Der Beitragsnachweis dient dazu gegenüber der jeweiligen Einzugsstelle die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge nachzuweisen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet diese Beiträge zu berechnen und online an die jeweilige Einzugsstelle (Krankenkasse) zu übermittelt. Der Arbeitgeber ist auch Beitragsschuldner und somit auch für die rechtzeitige Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.
Inhalt Beitragsnachweis 2020
Der Beitragsnachweis enthält die Beiträge aller bei der Einzugsstelle (Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale) abgerechneten Arbeitnehmer. Es erfolgt dabei eine Unterteilung nach verschiedenen Beitragsgruppen, die sich auf die Höhe und Tragung der Sozialversicherungsbeiträge auswirken.
Daneben enthält der Beitragsnachweis auch die arbeitgeberfinanzierten Beiträge zu den Umlagekassen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage. Für Minijobber gibt es noch eine weitere Besonderheit. Die Beiträge für Minijobber werden stets an die Minijob-Zentrale abgeführt, unabhängig ob bzw. wo die Minijobber versichert sind. Der Beitragsnachweis zur Minijob-Zentrale enthält zusätzlich auch noch die Angaben zur 2 prozentigen Pauschsteuer, die nicht an das Finanzamt, sondern die Minijob-Zentrale abgeführt wird.
Weitere Informationen zur Beitragsfälligkeit finden Sie hier
Beitragsnachweis 2020 – vorgezogene Fälligkeit
Seit einigen Jahren gilt für die Ermittlung der Beitragsschuld nicht die tatsächlichen Beiträge zu berechnen, sondern es ist eine „voraussichtliche Beitragsschuld“ zu ermitteln. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass die Beiträge zur Sozialversicherung nicht mehr nach der Auszahlung der Löhne und Gehälter ermittelt wird, sondern bereits im laufenden Monat. Da sich gerade bei Arbeitnehmern mit variablen Entgelten, zum Beispiel Stundenlöhner, nach der Übermittlung des Beitragsnachweises noch Änderungen ergeben können, müssen Sie im Lohnbüro für den laufenden Monat eine „voraussichtliche Beitragsschuld“ berechnen. Dies erfolgt im Rahmen der Lohnabrechnung in aller Regel durch einen (ersten/vorläufigen) Abrechnungslauf (auch vorläufige Abrechnung oder Schätzabrechnung).
Beitragsänderungen, die sich für den laufenden Monat ergeben, welche aber im Beitragsnachweis für den Monat nicht berücksichtigt worden sind, werden als Beitragssolldifferenz aus dem Vormonat im Beitragsnachweis des Folgemonats einbezogen.
Beispiel:
Im Abrechnungsmonat August wurde eine voraussichtliche Beitragsschuld von 5.000 Euro im Beitragsnachweis gemeldet. Aufgrund von Mehrarbeit ergibt sich jedoch bei der (echten) Entgeltabrechnung eine tatsächliche Beitragsschuld für den Monat von 5.800 Euro.
Durch die vorgezogene Übermittlung des Beitragsnachweises entsteht im August eine Differenz von 800 Euro zwischen „gemeldeter voraussichtlicher Beitragsschuld“ und tatsächlicher Beitragsschuld. Diese Beitragssolldifferenz wird im Abrechnungsmonat September berücksichtigt. Der September-Beitragsnachweis enthält dann neben der voraussichtlichen Beitragsschuld für den September zusätzlich die Beitragssolldifferenz des Augusts in Höhe von 800 Euro.
Beitragsnachweis 2020 – Vereinfachungsregelung
Da sich die tatsächlichen Beiträge vielfach nicht zum Zeitpunkt der Abgabefrist des Beitragsnachweises ermitteln lassen, existiert eine Vereinfachungsregelung. Danach kann für die Übermittlung des Beitragsnachweises auf die Werte des Vormonats zurückgegriffen werden und diese (aus Vereinfachungsgründen) übermittelt werden.
