Entgeltfortzahlung – aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Vorlage AU-Bescheinigung ab ersten Tag

Arbeitnehmer müssen bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit ein ärztliches Attest vorlegen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Vielfach wird eine frühere Vorlage verlangt, um Blaumachern entgegenzuwirken. Das gilt auch in Zeiten von Corona.

Es hält sich vielfach der Irrtum, dass Arbeitnehmer erst ab dem dritten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorlegen müssen. Dies ist aber nicht ganz richtig. Zwar wird diese (zulässige) Praxis in vielen Betrieben und auch im öffentlichen Dienst gelebt, doch tatsächlich kann der Arbeitgeber die Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag verlangen.

Geregelt ist dies im Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 5 EFZG). Dort steht unmissverständlich, dass der Arbeitnehmer bei einer Arbeitsunfähigkeitsdauer von mehr als drei Tagen die Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest nachweisen muss. Der Arbeitgeber kann die Vorlage eines ärztlichen Attestes aber auch früher verlangen.

Es ist somit zulässig, wenn im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung aufgenommen wird und die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers bereits ab dem ersten Tag durch ein ärztliches Attest nachgewiesen werden muss.

Der Arbeitgeber muss seine Beweggründe für eine frühere Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht begründen. So muss beispielsweise auch kein Verdacht auf das Vortäuschen einer Erkrankung bestehen (BAG-Urteil vom 14. November 2012, Az: 5 AZR 866/11).

Krankmeldung muss frühestmöglich erfolgen

Unabhängig von dem vereinbarten Zeitpunkt zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ist die Krankmeldung des Arbeitnehmers zu sehen. Also die Information des Arbeitgebers bzw. Vorgesetzten im Falle eines krankheitsbedingten Fehlens bei der Arbeit. Diese Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen, also regelmäßig vor Arbeitsbeginn. Dabei muss der Arbeitnehmer einerseits mitteilen, dass er arbeitsunfähig krank ist und auch die voraussichtliche Dauer seiner Erkrankung. Keine Mitteilungspflicht besteht über die eigentliche Erkrankung. Diese muss nicht mitgeteilt werden.

In welcher Form die Krankmeldung mitgeteilt wird, kann innerbetrieblich geregelt werden. Regelmäßig kann die Krankmeldung telefonisch dem jeweiligen Vorgesetzten mitgeteilt werden, damit dieser dann die Arbeit neu organisieren kann. Mittlerweile haben aber auch viele Betriebe weitere Kanäle für die Krankmeldungen geöffnet, um die Reaktionszeit kurz zu halten. So ist es vielfach etabliert, dass sich der erkrankte Arbeitnehmer beim Vorgesetzten per SMS oder einem anderen Messanger vor dem Arbeitsbeginn krankmeldet und dann im Laufe des Tages die voraussichtliche Krankheitsdauer mitteilt.

^Empfehlung: Als Arbeitgeber sollte die Meldekette für Krankmeldungen und die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung klar geregelt werden. Nur so können spätere Streitigkeiten bereits im Keim erstickt werden.

Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Stundenlöhnern

Erkrankt ein Arbeitnehmer, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Doch bei der Ermittlung der Höhe der Entgeltfortzahlung gibt es häufig Fragen, wenn es um die konkrete Berechnung geht.

Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Erkrankt ein Arbeitnehmer und ist aufgrund dieser Erkrankung arbeitsunfähig, so erhält er für die „krankheitsbedingt“ ausfallende Arbeitszeit Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber. (§ 3 Abs. 1 EFZG) Dieser Entgeltfortzahlungsanspruch besteht für 6 Wochen, also 42 Kalendertage.

Voraussetzung für den Entgeltfortzahlungsanspruch ist auch, dass es sich um eine unverschuldete Krankheit und nicht um eine Folgeerkrankung handelt.

Des Weiteren besteht dieser Entgeltfortzahlungsanspruch erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (= 28 Kalendertage) – sogenannte Wartezeit (§ 3 Abs. 3 EFZG).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt.

Er erhält für den Krankheitszeitraum Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber.

