Krankenkassenwechsel in der Entgeltabrechnung

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Krankenkassenwechsel in der Entgeltabrechnung

Krankenkassenwechsel

Die Wahl der Krankenkasse ist den Arbeitnehmern freigestellt. Daher kann sich im Grunde jeder Arbeitnehmer seine Krankenkasse selbst aussuchen. Nach welchen Kriterien er dies macht, bleibt dem Arbeitnehmer überlassen. Vielfach entscheidet die Höhe des Zusatzbeitragssatzes über die Wahl der Krankenkasse.

Wer kann die Krankenkasse wählen?

Wahlberechtigt sind in diesem Zusammenhang alle Arbeitnehmer, die Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Ihnen steht es, frei die Krankenkasse zu wählen. Ist die Wahl einmal getroffen, so gilt im Grunde eine 12-monatige Bindungsfrist und die Kasse kann neu gewählt werden.

Hierbei kann es jedoch zu einer längeren Bindungsfrist kommen, wenn Sondertarife bei der Krankenkasse abgeschlossen worden sind. Es sind dabei Bindungsfristen bis zu drei Jahren (36 Monaten möglich).

Im Falle der Erhöhung des Zusatzbeitragssatzes bei einer Krankenkasse steht den Arbeitnehmern ein Sonderkündigungsrecht zu. Bei Beitragserhöhungen kann damit die Krankenkasse schneller – vor Ablauf der Bindungsfrist – gekündigt werden.

Welche Kasse kann gewählt werden?

Grundsätzlich kann jede gesetzliche Krankenkasse gewählt werden. Ausnahmen bilden hier nur einige Betriebskrankenkassen und AOKen, die ggf. auf einzelne Bundesländer beschränkt sind.

Welche Kündigungsfrist bei Krankenkassenwechsel?

Bei einem Krankenkassenwechsel ist die Kündigungsfrist zu beachten. Diese beträgt zwei Monate. Konkret steht im Gesetz zum Ablauf des übernächsten Kalendermonats (§ 175 Abs. 4 SGB V).

Keine Kündigung an Krankenkasse erforderlich

Neu ist der Verzicht auf die Kündigung an die bisherige Kasse, Es ist nun keine Kündigung mehr an die Krankenkasse erforderlich, wenn man die Krankenkasse wechseln möchte. Es genügt sich gegenüber der neuen Krankenkasse zu erklären (Beitrittsformular).

Dennoch ist eine entsprechende „Kündigungsfrist“ einzuhalten. Hier kommt nun ein neu eingeführtes elektronisches Abgleichverfahren zwischen den Krankenkassen zum Einsatz, um die Rechtmäßigkeit des Krankenkassenwechsels zum Wechselzeitpunkt zu prüfen.

Wichtig: Für freiwillig Krankenversicherte sind weiterhin Papierkündigungen erforderlich.

Kündigung der Krankenkasse aus Arbeitnehmersicht

Nachdem sich ein Arbeitnehmer für eine neue Krankenkasse entschieden und diese (aktiv) gewählt hat, muss er dies seinem Arbeitgeber (Lohnbüro) mitteilen. Hier sollte der Wechselzeitpunkt und die neue Krankenkasse mitgeteilt werden. Hier bietet es sich entweder an eine Bescheinigung der neuen Krankenkasse auf Papier an das Lohnbüro weiterzugeben oder eine einfache Email an das Lohnbüro zu schreiben, dass ab einen bestimmten Zeitpunkt eine neue Kasse zuständig ist.

Der Arbeitgeber muss dann alles Weitere veranlassen und die entsprechenden Krankenkassenwechselmeldungen erstellen. Als Arbeitnehmer bleibt es nur noch, die Entgeltabrechnung zu kontrollieren, damit hier die neue Krankenkasse auch vermerkt ist.

Krankenkassenwechsel aus Arbeitgebersicht

Mit dem neu eingeführten Verfahren beim Krankenkassenwechsel, kommt auf die Arbeitgeber und die Lohnbüros deutlich mehr Arbeit zu. Denn nun muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber (konkret dem Lohnbüro) die neue Krankenkasse mitteilen. Dies führt zu einer Ausweitung der Verwaltung beim Arbeitgeber, da nicht jeder Arbeitnehmer hier fristgerecht und korrekt informiert. Für den Betrieb empfiehlt es sich hier entsprechende Regelungen aufzustellen, bis wann ein Kassenwechsel im Lohnbüro mitgeteilt werden muss und welche Informationen fließen müssen.

Zum mitgeteilten Wechselzeitpunkt nimmt der Arbeitgeber nach dem neuen Verfahren die erforderlichen Krankenkassenwechselmeldungen vor, also die Abmeldung zur alten Krankenkasse (Abgabegrund „31“) und die Anmeldung zur neuen Krankenkasse (Abgabegrund „11“).

Die neue Krankenkasse sendet als Antwort auf die Anmeldung dem Betrieb im elektronischen Verfahren eine Rückmeldung (Antwort) an das Lohnprogramm. Aus dieser Rückmeldung der Krankenkasse (Mitgliedsbestätigung) geht hervor, ob der Wechsel der Krankenkasse zu dem gemeldeten Wechselzeitpunkt korrekt ist.

Im Idealfall stimmt sowohl die Krankenkasse als auch der Wechselzeitpunkt und es sind keine weiteren Aktionen seitens des Arbeitgebers erforderlich.

Probleme beim Kassenwechsel

Anders sieht es hingegen aus, wenn die falsche Krankenkasse durch den Arbeitnehmer mitgeteilt wurde oder der Wechselzeitpunkt des Krankenkassenwechsels nicht korrekt war. Dann kommt weitere Arbeit auf den Arbeitgeber zu. Er muss sich nun mit dem Arbeitnehmer in Verbindung setzen und forschen, welche Krankenkasse korrekt ist und welcher Wechselzeitpunkt gemeldet werden muss. Wenn dies durch das Lohnbüro in Erfahrung gebracht werden konnte, müssen die bisherigen Meldungen zur Sozialversicherung storniert werden und nochmals neue Krankenkassenmeldungen auf den Weg geschickt werden.

Es ist daher für die Betriebe wichtig, dass im Idealfall ein Kassenwechsel gleich korrekt durchgeführt wird, um aufwendige Korrekturarbeiten in punkto Sozialversicherung zu vermeiden.

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