Kategorie: Fehlzeiten und Entgeltfortzahlung

EFZ, Fehlzeiten

Mindestlohn Gebäudereiniger

Neuer Mindestlohn im Gebäudereinigerhandwerk seit Oktober 2022.

Für Beschäftigte im Gebäudereiniger-Handwerk gilt ein Mindestlohn. Abweichend vom allgemeinen Mindestlohn liegt der Branchen-Mindestlohn oberhalb des allgemeinen Mindestlohns.

Der Branchen-Mindestlohn für Gebäudereiniger ist bereits zum 1.10.2022 gestiegen. Der Mindestlohn ist für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und auch Minijobber zu zahlen. Für das Jahr 2023 ist keine erneute Anpassung des Mindestlohns vorgesehen. Eine Erhöhung für Gebäudereiniger soll aber ab 1.1.2024 folgen.

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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023 – eAU

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde zum 1.1.2023 eingeführt. Das erfordert ein Umdenken bei den Betrieben

Seit 1.1.2023 ist mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein neues Vorgehen bei dem Umgang mit Krankmeldungen der Arbeitnehmer erforderlich. Denn nun wird dem Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vom Arzt auf Papier für den Arbeitgeber ausgehändigt. Vielmehr sendet der Arzt (bzw. das Krankenhaus) die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Arbeitnehmers nun elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers (Ausnahme private Krankenversicherungen). Der Betrieb muss die Arbeitsunfähigkeitsdaten dann elektronisch dort abholen.

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eAU – kein Papier mehr?

Der Arbeitnehmer selbst erhält ab 2023 keine Papier-Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr für den Arbeitgeber ausgehändigt. Allerdings bekommt der Arbeitnehmer noch eine Papier-AU-Bescheinigung für seine eigenen Unterlagen.

Die Papier-Bescheinigung für den Arbeitgeber entfällt ab 2023. Ohne Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Arbeitnehmer nun jedoch den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber seinem Arbeitgeber nicht mehr führen. Der Arbeitnehmer kann somit ab 2023 im Grunde keinen Beweis der Arbeitsunfähigkeit mehr vorlegen.

Stattdessen werden nun die Arbeitgeber in die Pflicht genommen, die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer selbst bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen. Aus der Bringschuld des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nunmehr also eine Holschuld des Arbeitgebers geworden. Der Arbeitgeber muss sich nun also selbst um die Bescheinigungen kümmern.

Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. eine zertifizierte Zeiterfassung. Diese Aufgabe wird ab 2023 nun aber dem Arbeitgeber zuteil. Der Betrieb muss dementsprechend seine internen Abläufe anpassen.

Denn durch die Abwälzung der Arbeit auf den Arbeitgeber (etwas anderes ist es schließlich nicht), muss der Arbeitgeber nun auch die bisherigen Prozesse bei einer Krankmeldung des Arbeitnehmers anpassen. Wurde bislang der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt, so dass der Arbeitgeber quasi auf den Nachweis warten konnte, muss der Arbeitgeber nun die gesamten Abfragen selbst durchführen (bzw. über seine Lohnsoftware organisieren).

Wichtig: Leider ist das eAU-Verfahren eine Abrufverfahren, wobei der Betrieb die AU-Zeiten erst an die Krankenkasse senden muss, um anschließend mit einem erneutem Abruf die Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen zu können. Die Krankenkassen teilen dem Betrieb also nicht aktiv die Arbeitsunfähigkeitszeiten mit, sondern stellen diese nur zum Abruf bereit. Die Initiative muss also immer vom Arbeitgeber aus beginnen.

U1-Umlage – BKK-Beitragssatz steigt

Die U1-Umlagesätze steigen 2023 kräftig. Spitzenreiter ist der BKK Landesverband Mitte (auch Ost genannt), der zahlreiche Krankenkassen betreut.

Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 anrechenbare Arbeitnehmer beschäftigen, sind verpflichtet am U1-Erstattungsverfahren teilzunehmen. Der Vorteil für den Betrieb, die Arbeitgeberaufwendungen bei Erkrankungen der Arbeitnehmer werden teilweise durch die Umlagekasse erstattet. Die Umlagekassen sind bei der jeweiligen Krankenkasse angesiedelt.

U1-Umlagebeitragssätze – verschiedene Umlagevarianten

Bei den Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall bieten die meisten Krankenkassen verschiedene Umlagevarianten an. Dabei gilt der Grundsatz, je höher der Beitragssatz, desto höher auch der Erstattungssatz, der erstattet wird.

Vielfach zahlen Arbeitgeber gern den höheren Beitragssatz, um im Krankheitsfall der Arbeitnehmer einen höheren Erstattungsbetrag ersetzt zu bekommen. Das hat sich aus Arbeitgebersicht oft auch gerechnet, da die Beitragssätze meist bei unter 4,0 Prozent lagen. Doch seit Ende 2022 steigen die U1-Umlagesätze teils kräftig an. So hat von den großen Krankenkassen zuletzt die Techniker Krankenkasse (ab 1.10.2022) an der U1-Beitragsschraube gedreht.

Zum Jahreswechsel erhöhten nun der Großteil der Krankenkassen den Zusatzbeitragssatz und still und heimlich auch die U1-Umlagesätze. So haben beispielsweise die BKK Bahn die U1-Umlagesätze angepasst, ebenso die AOK Niedersachsen oder die KKH.

U1-Beitragserhöhung BKK Landesverband Mitte

An die Spitze der Beitragserhöhungen setzt sich der BKK Landesverband Ost/Mitte, der die U1 Umlage für zahlreiche BKKen durchführt. Hier steigt der U1-Umlagesatz bei 80 Prozent Erstattung auf über 5 Prozent auf 5,1 Prozent. Das ist nach aktuellem Stand ein absoluter Spitzenwert (im negativen Sinne). Ordentlich kann auch die Beitragssatzerhöhung bei der KKH genannt werden. Hier steigt der Beitrag um satte 1,4 Prozent von 3,1 Prozent in 2022 auf 4,5 Prozent in 2023 bei 80 Prozent Erstattung.

Da die Umlagebeiträge stets an die Krankenkasse des Versicherten abgeführt werden müssen, hat der Arbeitgeber immer nur eine begrenzte Entscheidungsmöglichkeit und muss bei Beitragserhöhungen in aller Regel mitgehen. Alternativ kann der Betrieb immer noch in eine andere Erstattungsvariante mit einem niedrigeren Beitragssatz, aber auch einer geringeren Erstattung wechseln.

Allerdings muss diese Wechsel der U1-Umlagevariante rechtzeitig vorgenommen werden. Die Frist ist von den Kassen in den Satzungen festgelegt – hier gilt vielfach, dass die U1-Variantenwahl bis zur Abgabe des Januarbeitragsnachweises erfolgen muss. Das heißt, die Betriebe müssen sich in den ersten drei Januarwochen entscheiden.

U1-Variante wechseln

Um die U1-Variante zu wechseln, muss an die Krankenkassen rechtzeitig ein entsprechender Fragebogen gesendet werden. Hier bietet es sich an, diesen schriftlich bei der Kassen anzufordern, wenn Sie nicht auf den Internetseiten der Kassen lange suchen wollen (U1-Wahlerklärung BKK Landesverband Mitte: https://www.bkkmitte.de/bkk-aag/wichtig-fuer-2023.html

Wichtig: Rechtzeitige Abgabe der Wahlerklärung beachten. Am besten sich den rechtzeitigen Eingang von der Krankenkasse schriftlich bestätigen lassen.

Wenn Sie die U1-Umlagevariante gewechselt haben, ist Änderung noch in Ihrer Lohnsoftware zu erfassen. Dies geht in der Regel ganz einfach über ein Auswahlfeld.

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Sofern Sie die Lohnabrechnungen noch durch einen Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen umgehend um eine Einschätzung zur U1-Variantenwahl. Einige Steuerberater bieten diesen Service von sich aus an. Andere hingegen nicht, daher sollten Sie hier bei Bedarf nachfragen (auch nach etwaigen Kosten).

