Aktuelle Nachrichten zur Personalabrechnung
EFZ, Fehlzeiten
DSER steht als Abkürzung für den Datensatz bei Erstattungen nach dem AAG – also den U1 und U2 Erstattungsanträgen.
Die Sozialversicherung und das maschinelle Melde- und Beitragsverfahren halten einige besondere Abkürzungen bereit. In diesem Artikel wird der Datensatz zur Erstattung der Arbeitgeberleistungen bei Krankheit oder Mutterschaft (U1 und U2 Erstattungen).
„Datensatz DSER – Erstattung von Arbeitgeberleistungen“ weiterlesenFür die tatsächliche Arbeit an Christi Himmelfahrt kann ein Feiertagszuschlag gezahlt werden – steuer- und beitragsfrei.
Vielfach werden für die Arbeit an Feiertagen Zuschläge (Feiertagszuschläge) gezahlt. Hierbei gibt der Arbeitsvertrag (oder Tarifvertrag) Aufschluss. Ist hier nichts vereinbart, so muss auch kein Feiertagszuschlag vom Betrieb gezahlt werden. Allerdings ist es in einigen Betrieben auch ohne vertragliche Regelung Usus an Feiertagen Feiertagszuschläge zu zahlen. Denn gerade bei Wettbewerb um verlässliche Arbeitnehmer, können Entgeltextras wie Feiertagszuschläge das Zünglein an der Waage sein.
Christi Himmelfahrt ist ein gesetzlicher Feiertag, daher sind die Feiertagszuschläge steuerbegünstigt. Arbeitet ein Arbeitnehmer also am Christi Himmelfahrt, so können Sie einen Feiertagszuschlag von 125 Prozent des Grundlohns zahlen. Das bedeutet, bei einem Stundenlohn von 15 Euro können Sie zusätzlich 125 Prozent (= 18,75 Euro) steuerfrei als Feiertagszuschlag vergüten. Dies gilt übrigens auch für die Sozialversicherung. Feiertagszuschläge sind beitragsfrei – solange der Grundlohn 25 Euro je Stunde nicht übersteigt.
Der Feiertagszuschlag kann den gesamten Feiertag (0 Uhr bis 24 Uhr) gezahlt werden. Daneben ist auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr noch von dieser Regelung eingeschlossen und kann mit 125 Prozent vergütet werden, wenn die Arbeit bereits am Feiertag begonnen wurde.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 10 Uhr abends bis 16 Uhr (6 Stunden).
Stundenlohn für 6 Stunden x 15 Euro = 90 Euro
Feiertagszuschlag für 6 Stunden x 15 Euro x 125 % = 112,50 Euro (steuer- und beitragsfrei)
Aber es kommt noch besser. Wenn an einem Feiertag nachts gearbeitet wird, darf zusätzlich zum Feiertagszuschlag noch der steuerfreie Nachtzuschlag obendrauf gerechnet werden. Für Nachtarbeit kann für die Zeit von 20 Uhr bis 24 Uhr und von 4 Uhr bis 6 Uhr ein Zuschlag von 25 Prozent steuerfrei gezahlt werden. Für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar ein Zuschlag von 40 Prozent.
Beispiel Abwandlung:
Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt auf einer Abendveranstaltung zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 18 Uhr abends bis 2 Uhr nachts (8 Stunden). Da er bereits am Feiertag die Arbeit aufgenommen hat, kann auch die Zeit von 0 Uhr bis 2 Uhr des Folgetages mit dem Feiertagszuschlag bezahlt werden. Zusätzlich erhält er auch noch einen Nachtzuschlag.
