Entgeltfortzahlung – Seite 2 – aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Mindestlohn Gebäudereiniger

Neuer Mindestlohn im Gebäudereinigerhandwerk seit Oktober 2022.

Für Beschäftigte im Gebäudereiniger-Handwerk gilt ein Mindestlohn. Abweichend vom allgemeinen Mindestlohn liegt der Branchen-Mindestlohn oberhalb des allgemeinen Mindestlohns.

Der Branchen-Mindestlohn für Gebäudereiniger ist bereits zum 1.10.2022 gestiegen. Der Mindestlohn ist für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und auch Minijobber zu zahlen. Für das Jahr 2023 ist keine erneute Anpassung des Mindestlohns vorgesehen. Eine Erhöhung für Gebäudereiniger soll aber ab 1.1.2024 folgen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023 – eAU

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde zum 1.1.2023 eingeführt. Das erfordert ein Umdenken bei den Betrieben

Seit 1.1.2023 ist mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein neues Vorgehen bei dem Umgang mit Krankmeldungen der Arbeitnehmer erforderlich. Denn nun wird dem Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vom Arzt auf Papier für den Arbeitgeber ausgehändigt. Vielmehr sendet der Arzt (bzw. das Krankenhaus) die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Arbeitnehmers nun elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers (Ausnahme private Krankenversicherungen). Der Betrieb muss die Arbeitsunfähigkeitsdaten dann elektronisch dort abholen.

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eAU – kein Papier mehr?

Der Arbeitnehmer selbst erhält ab 2023 keine Papier-Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr für den Arbeitgeber ausgehändigt. Allerdings bekommt der Arbeitnehmer noch eine Papier-AU-Bescheinigung für seine eigenen Unterlagen.

Die Papier-Bescheinigung für den Arbeitgeber entfällt ab 2023. Ohne Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Arbeitnehmer nun jedoch den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber seinem Arbeitgeber nicht mehr führen. Der Arbeitnehmer kann somit ab 2023 im Grunde keinen Beweis der Arbeitsunfähigkeit mehr vorlegen.

Stattdessen werden nun die Arbeitgeber in die Pflicht genommen, die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer selbst bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen. Aus der Bringschuld des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nunmehr also eine Holschuld des Arbeitgebers geworden. Der Arbeitgeber muss sich nun also selbst um die Bescheinigungen kümmern.

Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. eine zertifizierte Zeiterfassung. Diese Aufgabe wird ab 2023 nun aber dem Arbeitgeber zuteil. Der Betrieb muss dementsprechend seine internen Abläufe anpassen.

Denn durch die Abwälzung der Arbeit auf den Arbeitgeber (etwas anderes ist es schließlich nicht), muss der Arbeitgeber nun auch die bisherigen Prozesse bei einer Krankmeldung des Arbeitnehmers anpassen. Wurde bislang der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt, so dass der Arbeitgeber quasi auf den Nachweis warten konnte, muss der Arbeitgeber nun die gesamten Abfragen selbst durchführen (bzw. über seine Lohnsoftware organisieren).

Wichtig: Leider ist das eAU-Verfahren eine Abrufverfahren, wobei der Betrieb die AU-Zeiten erst an die Krankenkasse senden muss, um anschließend mit einem erneutem Abruf die Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen zu können. Die Krankenkassen teilen dem Betrieb also nicht aktiv die Arbeitsunfähigkeitszeiten mit, sondern stellen diese nur zum Abruf bereit. Die Initiative muss also immer vom Arbeitgeber aus beginnen.

U1-Umlage – BKK-Beitragssatz steigt

Die U1-Umlagesätze steigen 2023 kräftig. Spitzenreiter ist der BKK Landesverband Mitte (auch Ost genannt), der zahlreiche Krankenkassen betreut.

Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen, sind verpflichtet am U1-Erstattungsverfahren teilzunehmen. Der Vorteil für den Betrieb, die Arbeitgeberaufwendungen bei Erkrankungen der Arbeitnehmer werden teilweise durch die Umlagekasse erstattet. Die Umlagekassen sind bei der jeweiligen Krankenkasse angesiedelt.

U1-Umlagebeitragssätze – verschiedene Umlagevarianten

Bei den Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall bieten die meisten Krankenkassen verschiedene Umlagevarianten an. Dabei gilt der Grundsatz, je höher der Beitragssatz, desto höher auch der Erstattungssatz, der erstattet wird.

