Arbeitgeber erhalten in bestimmten Fällen die geleistete Entgeltfortzahlung bei Krankheit der Arbeitnehmer zum Teil erstattet. Ähnliches gilt bei der Auszahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld oder bei Beschäftigungsverboten aufgrund einer Schwangerschaft (Mutterschaft). Auch hier erhalten Arbeitgeber eine Erstattung aus den Umlagekassen U1 und U2.
Diese Umlagekassen werden von den Krankenkassen verwaltet. Die Krankenkassen legen für die angeschlossenen Umlagekassen auch die Beitragssätze (Umlagesätze fest). Es gibt auf der einen Seiten die U1-Umlagekasse, welche für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall der Arbeitnehmer zuständig ist. Allerdings gilt dies nur für Klein- und Mittelbetriebe mit bis zu 30 anrechenbaren Arbeitnehmern.
Größere Betriebe kommen nicht in den Genuss der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen und müssen diese Kosten allein schultern. Das heißt, die U1-Umlagekasse entlastet kleine und mittlere Unternehmen bei der Entgeltfortzahlung für Arbeitnehmer im Krankheitsfall. Die U1-Umlagekasse erstattet dabei einen Teil der Aufwendungen in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Bruttoentgelts. So tragen die U1-pflichtigen Betriebe nur einen Teil der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall.
Inzwischen ist es Usus, dass die Krankenkassen verschiedene U1-Umlagesätze anbieten. Teilweise können Arbeitgeber hier bis zu vier Varianten wählen. Es gilt dabei der Grundsatz, je höher der Beitrag, desto höher die Erstattung.
Das U2-Verfahren erstattet die Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen von Mutterschaft. Konkret ist dies der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das fortzuzahlende Entgelt während eines Beschäftigungsverbots (aufgrund der Mutterschaft).
Die Betriebe erhalten die Erstattungen, wenn sie einen elektronischen Erstattungsantrag bei den Krankenkassen einreichen. Konkret senden die Betriebe aus der Lohnsoftware einen Erstattungsantrag nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) an die Annahmestellen der Krankenkassen, die dann die Anträge an die jeweiligen Krankenkassen bzw. Landesverbände der Kassen weiterleiten, wo die Anträge dann inhaltlich bearbeitet werden.
Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge
Eine wichtige Voraussetzung für die Abgabe der AAG-Erstattungsanträge ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm und ein gültiges ITSG-Zertifikat des Nutzers (Anwenders). Darüber hinaus sind im Lohnbüro jedoch noch weitere Voraussetzungen vor dem Versand der AAG-Anträge zu beachten:
Es muss bereits das Entgelt abgerechnet und gezahlt sein, wenn der Antrag versendet wird.
Sofern es erforderlich ist, sollte eine ärztliche Bescheinigung für den Erstattungszeitraum vorliegen.
Der Beschäftigte (für den der Antrag gestellt wird) darf nicht vom AAG-Verfahren ausgeschlossen sein.
Bei Anträgen für ein Beschäftigungsverbot darf kein vorrangiger Anspruch auf Erstattung aufgrund von Arbeitsunfähigkeit bestehen.
Bei Anträgen auf Erstattung für ein Beschäftigungsverbot muss geprüft werden, ob eine Umgestaltung der Arbeitsbedingungen oder ein Arbeitsplatzwechsel im Betrieb zur Weiterbeschäftigung möglich ist.
Es darf für den Erstattungszeitraum kein Antrag auf Kurzarbeitergeld für den Beschäftigten gestellt sein.
Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, darf ein AAG-Erstattungsantrag gestellt werden.
Die Beitragssätze zur Krankenversicherung steigen und teilweise auch die Umlagebeiträge. Dies macht die Umlagekassen zu echten Kostentreibern. Welche Möglichkeiten haben Betriebe die Beiträge zu den Umlagekassen zu reduzieren?
