Krankenkassenwechsel in der Entgeltabrechnung

Die Wahl der Krankenkasse ist den Arbeitnehmern freigestellt. Daher kann sich im Grunde jeder Arbeitnehmer seine Krankenkasse selbst aussuchen. Nach welchen Kriterien er dies macht, bleibt dem Arbeitnehmer überlassen. Vielfach entscheidet die Höhe des Zusatzbeitragssatzes über die Wahl der Krankenkasse.

Wer kann die Krankenkasse wählen?

Wahlberechtigt sind in diesem Zusammenhang alle Arbeitnehmer, die Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Ihnen steht es, frei die Krankenkasse zu wählen. Ist die Wahl einmal getroffen, so gilt im Grunde eine 12-monatige Bindungsfrist und die Kasse kann neu gewählt werden.

Hierbei kann es jedoch zu einer längeren Bindungsfrist kommen, wenn Sondertarife bei der Krankenkasse abgeschlossen worden sind. Es sind dabei Bindungsfristen bis zu drei Jahren (36 Monaten möglich).

Im Falle der Erhöhung des Zusatzbeitragssatzes bei einer Krankenkasse steht den Arbeitnehmern ein Sonderkündigungsrecht zu. Bei Beitragserhöhungen kann damit die Krankenkasse schneller – vor Ablauf der Bindungsfrist – gekündigt werden.

Welche Kasse kann gewählt werden?

Grundsätzlich kann jede gesetzliche Krankenkasse gewählt werden. Ausnahmen bilden hier nur einige Betriebskrankenkassen und AOKen, die ggf. auf einzelne Bundesländer beschränkt sind.

Welche Kündigungsfrist bei Krankenkassenwechsel?

Bei einem Krankenkassenwechsel ist die Kündigungsfrist zu beachten. Diese beträgt zwei Monate. Konkret steht im Gesetz zum Ablauf des übernächsten Kalendermonats (§ 175 Abs. 4 SGB V).

Keine Kündigung an Krankenkasse erforderlich

Neu ist der Verzicht auf die Kündigung an die bisherige Kasse, Es ist nun keine Kündigung mehr an die Krankenkasse erforderlich, wenn man die Krankenkasse wechseln möchte. Es genügt sich gegenüber der neuen Krankenkasse zu erklären (Beitrittsformular).

Dennoch ist eine entsprechende „Kündigungsfrist“ einzuhalten. Hier kommt nun ein neu eingeführtes elektronisches Abgleichverfahren zwischen den Krankenkassen zum Einsatz, um die Rechtmäßigkeit des Krankenkassenwechsels zum Wechselzeitpunkt zu prüfen.

Wichtig: Für freiwillig Krankenversicherte sind weiterhin Papierkündigungen erforderlich.

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Kündigung der Krankenkasse aus Arbeitnehmersicht

Nachdem sich ein Arbeitnehmer für eine neue Krankenkasse entschieden und diese (aktiv) gewählt hat, muss er dies seinem Arbeitgeber (Lohnbüro) mitteilen. Hier sollte der Wechselzeitpunkt und die neue Krankenkasse mitgeteilt werden. Hier bietet es sich entweder an eine Bescheinigung der neuen Krankenkasse auf Papier an das Lohnbüro weiterzugeben oder eine einfache Email an das Lohnbüro zu schreiben, dass ab einen bestimmten Zeitpunkt eine neue Kasse zuständig ist.

Der Arbeitgeber muss dann alles Weitere veranlassen und die entsprechenden Krankenkassenwechselmeldungen erstellen. Als Arbeitnehmer bleibt es nur noch, die Entgeltabrechnung zu kontrollieren, damit hier die neue Krankenkasse auch vermerkt ist.

Krankenkassenwechsel aus Arbeitgebersicht

Mit dem neu eingeführten Verfahren beim Krankenkassenwechsel, kommt auf die Arbeitgeber und die Lohnbüros deutlich mehr Arbeit zu. Denn nun muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber (konkret dem Lohnbüro) die neue Krankenkasse mitteilen. Dies führt zu einer Ausweitung der Verwaltung beim Arbeitgeber, da nicht jeder Arbeitnehmer hier fristgerecht und korrekt informiert. Für den Betrieb empfiehlt es sich hier entsprechende Regelungen aufzustellen, bis wann ein Kassenwechsel im Lohnbüro mitgeteilt werden muss und welche Informationen fließen müssen.

Zum mitgeteilten Wechselzeitpunkt nimmt der Arbeitgeber nach dem neuen Verfahren die erforderlichen Krankenkassenwechselmeldungen vor, also die Abmeldung zur alten Krankenkasse (Abgabegrund „31“) und die Anmeldung zur neuen Krankenkasse (Abgabegrund „11“).