Eine Übersicht der betroffenen BKKen finden Sie hier.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt 2023

Ab 2023 hält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einzug in die Praxis. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt.

Ab 1.1.2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend eingeführt werden. Ursprünglich sollte dies schon vorher passieren, doch nicht alle Beteiligten an dem Verfahren konnten die Vorgaben fristgerecht umsetzen. Doch zum 1.1.2023 soll das eAU-Verfahren nun starten.

Für Sie im Lohnbüro bedeutet dies, dass Sie bereits jetzt die Prozesse der Krankmeldungen in Ihrem Betrieb beobachten sollten, um dann ab dem neuen Jahr auf die Umstellung reagieren zu können. Denn das elektronische Verfahren wirbelt die bisherige Krankmeldepraxis ordentlich durcheinander.

eAU-Verfahren erfordert neuen Krankmeldeprozess

In den Unternehmen wird das eAU-Verfahren für eine Umstellung der Prozesse sorgen. Denn durch die Einführung des elektronischen Verfahrens ändert sich die Rolle der Lohnabrechnung deutlich. Künftig muss nämlich das Lohnbüro über das Lohnprogramm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch anfordern (anfragen). Ohne diese Anfrage wird es künftig (fast) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mehr geben. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei privatkrankenversicherten Arbeitnehmern, gibt es künftig noch die Papierbescheinigung.

Krankmeldeprozess eines Arbeitnehmers bis 2022

Bislang teilte ein Arbeitnehmer eine krankheitsbedingte Abwesenheit in der Regel telefonisch zum Arbeitsbeginn (oder vorher) mit. Hier meldete sich der Arbeitnehmer im Betrieb (beim Vorgesetzten) und gab seine „Krankmeldung“ ab. Häufig mit der Information „bin krank, gehe jetzt zum Arzt und melde mich dann“.

Nachdem der Arbeitnehmer beim Arzt war, schickte er die Papier-AU-Bescheinigung per Post (oder vorab per Email oder WhatsApp) an den Betrieb. Damit wurde der ärztliche Nachweis geführt, dass der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Tag (voraussichtlich) arbeitsunfähig ist.

Die Papier-AU-Bescheinigung ist dann einige Tage später per Post (oder persönlicher Abgabe durch den Beschäftigten, wenn er wieder gesund war) zum Lohnbüro gelangt. Dort wurde dann mit der nächsten Entgeltabrechnung die Abwesenheit erfasst und (wenn möglich) der U1-Antrag gestellt. Die Papier-AU-Bescheinigung wurde dann anschließend in der Personalakte oder einem „Fehlzeiten-Ordner“ abgelegt.

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Anmerkung: So oder ähnlich dürfte der Krankmeldeprozess in den meisten Betrieben bislang organsiert sein. Entscheidender Unterschied zum elektronischen Verfahren ist, dass das Lohnbüro im bisherigen Prozess erst sehr spät von der Arbeitsunfähigkeit erfahren hat. Dies muss ab 2023 geändert werden. Denn nur so, kann der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit überhaupt geführt werden.

Krankmeldeprozess des Arbeitnehmers ab 2023

Künftig entfällt die Papierbescheinigung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer (also rund 90 Prozent). Der ärztliche Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt dann nicht mehr durch eine Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern muss künftig vom Betrieb über die Lohnsoftware bei den Krankenkassen angefordert werden. Alternativ kann dies (theoretisch) auch über ein Zeiterfassungssystem erfolgen oder (kostenpflichtig) beim Steuerberater.

Um an den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu gelangen, stellt das Lohnbüro über die Lohnsoftware eine „eAU-Anfrage“ an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch für Minijobber, die zur Minijob-Zentrale gemeldet werden. Daher sollten Sie bereits in der Vergangenheit die Krankenkasse der Minijobber in Lohnabzug hinterlegen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, holen Sie dies bitte zeitnah nach.