Vielfach zahlen Arbeitgeber gern den höheren Beitragssatz, um im Krankheitsfall der Arbeitnehmer einen höheren Erstattungsbetrag ersetzt zu bekommen. Das hat sich aus Arbeitgebersicht oft auch gerechnet, da die Beitragssätze meist bei unter 4,0 Prozent lagen. Doch seit Ende 2022 steigen die U1-Umlagesätze teils kräftig an. So hat von den großen Krankenkassen zuletzt die Techniker Krankenkasse (ab 1.10.2022) an der U1-Beitragsschraube gedreht.

Zum Jahreswechsel erhöhten nun der Großteil der Krankenkassen den Zusatzbeitragssatz und still und heimlich auch die U1-Umlagesätze. So haben beispielsweise die BKK Bahn die U1-Umlagesätze angepasst, ebenso die AOK Niedersachsen oder die KKH.

U1-Beitragserhöhung BKK Landesverband Mitte

An die Spitze der Beitragserhöhungen setzt sich der BKK Landesverband Ost/Mitte, der die U1 Umlage für zahlreiche BKKen durchführt. Hier steigt der U1-Umlagesatz bei 80 Prozent Erstattung auf über 5 Prozent auf 5,1 Prozent. Das ist nach aktuellem Stand ein absoluter Spitzenwert (im negativen Sinne). Ordentlich kann auch die Beitragssatzerhöhung bei der KKH genannt werden. Hier steigt der Beitrag um satte 1,4 Prozent von 3,1 Prozent in 2022 auf 4,5 Prozent in 2023 bei 80 Prozent Erstattung.

Da die Umlagebeiträge stets an die Krankenkasse des Versicherten abgeführt werden müssen, hat der Arbeitgeber immer nur eine begrenzte Entscheidungsmöglichkeit und muss bei Beitragserhöhungen in aller Regel mitgehen. Alternativ kann der Betrieb immer noch in eine andere Erstattungsvariante mit einem niedrigeren Beitragssatz, aber auch einer geringeren Erstattung wechseln.

Allerdings muss diese Wechsel der U1-Umlagevariante rechtzeitig vorgenommen werden. Die Frist ist von den Kassen in den Satzungen festgelegt – hier gilt vielfach, dass die U1-Variantenwahl bis zur Abgabe des Januarbeitragsnachweises erfolgen muss. Das heißt, die Betriebe müssen sich in den ersten drei Januarwochen entscheiden.

U1-Variante wechseln

Um die U1-Variante zu wechseln, muss an die Krankenkassen rechtzeitig ein entsprechender Fragebogen gesendet werden. Hier bietet es sich an, diesen schriftlich bei der Kassen anzufordern, wenn Sie nicht auf den Internetseiten der Kassen lange suchen wollen (U1-Wahlerklärung BKK Landesverband Mitte: https://www.bkkmitte.de/bkk-aag/wichtig-fuer-2023.html

Wichtig: Rechtzeitige Abgabe der Wahlerklärung beachten. Am besten sich den rechtzeitigen Eingang von der Krankenkasse schriftlich bestätigen lassen.

Wenn Sie die U1-Umlagevariante gewechselt haben, ist Änderung noch in Ihrer Lohnsoftware zu erfassen. Dies geht in der Regel ganz einfach über ein Auswahlfeld.

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Sofern Sie die Lohnabrechnungen noch durch einen Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen umgehend um eine Einschätzung zur U1-Variantenwahl. Einige Steuerberater bieten diesen Service von sich aus an. Andere hingegen nicht, daher sollten Sie hier bei Bedarf nachfragen (auch nach etwaigen Kosten).

Eine Übersicht der betroffenen BKKen finden Sie hier.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt 2023

Ab 2023 hält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einzug in die Praxis. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt.

Ab 1.1.2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend eingeführt werden. Ursprünglich sollte dies schon vorher passieren, doch nicht alle Beteiligten an dem Verfahren konnten die Vorgaben fristgerecht umsetzen. Doch zum 1.1.2023 soll das eAU-Verfahren nun starten.