Die neue Krankenkasse sendet als Antwort auf die Anmeldung dem Betrieb im elektronischen Verfahren eine Rückmeldung (Antwort) an das Lohnprogramm. Aus dieser Rückmeldung der Krankenkasse (Mitgliedsbestätigung) geht hervor, ob der Wechsel der Krankenkasse zu dem gemeldeten Wechselzeitpunkt korrekt ist.

Im Idealfall stimmt sowohl die Krankenkasse als auch der Wechselzeitpunkt und es sind keine weiteren Aktionen seitens des Arbeitgebers erforderlich.

Probleme beim Kassenwechsel

Anders sieht es hingegen aus, wenn die falsche Krankenkasse durch den Arbeitnehmer mitgeteilt wurde oder der Wechselzeitpunkt des Krankenkassenwechsels nicht korrekt war. Dann kommt weitere Arbeit auf den Arbeitgeber zu. Er muss sich nun mit dem Arbeitnehmer in Verbindung setzen und forschen, welche Krankenkasse korrekt ist und welcher Wechselzeitpunkt gemeldet werden muss. Wenn dies durch das Lohnbüro in Erfahrung gebracht werden konnte, müssen die bisherigen Meldungen zur Sozialversicherung storniert werden und nochmals neue Krankenkassenmeldungen auf den Weg geschickt werden.

Es ist daher für die Betriebe wichtig, dass im Idealfall ein Kassenwechsel gleich korrekt durchgeführt wird, um aufwendige Korrekturarbeiten in punkto Sozialversicherung zu vermeiden.

Neues Kassenwahlrecht ab 2021

Das Kassenwahlrecht wird 2021 reformiert. Nun können Kassenmitglieder leichter die Kasse wechseln. Damit möchte die Politik den Kassenwechsel 2021 vereinfachen und für einen schnelleren Kassenwechsel sorgen.

Ab dem 1.1.2021 tritt ein neues Kassenwahlrecht in Kraft. Mit dem MDK-Reformgesetz sind dabei einige Neuerungen und Änderungen im Ablauf bei einem Kassenwechsel künftig zu beachten. Das neue Kassenwahlrecht 2021 ermöglicht es den Mitgliedern schneller die Krankenkasse zu wechseln. Ferner entfallen künftig vielfach die Kündigungsschreiben an die bisherige Krankenkasse, da das Kündigungsverfahren digitalisiert wird.

Die Neuerungen im Überblick – Kassenwechsel 2021

  • Verkürzung der Bindungsfrist von 18 Monate auf 12 Monate
  • Wechselmöglichkeit bei Wechsel des Versicherungsverhältnisses, zum Beispiel Arbeitgeberwechsel, (sofortiges Wahlrecht)
  • Wegfall der Papier-Kündigung an alte Kasse

Bindungsfrist verkürzt sich

Bislang bestand für Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung eine Bindungsfrist von 18 Monaten. Diese Bindungsfrist wird ab 1.1.2021 auf 12 Monate verkürzt. Diese „allgemeine Bindungsfrist“ besteht nunmehr für 12 Monate, es sei denn die Mitgliedschaft endet zwischenzeitlich, zum Beispiel durch einen Arbeitgeberwechsel. Dann endet auch die Bindungsfrist, ohne dass die 12 Monate erfüllt sein müssen.

Neben der allgemeinen Bindungsfrist von 12 Monaten gibt es weiterhin „spezielle Bindungsfristen“ von 12 Monaten bzw. 36 Monaten, zum Beispiel für Kostenerstattungstarife. Die spezielle Bindungsfrist endet ebenfalls, wenn innerhalb der Bindungsfrist ein Wechsel des Versicherungstatbestandes stattfindet, beispielsweise ein Arbeitgeberwechsel fällt.

Anmerkung: Die Bindungsfrist an eine Krankenkasse beschreibt den Zeitraum, an den ein Mitglied an seine Kasse gebunden ist. Bei unverändertem Versicherungsverhältnis ist ein Kassenwechsel nur zum Ablauf der Bindungsfrist möglich.

Kassenwahlrecht 2021: Wahlrecht bei Statuswechsel

Ändert sich der Versicherungsstatus eines Kassenmitglieds, zum Beispiel bei einem Arbeitgeberwechsel, ist künftig zeitgleich ein Kassenwechsel zu diesem Zeitpunkt möglich, ohne dass die alte Kasse gekündigt werden muss und auch eine Kündigungsfrist ist in diesem Fall nicht mehr einzuhalten. Damit haben Arbeitnehmer nun wieder bei jedem Arbeitgeberwechsel die Möglichkeit, die Krankenkasse zu wechseln. Das gilt auch, wenn etwaige Bindungsfristen (12 Monate/36 Monate) noch nicht erfüllt sind.