Künftig benötigen Sie für die eAU-Anfrage das AU-Beginndatum des Arbeitnehmers. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Lohnbüro diese Daten zeitnah erhalten, um die Anfrage auch stellen zu können. In der Regel dürfte dies der Beginn der Abwesenheit sein. Allerdings müssen nicht alle Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag bereits ein ärztliches Attest vorlegen, so dass der ärztliche AU-Beginn durchaus auch vom ersten betrieblichen Fehltag abweicht.

Es gilt nun, einen Krankmeldeprozess zu entwickeln, der das Lohnbüro möglichst schnell mit der Krankmeldung versorgt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Information der krankheitsbedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers schnellstmöglich zum Lohnbüro gelangt. Denn nur so ist es künftig möglich, die eAU-Anfragen zeitnah zu stellen.

Eine Möglichkeit kann sein, dass Krankmeldungen dem Lohnbüro (zum Beispiel per Email) umgehend mitgeteilt werden. Eventuell macht auch ein Laufzettel Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter einen Emailzugang haben.

Dieser Laufzettel sollte dann neben dem Namen des Arbeitnehmers auch den Beginn der betrieblichen Abwesenheit sowie den Tag der ärztlichen Feststellung enthalten. So kann dann im Lohnbüro die eAU-Anfrage gestellt werden.

Der Prozess stellt sich dann vereinfacht wie folgt dar:

  • Erkrankter Arbeitnehmer teilt Vorgesetztem AU-Zeitraum und Beginn mit
  • Vorgesetzter meldet an Lohnbüro – Arbeitnehmer AU-Zeitraum und Beginn
  • Lohnbüro stellt eAU-Anfrage.

Die eAU-Anfrage des Betriebs bei der Krankenkasse kann aber nur beantwortet werden, wenn der Arbeitnehmer auch bei der Kasse versichert ist. Dies sollte allerdings in der Praxis regelmäßig korrekt sein. Außer der Arbeitnehmer hat eine falsche Krankenkasse angegeben bzw. kürzlich seine Krankenkasse gewechselt und dies dem Lohnbüro noch nicht mitgeteilt. Dies dürften in der Praxis aber absolute Ausnahmen sein.

Die Krankenkasse kann die eAU-Anfrage ebenfalls nicht beantworten, wenn ihr selbst (noch) keine Krankmeldung des Arztes oder des Krankenhauses vorliegt. Derzeit sind zwar schon zahlreiche Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser an das Verfahren angebunden, aber auch noch nicht alle. Das bedeutet, dass die Ärzte aktuell noch nicht flächendeckend die AU-Bescheinigungen elektronisch melden. Dies sollte sich in den nächsten Monaten jedoch bessern, so dass Sie dann stets eine eAU erhalten.

Sofern Sie keine Antwort von der Krankenkasse auf Ihre eAU-Anfrage erhalten, sollten Sie nach 14 Tagen eine erneute Anfrage auf den Weg bringen (alternativ direkt bei der Kasse anfragen).

Kann keine eAU empfangen werden, fehlt künftig der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit. Hier sollten Sie dann den betroffenen Arbeitnehmer direkt um eine „Papier-Bescheinigung“ bitten. Diese müsste ihm vom Arzt ausgehändigt worden sein.

eAU-Verfahren ist umständlich

Das neue eAU-Verfahren wird insbesondere zum Beginn 2023 in vielen Betrieben für Chaos sorgen, da die Prozesse sich erst noch einspielen müssen. Auch darf man gespannt sein, ob tatsächlich alle Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser das eAU-Verfahren schon umgesetzt haben- Anfang Dezember 2022 waren immer noch einige Ärzte nicht am Verfahren beteiligt bzw. haben keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereitgestellt, die vom Betrieb abgeholt werden konnten.