Stundenlohn für 8 Stunden x 15 Euro = 120 Euro (steuer- und beitragspflichtig
Feiertagszuschlag für 8 Stunden x 15 Euro x 125 % = 150 Euro (steuer- und beitragsfrei)
Nachtzuschlag für 4 Stunden x 15 Euro x 25 % = 15 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 20 Uhr bis 24 Uhr)
Nachtzuschlag für 2 Stunden x 15 Euro x 40 % = 12 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 0 Uhr bis 2 Uhr)
Der Arbeitnehmer erhält für diese Veranstaltung somit 297 Euro, wovon nur 120 steuer- und beitragspflichtig sind.
Pronova BKK dreht an der U1-Beitragsschraube und erhöht die Umlagesätze zum 1.5.2023.
Zum 1.5.2023 hat die Pronova BKK mit Sitz in Ludwigshafen die U1-Umlagesätze erneut angehoben. Das ist bereits die dritte Anhebung der U1-Umlagesätze bei der Pronova BKK seit Beginn 2022.
Die Pronova BKK hat ihren Sitz in Ludwigshafen und gehört zu den beliebteren Krankenkassen in Deutschland. Mit einem Zusatzbeitragssatz von 1,7 Prozent liegt sie leicht über dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,5 Prozent im Jahr 2023.
Der etwas höhere Zusatzbeitragssatz dürfte den meisten Arbeitgebern noch nicht besonders in Auge springen, da die Betriebe sich ja die Beiträge mit dem Arbeitnehmer hälftig teilen.
Interessanter für Arbeitgeber ist hier jedoch die Beitragshöhe zur U1-Umlagekasse (Erstattungen der Krankheitsaufwendungen). Denn der Beitrag hat sich seit Beginn 2022 je nach Erstattungsvariante verdoppelt.
Die Pronova BKK bietet den Arbeitgebern zwei U1-Umlagevarianten an. Es besteht die Möglichkeit sich als Arbeitgeber 50 Prozent oder 60 Prozent des fortgezahlten Entgelts erstatten zu lassen.
Betrug der U1-Umlagebeitragssatz für den Betrieb zum 1.1.2022 noch 1,2 Prozentpunkte bei 50 Prozent Erstattungshöhe, so hat sich der U1 Beitragssatz mittlerweile verdoppelt und beträgt bei 50 Prozent Erstattung mittlerweile 2,4 Prozent des beitragspflichtigen Bruttoentgelts.
Ähnlich sieht es bei der (höheren) U1-Erstattungsvariante von 60 Prozent aus. Hier gilt seit 1.5.2023 ein U1-Beitragssatz von 3,0 Prozent (von 1,8 Prozent zum 1.1.2022).
Der U1-Erstattungsbeitrag bei 50 Prozent Erstattungshöhe betrug
Der U1-Erstattungsbeitrag bei 60 Prozent Erstattungshöhe betrug
Anders sieht es bei der Erstattung aus der U2-Umlagekasse (Mutterschaft) aus. Hier beträgt der U2-Umlagesatz ab 1.5.2023 nur noch 0,36 Prozent statt 0,39 (bzw. 0,47 Prozent am 1.1.2022).
Sonn- und Feiertagsarbeit ist grundsätzlich nicht erlaubt. Allerdings gelten zahlreiche Ausnahmen.
Das Arbeiten an einem Feiertag ist grundsätzlich verboten. Das gilt ebenso für Sonntagsarbeit. Allerdings sind zahlreiche Branchen von dieser Regelung ausgenommen, da ohne die Arbeitsleistung dieser Berufsgruppen das gesellschaftliche Leben zum Erliegen kommen würde. So dürfen Arbeitnehmer im medizinischen Bereich, der Feuerwehr oder in der Pflege natürlich arbeiten. Gleiches gilt für die Gastronomie.
Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten (§ 9 ArbZG). Das bedeutet, die Arbeit liegt brach an Sonn- und Feiertagen.
Allerdings gibt es einige Ausnahmen, damit das gesellschaftliche Leben aufrechterhalten werden kann (§ 10 ArbZG). Dies gilt beispielsweise für die medizinische Versorgung, die Feuerwehr aber auch für die Gastronomie und Verkehrsbetriebe sowie die Landwirtschaft.