Kassenwahlrecht 2021: Wahlrecht nach Ablauf der Bindungsfrist

Für Mitglieder, die in einem ununterbrochenen Versicherungsverhältnis sind, können ebenfalls ihre Krankenkasse wechseln. Allerdings muss hierbei die allgemeine bzw. spezielle Bindungsfrist erfüllt sein. Ist dies noch nicht der Fall, kann ein Kassenwechsel frühestens zum Ablauf der Bindungsfrist (12 Monate) erfolgen. In diesem Fall ist jedoch die Kündigungsfrist zu beachten. Es gilt, dass ein Kassenwechsel frühestens nach Ablauf des übernächsten Kalendermonats nach einer Kündigung erfolgen kann (zweimonatige Kündigungsfrist).

Wegfall der Papier-Kündigung an alte Kasse

Ebenfalls neu ist der Ablauf der Kündigung. Musste das Mitglied bislang noch die Kündigung gegenüber der bisherigen Kasse im Papierverfahren mittels eines Kündigungsschreibens erklären, übernimmt dies künftig ein elektronisches Meldeverfahren zwischen den Krankenkassen. Dabei teilt die neue Kasse elektronisch der bisherigen Kasse mit, dass es einen Kassenwechsel zu einem bestimmten Datum gegeben hat. Die alte Kasse bestätigt dies dann gegenüber der neuen Kasse, wenn sie beispielsweise die Abmeldung des bisherigen Arbeitgebers vorliegen hat.

Ein Kündigungsschreiben an die bisherige Krankenkasse ist künftig nicht mehr nötig. Es genügt seitens des Mitglieds die Beitrittserklärung an die neue Kasse und ggf. die erfüllte Bindungsfrist.

So ganz entfällt die Papier-Kündigung allerdings nicht. Denn in einigen Sonderfällen ist weiterhin ein Kündigungsschreiben erforderlich. Dieses ist immer dann angezeigt, wenn das Mitglied das System der gesetzlichen Krankenversicherung verlässt. Dies dürfte regelmäßig der Fall sein bei einem Umzug ins Ausland oder dem Wechsel in eine private Krankenversicherung (PKV).

Krankenkassenwahl 2021 – Varianten

Bei einem Krankenkassenwechsel wird es ab 2021 letztlich zwei Varianten geben. Einerseits der Kassenwechsel, weil sich der Versicherungsstatus ändert, im Regelfall also ein Arbeitgeberwechsel. Alternativ kann ein Kassenwechsel aber auch bei einem durchgehend bestehenden Versicherungsverhältnis erfolgen (Kassenwechsel bei ununterbrochenem Versicherungsverhältnis).

Ab 1.1.2021 gilt, dass die Mitglieder grundsätzlich nur noch 12 Monate an ihre Kassenwahl gebunden sind. Diese Bindungsfrist endet jedoch, wenn die Mitgliedschaft kraft Gesetzes endet, also beispielsweise beim Ende der Beschäftigung. In diesem Fall braucht keine Kündigung mehr an die alte Kasse gesendet werden. Es genügt eine fristgerechte Beitrittserklärung gegenüber der neuen Krankenkasse.

Kassenwechsel durch Änderung im Versicherungsstatus

Ändert sich der Versicherungsstatus so ist künftig ein sofortiger Kassenwechsel möglich. Dies gilt auch, wenn zwischen zwei Versicherungsverhältnissen ein nahtloser Übergang besteht. Eine Kündigung an die bisherige Kasse ist nicht nötig und auch eine Bindungsfrist endet mit dem Ende des vorhergehenden Versicherungsverhältnis.

Um eine neue Kasse zu wählen muss ein Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeberwechsel innerhalb von zwei Wochen nach Beginn es neuen Versicherungsverhältnisses (Beschäftigungsbeginn) seinen Beitritt zu der neuen Kasse erklären.

Die gewählte Kasse prüft dann anhand der Angaben des Mitglieds, ob die Voraussetzungen für einen Krankenkassenwechsel gegeben sind. Ist dies der Fall informiert sie das Neu-Mitglied über den Kassenwechsel und sendet eine entsprechende Meldung an die bisherige Krankenkasse.