Ein weiterer Punkt, der für Unverständnis bei den Betrieben sorgt, ist das komplizierte und zeitaufwendige Anfrageverfahren für jeden Arbeitnehmer einzeln bei den Krankenkassen. Eleganter wäre sich ein Abfrageverfahren für den ganzen Betrieb. Stattdessen ist für jeden Arbeitnehmer bei jeder Krankenkasse eine eigene Anfrage zu stellen. Einfacher wäre eine Lieferung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber. Doch hier sind Datenschutzgründe seitens der stattlichen Stellen angeführt worden, um einer solchen Servicelieferung entgegenzustehen.

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Techniker Krankenkasse erhöht U1-Umlagebeiträge ab 1.10.2022

Techniker-Krankenkasse erhöht U1-Umlagesätze ab 1.10.2022 deutlich

Die Techniker Krankenkasse hat zum 1.10.2022 due Beiträge zu den Ausgleichskassen U1 und U2 teilweise drastisch erhöht. Zwar werden die Beiträge nicht von den Versicherten selbst getragen, aber die Arbeitgeber werden durch diese Beitragserhöhung belastet. So steigen die Beiträge zu den Umlagekassen für TK-Versicherte um über 50 Prozent.

„Techniker Krankenkasse erhöht U1-Umlagebeiträge ab 1.10.2022“ weiterlesen

Minijob-Zentrale senkt U1 und U2 Umlagesätze 2022

Die Minijob-Zentrale überrascht die Minijob-Arbeitgeber mit einer Beitragssatzsenkung der U1 und U2-Umlagesätze zum Jahreswechsel 2021/2022. Ab Januar 2022 sinken die Umlagesätze bei der Minijob-Zentrale.

Umlagesätze sinken 2022

Bereits 2021 haben einige Krankenkassen die Umlagesätze senken können. So hat beispielsweise die Techniker Krankenkasse die Umlagesätze bereits zum 1. Oktober 2021 senken können – trotz Pandemie. Anscheinend sind die Aufwendungen für die Erstattungen bei Krankheit und Mutterschaft jedoch gesunken, anders lassen sich die Umlagesatzsenkungen nicht erklären.

Die Minijob-Zentrale senkt nun ebenfalls die Umlagesätze zur U1 und U2 ab Januar 2022. Die U1-Umlage (Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit) sinkt von 1,0 Prozent auf 0,9 Prozent.

Für die U2-Umlage sinkt der Umlagesatz auf 0,29 Prozent (statt 0,39 Prozent) des beitragspflichtigen Bruttoentgelts. Mit dieser Umlagesatzsenkung reduzieren sich die Lohnnebenkosten für die Arbeitgeber von Minijobber in wenig ab dem Jahr 2022.

Sofern sich zum Vorjahr keine Änderungen in der Entgelthöhe ergeben, sparen die Betriebe ein wenig bei der Beschäftigung der Minijobber.

Auch Insolvenzgeldumlage sinkt 2022

Ebenfalls erfreulich für Arbeitgeber ist die Absenkung der Insolvenzgeldumlage zum 1. Januar 2022. Ursprünglich war eine Anhebung der Insolvenzgeldumlage auf 0,15 Prozent des (renten)versicherungspflichtigen Bruttoentgelts vorgesehen. Nun hat sich der Gesetzgeber auf eine Absenkung ab 2022 auf 0,09 Prozent entschieden. Im Jahr 2021 beläuft sich die Insolvenzgeldumlage auf 0,12 Prozent.

Mindestlohn als Korrektiv nach oben?

Allerdings muss diese Beitragssatzsenkung nicht allein betrachtet werden. Ab 2022 steigt auch der Mindestlohn, der vor allem Minijobber betrifft Dadurch dürfte sich die Einsparung bei den Umlagebeiträgen vielfach wieder ausgeglichen haben.

Anmerkung: Der gesetzliche allgemeine Mindestlohn beträgt bis Ende 2021 je 60-Minutenstunde 9,60 Euro. Ab 1. Januar 2022 steigt dieser auf 9,82 Euro je Stunde.    

Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge

Arbeitgeber erhalten in bestimmten Fällen die geleistete Entgeltfortzahlung bei Krankheit der Arbeitnehmer zum Teil erstattet. Ähnliches gilt bei der Auszahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld oder bei Beschäftigungsverboten aufgrund einer Schwangerschaft (Mutterschaft). Auch hier erhalten Arbeitgeber eine Erstattung aus den Umlagekassen U1 und U2.

Diese Umlagekassen werden von den Krankenkassen verwaltet. Die Krankenkassen legen für die angeschlossenen Umlagekassen auch die Beitragssätze (Umlagesätze fest). Es gibt auf der einen Seiten die U1-Umlagekasse, welche für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall der Arbeitnehmer zuständig ist. Allerdings gilt dies nur für Klein- und Mittelbetriebe mit bis zu 30 anrechenbaren Arbeitnehmern.

Größere Betriebe kommen nicht in den Genuss der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen und müssen diese Kosten allein schultern. Das heißt, die U1-Umlagekasse entlastet kleine und mittlere Unternehmen bei der Entgeltfortzahlung für Arbeitnehmer im Krankheitsfall. Die U1-Umlagekasse erstattet dabei einen Teil der Aufwendungen in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Bruttoentgelts. So tragen die U1-pflichtigen Betriebe nur einen Teil der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall.

Inzwischen ist es Usus, dass die Krankenkassen verschiedene U1-Umlagesätze anbieten. Teilweise können Arbeitgeber hier bis zu vier Varianten wählen. Es gilt dabei der Grundsatz, je höher der Beitrag, desto höher die Erstattung.

Das U2-Verfahren erstattet die Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen von Mutterschaft. Konkret ist dies der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das fortzuzahlende Entgelt während eines Beschäftigungsverbots (aufgrund der Mutterschaft).

Die Betriebe erhalten die Erstattungen, wenn sie einen elektronischen Erstattungsantrag bei den Krankenkassen einreichen. Konkret senden die Betriebe aus der Lohnsoftware einen Erstattungsantrag nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) an die Annahmestellen der Krankenkassen, die dann die Anträge an die jeweiligen Krankenkassen bzw. Landesverbände der Kassen weiterleiten, wo die Anträge dann inhaltlich bearbeitet werden.

Voraussetzungen für AAG-Erstattungsanträge

Eine wichtige Voraussetzung für die Abgabe der AAG-Erstattungsanträge ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm und ein gültiges ITSG-Zertifikat des Nutzers (Anwenders). Darüber hinaus sind im Lohnbüro jedoch noch weitere Voraussetzungen vor dem Versand der AAG-Anträge zu beachten:

Es muss bereits das Entgelt abgerechnet und gezahlt sein, wenn der Antrag versendet wird.

Sofern es erforderlich ist, sollte eine ärztliche Bescheinigung für den Erstattungszeitraum vorliegen.

Der Beschäftigte (für den der Antrag gestellt wird) darf nicht vom AAG-Verfahren ausgeschlossen sein.

Bei Anträgen für ein Beschäftigungsverbot darf kein vorrangiger Anspruch auf Erstattung aufgrund von Arbeitsunfähigkeit bestehen.

Bei Anträgen auf Erstattung für ein Beschäftigungsverbot muss geprüft werden, ob eine Umgestaltung der Arbeitsbedingungen oder ein Arbeitsplatzwechsel im Betrieb zur Weiterbeschäftigung möglich ist.

Es darf für den Erstattungszeitraum kein Antrag auf Kurzarbeitergeld für den Beschäftigten gestellt sein.

Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, darf ein AAG-Erstattungsantrag gestellt werden.

Krankmeldung beim Arbeitgeber mit Attest

Erkrankt ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig, so muss er dies unverzüglich dem Arbeitgeber mitteilen. Doch was ist bei einer Erkrankung am Wochenende zu tun?

Krankmeldung beim Arbeitgeber

Liegt eine Erkrankung beim Arbeitnehmer vor und kann er infolge der Erkrankung nicht arbeiten, so muss er dies unverzüglich dem Arbeitgeber melden. Unter der Woche ist dies in der Regel auch kein Problem, doch was ist am Wochenende, wenn im Betrieb niemand zu erreichen ist?