Daneben gibt es aber auch noch weitere Tätigkeiten, deren Durchführung an Sonn- und Feiertagen erlaubt ist. Das trifft beispielsweise auf das Reinigungspersonal in den oben genannten Bereiche zu, damit der Betrieb in den Einrichtungen aufrecht erhalten werden kann. Dies trifft aber auch auf EDV Spezialisten zu, die für die Aufrechterhaltung eines (dazugehörigen) Datennetzes zuständig sind.
In der Produktion darf ausnahmsweise ebenfalls an den Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden, wenn die infolge der Unterbrechung der Produktion der Arbeiten den Einsatz von mehr Arbeitnehmern als bei durchgehender Produktion erfordern.
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Arbeitnehmer, die an Sonn- und Feiertagen arbeiten, müssen einen Ersatzruhetag von ihrem Arbeitgeber innerhalb von acht Wochen erhalten. Ferner muss ein Arbeitnehmer mindestens an 15 Sonntagen im Jahr arbeitsfrei haben.
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet einen Feiertagszuschlag zu zahlen. Es können sich solche Regelungen aber durch vertragliche Regelungen oder durch betriebliche Übung ergeben. Daher dürfte in den meisten Fällen ein solcher Sonntags – oder Feiertagszuschlag gezahlt werden.
Ein Sonntagszuschlag kann bis zu einer Höhe von 50 Prozent steuer- und beitragsfrei (auf den Grundlohn) gezahlt werden.
Feiertagszuschläge können innerhalb bestimmter Grenzen (Höchstsätze) steuer- und beitragsfrei an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Dies gilt, wenn die Feiertagsarbeit tatsächlich geleistet worden ist und 125 Prozent des Grundlohns an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr nicht übersteigt. Am 1.5.; 25.12. und 26.12. und 24.12. ab 14 Uhr sind es sogar 150 Prozent.
Neuer Mindestlohn im Gebäudereinigerhandwerk seit Oktober 2022.
Für Beschäftigte im Gebäudereiniger-Handwerk gilt ein Mindestlohn. Abweichend vom allgemeinen Mindestlohn liegt der Branchen-Mindestlohn oberhalb des allgemeinen Mindestlohns.
Der Branchen-Mindestlohn für Gebäudereiniger ist bereits zum 1.10.2022 gestiegen. Der Mindestlohn ist für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und auch Minijobber zu zahlen. Für das Jahr 2023 ist keine erneute Anpassung des Mindestlohns vorgesehen. Eine Erhöhung für Gebäudereiniger soll aber ab 1.1.2024 folgen.
Im Gebäudereiniger-Handwerk gilt bereits seit vielen Jahren ein Branchen-Mindestlohn. Dieser ist über die vergangenen Jahre stetig angehoben worden und liegt (lag) regelmäßig oberhalb des allgemeinen Mindestlohns. Beschäftigte im Gebäudereinigerhandwerk verdienen regelmäßig mehr als den allgemeinen Mindestlohn von aktuell 12 Euro je Stunde. Denn es gilt hier der höhere Branchenmindestlohn für das Gebäudereiniger-Handwerk.
Im Gebäudereiniger-Handwerk gelten mehrere Lohngruppen. Je nach Lohngruppe gilt ein unterschiedlicher Mindestlohn beziehungsweise Lohnuntergrenze.
Im Wesentlichen sind die Lohngruppen 1 und 6 im Gebäudereiniger-Handwerk zu unterscheiden.
Zu Lohngruppe 1 zählen unter anderem:
Zu Lohngruppe 6 im Gebäudereiniger-Handwerk gehören unter anderem
Der Anspruch auf den Mindestlohn der Lohngruppe 1 steht auch den Arbeitnehmern mindestens zu, die gemäß des Rahmentarifvertrags Gebäudereinigung in der jeweils gültigen Fassung aufgrund ihrer Tätigkeiten in die Lohngruppen 2, 3 oder 4 zu
Mindestlohn der Lohngruppe 6 gilt auch für Arbeitnehmer die Tätigkeiten nach der Lohngruppe 7 oder höher ausführen.
