Arbeitgeber können für die Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Kindergartenzuschuss an ihre Mitarbeiter auszahlen. Dieser Kindergartenzuschuss ist steuerfrei und beitragsfrei. Allerdings sind einige Voraussetzungen zu beachten. Der Kindergartenzuschuss kann ein schönes Entgeltextra für Ihre Arbeitnehmer sein und eine echte Hilfe, wenn es um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Lesen Sie hier, welche Bedingungen für die Steuerfreiheit gelten.
Steuerfreiheit beim Kindergartenzuschuss
Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt, sind steuerfrei (§ 3 Nr. 33 EStG).
Konkret heißt es im Gesetz:
„Steuerfrei sind,…zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen.“
Liegt Steuerfreiheit vor, dann greift auch die Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung. Wenn die Voraussetzungen für Lohnsteuerfreiheit vorhanden sind, sind diese auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Anders formuliert: Dann ist der Kindergartenzuschuss auch beitragsfrei.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit eines Kindergartenzuschusses
Arbeitgeberleistungen an den Arbeitnehmer sind steuerfrei, wenn sie als Sachleistungen oder Barleistungen gewährt werden und zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern dienen.
Grundsätzlich sind die Kindergartenzuschüsse an die Arbeitnehmer nicht begrenzt. Allerdings dürfen die tatsächlichen Kosten nicht „überzahlt“ werden. Überzahlte Beträge sind dann steuerpflichtig und wie „normaler“ steuerpflichtiger Arbeitslohn zu bewerten.
Neben dem Kindergarten können auch betriebseigene Kindergärten durch Sachleistungen begünstigt werden. Kindergartenzuschüsse können auch für die Betreuung in Schulkindergärten, KITA (Kindertagesstätten), Kinderkrippen, bei Tagesmüttern, Wochenmüttern und Ganztagespflegestellen gezahlt werden.
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Eigener Haushalt zählt nicht
Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt des Arbeitnehmers können hingegen nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Damit kann also die Betreuung durch die Oma nicht durch Arbeitgeberleistungen (Kinderzuschüsse) unterstützt werden, es muss sich also um eine „offizielle“ Kinderbetreuungseinrichtung handeln.
Falls die Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht eines Kindes ermöglichen, sind sie ebenfalls nicht steuerfrei. Gleiches gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, zum Beispiel der Beförderungsdienst zwischen Wohnung und Kindergarten (R 3.33 Abs. 2 LStR).
Schulpflicht und Kindergartenzuschuss
Steuerfreie Kindergartenzuschüsse sind nur möglich, wenn die Kinder nicht schulpflichtig sind. Von nicht schulpflichtigen Kindern kann ausgegangen werden kann, solange sie noch nicht eingeschult sind (R 3.33 Abs. 3 LStR).
Die Schulpflicht ist in den Bundesländern unterschiedlich geregelt und liegt bei 5 – 7 Jahren. Eine gute erste Übersicht finden Sie in diesem Wikipedia-Artikel.
Damit können in den Ländern mit den späten Sommerferien (Bayern und Baden-Württemberg) auch in den Monaten August und gegebenenfalls September die Kindergartenzuschüsse ohne weiteres steuerfrei ausgezahlt werden.
Praxis-Tipp: Legen Sie in diesen Fällen ggf. auch noch eine Kopie der „Ferienübersicht“ in den Entgeltunterlagen mit ab – dies kann bei einer späteren Betriebsprüfung für Sicherheit sorgen.
Nachweis der Kinderbetreuungskosten
Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit liegt nur vor, wenn der Mitarbeiter dem Betrieb die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR).
In der Praxis kann dies ein Gebührenbescheid des Kindergarten sein oder auch die Kindergartenanmeldung und ein aktueller Überweisungsbeleg der Kinderbetreuungskosten bzw. Kindergartengebühren.
Zusätzlich zum Arbeitslohn muss der Kindergartenzuschuss gezahlt werden
Die Steuer- und Beitragsfreiheit setzt zudem voraus, dass die Kindergartenzuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.
Beispiel:
Klara Pferd arbeitet Teilzeit bei der Hansen GmbH und muss neben ihrem Job noch die Betreuung ihres 4-jährigen Sohnes organisieren. Da sie nun wieder mehr arbeiten möchte, hat sie ihren Sohn im örtlichen Kindergarten ab August 2025 angemeldet. Die Kosten für die Betreuung belaufen sich monatlich auf 200 Euro.
Da die Hansen GmbH ihre Mitarbeiter bei der Kinderbetreuung unterstützt, zahlt der Betrieb einen Kindergartenzuschuss von monatlich 150 Euro zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, wenn der Mitarbeiter einen entsprechenden Nachweis vorlegt.
Der Kindergartenzuschuss ist steuer- und auch beitragsfrei, da es sich um die Betreuung eines nicht schulpflichtigen Kindes in einem Kindergarten handelt. Ferner wird der Kindergartenzuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt.
