Fahrtkostenzuschuss als Entgeltextra 2024 nutzen

Fahrtkostenzuschüsse sind ein cleveres Entgeltextra für alle Pendler.

Die tägliche Fahrt zur Arbeit bedeutet für viele Pendler nicht nur nervender Straßenverkehr, sondern auch hohe Kosten. Denn die Fahrten mit dem eigenen PKW müssen natürlich auch finanziert werden. Als Arbeitgeber können Sie den Arbeitnehmern finanziell mit einem Fahrtkostenzuschuss unter die Arme greifen – und Sozialversicherungsbeiträge sparen.

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Entgeltextra – Fahrtkostenzuschüsse pauschal versteuern

Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsstätte) sind ein schönes Entgeltextra. Clever genutzt – auch gar nicht teuer.

Betriebe können Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal versteuern und beitragsfrei an die Arbeitnehmer auszahlen. Gewusst wie, kann den Arbeitnehmern ein schönes Entgeltextra gewährt werden. Für die Pauschalversteuerung gelten jedoch ein paar Voraussetzungen.

Fahrtkostenzuschüsse

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitsstätte) zahlen. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können diese pauschal mit 15 Prozent lohnversteuert werden und sind beitragsfrei zur Sozialversicherung.

Die pauschale Lohnsteuer kann hierbei vom Arbeitgeber getragen werden, so dass der Arbeitnehmer keine Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss zahlen muss. Es kann aber auch eine Abwälzung auf den Arbeitnehmer erfolgen.

Ferner bewirkt die Pauschalversteuerung Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung. Das ist wiederum für den Arbeitnehmer (und Arbeitgeber) erfreulich. Denn so sparen beide Seiten jeweils rund 20 Prozent an Sozialversicherungsbeiträgen.

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Voraussetzungen pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse

Wichtig bei der Gewährung der Fahrtkostenzuschüsse ist, sie müssen zusätzlich zum ohnehin gewährten Arbeitslohn gezahlt werden. Entgeltumwandlung sind hier also ausgeschlossen.

Der Fahrtkostenzuschuss kann in Höhe der geltenden Entfernungspauschale gezahlt werden. Das bedeutet für die ersten 20 Entfernungskilometer können 0,30 Euro je Kilometer angesetzt werden. Ab dem 21. Entfernungskilometer steigt die Entfernungspauschale auf 0,38 Euro je Entfernungskilometer.

Die Zahlung dieser Fahrtkostenzuschüsse ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmer möglich, also auch Teilzeitbeschäftigte und Minijobber.

Der Fahrtkostenzuschuss ist für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu zahlen. Es gilt hierbei die kürzeste Strecke. Ausgenommen davon sind nur Sonderfälle, in denen eine weitere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist.

Tipp: Sollten Sie einen solchen Sonderfall nutzen wollen, sollten Sie eine entsprechend ausführliche Erklärung bei einer Prüfung parat haben. Alternativ können Sie dazu natürlich auch direkt beim Finanzamt im Rahmen einer Anrufungsauskunft anfragen.

Anmerkung: Fahrtkostenzuschüsse sind nicht zwingend an Fahrten mit dem eigenen PKW gebunden – sie können allen Arbeitnehmern gezahlt werden, also auch „Radfahrern“.

Fahrtkostenzuschüsse in Lohnabrechnung – so geht es

Die Fahrtkostenzuschüsse sind je Arbeitstag zu gewähren, an denen der Arbeitnehmer auch zur Arbeit fährt. Aus Vereinfachungsgründen können Sie hier aber auch von (pauschal) 15 Arbeitstagen im Monat ausgehen bei einer 5-Tage-Woche. Bei weniger Arbeitstagen je Woche, sollten Sie entsprechend kleinere „Pauschalen“ wählen.

In der Entgeltabrechnung setzen Sie dann die Arbeitstage des Monats (oder die Pauschale) zusammen mit der Entfernung und der jeweiligen Entfernungspauschale an.

Beispiel:

Jens Johannsen wohnt 10 km von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Er arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu seinem Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss.

