann für die Arbeitsstunden der Wert von 1.560 Stunden angegeben werden.
Vollarbeiterrichtwert bei unterjährigem Beschäftigungsbeginn
Arbeitet ein Arbeitnehmer nicht das komplette Jahr, so ist der Vollarbeiterrichtwert auf den Beschäftigungszeitraum zu reduzieren.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt eine Vollzeit-Beschäftigung am 1.7. auf. Im Lohnnachweis ist somit nur der Zeitraum vom 1.7. bis 31.12. zu bescheinigen.
Für den Lohnnachweis sind also nur 780 Stunden (nach dem Vollarbeiterrichtwert zu melden (= 1.560 Stunden : 2).
Übrigens: Das gilt natürlich analog auch, wenn ein Arbeitnehmer unterjährig das Beschäftigungsverhältnis beendet.
Vollarbeiterrichtwert bei Teilzeitkräften und Minijobs
Natürlich kann der Vollarbeiterrichtwert auch bei Teilzeitkräften verwendet werden. Hier ist der Vollarbeiterrichtwert entsprechend im Verhältnis der individuellen Teilzeit-Wochenstunden zur betriebsüblichen Vollzeitarbeit zu reduzieren (kürzen).
Beispiel:
Eine Teilzeitkraft arbeitet 30 Stunden je Woche. Die betriebsübliche Vollzeitarbeit beläuft sich auf 40 Stunden je Woche.
Der Vollarbeiterrichtwert ist hier im Verhältnis 30 / 40 zu kürzen.
Spätestens am 16.2.2021 müssen die digitalen Lohnnachweise an die Unfallversicherungsträger versendet werden. Hier werden die unfallversicherungspflichtigen Entgelte des Meldejahres 2020 gemeldet. Für das Jahr 2020 gelten dabei besondere Höchstgrenzen oder auch Höchstjahresverdienstgrenzen genannt.
In der Unfallversicherung werden die kumulierten Entgelte der Arbeitnehmer aufgeteilt nach Gefahrtarifstellen (Gefahrklassen) im Lohnnachweis gemeldet. Dabei gelten bestimmte Höchstjahresverdienstgrenzen, die sich von Unfallversicherungsträger zu Unfallversicherungsträger unterscheiden.
Liegt ein Arbeitnehmer oberhalb dieser Höchstgrenzen, wird im Lohnnachweis nur der Betrag zur Höchstgrenze gemeldet.
Besonders zu beachten ist dabei, dass die Höchstgrenzen für das komplette Jahr gelten und keine anteiligen Zeiträume ermittelt werden. Das bedeutet, dass für Arbeitnehmer, die mit ihrem unfallversicherungspflichtigen Entgelt diese Höchstgrenze überschreiten, nach Erreichen der Höchstgrenze keine unfallversicherungspflichtigen Entgelte mehr zu melden sind.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist bei der Verwaltungs-BG unfallversichert. Sein Monatsverdienst beträgt 12.000 Euro.
Da die Höchstjahresverdienstgrenze bei der VBG bei 120.000 Euro liegt, sind die Entgelte für den Arbeitnehmer bis Oktober (10 Monate x 12.000 Euro) im Lohnachweis zu berücksichtigen, da zu diesem Zeitpunkt bereits die Höchstjahresverdienstgrenze erreicht ist.
Höchstgrenzen nach § 85 Abs. 2 SGB VII für das Kalenderjahr 2020
Der Lohnachweis ist elektronisch an die Unfallversicherung zu melden. Aber was gilt für den Lohnnachweis 2029?
Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2029 ist bis zum 16.
Februar 2020 an die Unfallversicherungsträger elektronisch zu übermitteln. Wie
bereits in den vergangenen Jahren gibt es zum digitalen Lohnnachweis zahlreiche
Praxisfragen, die immer wieder auftauchen. Diese werden in diesem Artikel
betrachtet und beantwortet.
