Arbeitsrecht – Lohn-News

Telefonische Krankschreibung bald möglich?

Die telefonische Krankschreibung beim Arzt soll bald dauerhaft eingeführt werden.

Während der Corona-Pandemie wurde die telefonische Krankschreibung zeitweise ermöglicht. Diese Möglichkeit wurde aber immer nur zeitlich begrenzt und auf „Atemwegserkrankungen“ beschränkt. Künftig soll die telefonische Krankschreibung unbegrenzt bei leichten Erkrankungen eingeführt werden. Diese vermeintliche Erleichterung hat nicht nur Fürsprecher.

Feiertagszuschlag an Christi Himmelfahrt

Für die tatsächliche Arbeit an Christi Himmelfahrt kann ein Feiertagszuschlag gezahlt werden – steuer- und beitragsfrei.

Vielfach werden für die Arbeit an Feiertagen Zuschläge (Feiertagszuschläge) gezahlt. Hierbei gibt der Arbeitsvertrag (oder Tarifvertrag) Aufschluss. Ist hier nichts vereinbart, so muss auch kein Feiertagszuschlag vom Betrieb gezahlt werden. Allerdings ist es in einigen Betrieben auch ohne vertragliche Regelung Usus an Feiertagen Feiertagszuschläge zu zahlen. Denn gerade bei Wettbewerb um verlässliche Arbeitnehmer, können Entgeltextras wie Feiertagszuschläge das Zünglein an der Waage sein.

Feiertagslohn an Christi Himmelfahrt – Zuschlagshöhe

Christi Himmelfahrt ist ein gesetzlicher Feiertag, daher sind die Feiertagszuschläge steuerbegünstigt. Arbeitet ein Arbeitnehmer also am Christi Himmelfahrt, so können Sie einen Feiertagszuschlag von 125 Prozent des Grundlohns zahlen. Das bedeutet, bei einem Stundenlohn von 15 Euro können Sie zusätzlich 125 Prozent (= 18,75 Euro) steuerfrei als Feiertagszuschlag vergüten. Dies gilt übrigens auch für die Sozialversicherung. Feiertagszuschläge sind beitragsfrei – solange der Grundlohn 25 Euro je Stunde nicht übersteigt.

Der Feiertagszuschlag kann den gesamten Feiertag (0 Uhr bis 24 Uhr) gezahlt werden. Daneben ist auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr noch von dieser Regelung eingeschlossen und kann mit 125 Prozent vergütet werden, wenn die Arbeit bereits am Feiertag begonnen wurde.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 10 Uhr abends bis 16 Uhr (6 Stunden).

Stundenlohn für 6 Stunden x 15 Euro = 90 Euro

Feiertagszuschlag für 6 Stunden x 15 Euro x 125 % = 112,50 Euro (steuer- und beitragsfrei)

Feiertagslohn an Christi Himmelfahrt – geht noch mehr?

Aber es kommt noch besser. Wenn an einem Feiertag nachts gearbeitet wird, darf zusätzlich zum Feiertagszuschlag noch der steuerfreie Nachtzuschlag obendrauf gerechnet werden. Für Nachtarbeit kann für die Zeit von 20 Uhr bis 24 Uhr und von 4 Uhr bis 6 Uhr ein Zuschlag von 25 Prozent steuerfrei gezahlt werden. Für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar ein Zuschlag von 40 Prozent.

Beispiel Abwandlung:

Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt auf einer Abendveranstaltung zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 18 Uhr abends bis 2 Uhr nachts (8 Stunden). Da er bereits am Feiertag die Arbeit aufgenommen hat, kann auch die Zeit von 0 Uhr bis 2 Uhr des Folgetages mit dem Feiertagszuschlag bezahlt werden. Zusätzlich erhält er auch noch einen Nachtzuschlag.