15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 10 km = 45,00 Euro

Der Fahrtkostenzuschuss von 45 Euro kann hier „brutto für netto“ an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Berechnung der pauschalen Steuern

Lohnsteuer: 45 € x 15 % = 6,75 €

Solidaritätszuschlag: 6,75 € x 5,5 % = 0,37 €

Kirchensteuer: 6,75 € x 9 % = 0,61 €

Anmerkung: Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind auch auf pauschal versteuerte Lohnbestandteile zu entrichten.

Abwandlung des Beispiels:

Hanna Hauser wohnt 30 km von ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Sie arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss. Da sie mehr als 20 km entfernt wohnt, ist der Fahrtkostenzuschuss in zwei Teilen (mit zwei Lohnarten) zu berechnen.

Für die ersten 20 Entfernungskilometer:

15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 20 km = 90,00 Euro

Ab dem 21. Entfernungskilometer:

15 Arbeitstage x 0,38 Euro x 20 km = 57,00 Euro

Der Fahrtkostenzuschuss von 147,00 Euro kann hier „brutto für netto“ an Hana Hauser ausgezahlt werden.

Anhebung der Entfernungspauschale 2021

Mit dem Klimaschutzprogramm 2020 wurde eine begrenzte Anhebung der Entfernungspauschalen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ab 1.1.2021 bis 31.12.2026 beschlossen. Die höhere Entfernungspauschale gilt ab 1.1.2021.

Entfernungspauschale 2021

Die Entfernungspauschale beträgt seit Jahren 0,30 Euro je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Im Zuge des Klimaschutzprogramms hat der Gesetzgeber bereits im Laufe des Jahres 2020 eine befristete Anhebung der Entfernungspauschale beschlossen. Für die ersten 20 Entfernungskilometer ergeben sich keine Änderungen, es bleibt bei der bisherigen Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer. Angehoben wird hingegen die Entfernungspauschale für Personen, die eine weitere Wegstrecke zurücklegen müssen.

Daraus folgt eine Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungskilometer, und zwar

  • ab 1.1.2021 um 0,05 Euro von 0,30 auf 0,35 Euro und
  • ab 1.1.2024 bis 31.12.2026 um weitere 0,03 Euro auf dann 0,38 Euro pro Entfernungskilometer
  • Anmerkung: Durch das Steuerentlastungsgesetz gilt die höhere Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem 21 Entfernungskilometer bereits ab 1.1.2023

Diese Erhöhungen der Entfernungspauschale gelten entsprechend auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Ab 2027 beträgt die Entfernungspauschale wieder 0,30 EUR auch ab dem 21. Kilometer (nach heutigem Stand).

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Entfernungspauschale 2021 und Entgeltabrechnung

In der Entgeltabrechnung wirkt sich dies bei der Gewährung von Fahrtkostenzuschüssen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und beim Werbungskostenabzug bei der Gestellung eines Dienstwagens (Firmenwagens) aus.

In der Lohnabrechnung sind daher ab 2021 für Arbeitnehmer, die einen Fahrtkostenzuschuss nach den steuerlichen Höchstsätzen erhalten, unter Umständen höhere Fahrtkostenzuschüsse zu gewähren. In der Abrechnungspraxis dürfte dies regelmäßig durch die Aufteilung der Fahrtkostenzuschüsse über zwei Lohnarten, also in einen Fahrtkostenzuschuss für die ersten 20 km und einen weiteren Fahrtkostenzuschuss ab dem 21. Kilometer, gelöst werden.

Beispiel:

Katja Eber erhält neben ihrem Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss von ihrem Arbeitgeber in Höhe der Entfernungspauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dieser wird mit 15 % pauschal versteuert. Sie wohnt 30 km von ihrer Arbeitsstätte entfernt.

Fahrtkostenzuschuss 2020:

30 km x 0,30 Euro x 15 Arbeitstage = 135,00 Euro

Fahrtkostenzuschuss 2021:

20 km x 0,30 Euro x 15 Arbeitstage = 90,00 Euro

10 km x 0,35 Euro x 15 Arbeitstage = 52,50 Euro

Sie erhält 2021 einen Fahrtkostenzuschuss von 142,50 Euro.

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