Der Arbeitnehmer teilt seinem neuen Arbeitgeber seine „neue“ Krankenkasse mit. Eine Mitgliedsbescheinigung kann der Arbeitnehmer künftig nicht mehr vorlegen. Der neue Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer daraufhin bei der genannten Krankenkasse an (Anmeldung Grund 10).

Die neue Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgeber daraufhin im elektronischen Verfahren die Mitgliedschaft des Arbeitgebers (elektronische Mitgliedsbescheinigung).

Kassenwechsel 2021: Sonderfall Jahreswechsel 2020/2021

Sollte eine Wahlerklärung für eine neue Kasse nach dem 31.12.2020 bereits vor dem neuen Jahr bei der Kasse ein gilt noch das alte Papierverfahren. Ferner sollte zum Beginn des Verfahrens sicherheitshalber eine Papier-Kündigung an die alte Kasse gesendet werden bis das neue elektronische Verfahren etabliert ist. Erfahrungsgemäß brauchen solch neu eingeführte Verfahren ein paar Wochen Anlaufzeit.

Kassenwechsel bei unverändertem Versicherungsverhältnis (Regelverfahren)

Natürlich ist auch künftig ein Kassenwechsel bei einem unveränderten Versicherungsverhältnis (Beschäftigungsverhältnis) möglich. Hierbei sind aber weiterhin die Bindungsfrist und die Kündigungsfrist zu beachten. Ab 2021 gilt die verkürzte allgemeine Bindungsfrist von 12 Monaten (statt 18 Monaten). Die Kündigungsfrist bleibt unverändert bestehen. Es gilt weiterhin eine Kündigungsfrist bis Ablauf des übernächsten Kalendermonats, so dass die neue Kasse ab dem 1. des darauffolgenden Monats beginnt.

Sollte ein Mitglied einen Wahltarif bei seiner alten Kasse abgeschlossen haben, so gilt eine spezielle Bindungsfrist von 12 bzw. 36 Monaten. Auch diese spezielle Bindungsfrist muss erfüllt sein.

Auch hier ist eine Papier-Kündigung bei der alten Kasse nicht mehr nötig. Es reicht auch hier aus, seinen Beitritt bei der neuen Kasse zu erklären. Die neue Kasse prüft dabei zunächst, ob die Voraussetzungen für einen Kassenwechsel vorliegen und sendet elektronisch eine Initialmeldung an die bisherige Krankenkasse. Die bisherige Kasse prüft dann die Voraussetzungen und bestätigt der neuen Kasse den Wechseltermin oder nennt der neuen Kasse den frühestmöglichen Wechseltermin, da z.B. noch Bindungsfristen erfüllt werden müssen.

Sollte innerhalb der Kündigungsfrist ein Tatbestand eintreten, aus dem das Mitglied die Krankenkasse vorher wechseln kann, zum Beispiel ein Arbeitgeberwechsel, so entscheidet das Mitglied über den Wechselzeitpunkt.

Sonderfall Jahreswechsel 2020/2021

Aufgrund der Kündigungsfrist kommt das neue Verfahren noch nicht für die Kassenwechseltermine zum 1.1.2021, 1.2.2021 und 1.3.2021 in Betracht. In diesen Fällen greift dann noch das „alte“ Papierverfahren.

Hintergrund: Kassenwechsel zu den oben genannten Terminen, müssen aufgrund der Kündigungsfrist noch im Jahr 2020 bei der alten Kasse eingehen. Da im Jahr 2020 noch das Papierverfahren gilt, kommt das neue Verfahren tatsächlich erst zum 1.4.2020 bei einer Kündigung im Regelverfahren zum Einsatz.

Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung des Zusatzbeitrags

Das bisherige Sonderkündigungsrecht der Mitglieder, wenn eine Kasse den kassenindividuellen Zusatzbeitragssatz anhebt, bleibt bestehen. In diesen Fällen kann das Mitglied die Kündigung in dem Monat erklären, für den der Zusatzbeitragssatz erhöht wird.

Bei einer Anhebung des Zusatzbeitragssatzes kann die Mitgliedschaft ohne die Einhaltung der Bindungsfrist gekündigt werden. Die zweimonatige Kündigungsfrist ist auch in diesem Fall einzuhalten, so dass das Mitglied noch für zwei Monate den erhöhten Zusatzbeitragssatz zahlen muss und erst dann zur neuen Kasse wechselt.

Ab 2021 werden auch Sonderkündigungen in das neue elektronische Verfahren einbezogen.

Hinweis: Die Erhöhung des durchschnittlichen Zusatzbeitrags löst kein Sonderkündigungsrecht aus.