Lohnnachweis elektronisch
Der Lohnnachweis an die Unfallversicherung muss
grundsätzlich bis spätestens 16. Februar des Folgejahres an den Unfallversicherungsträger
übermittelt werden. Konkret sind dies die Berufsgenossenschaften für den
gewerblichen Bereich bzw. die Unfallkassen für den öffentlichen Dienst.
Versandweg Lohnnachweis 2019
Bereits seit dem Meldejahr 2018 ist die elektronische
Übermittlung des Lohnnachweises verpflichtend. Dieser digitale Lohnnachweis
wird im Rahmen der Entgeltabrechnung über die Lohnsoftware erstellt und für den
Versand bereitgestellt.
Alternativ kann der Lohnnachweis auch über eine
elektronische Ausfüllhilfe wie sv.net übermittelt werden. Allerdings erweist
sich das Verfahren über eine Ausfüllhilfe in der Praxis oft als kompliziert, so
dass es sicherlich sinnvoller ist die vorhandene Lohnsoftware mit den
dazugehörigen Funktionalitäten zu verwenden.
Inhalte des Lohnnachweises 2019
Der Lohnnachweis enthält – wie gehabt – die Lohnsumme (alle
unfallversicherungspflichtigen Entgelte der Arbeitnehmer im Jahr 2019), die
Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden.
Sofern für einen Betrieb mehrere Gefahrtarifstellen (GTST)
gelten, hat eine Aufteilung nach den jeweiligen GTST zu erfolgen. Ist dem
Betrieb nur eine GTST zugeordnet, dann ist für den Betrieb keine Aufteilung
nötig, da alles über eine GTST gemeldet werden muss.
Lohnnachweis 2019 – Gefahrtarifstellen
Die GTST muss der Betrieb zunächst elektronisch von seiner
Berufsgenossenschaft abrufen. Hierzu hat
der Betrieb mittels seiner Mitgliedsnummer und einer PIN (oftmals vor einigen
Jahren vergeben) für das Kalenderjahr 2019 die Stammdaten zur
Unfallversicherung (UV-Stammdaten abzurufen. Ohne diesen Stammdatenabruf ist
kein elektronischer Lohnnachweis möglich. Der Abruf der UV-Stammdaten ist somit
Grundvoraussetzung für die Erstellung des Lohnnachweises 2019.
Die abgerufenen GTST müssen Sie dann in aller Regel den
jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Teilweise ist es möglich, dass ein
Mitarbeiter auf mehreren GTST eingesetzt wird. Dies kann durch einen
Arbeitsplatzwechsel im laufenden Jahr bedingt sein oder ein Arbeitnehmer
arbeitet tatsächlich auf zwei (oder mehr) unterschiedlichen Arbeitsplätzen, die
unterschiedlichen GTST angehören. Leider hat die Unfallversicherung hier kein
einheitliches Verfahren geschaffen, so dass Sie im Zweifel bei Ihrem
Unfallversicherungsträger nachfragen müssen. Einige Unfallversicherungsträger möchten
eine Aufteilung der GTST nach dem Arbeitsumfang, also zum Beispiel 60 Prozent
GTST A und 40 Prozent GTST B, andere wollen die gesamte Tätigkeit über eine
(meist die teurere) GTST gemeldet haben.
Im Lohnnachweis selbst werden abschließend alle unfallversicherungspflichtigen
Entgelte und Arbeitsstunden der Arbeitnehmer als Lohnsumme nach den einzelnen
GTST aufgeteilt und gemeldet.
Die Arbeitsstunden können als pauschaler Wert gemeldet werden Hierzu gibt es den sogenannten Vollarbeiterrichtwert, der für Vollzeitarbeitnehmer gemeldet werden kann. Für Teilzeitkräfte ist ein entsprechend niedriger (anteiliger Vollarbeiterrichtwert) zu übermitteln.
Personenkreise im Lohnnachweis 2019
Meldepflichtig sind die Entgelte (Lohnsumme) für alle
unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer im Lohnnachweis 2019. Dies umfasst
im Grunde alle Arbeitnehmer, die in dem Meldejahr beschäftigt waren. Hierzu
ergeben sich bei genauerer Betrachtung jedoch einige Detailfragen, die im
Folgenden kurz erläutert werden.