Stundenlohn für 8 Stunden x 15 Euro = 120 Euro (steuer- und beitragspflichtig

Feiertagszuschlag für 8 Stunden x 15 Euro x 125 % = 150 Euro (steuer- und beitragsfrei)

Nachtzuschlag für 4 Stunden x 15 Euro x 25 % = 15 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 20 Uhr bis 24 Uhr)

Nachtzuschlag für 2 Stunden x 15 Euro x 40 % = 12 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 0 Uhr bis 2 Uhr)

Der Arbeitnehmer erhält für diese Veranstaltung somit 297 Euro, wovon nur 120 steuer- und beitragspflichtig sind.

Arbeit an Feiertagen – was gilt?

Sonn- und Feiertagsarbeit ist grundsätzlich nicht erlaubt. Allerdings gelten zahlreiche Ausnahmen.

Das Arbeiten an einem Feiertag ist grundsätzlich verboten. Das gilt ebenso für Sonntagsarbeit. Allerdings sind zahlreiche Branchen von dieser Regelung ausgenommen, da ohne die Arbeitsleistung dieser Berufsgruppen das gesellschaftliche Leben zum Erliegen kommen würde. So dürfen Arbeitnehmer im medizinischen Bereich, der Feuerwehr oder in der Pflege natürlich arbeiten. Gleiches gilt für die Gastronomie.

Sonn- und Feiertagsarbeit

Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten (§ 9 ArbZG). Das bedeutet, die Arbeit liegt brach an Sonn- und Feiertagen.

Allerdings gibt es einige Ausnahmen, damit das gesellschaftliche Leben aufrechterhalten werden kann (§ 10 ArbZG). Dies gilt beispielsweise für die medizinische Versorgung, die Feuerwehr aber auch für die Gastronomie und Verkehrsbetriebe sowie die Landwirtschaft.

Daneben gibt es aber auch noch weitere Tätigkeiten, deren Durchführung an Sonn- und Feiertagen erlaubt ist. Das trifft beispielsweise auf das Reinigungspersonal in den oben genannten Bereiche zu, damit der Betrieb in den Einrichtungen aufrecht erhalten werden kann. Dies trifft aber auch auf EDV Spezialisten zu, die für die Aufrechterhaltung eines (dazugehörigen) Datennetzes zuständig sind.

In der Produktion darf ausnahmsweise ebenfalls an den Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden, wenn die infolge der Unterbrechung der Produktion der Arbeiten den Einsatz von mehr Arbeitnehmern als bei durchgehender Produktion erfordern.

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Arbeitnehmer, die an Sonn- und Feiertagen arbeiten, müssen einen Ersatzruhetag von ihrem Arbeitgeber innerhalb von acht Wochen erhalten. Ferner muss ein Arbeitnehmer mindestens an 15 Sonntagen im Jahr arbeitsfrei haben.

Feiertagszuschläge können gezahlt werden

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet einen Feiertagszuschlag zu zahlen. Es können sich solche Regelungen aber durch vertragliche Regelungen oder durch betriebliche Übung ergeben. Daher dürfte in den meisten Fällen ein solcher Sonntags – oder Feiertagszuschlag gezahlt werden.

Ein Sonntagszuschlag kann bis zu einer Höhe von 50 Prozent steuer- und beitragsfrei (auf den Grundlohn) gezahlt werden.

Feiertagszuschläge können innerhalb bestimmter Grenzen (Höchstsätze) steuer- und beitragsfrei an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Dies gilt, wenn die Feiertagsarbeit tatsächlich geleistet worden ist und 125 Prozent des Grundlohns an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr nicht übersteigt. Am 1.5.; 25.12. und 26.12. und 24.12. ab 14 Uhr sind es sogar 150 Prozent.

Ehegatten-Arbeitsverhältnis ist möglich

Die Beschäftigung von Ehegatten stellt besondere Anforderungen an das Lohnbüro – sowohl die Steuer als auch die Sozialversicherung haben besondere Regeln

Die Anstellung des Ehegatten oder Ehepartners ist möglich und rechtlich zulässig. Allerdings sollten bei der Beschäftigung von Ehegatten einige Besonderheiten beachtet werden. Genauer gesagt, die Kriterien sollten besonders streng beachtet werden.