Meldungen bei Krankenkassenwechsel

DEÜV Meldungen sind am Wechsel der Krankenkasse zu erstellen. Welche Meldegründe zu verwenden sind, lesen Sie hier.

Wechselt ein Arbeitnehmer seine Krankenkasse, so ist dies in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Denn es sind Meldungen bei einem Krankenkassenwechsel zu erstatten. Die Krankenkasse dient nämlich bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern als Einzugsstelle des Gesamtversicherungsbeitrags und leitet die vereinnahmten Beiträge dann an die anderen Sozialversicherungszweige weiter.

Krankenkassenwechsel

Die Gründe für einen Krankenkassenwechsel mögen vielfältig sein. Einige Arbeitnehmer entscheiden sich aufgrund besserer Leistungen für eine neue Krankenkasse, andere sind mit den Leistungen oder dem Service der bisherigen Kasse unzufrieden. Vielfach ist aber auch einfach der Pries, also die Höhe des kassenindividuellen Zusatzbeitrags entscheidend. Denn neben der Kirchensteuer ist ein Krankenkassenwechsel eine Möglichkeit für Arbeitnehmer das Nettoentgelt zu erhöhen.

Wechselt ein Arbeitnehmer die Krankenkasse, so müssen bestimmte Kündigungsfristen eingehalten werden. Im Lohnbüro ist für einen Kassenwechsel eine Mitgliedsbescheinigung der neuen Krankenkasse vorzulegen. Nur wenn eine solche Mitgliedsbescheinigung vorliegt, darf der Kassenwechsel im Lohnbüro nachvollzogen werden.

Hinweis: Auf der Mitgliedsbescheinigung der neuen Krankenkasse steht auch der Mitgliedschaftsbeginn bei der neuen Kasse. Dabei handelt es sich stets um den Monatsersten.

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Meldungen bei Krankenkassenwechsel

Im Zuge eines Krankenkassenwechsels sind die Zeiten und die Entgelte den jeweils zuständigen Krankenkassen zu melden. Dies geschieht durch eine Abmeldung zur bisherigen Kasse zum letzten Tag bei dieser und mit einer Anmeldung bei der neuen Krankenkasse mit dem Mitgliedschaftsbeginn. Nachfolgende Meldungen gehen dann an die neue Krankenkasse.

Berechnungsbeispiel Zusatzbeitrag zur Krankenkasse

Sollten noch Korrekturen für Zeiträume bei der bisherigen Krankenkasse im Nachhinein erfolgen, so sind diese entsprechend zu melden bzw. bereits abgesetzte Meldungen zu korrigieren.

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Meldungen bei Krankenkassenwechsel – Meldegründe

Bei einem Krankenkassenwechsel hat zunächst eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „31“ (Wechsel der Einzugsstelle) an die bisherige Krankenkasse bis zum letzten Mitgliedschaftstag zu erfolgen. Zeitgleich erfolgt eine Anmeldung mit dem Abgabegrund „11“ an die neue Krankenkasse.

Beispiel:

Hans Klein wechselt zum 1.7.2020 von der A Krankenkasse zur B Krankenkasse. Er verdient monatlich 4.000 Euro.

Abmeldung (31) zur A Krankenkasse

Meldezeitraum 1.1.2020 bis 30.6.2020

Meldeentgelt: 24.000 Euro

Anmeldung (11) zur B Krankenkasse

Korrekturen und Meldungen bei Krankenkassenwechsel

Sind Korrekturen der Abrechnungen bei einem Krankenkassenwechsel nötig, so sind die Korrekturen melderechtlich nach alter Krankenkasse und neuer Krankenkasse aufzuteilen. Dies dürfte regelmäßig dazu führen, dass es – sofern die Meldungen bereits versendet worden – Stornierungsmeldungen und anschließend neue Meldungen erstattet werden müssen.

Fortsetzung des Beispiels:

Im August stellt das Lohnbüro fest, dass eine Lohnerhöhung von 100 Euro ab 1.6.2020 nicht in der Lohnabrechnung berücksichtigt worden ist. Daher werden mit der Augustabrechnung die Abrechnungsmonate Juni und Juli korrigiert.

Im Zuge der Korrekturen ist auch die Abmeldung (31) zur Krankenkasse A (Meldezeitraum 1.1.2020 bis 30.6.2020) zu stornieren und erneut mit dem neuen Meldeentgelt (24.100 Euro) zu versenden.

Hinweis: Wenn bei einem Arbeitnehmer ein Krankenkassenwechsel im Kalenderjahr stattgefunden hat, so darf im Dezember der interne Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchgeführt werden, wenn sich der Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse geändert hat.

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