Betriebe können Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal versteuern und beitragsfrei an die Arbeitnehmer auszahlen. Gewusst wie, kann den Arbeitnehmern ein schönes Entgeltextra gewährt werden. Für die Pauschalversteuerung gelten jedoch ein paar Voraussetzungen.
Fahrtkostenzuschüsse
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitsstätte) zahlen. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können diese pauschal mit 15 Prozent lohnversteuert werden und sind beitragsfrei zur Sozialversicherung.
Die pauschale Lohnsteuer kann hierbei vom Arbeitgeber getragen werden, so dass der Arbeitnehmer keine Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss zahlen muss. Es kann aber auch eine Abwälzung auf den Arbeitnehmer erfolgen.
Ferner bewirkt die Pauschalversteuerung Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung. Das ist wiederum für den Arbeitnehmer (und Arbeitgeber) erfreulich. Denn so sparen beide Seiten jeweils rund 20 Prozent an Sozialversicherungsbeiträgen.
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Voraussetzungen pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse
Wichtig bei der Gewährung der Fahrtkostenzuschüsse ist, sie müssen zusätzlich zum ohnehin gewährten Arbeitslohn gezahlt werden. Entgeltumwandlung sind hier also ausgeschlossen.
Der Fahrtkostenzuschuss kann in Höhe der geltenden Entfernungspauschale gezahlt werden. Das bedeutet für die ersten 20 Entfernungskilometer können 0,30 Euro je Kilometer angesetzt werden. Ab dem 21. Entfernungskilometer steigt die Entfernungspauschale auf 0,38 Euro je Entfernungskilometer.
Die Zahlung dieser Fahrtkostenzuschüsse ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmer möglich, also auch Teilzeitbeschäftigte und Minijobber.
Der Fahrtkostenzuschuss ist für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu zahlen. Es gilt hierbei die kürzeste Strecke. Ausgenommen davon sind nur Sonderfälle, in denen eine weitere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist.
Tipp: Sollten Sie einen solchen Sonderfall nutzen wollen, sollten Sie eine entsprechend ausführliche Erklärung bei einer Prüfung parat haben. Alternativ können Sie dazu natürlich auch direkt beim Finanzamt im Rahmen einer Anrufungsauskunft anfragen.
Anmerkung: Fahrtkostenzuschüsse sind nicht zwingend an Fahrten mit dem eigenen PKW gebunden – sie können allen Arbeitnehmern gezahlt werden, also auch „Radfahrern“.
Fahrtkostenzuschüsse in Lohnabrechnung – so geht es
Die Fahrtkostenzuschüsse sind je Arbeitstag zu gewähren, an denen der Arbeitnehmer auch zur Arbeit fährt. Aus Vereinfachungsgründen können Sie hier aber auch von (pauschal) 15 Arbeitstagen im Monat ausgehen bei einer 5-Tage-Woche. Bei weniger Arbeitstagen je Woche, sollten Sie entsprechend kleinere „Pauschalen“ wählen.
In der Entgeltabrechnung setzen Sie dann die Arbeitstage des Monats (oder die Pauschale) zusammen mit der Entfernung und der jeweiligen Entfernungspauschale an.
Beispiel:
Jens Johannsen wohnt 10 km von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Er arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu seinem Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss.
15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 10 km = 45,00 Euro
Der Fahrtkostenzuschuss von 45 Euro kann hier „brutto für netto“ an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.
Berechnung der pauschalen Steuern
Lohnsteuer: 45 € x 15 % = 6,75 €
Solidaritätszuschlag: 6,75 € x 5,5 % = 0,37 €
Kirchensteuer: 6,75 € x 9 % = 0,61 €
Anmerkung: Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind auch auf pauschal versteuerte Lohnbestandteile zu entrichten.
Abwandlung des Beispiels:
Hanna Hauser wohnt 30 km von ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Sie arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss. Da sie mehr als 20 km entfernt wohnt, ist der Fahrtkostenzuschuss in zwei Teilen (mit zwei Lohnarten) zu berechnen.
Für die ersten 20 Entfernungskilometer:
15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 20 km = 90,00 Euro
Ab dem 21. Entfernungskilometer:
15 Arbeitstage x 0,38 Euro x 20 km = 57,00 Euro
Der Fahrtkostenzuschuss von 147,00 Euro kann hier „brutto für netto“ an Hana Hauser ausgezahlt werden.