Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2029 ist bis zum 16. Februar 2020 an die Unfallversicherungsträger elektronisch zu übermitteln. Wie bereits in den vergangenen Jahren gibt es zum digitalen Lohnnachweis zahlreiche Praxisfragen, die immer wieder auftauchen. Diese werden in diesem Artikel betrachtet und beantwortet.
Lohnnachweis elektronisch
Der Lohnnachweis an die Unfallversicherung muss grundsätzlich bis spätestens 16. Februar des Folgejahres an den Unfallversicherungsträger übermittelt werden. Konkret sind dies die Berufsgenossenschaften für den gewerblichen Bereich bzw. die Unfallkassen für den öffentlichen Dienst.
Versandweg Lohnnachweis 2019
Bereits seit dem Meldejahr 2018 ist die elektronische Übermittlung des Lohnnachweises verpflichtend. Dieser digitale Lohnnachweis wird im Rahmen der Entgeltabrechnung über die Lohnsoftware erstellt und für den Versand bereitgestellt.
Alternativ kann der Lohnnachweis auch über eine elektronische Ausfüllhilfe wie sv.net übermittelt werden. Allerdings erweist sich das Verfahren über eine Ausfüllhilfe in der Praxis oft als kompliziert, so dass es sicherlich sinnvoller ist die vorhandene Lohnsoftware mit den dazugehörigen Funktionalitäten zu verwenden.
Inhalte des Lohnnachweises 2019
Der Lohnnachweis enthält – wie gehabt – die Lohnsumme (alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte der Arbeitnehmer im Jahr 2019), die Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden.
Sofern für einen Betrieb mehrere Gefahrtarifstellen (GTST) gelten, hat eine Aufteilung nach den jeweiligen GTST zu erfolgen. Ist dem Betrieb nur eine GTST zugeordnet, dann ist für den Betrieb keine Aufteilung nötig, da alles über eine GTST gemeldet werden muss.
Lohnnachweis 2019 – Gefahrtarifstellen
Die GTST muss der Betrieb zunächst elektronisch von seiner Berufsgenossenschaft abrufen. Hierzu hat der Betrieb mittels seiner Mitgliedsnummer und einer PIN (oftmals vor einigen Jahren vergeben) für das Kalenderjahr 2019 die Stammdaten zur Unfallversicherung (UV-Stammdaten abzurufen. Ohne diesen Stammdatenabruf ist kein elektronischer Lohnnachweis möglich. Der Abruf der UV-Stammdaten ist somit Grundvoraussetzung für die Erstellung des Lohnnachweises 2019.
Die abgerufenen GTST müssen Sie dann in aller Regel den jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Teilweise ist es möglich, dass ein Mitarbeiter auf mehreren GTST eingesetzt wird. Dies kann durch einen Arbeitsplatzwechsel im laufenden Jahr bedingt sein oder ein Arbeitnehmer arbeitet tatsächlich auf zwei (oder mehr) unterschiedlichen Arbeitsplätzen, die unterschiedlichen GTST angehören. Leider hat die Unfallversicherung hier kein einheitliches Verfahren geschaffen, so dass Sie im Zweifel bei Ihrem Unfallversicherungsträger nachfragen müssen. Einige Unfallversicherungsträger möchten eine Aufteilung der GTST nach dem Arbeitsumfang, also zum Beispiel 60 Prozent GTST A und 40 Prozent GTST B, andere wollen die gesamte Tätigkeit über eine (meist die teurere) GTST gemeldet haben.
Im Lohnnachweis selbst werden abschließend alle unfallversicherungspflichtigen Entgelte und Arbeitsstunden der Arbeitnehmer als Lohnsumme nach den einzelnen GTST aufgeteilt und gemeldet.
Die Arbeitsstunden können als pauschaler Wert gemeldet werden Hierzu gibt es den sogenannten Vollarbeiterrichtwert, der für Vollzeitarbeitnehmer gemeldet werden kann. Für Teilzeitkräfte ist ein entsprechend niedriger (anteiliger Vollarbeiterrichtwert) zu übermitteln.
Personenkreise im Lohnnachweis 2019
Meldepflichtig sind die Entgelte (Lohnsumme) für alle unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer im Lohnnachweis 2019. Dies umfasst im Grunde alle Arbeitnehmer, die in dem Meldejahr beschäftigt waren. Hierzu ergeben sich bei genauerer Betrachtung jedoch einige Detailfragen, die im Folgenden kurz erläutert werden.