Ehegattenarbeitsverhältnis ist zulässig

Zunächst ist festzustellen, dass die Anstellung des Ehepartners rechtlich zulässig ist. Konkret ist damit die Konstellation gemeint, dass ein Ehepartner als Arbeitgeber auftritt und der andere Ehepartner als Arbeitnehmer.

Beispiel:

Die Klaus Socke GmbH ist im Besitz von Klaus Socke. Er ist alleiniger Gesellschafter des Unternehmens. Zur Verstärkung seines Büroteams beginnt seine Ehefrau (Vera Socke) ab 1.4. bei ihm eine Anstellung. Sie ersetzt die bisherige Buchhalterin, die ab 1.5. in Rente gehen wird.

Es wird ein Arbeitsvertrag geschlossen. Frau Socke arbeitet als Buchhalterin für 4.000 Euro monatlich bei 40 Stunden je Woche. Sie erhält das Gehalt auf ein Konto ausgezahlt, es werden Steuern und Sozialabgaben gezahlt und sie hat Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Es handelt sich hier um ein Arbeitsverhältnis zwischen Ehegatten.

Allerdings haben Sozialversicherung und Steuerrecht einige Hürden für die Anstellung des Ehegatten eingebaut. Grundsätzlich sollte sich jeder Arbeitgeber bei der Anstellung des Ehepartners überlegen, ob es (von außen betrachtet) angebracht ist, seinen Ehepartner auf dieser Stelle zu beschäftigen. Neben der sozialversicherungsrechtlichen Betrachtung sollte auch die steuerliche Sicht nicht zu kurz kommen.

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Bereits aus dem Sachverhalt, dass eine Ehe (oder auch Lebenspartnerschaft) geschlossen worden ist, ergibt sich eine „Mitarbeitspflicht“. Danach „müssen“ sich Ehegatten im Grunde bei ihrer Arbeit unterstützen („sie tragen füreinander Verantwortung“ § 1353 BGB).

Das Sozialversicherungsrecht und das Steuerrecht gehen hier allerdings weiter. Nur unter bestimmten Voraussetzungen werden somit Ehegatten-Arbeitsverhältnisse anerkannt. Das bedeutet aber auch, dass nur unter erfüllten Bedingungen die „Folgen“ des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses anerkannt werden. Konkret kann dies im Bereich der Sozialversicherung die (erwünschte) Sozialversicherungspflicht sein oder im Steuerrecht die steuerliche Anerkennung der Einnahmen.

Anerkennung Ehegatten-Arbeitsverhältnis

Grundsätzlich gilt für die Gewährung von sozialversicherungsrechtlichen Leistungen und steuerlichen Vorteilen bei der Beschäftigung von Ehegatten, dass der Arbeitgeber hier stets die Vorschriften genau einhalten sollte. Denn eine nachträgliche Aberkennung kann teuer werden und gerade im Bereich der Sozialversicherung auch weitreichende Folgen haben im Bezug auf Krankenversicherungsschutz oder Rentenzeiten.

Wichtig für den Betrieb bei der Beschäftigung von Ehegatten ist stets, dass das Arbeitsverhältnis (aus Sicht eines Dritten) dem sogenannten Fremdvergleich standhält.

Das bedeutet, das Arbeitsverhältnis sollte nicht „zu außergewöhnlich“ gestaltet werden. Anders formuliert: Ein fremder Arbeitnehmer müsste ebenfalls zu den Bedingungen arbeiten, wie dies der Ehegatte macht.

Das gilt zu beiden Seiten. Es dürfen dem Arbeitnehmer also nicht mehr Vorzüge als den anderen (fremden) Arbeitskräften eingeräumt werden, es dürfen aber auch nicht zu viele Nachteile auf den Arbeitnehmer abgeladen werden, die eine fremde Arbeitskraft nicht akzeptieren würde.