Für Sie im Lohnbüro bedeutet dies, dass Sie bereits jetzt die Prozesse der Krankmeldungen in Ihrem Betrieb beobachten sollten, um dann ab dem neuen Jahr auf die Umstellung reagieren zu können. Denn das elektronische Verfahren wirbelt die bisherige Krankmeldepraxis ordentlich durcheinander.

eAU-Verfahren erfordert neuen Krankmeldeprozess

In den Unternehmen wird das eAU-Verfahren für eine Umstellung der Prozesse sorgen. Denn durch die Einführung des elektronischen Verfahrens ändert sich die Rolle der Lohnabrechnung deutlich. Künftig muss nämlich das Lohnbüro über das Lohnprogramm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch anfordern (anfragen). Ohne diese Anfrage wird es künftig (fast) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mehr geben. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei privatkrankenversicherten Arbeitnehmern, gibt es künftig noch die Papierbescheinigung.

Krankmeldeprozess eines Arbeitnehmers bis 2022

Bislang teilte ein Arbeitnehmer eine krankheitsbedingte Abwesenheit in der Regel telefonisch zum Arbeitsbeginn (oder vorher) mit. Hier meldete sich der Arbeitnehmer im Betrieb (beim Vorgesetzten) und gab seine „Krankmeldung“ ab. Häufig mit der Information „bin krank, gehe jetzt zum Arzt und melde mich dann“.

Nachdem der Arbeitnehmer beim Arzt war, schickte er die Papier-AU-Bescheinigung per Post (oder vorab per Email oder WhatsApp) an den Betrieb. Damit wurde der ärztliche Nachweis geführt, dass der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Tag (voraussichtlich) arbeitsunfähig ist.

Die Papier-AU-Bescheinigung ist dann einige Tage später per Post (oder persönlicher Abgabe durch den Beschäftigten, wenn er wieder gesund war) zum Lohnbüro gelangt. Dort wurde dann mit der nächsten Entgeltabrechnung die Abwesenheit erfasst und (wenn möglich) der U1-Antrag gestellt. Die Papier-AU-Bescheinigung wurde dann anschließend in der Personalakte oder einem „Fehlzeiten-Ordner“ abgelegt.

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Anmerkung: So oder ähnlich dürfte der Krankmeldeprozess in den meisten Betrieben bislang organsiert sein. Entscheidender Unterschied zum elektronischen Verfahren ist, dass das Lohnbüro im bisherigen Prozess erst sehr spät von der Arbeitsunfähigkeit erfahren hat. Dies muss ab 2023 geändert werden. Denn nur so, kann der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit überhaupt geführt werden.

Krankmeldeprozess des Arbeitnehmers ab 2023

Künftig entfällt die Papierbescheinigung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer (also rund 90 Prozent). Der ärztliche Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt dann nicht mehr durch eine Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern muss künftig vom Betrieb über die Lohnsoftware bei den Krankenkassen angefordert werden. Alternativ kann dies (theoretisch) auch über ein Zeiterfassungssystem erfolgen oder (kostenpflichtig) beim Steuerberater.

Um an den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu gelangen, stellt das Lohnbüro über die Lohnsoftware eine „eAU-Anfrage“ an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch für Minijobber, die zur Minijob-Zentrale gemeldet werden. Daher sollten Sie bereits in der Vergangenheit die Krankenkasse der Minijobber in Lohnabzug hinterlegen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, holen Sie dies bitte zeitnah nach.

Künftig benötigen Sie für die eAU-Anfrage das AU-Beginndatum des Arbeitnehmers. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Lohnbüro diese Daten zeitnah erhalten, um die Anfrage auch stellen zu können. In der Regel dürfte dies der Beginn der Abwesenheit sein. Allerdings müssen nicht alle Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag bereits ein ärztliches Attest vorlegen, so dass der ärztliche AU-Beginn durchaus auch vom ersten betrieblichen Fehltag abweicht.

Es gilt nun, einen Krankmeldeprozess zu entwickeln, der das Lohnbüro möglichst schnell mit der Krankmeldung versorgt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Information der krankheitsbedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers schnellstmöglich zum Lohnbüro gelangt. Denn nur so ist es künftig möglich, die eAU-Anfragen zeitnah zu stellen.

Eine Möglichkeit kann sein, dass Krankmeldungen dem Lohnbüro (zum Beispiel per Email) umgehend mitgeteilt werden. Eventuell macht auch ein Laufzettel Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter einen Emailzugang haben.

Dieser Laufzettel sollte dann neben dem Namen des Arbeitnehmers auch den Beginn der betrieblichen Abwesenheit sowie den Tag der ärztlichen Feststellung enthalten. So kann dann im Lohnbüro die eAU-Anfrage gestellt werden.