Höhe der Entgeltfortzahlung

Die Höhe der Entgeltfortzahlung bemisst anhand der regelmäßigen Arbeitszeit, welche der Arbeitnehmer im Krankheitszeitraum zu leisten hat (§ 4 Abs. 1 EFZG). Er erhält dann die Entgeltfortzahlung für die regelmäßig vereinbarte Arbeitszeit.

Bei einem Gehaltsempfänger ist dies problemlos, da er einfach das „normale“ Monatsgehalt weiterhin erhält, also auch für den Krankheitszeitraum wird das Gehalt weitergezahlt.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt. Er erhält ein festes Monatsgehalt von 3.000 Euro.

Der Arbeitnehmer erhält auch im August ein festes Monatsgehalt von 3.000 Euro. In diesem ist die Entgeltfortzahlung für den Krankheitszeitraum enthalten.

Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Stundenlöhnern

Komplizierter ist es hingegen bei einem Stundenlöhner. Hier werden ja die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit einem bestimmten Stundensatz vergütet. Für den Krankheitszeitraum gibt es diese Stunden nicht, der Arbeitnehmer war krank. Daher ist für den Krankheitszeitraum die regelmäßige Arbeitszeit als (fiktiver) Stundensatz für den Krankheitszeitraum zu verwenden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt.

Er erhält einen Stundenlohn von 20 Euro bei einer 5-Tage Woche zu 40 Stunden. Im Monat August hat er 140 Stunden (laut Stundenzettel) gearbeitet. Die Woche vom 3.8. bis 7.8. ist dabei nicht berücksichtigt.

Der Arbeitnehmer erhält neben den 140 Stunden tatsächlicher Arbeitsleistung noch zusätzlich für die Krankheitswoche 40 Stunden Entgeltfortzahlung. Im August werden also 180 Stunden (insgesamt) vergütet.

Regelmäßige Arbeitszeit vereinbaren

In vielen Arbeitsverträgen ist die regelmäßige Arbeitszeit des Arbeitnehmers vereinbart. Hier finden sich entsprechende Formulierungen. Allerdings gibt es auch einige Arbeitsverträge, in denen die regelmäßige Arbeitszeit nicht konkret beschrieben ist. Hier gibt es dann oftmals Probleme bei der Abrechnung, wenn Teilzeiträume abgerechnet werden müssen. Daher sollten Sie in den Arbeitsverträgen die regelmäßige Arbeitszeit der Arbeitnehmer konkret benennen, um bei der Abrechnung von Teilmonaten eine vertragliche Grundlage zu haben.

Entgeltfortzahlung und Überstunden

Überstundenvergütungen fallen im Rahmen der Entgeltfortzahlung nicht an. Dies gilt auch für Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer nur entstehen, wenn auch tatsächlich arbeitet. Fallen solche Aufwendungen jedoch nicht an, weil der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, so sind diese auch nicht fortzuzahlen.

Strittig sind hier unter anderem häufig Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers. Da keine Fahrten bei Krankheit anfallen, kann der Fahrtkostenzuschuss für Krankheitstage verwehrt werden.

Etwas differenzierter muss dieser Fall ggf. betrachtet werden, wenn die Fahrtkostenzuschüsse nicht für jeden einzelnen Arbeitstag, sondern als monatlich pauschaler Wert (15 Arbeitstage im Monat) angesetzt werden. In diesen Fällen stellt sich die Frage, ob der Fahrtkostenzuschuss im Rahmen einer solchen pauschalen Regelung weitergezahlt werden kann oder muss. Im Zweifel sollten Sie hier eine eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag treffen.

Keine Entgeltfortzahlung für neue Arbeitnehmer in Wartezeit

Die ersten Arbeitstage bei Arbeitnehmern sind wichtig. Krankheitsbedingte Abwesenheiten sind hier auch eher die Ausnahme. Denn schließlich will sich der neue Mitarbeiter schnell in den neuen Betrieb integrieren und auch den neuen Arbeitsplatz kennenlernen und sichern. Doch was können Sie tun, wenn ein neuer Arbeitnehmer zum Beginn der Beschäftigung mit Abwesenheit glänzt. Müssen Sie den Lohn ab dem ersten Tag fortzahlen, wenn der Arbeitnehmer erkrankt und nicht arbeitet?

Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit

Legt Ihnen ein neuer Arbeitnehmer einen gelben Schein (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vor, so müssen Sie natürlich das Entgelt im Grunde fortzahlen. Das gilt übrigens auch bei den Minijobbern. In § 3 Absatz 1 EFZG ist die Entgeltfortzahlung beschrieben. Dort ist geregelt, dass ein Arbeitnehmer für die Dauer von bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung erhält, wenn er durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert ist. Eine weitere Voraussetzung ist dabei, dass den Arbeitnehmer kein Verschulden an der Arbeitsunfähigkeit treffen darf.

Als Arbeitgeber können Sie ein Verschulden an einer Krankheit kaum beurteilen, daher müssen Sie sich auf das ärztliche Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) verlassen. In aller Regel ist dies auch korrekt, da ein Arzt schließlich die Arbeitsunfähigkeit attestiert hat. Legt Ihnen ein Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, so bekommt er für den Krankheitszeitraum das Entgelt fortgezahlt, das er bei Arbeitsleistung erhalten hätte (Entgeltausfallersatz).

Wartezeit bei Entgeltfortzahlung

Ihr Arbeitnehmer erhält also für seine Krankheitszeit den Lohn fortgezahlt, den er erzielt hätte, wenn er gearbeitet hätte. Er wird also so gestellt, als ob er „tatsächlich gearbeitet“ hätte.

Hiervon gibt es aber eine Ausnahme, die den Arbeitgeber schützt. Denn der Entgeltfortzahlungsanspruch ruht in den ersten vier Wochen in einem neuen Arbeitsverhältnis. Denn hier kommt eine Sonderregelung nach § 3 Absatz 3 EFZG zum Tragen. Danach brauchen Sie neuen Mitarbeitern in den ersten 4 Wochen keine Entgeltfortzahlung zahlen, wenn er arbeitsunfähig erkrankt.

Hinweis: Der Arbeitnehmer kann in den ersten vier Wochen einer neuen Beschäftigung Krankengeld bei seiner Krankenkasse beantragen.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer beginnt am 1.2.2020 eine neue Beschäftigung bei Ihnen. Er legt Ihnen eine

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom 10.2.2020 bis 23.2.2020 vor.

Lösung:

Sie kürzen dem Arbeitnehmer für diesen Zeitraum den Lohn, da keine Arbeitsleistung erbracht wurde. Entgeltfortzahlung brauchen Sie nicht zahlen, weil der Arbeitnehmer noch keine 4 Wochen bei Ihnen tätig war (Wartezeit nicht erfüllt).

Wartezeit – Entgeltfortzahlung ab 29. Tag zahlen

Nach Ablauf der Wartezeit von 4 Wochen (= 28 Kalendertage) hat der Arbeitnehmer einen vollen Entgeltfortzahlungsanspruch von 6 Wochen und das Entgelt ist im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit fortzuzahlen.

Übrigens: Das gilt auch, wenn die Arbeitsunfähigkeit bereits in den ersten 4 Wochen begonnen hat.

Fortsetzung des Beispiels:

Der Arbeitnehmer ist bis zum 4.3.2020 arbeitsunfähig (seit 10.2.2020).

Lohnzahlung (Arbeitsleistung): 1.2. bis 9.2.2020

Kein Entgelt (krank in Wartezeit): 10.2.2020 bis 28.2.2020

Entgeltfortzahlung: 29.2. bis 4.3.2020

Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit – U1-Erstattung

Arbeitgeber, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen sind in der U1-Umlagekasse versichert. Bei krankheitsbedingten Abwesenheiten können Sie sich auf Antrag (AAG-Erstattungsantrag bei Krankheit) einen Teil des fortgezahlten Arbeitsentgelts (Entgeltfortzahlung) von der Krankenkasse erstatten lassen.

Entgeltfortzahlung an Feiertagen ist ein Muss

Arbeitnehmer müssen auch an Feiertagen Entgeltfortzahlung erhalten, wenn die Arbeit ausfällt.

Feiertagslohn kann nicht per Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Arbeitgeber für Arbeitszeiten, die aufgrund eines gesetzlichen Feiertages ausfallen, das Arbeitsentgelt zahlen, welches der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte. Dies hat das Bundesarbeitsgericht im Falle eines Zeitungszustellers entschieden (BAG, Az: 5 AZR 352/18).