Wichtig: Der Ehegatten-Arbeitsvertrag sollte ausführlich schriftlich aufgesetzt sein, um ein Beweismittel zur Hand zu haben.

Ehegatten-Beschäftigung Sozialversicherung

Aus Sicht der Sozialversicherung, ist ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis des Ehegatten gegeben, wenn

der mitarbeitende Familienangehörige in den Betrieb eingegliedert ist,
er dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt (bei Verwandten kann das Weisungsrecht abgeschwächt sein),
das Entgelt einen angemessenen Gegenwert für seine Arbeit darstellt und über einen freien Unterhalt oder eine Anerkennung für Gefälligkeiten hinausgeht,
das Entgelt dem Angehörigen zur freien Verfügung ausgezahlt wird,
die steuerliche und buchhalterische Behandlung des Entgelts für ein solches spricht, wie die Abführung von Lohnsteuer, Verbuchung als Betriebsausgabe,
anstelle des Angehörigen eine fremde Arbeitskraft beschäftigt werden müsste.

Das heißt für die Praxis:

Die Eingliederung in den betrieb bedeutet letztlich, dass der Ehegatte in den Betriebsablauf integriert ist und eine (echte) Arbeitsstelle besetzt.
Der Ehegatte den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen ist.
Der beschäftigte Ehegatte eine angemessene Vergütung (wie eine fremde Arbeitskraft) erhält.
Das Entgelt nicht zweckgebunden ist.
Das Entgelt des Ehegatten-Arbeitnehmers versteuert wird, Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden und dieses buchhalterisch erfasst wird.
Ferner muss der Ehegatte anstelle einer fremden Arbeitskraft eingesetzt werden. Also würde der Ehegatte nicht arbeiten, müsste anstelle dessen eine fremde Arbeitskraft eingestellt werden.

Ferner ist bei Ehegatten in einer abhängigen Beschäftigung zu beachten, ob sie Mitunternehmer sind, also Gesellschaftsanteile am Unternehmen haben und so (quasi) auch Arbeitgeber.

Es empfiehlt sich daher stets ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung VOR der Aufnahme der Beschäftigung durchzuführen.

Ehegatten-Beschäftigung – Steuer

Aus steuerlicher Sicht muss ein Ehegattenarbeitsverhältnis dem Fremdvergleich standhalten. Also das Arbeitsverhältnis muss so gestaltet sein, dass es auch „unter Fremden“ geschlossen werden würde.

In der Praxis ist häufig die Vergütungshöhe ein Streitpunkt bei Finanzamtsprüfungen. Hilfreich ist daher einen Fremdvergleich zur Hand zu haben. Dies kann beispielsweise der Tarifvertrag aus der Branche sein oder das Gehalt eines vergleichbaren Arbeitnehmers.

Ferner sollten die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, um nachweisen zu können, dass die Arbeitszeiten „wie vereinbart“ abgeleistet worden sind.

Daneben sollte das Gehalt auf ein eigenes Ehegatten-Arbeitnehmer-Bankkonto gezahlt werden. Dies sollte kein gemeinsames Konto von den Ehepartnern sein.

Info: Für Ehegatten in landwirtschaftlichen Betrieben gelten besondere Regelungen!

Arbeitszeitaufzeichnungen sind Pflicht

Mit einer BAG-Entscheidung ist dem Arbeitsministerium Arbeit abgenommen worden. Arbeitszeitdokumentationen sind ab sofort Pflicht.

Arbeitgeber sollten schnellstmöglich eine Möglichkeit der Zeiterfassung in ihren Betrieben implementieren. Denn eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sorgt hier für Handlungsbedarf. Denn die Entscheidung ersetzt nun quasi eine gesetzliche Regelung, die der Gesetzgeber seit Jahren vernachlässigt hat.