Der Mindestlohn in der Lohngruppe 1 wurde zum 1.10.2022 auf 13,00 Euro je Stunde angehoben. Vorher galt ein Mindestlohn von 11,55 Euro. Ab 1.1.2024 soll der Mindestlohn dann 13,50 Euro betragen.
In der Lohngruppe 6 gilt seit 1.10.2022 ein Mindestlohn von 16,20 Euro (vorher 14,81 Euro). Ab 1.1.2024 steigt er auf 16,70 Euro.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde zum 1.1.2023 eingeführt. Das erfordert ein Umdenken bei den Betrieben
Seit 1.1.2023 ist mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein neues Vorgehen bei dem Umgang mit Krankmeldungen der Arbeitnehmer erforderlich. Denn nun wird dem Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vom Arzt auf Papier für den Arbeitgeber ausgehändigt. Vielmehr sendet der Arzt (bzw. das Krankenhaus) die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Arbeitnehmers nun elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers (Ausnahme private Krankenversicherungen). Der Betrieb muss die Arbeitsunfähigkeitsdaten dann elektronisch dort abholen.
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Der Arbeitnehmer selbst erhält ab 2023 keine Papier-Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr für den Arbeitgeber ausgehändigt. Allerdings bekommt der Arbeitnehmer noch eine Papier-AU-Bescheinigung für seine eigenen Unterlagen.
Die Papier-Bescheinigung für den Arbeitgeber entfällt ab 2023. Ohne Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Arbeitnehmer nun jedoch den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber seinem Arbeitgeber nicht mehr führen. Der Arbeitnehmer kann somit ab 2023 im Grunde keinen Beweis der Arbeitsunfähigkeit mehr vorlegen.
Stattdessen werden nun die Arbeitgeber in die Pflicht genommen, die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer selbst bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen. Aus der Bringschuld des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nunmehr also eine Holschuld des Arbeitgebers geworden. Der Arbeitgeber muss sich nun also selbst um die Bescheinigungen kümmern.
Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. eine zertifizierte Zeiterfassung. Diese Aufgabe wird ab 2023 nun aber dem Arbeitgeber zuteil. Der Betrieb muss dementsprechend seine internen Abläufe anpassen.
Denn durch die Abwälzung der Arbeit auf den Arbeitgeber (etwas anderes ist es schließlich nicht), muss der Arbeitgeber nun auch die bisherigen Prozesse bei einer Krankmeldung des Arbeitnehmers anpassen. Wurde bislang der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt, so dass der Arbeitgeber quasi auf den Nachweis warten konnte, muss der Arbeitgeber nun die gesamten Abfragen selbst durchführen (bzw. über seine Lohnsoftware organisieren).
Wichtig: Leider ist das eAU-Verfahren eine Abrufverfahren, wobei der Betrieb die AU-Zeiten erst an die Krankenkasse senden muss, um anschließend mit einem erneutem Abruf die Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen zu können. Die Krankenkassen teilen dem Betrieb also nicht aktiv die Arbeitsunfähigkeitszeiten mit, sondern stellen diese nur zum Abruf bereit. Die Initiative muss also immer vom Arbeitgeber aus beginnen.
Die U1-Umlagesätze steigen 2023 kräftig. Spitzenreiter ist der BKK Landesverband Mitte (auch Ost genannt), der zahlreiche Krankenkassen betreut.
Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen, sind verpflichtet am U1-Erstattungsverfahren teilzunehmen. Der Vorteil für den Betrieb, die Arbeitgeberaufwendungen bei Erkrankungen der Arbeitnehmer werden teilweise durch die Umlagekasse erstattet. Die Umlagekassen sind bei der jeweiligen Krankenkasse angesiedelt.