Beitragssätze steigen – U1-Umlage
Die Beitragssätze zu den Umlagekassen U1 und U2 sind bereits im Jahr 2020 bei vielen Kassen angehoben worden. So haben viele BKK bereits zum 1.9.2020 die Umlagesätze ziemlich angezogen. Hier hat sich besonders der BKK Landesverband Mitte mit seinen vielen Mitgliedskassen hervorgetan.
Aber auch andere Kassen, wie beispielsweise die Techniker Kasse oder einige AOKen stehender Umlagesatzerhöhung in nichts nach. Zum 1.1.2021 liegen viele Krankenkassen in einem Bereich von 3,5 bis über 4 Prozent in der höchsten U1 Erstattungsvariante.
Betriebe, die nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen sind umlagepflichtig zur U1-Ausgleichskasse. Das bedeutet, sie erhalte die Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit der Arbeitnehmer teilweise erstattet. Dafür müssen die Arbeitgeber einen bestimmten Beitrag in Abhängigkeit des beitragspflichtigen Entgelts im Rahmen der Lohnabrechnung an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers zahlen. Dabei haben die Betriebe die Möglichkeit zwischen verschiedenen Erstattungssätzen zu wählen. Diese Wahl kann jedoch nur einmal jährlich getroffen werden. Daher ist der Januar eines Kalenderjahres der Wahlmonat.
U1-Umlagekasse: Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit
Betriebe, die U1-umlagepflichtig sind, erhalten die fortgezahlten Entgeltbeträge teilweise durch die U1-Umlagekasse auf Antrag (U1-Erstattungsantrag) von der Krankenkasse des Arbeitnehmers ersetzt. Hierzu ist bei jeder Krankenkasse eine Umlagekasse eingerichtet. Ausgenommen davon sind die landwirtschaftlichen Krankenkassen, hier kann der Arbeitgeber eine andere Umlagekasse wählen.
Es gilt bei den verschiedenen Erstattungsvarianten der Grundsatz, je höher der Umlagebeitrag, desto höher die Erstattung. Die meisten Krankenkassen bieten hierzu mindestens zwei unterschiedliche U1-Umlagevarianten an. Derzeit gibt es aber auch Krankenkassen, zum Beispiel die DAK, die bis zu vier Varianten zur Auswahl stellt.
Höhe der Erstattungen
Erstattet wird grundsätzlich ein Prozentsatz (Erstattungssatz) des fortgezahlten Entgelts bei Arbeitsunfähigkeit.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer verdient im Monat 3.000 Euro und ist den kompletten Monat arbeitsunfähig. Sein Arbeitgeber hat bei seiner Umlagekasse eine Erstattung von 70 Prozent abgeschlossen. Hierfür zahlt der Arbeitgeber monatlich 3,5 Prozent (Umlagesatz) an Umlagebeitrag zur U1.
Für den Monat der Arbeitsunfähigkeit kann der Arbeitgeber nun im Rahmen des AAG-Erstattungsverfahrens (AAG = Aufwendungsausgleichsgesetz) einen U1-Erstattungsantrag bei der Krankenkasse einreichen, wenn das Entgelt für den Monat abgerechnet und ausgezahlt wurde (also im Nachgang).
Was wird erstattet – U1-Umlagekasse?
Bei der Höhe der Erstattung verhält es sich bei den meisten Kassen in derart, dass es eine pauschale Erstattung auf das fortgezahlte Bruttoentgelt gibt (im Beispiel 3.000 Euro) und damit alles abgegolten ist.
Für den Betrieb belaufen sich die tatsächlichen Lohnkosten aber wesentlich höher. Denn neben dem Arbeitsentgelt, muss der Betrieb ja auch noch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung auf das Bruttoarbeitsentgelt zahlen. Diese belaufen sich auf rund 20 Prozent. Hier erfolgt aber bei den meisten Kassen keine extra Erstattung. Vielmehr sind die Beitragsanteile des Arbeitgebers auf das Bruttoentgelt in aller Regel durch die prozentuale Pauschale abgegolten. Die Arbeitgeberbeiträge werden also nicht zusätzlich erstattet.