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sieht ab sofort die Arbeitgeber in der Pflicht ein System zu schaffen, damit die Arbeitszeiten erfasst werden können. Die Form ist dabei aber nicht vorgegeben. Das heißt, es kann ein elektronisches Zeiterfassungssystem sein, aber auch handschriftliche Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Gemeint sind damit die tatsächlichen Arbeitszeiten. Es genügt also nicht, die Arbeitszeit(vorgaben) im Arbeitsvertrag festzuschreiben. Vielmehr geht der Weg zu einer Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit. Die gute alte Stechuhr ist also zurück. Nachdem in den letzten Corona-Jahren und dem zunehmenden Aufkommen von Heimarbeit viele Betriebe die Arbeitszeit eher lax gehandhabt haben und oftmals bei Tätigkeiten außerhalb des Betriebs Vertrauensarbeitszeit zugelassen haben, ändern sich nun die Zeiten wieder. Es gilt nun, dass die Arbeitszeiten streng aufgezeichnet werden müssen.

Der Arbeitgeber kann dabei die Aufzeichnungspflichten auf den Arbeitnehmer abwälzen, zum Beispiel im Arbeitsvertrag den Arbeitnehmer zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichten.

Kommt der Arbeitnehmer dann seiner Arbeitszeitaufzeichnungspflicht nicht nach, verstößt er gegen seine „Arbeitnehmerpflichten“ und es kann eine Abmahnung drohen.

Arbeitszeiterfassung

Für die Betriebe stellt sich nun die Frage, was zu tun ist. Zunächst sollte geprüft werden, ob die Arbeitszeiten im Betrieb schon erfasst werden. Vielfach dürfte dies der Fall sein. Insbesondere bei Minijobbern besteht diese Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung schon seit Jahren durch die Einführung des Mindestlohngesetzes im Jahr 2015. Daher dürfte es vielfach schon Aufzeichnungen der Arbeitszeiten geben. Auch bei Arbeitnehmern, die nach Stunden bezahlt werden (Stundenlöhner), dürften über Arbeitszeitaufzeichnungen verfügen, da danach abgerechnet wird. Fraglich ist daher oft, wie bei Angestellten, zum Beispiel im Büro, die Arbeitszeiten bislang dokumentiert worden sind. Falls hier keine Aufzeichnungen erstellt worden sind, sollte hier eine Zeiterfassung eingeführt werden.

Ob dies immer zwingend ein elektronisches Zeiterfassungssystem sein muss, ist sicher zu klären. Hier dürften auch finanzielle Gründe eine große Rolle spielen. Denn Zeiterfassungssysteme können teuer sein. Alternativ bietet sich hier die Aufzeichnung auf Papier (oder in einer Exceltabelle) an.

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Daneben stellt sich in vielen Betrieben auch noch die Frage, wie bei Führungskräften zu verfahren ist, die bislang keine Aufzeichnungen der Arbeitszeiten führten. Auch diese sollten nach der BAG-Entscheidung in die Zeiterfassung aufgenommen werden, um auf Nummer sicher zu gehen.

Die BAG-Entscheidung im Wortlaut finden Sie hier

Wichtiger Artikel-Tipp: Aktuelles zur Arbeitszeiterfassung – Eckpunktepapier

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt 2023

Ab 2023 hält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einzug in die Praxis. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt.

Ab 1.1.2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend eingeführt werden. Ursprünglich sollte dies schon vorher passieren, doch nicht alle Beteiligten an dem Verfahren konnten die Vorgaben fristgerecht umsetzen. Doch zum 1.1.2023 soll das eAU-Verfahren nun starten.