Bei den Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall bieten die meisten Krankenkassen verschiedene Umlagevarianten an. Dabei gilt der Grundsatz, je höher der Beitragssatz, desto höher auch der Erstattungssatz, der erstattet wird.
Vielfach zahlen Arbeitgeber gern den höheren Beitragssatz, um im Krankheitsfall der Arbeitnehmer einen höheren Erstattungsbetrag ersetzt zu bekommen. Das hat sich aus Arbeitgebersicht oft auch gerechnet, da die Beitragssätze meist bei unter 4,0 Prozent lagen. Doch seit Ende 2022 steigen die U1-Umlagesätze teils kräftig an. So hat von den großen Krankenkassen zuletzt die Techniker Krankenkasse (ab 1.10.2022) an der U1-Beitragsschraube gedreht.
Zum Jahreswechsel erhöhten nun der Großteil der Krankenkassen den Zusatzbeitragssatz und still und heimlich auch die U1-Umlagesätze. So haben beispielsweise die BKK Bahn die U1-Umlagesätze angepasst, ebenso die AOK Niedersachsen oder die KKH.
An die Spitze der Beitragserhöhungen setzt sich der BKK Landesverband Ost/Mitte, der die U1 Umlage für zahlreiche BKKen durchführt. Hier steigt der U1-Umlagesatz bei 80 Prozent Erstattung auf über 5 Prozent auf 5,1 Prozent. Das ist nach aktuellem Stand ein absoluter Spitzenwert (im negativen Sinne). Ordentlich kann auch die Beitragssatzerhöhung bei der KKH genannt werden. Hier steigt der Beitrag um satte 1,4 Prozent von 3,1 Prozent in 2022 auf 4,5 Prozent in 2023 bei 80 Prozent Erstattung.
Da die Umlagebeiträge stets an die Krankenkasse des Versicherten abgeführt werden müssen, hat der Arbeitgeber immer nur eine begrenzte Entscheidungsmöglichkeit und muss bei Beitragserhöhungen in aller Regel mitgehen. Alternativ kann der Betrieb immer noch in eine andere Erstattungsvariante mit einem niedrigeren Beitragssatz, aber auch einer geringeren Erstattung wechseln.
Allerdings muss diese Wechsel der U1-Umlagevariante rechtzeitig vorgenommen werden. Die Frist ist von den Kassen in den Satzungen festgelegt – hier gilt vielfach, dass die U1-Variantenwahl bis zur Abgabe des Januarbeitragsnachweises erfolgen muss. Das heißt, die Betriebe müssen sich in den ersten drei Januarwochen entscheiden.
Um die U1-Variante zu wechseln, muss an die Krankenkassen rechtzeitig ein entsprechender Fragebogen gesendet werden. Hier bietet es sich an, diesen schriftlich bei der Kassen anzufordern, wenn Sie nicht auf den Internetseiten der Kassen lange suchen wollen (U1-Wahlerklärung BKK Landesverband Mitte: https://www.bkkmitte.de/bkk-aag/wichtig-fuer-2023.html
Wichtig: Rechtzeitige Abgabe der Wahlerklärung beachten. Am besten sich den rechtzeitigen Eingang von der Krankenkasse schriftlich bestätigen lassen.
Wenn Sie die U1-Umlagevariante gewechselt haben, ist Änderung noch in Ihrer Lohnsoftware zu erfassen. Dies geht in der Regel ganz einfach über ein Auswahlfeld.
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Sofern Sie die Lohnabrechnungen noch durch einen Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen umgehend um eine Einschätzung zur U1-Variantenwahl. Einige Steuerberater bieten diesen Service von sich aus an. Andere hingegen nicht, daher sollten Sie hier bei Bedarf nachfragen (auch nach etwaigen Kosten).
Eine Übersicht der betroffenen BKKen finden Sie hier.