Begrenzung der Beitragserstattung auf BBG
Daneben haben mittlerweile fast alle Krankenkassen die U1 Erstattung auf die Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung begrenzt. Dies bedeutet, selbst wenn ein höheres Entgelt fortgezahlt wurde, erhält der Betrieb nur die Erstattung in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer (alte Bundesländer) ist den kompletten Januar 2021 arbeitsunfähig. Er verdient 8.000 Euro im Monat.
Der Arbeitnehmer erhält für den Januar 2021 natürlich 8.000 Euro Entgeltfortzahlung mit seiner Lohnabrechnung. Für die U1-Erstattung (Erstattungssatz 70 Prozent) hat seine Krankenkasse jedoch den erstattungsfähigen Betrag auf die BBG RV begrenzt.
Der Arbeitgeber erhält aus der U1 Umlagekasse 4.970 Euro (= 7.100 Euro x 70 Prozent) erstattet.
Der Arbeitgeber muss für den Krankheitszeitraum auch die Lohnnebenkosten voll weitertragen, so dass hier insgesamt Lohnkosten von rund 9.800 Euro für den Monat aufgewendet werden müssen. Die U1-Erstattung liegt tatsächlich also nur bei knapp 50 Prozent, obwohl eine 70 Prozent-Erstattung abgeschlossen wurde.
Welche U1-Umlage-Variante wählen?
Problematisch bei der Einschätzung der richtigen U1-Umlagevariante ist stets, dass es sich um eine Wahl für das kommende Kalenderjahr handelt, also im Januar 2021 wird die U1 Erstattungsvariante für das komplette Kalenderjahr 2021 gewählt. Von daher kann der Betrieb nur abschätzen, welche Variante sinnvoll ist. Sind die Arbeitnehmer, die bei dieser Kasse versichert sind, erfahrungsgemäß häufiger krank, bietet sich sicher die höchste Erstattungsvariante (auch die teuerste) an. In der Praxis erweist es sich nämlich oft als sinnvoll, wenn bei häufigen Erstattungszeiträumen, ein höherer Erstattungsbetrag erzielt wird. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie und der staatlichen Entscheidungen sollten Sie ebenfalls in Ihre Überlegungen einbeziehen. So haben sich beispielsweise im Frühjahr 2020 zahlreiche Eltern krankgemeldet, wenn sie die Kinder betreuen mussten, weil KITAs oder Schulen geschlossen waren.
Daneben ist durch die telefonische Krankschreibung bei Erkältungskrankheiten ein Anstieg zu verzeichnen gewesen. Ein Anstieg der U1-Erstattungsfälle ist demnach nicht unwahrscheinlich.
U1-Variante – Wahlmöglichkeit
Die Erstattungsvariante in der U1 kann in aller Regel bis zur Abrechnung Januar eines Kalenderjahres gewählt werden. Hier ist aber auch darauf zu achten, ob die Kassen eine bestimmte Frist in ihren Satzungen vermerkt haben. Es lohnt sich hier einmal nachzusehen oder zu fragen.
Eine spätere Änderung der U1 Variante (ab Februar) ist regelmäßig nicht mehr möglich und es muss dann auf das nächste Kalenderjahr gewartet werden.
Die Anpassung sollten Sie schriftlich (und rechtzeitig) bei der Kasse einreichen. Beachten Sie, dass die Krankenkassen Ihre Mitarbeiter häufig im Home-Office beschäftigen und es derzeit zu längeren Bearbeitungszeiten kommen kann. Wechseln Sie also rechtzeitig.
Anmerkung: Dieser Artikel stammt aus dem Januar 2020 und ist aktualisiert worden.