Sind ausgeschiedene Arbeitnehmer auch zu melden?
Ja, es sind alle Arbeitnehmer zu melden, die im Meldejahr
2019 beschäftigt waren. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die beispielsweise zum
31.1.2019 aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
Sind im Lohnnachweis die beschäftigten Rentner zu melden?
Ja.
Sind kurzfristige Aushilfen zu melden?
Ja, auch wenn es seit einigen Jahren für kurzfristig
Beschäftigte keine Jahresmeldungen zu Sozialversicherung mehr gibt, sind sie
dennoch zur Unfallversicherung im Lohnnachweis zu melden. Ebenfalls ist eine
UV-Jahresmeldung (Grund 92) für kurzfristige Aushilfen zu erstellen.
Welches Entgelt ist im Lohnnachweis zu melden?
Grundsätzlich orientiert sich die Unfallversicherung an den
steuerpflichtigen Lohnarten. Dies ist aber natürlich auch wieder nur zum Teil
korrekt. Denn auch die steuerfreien Anteile bei SFN-Zuschlägen sind
unfallversicherungspflichtiges Entgelt.
Für Arbeitnehmer im Übergangsbereich (ehemals Gleitzone) ist
das tatsächliche Entgelt zu melden, also nicht die reduzierte beitragspflichtige
Einnahme, welche in der Sozialversicherung verbeitragt wird.
Wie verhält es sich bei Korrekturen des Lohnachweises?
Der Lohnnachweis ist auch zu korrigieren, wenn sich
nachträglich Änderungen ergeben. Hier ist eine Korrektur jedoch im Grunde nur
nötig, wenn es sich um eine Änderung der Lohnsumme handelt bzw. um eine
Änderung der Lohnsumme in einzelnen GTST. Sofern solche Änderungen nötig sind,
ist der ursprünglich versendete Lohnachweis zu stornieren und ein neuer
(korrigierter) Lohnnachweis zu versenden. Der neue Lohnnachweis enthält dann
die neuen Gesamtbeträge und nicht nur die Differenzen.
Natürlich sollte zwischen einer Stornierung eines
versendeten Lohnnachweises und dem neuen (korrigierten) Lohnnachweis nicht
allzu viel Zeit vergehen.
Was bedeutete die laufende Nummer im Lohnnachweis?
Im elektronischen Verfahren zur Unfallversicherung wurde
eine „laufende Nummer“ integriert. Diese sagt jedoch – anders als der Name
vermuten lässt – nichts mit der fortlaufenden Nummerierung (Zählung) der
Lohnnachweise zu tun. Vielmehr stellt diese laufende Nummer die Anzahl der
Abrechnungsstellen des Betriebes dar. Relevant dürfte dies aber nur für
Betriebe sein, die ihre Arbeitnehmer über mehrere Abrechnungsstellen
(Lohnbüros) abrechnen. Dies dürfte nur für eine Minderheit der Betriebe gelten,
daher sollte bei Ihnen grundsätzlich (für alle Jahre) die laufende Nummer „1“
verwendet werden.
Sofern Sie eine abweichende laufende Nummer im
elektronischen Verfahren feststellen, setzen Sie sich unbedingt mit Ihrem
Unfallversicherungsträger in Verbindung, um klarzustellen, dass es nur eine
Abrechnungsstelle in Ihrem Unternehmen gibt. Andernfalls kann es dazu führen,
dass die Unfallversicherung von Ihnen mehrere (Teil-)Lohnnachweis anfordert.
Müssen die UV-Jahresmeldungen auch gemeldet werden?
Ja. Die UV-Jahresmeldungen gehen an die Einzugsstelle des
Arbeitnehmers (nicht an die Unfallversicherung) und sind die Prüfunterlage für
die Rentenversicherungsprüfer. Die Angaben in den UV-Jahresmeldungen und dem
Lohnnachweis sollten sich also decken.
Falls Ihnen weitere Fragen zum Lohnnachweis 2019 einfallen,
nutzen Sie gern die Kommentarfunktion.