Für Sie im Lohnbüro bedeutet dies, dass Sie bereits jetzt die Prozesse der Krankmeldungen in Ihrem Betrieb beobachten sollten, um dann ab dem neuen Jahr auf die Umstellung reagieren zu können. Denn das elektronische Verfahren wirbelt die bisherige Krankmeldepraxis ordentlich durcheinander.

eAU-Verfahren erfordert neuen Krankmeldeprozess

In den Unternehmen wird das eAU-Verfahren für eine Umstellung der Prozesse sorgen. Denn durch die Einführung des elektronischen Verfahrens ändert sich die Rolle der Lohnabrechnung deutlich. Künftig muss nämlich das Lohnbüro über das Lohnprogramm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch anfordern (anfragen). Ohne diese Anfrage wird es künftig (fast) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mehr geben. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei privatkrankenversicherten Arbeitnehmern, gibt es künftig noch die Papierbescheinigung.

Krankmeldeprozess eines Arbeitnehmers bis 2022

Bislang teilte ein Arbeitnehmer eine krankheitsbedingte Abwesenheit in der Regel telefonisch zum Arbeitsbeginn (oder vorher) mit. Hier meldete sich der Arbeitnehmer im Betrieb (beim Vorgesetzten) und gab seine „Krankmeldung“ ab. Häufig mit der Information „bin krank, gehe jetzt zum Arzt und melde mich dann“.

Nachdem der Arbeitnehmer beim Arzt war, schickte er die Papier-AU-Bescheinigung per Post (oder vorab per Email oder WhatsApp) an den Betrieb. Damit wurde der ärztliche Nachweis geführt, dass der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Tag (voraussichtlich) arbeitsunfähig ist.

Die Papier-AU-Bescheinigung ist dann einige Tage später per Post (oder persönlicher Abgabe durch den Beschäftigten, wenn er wieder gesund war) zum Lohnbüro gelangt. Dort wurde dann mit der nächsten Entgeltabrechnung die Abwesenheit erfasst und (wenn möglich) der U1-Antrag gestellt. Die Papier-AU-Bescheinigung wurde dann anschließend in der Personalakte oder einem „Fehlzeiten-Ordner“ abgelegt.

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Anmerkung: So oder ähnlich dürfte der Krankmeldeprozess in den meisten Betrieben bislang organsiert sein. Entscheidender Unterschied zum elektronischen Verfahren ist, dass das Lohnbüro im bisherigen Prozess erst sehr spät von der Arbeitsunfähigkeit erfahren hat. Dies muss ab 2023 geändert werden. Denn nur so, kann der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit überhaupt geführt werden.

Krankmeldeprozess des Arbeitnehmers ab 2023

Künftig entfällt die Papierbescheinigung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer (also rund 90 Prozent). Der ärztliche Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt dann nicht mehr durch eine Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern muss künftig vom Betrieb über die Lohnsoftware bei den Krankenkassen angefordert werden. Alternativ kann dies (theoretisch) auch über ein Zeiterfassungssystem erfolgen oder (kostenpflichtig) beim Steuerberater.

Um an den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu gelangen, stellt das Lohnbüro über die Lohnsoftware eine „eAU-Anfrage“ an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch für Minijobber, die zur Minijob-Zentrale gemeldet werden. Daher sollten Sie bereits in der Vergangenheit die Krankenkasse der Minijobber in Lohnabzug hinterlegen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, holen Sie dies bitte zeitnah nach.

Künftig benötigen Sie für die eAU-Anfrage das AU-Beginndatum des Arbeitnehmers. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Lohnbüro diese Daten zeitnah erhalten, um die Anfrage auch stellen zu können. In der Regel dürfte dies der Beginn der Abwesenheit sein. Allerdings müssen nicht alle Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag bereits ein ärztliches Attest vorlegen, so dass der ärztliche AU-Beginn durchaus auch vom ersten betrieblichen Fehltag abweicht.

Es gilt nun, einen Krankmeldeprozess zu entwickeln, der das Lohnbüro möglichst schnell mit der Krankmeldung versorgt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Information der krankheitsbedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers schnellstmöglich zum Lohnbüro gelangt. Denn nur so ist es künftig möglich, die eAU-Anfragen zeitnah zu stellen.