Der Prozess stellt sich dann vereinfacht wie folgt dar:

Erkrankter Arbeitnehmer teilt Vorgesetztem AU-Zeitraum und Beginn mit
Vorgesetzter meldet an Lohnbüro – Arbeitnehmer AU-Zeitraum und Beginn
Lohnbüro stellt eAU-Anfrage.

Die eAU-Anfrage des Betriebs bei der Krankenkasse kann aber nur beantwortet werden, wenn der Arbeitnehmer auch bei der Kasse versichert ist. Dies sollte allerdings in der Praxis regelmäßig korrekt sein. Außer der Arbeitnehmer hat eine falsche Krankenkasse angegeben bzw. kürzlich seine Krankenkasse gewechselt und dies dem Lohnbüro noch nicht mitgeteilt. Dies dürften in der Praxis aber absolute Ausnahmen sein.

Die Krankenkasse kann die eAU-Anfrage ebenfalls nicht beantworten, wenn ihr selbst (noch) keine Krankmeldung des Arztes oder des Krankenhauses vorliegt. Derzeit sind zwar schon zahlreiche Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser an das Verfahren angebunden, aber auch noch nicht alle. Das bedeutet, dass die Ärzte aktuell noch nicht flächendeckend die AU-Bescheinigungen elektronisch melden. Dies sollte sich in den nächsten Monaten jedoch bessern, so dass Sie dann stets eine eAU erhalten.

Sofern Sie keine Antwort von der Krankenkasse auf Ihre eAU-Anfrage erhalten, sollten Sie nach 14 Tagen eine erneute Anfrage auf den Weg bringen (alternativ direkt bei der Kasse anfragen).

Kann keine eAU empfangen werden, fehlt künftig der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit. Hier sollten Sie dann den betroffenen Arbeitnehmer direkt um eine „Papier-Bescheinigung“ bitten. Diese müsste ihm vom Arzt ausgehändigt worden sein.

eAU-Verfahren ist umständlich

Das neue eAU-Verfahren wird insbesondere zum Beginn 2023 in vielen Betrieben für Chaos sorgen, da die Prozesse sich erst noch einspielen müssen. Auch darf man gespannt sein, ob tatsächlich alle Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser das eAU-Verfahren schon umgesetzt haben- Anfang Dezember 2022 waren immer noch einige Ärzte nicht am Verfahren beteiligt bzw. haben keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereitgestellt, die vom Betrieb abgeholt werden konnten.

Ein weiterer Punkt, der für Unverständnis bei den Betrieben sorgt, ist das komplizierte und zeitaufwendige Anfrageverfahren für jeden Arbeitnehmer einzeln bei den Krankenkassen. Eleganter wäre sich ein Abfrageverfahren für den ganzen Betrieb. Stattdessen ist für jeden Arbeitnehmer bei jeder Krankenkasse eine eigene Anfrage zu stellen. Einfacher wäre eine Lieferung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber. Doch hier sind Datenschutzgründe seitens der stattlichen Stellen angeführt worden, um einer solchen Servicelieferung entgegenzustehen.

Techniker Krankenkasse erhöht U1-Umlagebeiträge ab 1.10.2022

Techniker-Krankenkasse erhöht U1-Umlagesätze ab 1.10.2022 deutlich

Die Techniker Krankenkasse hat zum 1.10.2022 due Beiträge zu den Ausgleichskassen U1 und U2 teilweise drastisch erhöht. Zwar werden die Beiträge nicht von den Versicherten selbst getragen, aber die Arbeitgeber werden durch diese Beitragserhöhung belastet. So steigen die Beiträge zu den Umlagekassen für TK-Versicherte um über 50 Prozent.

Die Ausgleichlassen Umlage 1 und Umlage 2 sind Ausgleichskassen, die von den Krankenkassen verwaltet werden. Dabei sind in der U1-Umlagekasse alle Betriebe mit nicht mehr als 30 anrechenbaren Arbeitnehmern pflichtversichert.

Die U1-Umlagekasse organisiert die Entgeltfortzahlungserstattung der Betrieb, wenn deren Arbeitnehmer krankheitsbedingt Entgeltfortzahlung erhalten. Die Ausgleichskasse erstattet dann auf Antrag einen bestimmten Prozentsatz des fortgezahlten Bruttoentgelts.