Sofern Sie diese Vereinfachungsregelung anwenden wollen, ist zu beachten, dass etwaige Einmalzahlungen, die im Vormonat angefallen sind, nicht berücksichtigt werden.
In der Praxis verfahren jedoch viele Betriebe so, dass sie einfach zwei Abrechnungsläufe für den Abrechnungsmonat durchführen, wenn sie variable Entgelte abrechnen. Betriebe, die feste Entgelte zahlen (Festlohn), verfahren häufig in der Form, dass sie die Abrechnung für die Entgelte einfach vorverlegt haben und die Abrechnung nicht zum Fälligkeitstermin der Löhne und Gehälter durchführen, sondern früher, zum Zeitpunkt der Abgabe des Beitragsnachweises.
Elektronische Übermittlung des Beitragsnachweises 2020
Der Beitragsnachweis muss elektronisch (maschinell) an die Einzugsstelle übermittelt werden. Dies erfolgt in der Regel durch die betriebliche Lohnsoftware, einen Steuerberater oder via sv.net.
Die elektronische Übermittlung ist (seit 2006) vorgeschrieben, so dass der Betrieb diesen Übermittlungsweg wählen muss. Die Lohnsoftwareprodukte bieten diese maschinelle Übermittlung natürlich an, so dass dies nicht durch einen Steuerberater erfolgen muss. Auch kann die Lohnabrechnung natürlich im Betrieb selbst erfolgen und braucht daher nicht über einen Steuerberater laufen, der hierfür monatliche Gebühren verlangt.
Sonderfall: Null-Beitragsnachweis 2020
Fallen (ausnahmsweise) in einem Abrechnungsmonat keine Sozialversicherungsbeiträge an, ist ein Null-Beitragsnachweis zu übermitteln.
Sonderfall: Dauer-Beitragsnachweis 2020
Ein weiterer Sonderfall kann vorliegen, wenn die Beiträge an eine Einzugsstelle stets in gleicher Höhe zu zahlen sind. In diesem Fall kann ein Dauer-Beitragsnachweis erstellt werden (Kennzeichen im Beitragsnachweis-Datensatz), so dass die Einzugsstelle dann stets von der gleichen Beitragshöhe ausgeht.
Dauer-Beitragsnachweise verlieren zunehmend an Bedeutung, da sich durch die maschinelle Lohnabrechnung der Aufwand zur Beitragsnachweiserstellung deutlich reduziert hat. Außerdem werfen Dauer-Beitragsnachweise auch einige Probleme auf, da sie stets angepasst werden müssen, wenn sich Änderungen ergeben. Da diese Anpassungen oftmals „untergehen“ führt dies nachträglich zu einem erhöhten Korrekturaufwand.
Korrekturen und Beitragsnachweis 2020
Ebenfalls interessant sind Abrechnungskorrekturen, die immer wieder in der Lohnabrechnung vorkommen. Diese haben keine Auswirkungen auf bereits versendet Beitragsnachweise, sondern werden im laufenden Abrechnungsmonat verrechnet und auch in diesem Beitragsnachweis an die Einzugsstelle übermittelt.
Beispiel:
Einem Arbeitnehmer wurde im Monat Juli 2020 versehentlich 100 Euro zu wenig Entgelt ausgezahlt. Es erfolgt eine Korrektur der Juli-Abrechnung im August.
Die Korrekturen werden mit der Entgeltabrechnung im August ausgezahlt, Gleiches gilt für die (hier) Nachzahlung der Beiträge, die zwar für den Juli entstanden sind, aber erst im August ermittelt worden. Die fehlenden Kuli-Beiträge werden im August-Beitragsnachweis übermittelt.
Noch Fragen?
Sofern Sie noch weitere Fragen im Zusammenhang mit dem Beitragsnachweis haben, nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion, um Ihre Fragen zu stellen.