Eine Möglichkeit kann sein, dass Krankmeldungen dem Lohnbüro (zum Beispiel per Email) umgehend mitgeteilt werden. Eventuell macht auch ein Laufzettel Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter einen Emailzugang haben.

Dieser Laufzettel sollte dann neben dem Namen des Arbeitnehmers auch den Beginn der betrieblichen Abwesenheit sowie den Tag der ärztlichen Feststellung enthalten. So kann dann im Lohnbüro die eAU-Anfrage gestellt werden.

Der Prozess stellt sich dann vereinfacht wie folgt dar:

Erkrankter Arbeitnehmer teilt Vorgesetztem AU-Zeitraum und Beginn mit
Vorgesetzter meldet an Lohnbüro – Arbeitnehmer AU-Zeitraum und Beginn
Lohnbüro stellt eAU-Anfrage.

Die eAU-Anfrage des Betriebs bei der Krankenkasse kann aber nur beantwortet werden, wenn der Arbeitnehmer auch bei der Kasse versichert ist. Dies sollte allerdings in der Praxis regelmäßig korrekt sein. Außer der Arbeitnehmer hat eine falsche Krankenkasse angegeben bzw. kürzlich seine Krankenkasse gewechselt und dies dem Lohnbüro noch nicht mitgeteilt. Dies dürften in der Praxis aber absolute Ausnahmen sein.

Die Krankenkasse kann die eAU-Anfrage ebenfalls nicht beantworten, wenn ihr selbst (noch) keine Krankmeldung des Arztes oder des Krankenhauses vorliegt. Derzeit sind zwar schon zahlreiche Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser an das Verfahren angebunden, aber auch noch nicht alle. Das bedeutet, dass die Ärzte aktuell noch nicht flächendeckend die AU-Bescheinigungen elektronisch melden. Dies sollte sich in den nächsten Monaten jedoch bessern, so dass Sie dann stets eine eAU erhalten.

Sofern Sie keine Antwort von der Krankenkasse auf Ihre eAU-Anfrage erhalten, sollten Sie nach 14 Tagen eine erneute Anfrage auf den Weg bringen (alternativ direkt bei der Kasse anfragen).

Kann keine eAU empfangen werden, fehlt künftig der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit. Hier sollten Sie dann den betroffenen Arbeitnehmer direkt um eine „Papier-Bescheinigung“ bitten. Diese müsste ihm vom Arzt ausgehändigt worden sein.

eAU-Verfahren ist umständlich

Das neue eAU-Verfahren wird insbesondere zum Beginn 2023 in vielen Betrieben für Chaos sorgen, da die Prozesse sich erst noch einspielen müssen. Auch darf man gespannt sein, ob tatsächlich alle Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser das eAU-Verfahren schon umgesetzt haben- Anfang Dezember 2022 waren immer noch einige Ärzte nicht am Verfahren beteiligt bzw. haben keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereitgestellt, die vom Betrieb abgeholt werden konnten.

Ein weiterer Punkt, der für Unverständnis bei den Betrieben sorgt, ist das komplizierte und zeitaufwendige Anfrageverfahren für jeden Arbeitnehmer einzeln bei den Krankenkassen. Eleganter wäre sich ein Abfrageverfahren für den ganzen Betrieb. Stattdessen ist für jeden Arbeitnehmer bei jeder Krankenkasse eine eigene Anfrage zu stellen. Einfacher wäre eine Lieferung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber. Doch hier sind Datenschutzgründe seitens der stattlichen Stellen angeführt worden, um einer solchen Servicelieferung entgegenzustehen.

Stopp der Lohnfortzahlung für Ungeimpfte

Spätestens ab 1.11.2021 sollen deutschlandweit keine Entschädigungsleistungen nach dem Infektionsschutzgesetz mehr für Ungeimpfte gezahlt werden, die als Kontaktpersonen oder Reiserückkehrer in Quarantäne müssen und zuvor die Möglichkeit einer Impfung hatten. Das haben die Mitglieder der Gesundheitsministerkonferenz (GMK) beschlossen. Unterstützung erhält der Beschluss durch das Bundesministerium für Gesundheit (BMG).