Die U2-Umlagekasse erstattet die Aufwendungen der Arbeitgeber bei Mutterschaft von Arbeitnehmerinnen. Also im Grunde die Arbeitgeberzuschüsse zum Mutterschaftsgeld. Die U2-Umlagesätze müssen alle Betriebe – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten – zahlen.

Die Techniker Krankenkasse sorgte zum 1.10.2022 für einen ordentlichen Beitragssprung.

Im Angebot hat die TK drei Umlagevarianten zur U1-Umlage. So stehen folgende Erstattungsvarianten zur Auswahl:

50 Prozent
70 Prozent
80 Prozent

Es gilt, je höher die Erstattung aus der U1-Umlagekasse, desto teurer der Beitrag. Bis 30.9.2022 lagen die Beiträge zur U1-Umlage zwischen 0,9 Prozent bis 2,6 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Entgelts.

Ab 1.10.2022 steigen diese U1-Umlagebeiträge massiv an.

TK: U1-Umlagevariante 50 Prozent fast verdoppelt

Die ermäßigte U1-Umlagevariante mit nur 50 Prozent Erstattung steigt von bislang 0,9 Prozent auf 1,7 Prozent – das knapp 90 Prozent Beitragsplus.

TK: U1-Umlagevariante 70 Prozent steigt

Hier steigt die Beitragshöge um über 60 Prozent von 1,6 Prozent Beitragshöhe auf nunmehr 2,6 Prozent.

TK: U1-Umlagevariante 80 % erhöht

Auch die höchste Erstattungsvariante steigt ordentlich von 2,6 Prozent auf nunmehr 4,1 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Bruttoentgelts.

Techniker Krankenkasse senkt U2-Umlagesatz

Erfreuliches gibt es hingegen von der U2-Umlage zu berichten. Hier senkt die Techniker Krankenkasse den Umlagesatz zum 1.10.2022 auf 0,58 Prozent.

Fazit: Gerade Klein- und mittlere Betriebe, die zur U1-Teilnahme verpflichtet sind werden ab 1.10.2022 bei der TK zur Kasse gebeten. Die Techniker erhöht die U1-Beiträge massiv. Für die Betriebe dürfte dies ein erster Vorgeschmack auf den Jahreswechsel sein. Denn hier pfeifen es die Spatzen schon von den Dächern, dass die Krankenkassen ihre Zusatzbeiträge deutlich anheben werden.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie die automatische Beitragssatzdatei in Ihrer Lohnsoftware für stets aktuelle Beitrags- und Umlagesätze.

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Minijob-Zentrale senkt U1 und U2 Umlagesätze 2022

Die Minijob-Zentrale überrascht die Minijob-Arbeitgeber mit einer Beitragssatzsenkung der U1 und U2-Umlagesätze zum Jahreswechsel 2021/2022. Ab Januar 2022 sinken die Umlagesätze bei der Minijob-Zentrale.

Umlagesätze sinken 2022

Bereits 2021 haben einige Krankenkassen die Umlagesätze senken können. So hat beispielsweise die Techniker Krankenkasse die Umlagesätze bereits zum 1. Oktober 2021 senken können – trotz Pandemie. Anscheinend sind die Aufwendungen für die Erstattungen bei Krankheit und Mutterschaft jedoch gesunken, anders lassen sich die Umlagesatzsenkungen nicht erklären.

Die Minijob-Zentrale senkt nun ebenfalls die Umlagesätze zur U1 und U2 ab Januar 2022. Die U1-Umlage (Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit) sinkt von 1,0 Prozent auf 0,9 Prozent.

Für die U2-Umlage sinkt der Umlagesatz auf 0,29 Prozent (statt 0,39 Prozent) des beitragspflichtigen Bruttoentgelts. Mit dieser Umlagesatzsenkung reduzieren sich die Lohnnebenkosten für die Arbeitgeber von Minijobber in wenig ab dem Jahr 2022.

Sofern sich zum Vorjahr keine Änderungen in der Entgelthöhe ergeben, sparen die Betriebe ein wenig bei der Beschäftigung der Minijobber.

Auch Insolvenzgeldumlage sinkt 2022

Ebenfalls erfreulich für Arbeitgeber ist die Absenkung der Insolvenzgeldumlage zum 1. Januar 2022. Ursprünglich war eine Anhebung der Insolvenzgeldumlage auf 0,15 Prozent des (renten)versicherungspflichtigen Bruttoentgelts vorgesehen. Nun hat sich der Gesetzgeber auf eine Absenkung ab 2022 auf 0,09 Prozent entschieden. Im Jahr 2021 beläuft sich die Insolvenzgeldumlage auf 0,12 Prozent.