Sind ausgeschiedene Arbeitnehmer auch zu melden?
Ja, es sind alle Arbeitnehmer zu melden, die im Meldejahr 2019 beschäftigt waren. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die beispielsweise zum 31.1.2019 aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
Sind auch Minijobber im Lohnnachweis zu melden?
Ja, auch Minijobber sind meldepflichtig.
Sind auch Werksstunden zu melden im Lohnnachweis?
Ja.
Sind im Lohnnachweis die beschäftigten Rentner zu melden?
Ja.
Sind kurzfristige Aushilfen zu melden?
Ja, auch wenn es seit einigen Jahren für kurzfristig Beschäftigte keine Jahresmeldungen zu Sozialversicherung mehr gibt, sind sie dennoch zur Unfallversicherung im Lohnnachweis zu melden. Ebenfalls ist eine UV-Jahresmeldung (Grund 92) für kurzfristige Aushilfen zu erstellen.
Welches Entgelt ist im Lohnnachweis zu melden?
Grundsätzlich orientiert sich die Unfallversicherung an den steuerpflichtigen Lohnarten. Dies ist aber natürlich auch wieder nur zum Teil korrekt. Denn auch die steuerfreien Anteile bei SFN-Zuschlägen sind unfallversicherungspflichtiges Entgelt.
Eine aktuelle Übersicht finden Sie hier
Welches Entgelt ist bei Midijobbern zu melden?
Für Arbeitnehmer im Übergangsbereich (ehemals Gleitzone) ist das tatsächliche Entgelt zu melden, also nicht die reduzierte beitragspflichtige Einnahme, welche in der Sozialversicherung verbeitragt wird.
Wie verhält es sich bei Korrekturen des Lohnachweises?
Der Lohnnachweis ist auch zu korrigieren, wenn sich nachträglich Änderungen ergeben. Hier ist eine Korrektur jedoch im Grunde nur nötig, wenn es sich um eine Änderung der Lohnsumme handelt bzw. um eine Änderung der Lohnsumme in einzelnen GTST. Sofern solche Änderungen nötig sind, ist der ursprünglich versendete Lohnachweis zu stornieren und ein neuer (korrigierter) Lohnnachweis zu versenden. Der neue Lohnnachweis enthält dann die neuen Gesamtbeträge und nicht nur die Differenzen.
Natürlich sollte zwischen einer Stornierung eines versendeten Lohnnachweises und dem neuen (korrigierten) Lohnnachweis nicht allzu viel Zeit vergehen.
Was bedeutete die laufende Nummer im Lohnnachweis?
Im elektronischen Verfahren zur Unfallversicherung wurde eine „laufende Nummer“ integriert. Diese sagt jedoch – anders als der Name vermuten lässt – nichts mit der fortlaufenden Nummerierung (Zählung) der Lohnnachweise zu tun. Vielmehr stellt diese laufende Nummer die Anzahl der Abrechnungsstellen des Betriebes dar. Relevant dürfte dies aber nur für Betriebe sein, die ihre Arbeitnehmer über mehrere Abrechnungsstellen (Lohnbüros) abrechnen. Dies dürfte nur für eine Minderheit der Betriebe gelten, daher sollte bei Ihnen grundsätzlich (für alle Jahre) die laufende Nummer „1“ verwendet werden.
Sofern Sie eine abweichende laufende Nummer im elektronischen Verfahren feststellen, setzen Sie sich unbedingt mit Ihrem Unfallversicherungsträger in Verbindung, um klarzustellen, dass es nur eine Abrechnungsstelle in Ihrem Unternehmen gibt. Andernfalls kann es dazu führen, dass die Unfallversicherung von Ihnen mehrere (Teil-)Lohnnachweis anfordert.
Müssen die UV-Jahresmeldungen auch gemeldet werden?
Ja. Die UV-Jahresmeldungen gehen an die Einzugsstelle des Arbeitnehmers (nicht an die Unfallversicherung) und sind die Prüfunterlage für die Rentenversicherungsprüfer. Die Angaben in den UV-Jahresmeldungen und dem Lohnnachweis sollten sich also decken.
Falls Ihnen weitere Fragen zum Lohnnachweis 2019 einfallen, nutzen Sie gern die Kommentarfunktion.