Für Arbeitnehmer, die unter Quarantäne gestellt werden, gilt im Grunde ein Verbot den Arbeitsplatz aufzusuchen. Denn aufgrund des Verdachts auf eine Corona-Infektion werden diese Personen abgesondert (bzw. unter behördlich angeordnete Quarantäne gestellt). Das bedeutet für Arbeitnehmer, die ihre Arbeitsleistung nur am (betrieblichen) Arbeitsplatz erbringen können, dass sie an der Arbeit gehindert werden. Schließlich können sie wegen der Quarantäne das Haus nicht verlassen.

Grundsätzlich erhalten die Arbeitnehmer, wenn sie unter Quarantäne gestellt worden sind und daher nicht arbeiten können, den Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 56 IfSG) erstattet. Doch genau das soll sich laut Beschluss der Gesundheitsministerkonferenz ändern.

Bereits vor geraumer Zeit hatte der Gesetzgeber eine Regelung im Infektionsschutzgesetz eingeführt, wonach der Entschädigungsanspruch bei Quarantäne entfällt, wenn eine Impfung möglich ist. Dies ist durch eine Impfung gegen Covid-19 möglich. Demnach hat sich jetzt die Gesundheitsministerkonferenz dazu entschieden, einheitlich in allen Bundesländern, ungeimpften Arbeitnehmer, die ab November 2021 in Quarantäne müssen und nicht arbeiten können, den Entschädigungsanspruch nach dem Infektionsschutzgesetz zu versagen.

„Ausdrücklich sehe das IfSG jedoch von der Gewährung einer Entschädigungsleistung ab, heißt es im Beschluss der GMK, wenn das Tätigkeitsverbot oder die Quarantäneanordnung durch Inanspruchnahme einer öffentlich empfohlenen Schutzimpfung oder anderen Maßnahme der spezifischen Prophylaxe hätte vermieden werden können. Entsprechende Angebote seien nunmehr verfügbar.“

Für Sie bei der Entgeltabrechnung bedeutet dies nunmehr, dass Sie bei Arbeitnehmern, die unter Quarantäne gestellt werden und nicht arbeiten können, den Impfstatus abfragen müssen. Denn nur so können Sie sicher sein, dass Sie die verauslagten Entschädigungsleistungen auch erstattet bekommen.

Ob und inwieweit dies arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich zulässig ist, werden sicher die Gerichte klären. Aktuell wollen die Gesundheitsminister der Länder jedoch dieses Vorgehen durchsetzen.

Daher beachten Sie künftig folgende Konstellationen bei Quarantänefällen in Ihrem Betrieb bzw. bei der Entgeltabrechnung:

Arbeitnehmer befindet sich in behördlich angeordneter Quarantäne und kann (mobil/Homeoffice) arbeiten. Der Arbeitnehmer erhält sein normales Entgelt weiter.

Arbeitnehmer befindet sich in behördlich angeordneter Quarantäne und kann nicht (mobil/Homeoffice) arbeiten. Als Arbeitgeber erstatten Sie dem Arbeitnehmer dem Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz und beantragen die Erstattung der fortgezahlten Sozialversicherungsbeiträge.

Erhalten Sie die Entschädigungsleistung, so ist alles in Ordnung.

Problematisch wird es aber in dem anderen Fall: Erhalten Sie keine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz (Verweigerung der Entschädigungsleistung bei Ungeimpften), müssen Sie entscheiden, ob Sie die gezahlte Entschädigung vom Arbeitnehmer zurückfordern oder nicht. Fordern Sie diese zurück, so sprechen Sie auch mit der zuständigen Krankenkasse, damit die zu Unrecht gezahlten Beiträge ebenfalls erstattet werden.