Mindestlohn als Korrektiv nach oben?

Allerdings muss diese Beitragssatzsenkung nicht allein betrachtet werden. Ab 2022 steigt auch der Mindestlohn, der vor allem Minijobber betrifft Dadurch dürfte sich die Einsparung bei den Umlagebeiträgen vielfach wieder ausgeglichen haben.

Anmerkung: Der gesetzliche allgemeine Mindestlohn beträgt bis Ende 2021 je 60-Minutenstunde 9,60 Euro. Ab 1. Januar 2022 steigt dieser auf 9,82 Euro je Stunde.

Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge

Arbeitgeber erhalten in bestimmten Fällen die geleistete Entgeltfortzahlung bei Krankheit der Arbeitnehmer zum Teil erstattet. Ähnliches gilt bei der Auszahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld oder bei Beschäftigungsverboten aufgrund einer Schwangerschaft (Mutterschaft). Auch hier erhalten Arbeitgeber eine Erstattung aus den Umlagekassen U1 und U2.

Diese Umlagekassen werden von den Krankenkassen verwaltet. Die Krankenkassen legen für die angeschlossenen Umlagekassen auch die Beitragssätze (Umlagesätze fest). Es gibt auf der einen Seiten die U1-Umlagekasse, welche für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall der Arbeitnehmer zuständig ist. Allerdings gilt dies nur für Klein- und Mittelbetriebe mit bis zu 30 anrechenbaren Arbeitnehmern.

Größere Betriebe kommen nicht in den Genuss der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen und müssen diese Kosten allein schultern. Das heißt, die U1-Umlagekasse entlastet kleine und mittlere Unternehmen bei der Entgeltfortzahlung für Arbeitnehmer im Krankheitsfall. Die U1-Umlagekasse erstattet dabei einen Teil der Aufwendungen in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Bruttoentgelts. So tragen die U1-pflichtigen Betriebe nur einen Teil der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall.

Inzwischen ist es Usus, dass die Krankenkassen verschiedene U1-Umlagesätze anbieten. Teilweise können Arbeitgeber hier bis zu vier Varianten wählen. Es gilt dabei der Grundsatz, je höher der Beitrag, desto höher die Erstattung.

Das U2-Verfahren erstattet die Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen von Mutterschaft. Konkret ist dies der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das fortzuzahlende Entgelt während eines Beschäftigungsverbots (aufgrund der Mutterschaft).

Die Betriebe erhalten die Erstattungen, wenn sie einen elektronischen Erstattungsantrag bei den Krankenkassen einreichen. Konkret senden die Betriebe aus der Lohnsoftware einen Erstattungsantrag nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) an die Annahmestellen der Krankenkassen, die dann die Anträge an die jeweiligen Krankenkassen bzw. Landesverbände der Kassen weiterleiten, wo die Anträge dann inhaltlich bearbeitet werden.

Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge

Eine wichtige Voraussetzung für die Abgabe der AAG-Erstattungsanträge ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm und ein gültiges ITSG-Zertifikat des Nutzers (Anwenders). Darüber hinaus sind im Lohnbüro jedoch noch weitere Voraussetzungen vor dem Versand der AAG-Anträge zu beachten:

Es muss bereits das Entgelt abgerechnet und gezahlt sein, wenn der Antrag versendet wird.

Sofern es erforderlich ist, sollte eine ärztliche Bescheinigung für den Erstattungszeitraum vorliegen.

Der Beschäftigte (für den der Antrag gestellt wird) darf nicht vom AAG-Verfahren ausgeschlossen sein.

Bei Anträgen für ein Beschäftigungsverbot darf kein vorrangiger Anspruch auf Erstattung aufgrund von Arbeitsunfähigkeit bestehen.

Bei Anträgen auf Erstattung für ein Beschäftigungsverbot muss geprüft werden, ob eine Umgestaltung der Arbeitsbedingungen oder ein Arbeitsplatzwechsel im Betrieb zur Weiterbeschäftigung möglich ist.

Es darf für den Erstattungszeitraum kein Antrag auf Kurzarbeitergeld für den Beschäftigten gestellt sein.

Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, darf ein AAG-Erstattungsantrag gestellt werden.