Arbeitgeber erhalten in bestimmten Fällen die geleistete Entgeltfortzahlung bei Krankheit der Arbeitnehmer zum Teil erstattet. Ähnliches gilt bei der Auszahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld oder bei Beschäftigungsverboten aufgrund einer Schwangerschaft (Mutterschaft). Auch hier erhalten Arbeitgeber eine Erstattung aus den Umlagekassen U1 und U2.
Diese Umlagekassen werden von den Krankenkassen verwaltet. Die Krankenkassen legen für die angeschlossenen Umlagekassen auch die Beitragssätze (Umlagesätze fest). Es gibt auf der einen Seiten die U1-Umlagekasse, welche für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall der Arbeitnehmer zuständig ist. Allerdings gilt dies nur für Klein- und Mittelbetriebe mit bis zu 30 anrechenbaren Arbeitnehmern.
Größere Betriebe kommen nicht in den Genuss der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen und müssen diese Kosten allein schultern. Das heißt, die U1-Umlagekasse entlastet kleine und mittlere Unternehmen bei der Entgeltfortzahlung für Arbeitnehmer im Krankheitsfall. Die U1-Umlagekasse erstattet dabei einen Teil der Aufwendungen in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Bruttoentgelts. So tragen die U1-pflichtigen Betriebe nur einen Teil der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall.
Inzwischen ist es Usus, dass die Krankenkassen verschiedene U1-Umlagesätze anbieten. Teilweise können Arbeitgeber hier bis zu vier Varianten wählen. Es gilt dabei der Grundsatz, je höher der Beitrag, desto höher die Erstattung.
Das U2-Verfahren erstattet die Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen von Mutterschaft. Konkret ist dies der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das fortzuzahlende Entgelt während eines Beschäftigungsverbots (aufgrund der Mutterschaft).
Die Betriebe erhalten die Erstattungen, wenn sie einen elektronischen Erstattungsantrag bei den Krankenkassen einreichen. Konkret senden die Betriebe aus der Lohnsoftware einen Erstattungsantrag nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) an die Annahmestellen der Krankenkassen, die dann die Anträge an die jeweiligen Krankenkassen bzw. Landesverbände der Kassen weiterleiten, wo die Anträge dann inhaltlich bearbeitet werden.
Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge
Eine wichtige Voraussetzung für die Abgabe der AAG-Erstattungsanträge ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm und ein gültiges ITSG-Zertifikat des Nutzers (Anwenders). Darüber hinaus sind im Lohnbüro jedoch noch weitere Voraussetzungen vor dem Versand der AAG-Anträge zu beachten:
Es muss bereits das Entgelt abgerechnet und gezahlt sein, wenn der Antrag versendet wird.
Sofern es erforderlich ist, sollte eine ärztliche Bescheinigung für den Erstattungszeitraum vorliegen.
Der Beschäftigte (für den der Antrag gestellt wird) darf nicht vom AAG-Verfahren ausgeschlossen sein.
Bei Anträgen für ein Beschäftigungsverbot darf kein vorrangiger Anspruch auf Erstattung aufgrund von Arbeitsunfähigkeit bestehen.
Bei Anträgen auf Erstattung für ein Beschäftigungsverbot muss geprüft werden, ob eine Umgestaltung der Arbeitsbedingungen oder ein Arbeitsplatzwechsel im Betrieb zur Weiterbeschäftigung möglich ist.
Es darf für den Erstattungszeitraum kein Antrag auf Kurzarbeitergeld für den Beschäftigten gestellt sein.
Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, darf ein AAG-Erstattungsantrag gestellt werden.