Ist im Betrieb niemand am Wochenende zugegen, dann kann die Krankmeldung natürlich erst am nächsten Arbeitstag, das dürfte in aller Regel der Montag sein, erfolgen.

Am Wochenende erkrankte Arbeitnehmer haben somit „unmittelbar“ am Montagmorgen dem Betrieb die Krankmeldung zu übermitteln. In welcher Form dies geschieht, kann der Betrieb festlegen. Hier wird in den meisten Betreiben noch die telefonische Krankmeldung praktiziert. In der Regel erfolgt diese durch einen Anruf des Arbeitnehmers beim Vorgesetzten, der dann alles weiteren Informationen im Betrieb weitergibt und sich dann in aller Regel auch um eine Vertretung kümmert bzw. die neue Verteilung der Arbeit.

Im Betrieb sollte eine klare Regelung für den Ablauf (Meldeweg) bei Krankmeldungen existieren. Gerade in der Urlaubszeit sind die Vertretungsregelungen oft nicht eindeutig, so dass es hier zu oft zu Unstimmigkeiten führt.

Krankmeldung beim Arbeitgeber – Anzeige- und Nachweispflicht

Der Arbeitnehmer muss seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden. Dies ist gesetzlich geregelt (§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz). Hier ist auch festgelegt, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die voraussichtliche Dauer mitteilen muss. Neben der Information, „dass der Arbeitnehmer heute nicht zur Arbeit kommt, weil er krank ist“, muss also auch die voraussichtliche Dauer mitgeteilt werden.

Unterscheidung Krankmeldung und ärztliches Attest

Neben der Krankmeldung, also der Mitteilung beim Arbeitgeber, dass eine Arbeitsunfähigkeit besteht, gibt es noch das ärztliche Attest (gelber Schein), welches die Arbeitsunfähigkeit von ärztlicher Seite bestätigt. Diese ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss spätestens am dritten Kalendertag beim Arbeitgeber vorgelegt werden, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger andauert.

Zunächst muss ein ärztliches Attest vorgelegt werden, wenn eine Arbeitsunfähigkeit mehr als drei Tage andauert. Dies ist gesetzlich so geregelt. Allerdings kann der Arbeitgeber auch schon vorher ein ärztliches Attest verlangen. Dies ist in aller Regel im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Für den Betrieb bietet sich eine solche frühere Vorlagefrist an, wenn zu befürchten steht, dass ansonsten einige Arbeitnehmer zu Kurzerkrankungen neigen.

Wichtig ist dabei zu unterscheiden, dass die Krankmeldung unverzüglich und ein ärztliches Attest erst etwas „später“ vorgelegt werden muss. Etwaige Postlaufzeiten bei der Zusendung der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gehen übrigens nicht zu Lasten des Arbeitnehmers, wenn ihn kein Verschulden trifft.

Frist zur Abgabe ärztliches Attest

Immer wieder strittig ist die Handhabung der Abgabefrist der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Zunächst muss dafür geschaut werden, wie (im Arbeitsvertrag/Betriebsvereinbarung) die Frist zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung definiert ist. Liegt dazu keine Regelung vor, so gilt die gesetzliche Abgabefrist von drei Tagen. Damit sind Kalendertage gemeint.

Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer bei einer Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtlich länger als drei Tage (Kalendertage) andauert, spätestens am darauffolgenden Tag (Tag vier) eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorlegen muss.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erkrankt am Montag arbeitsunfähig.

Somit muss spätestens am Donnerstag eine ärztliche Bescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen.

Sonderfall: Frist endet am Wochenende

Es stellt sich in der Praxis häufig die Frage, wie zu verfahren ist, wenn das Ende der Abgabefrist der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf ein Wochenende fällt, an dem in der Firma nicht gearbeitet wird. Eigentlich ganz einfach, die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat dann am darauffolgenden Arbeitstag vorzuliegen.

Übrigens: Für die Berechnung der Vorlagefrist der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zählen die tatsächlichen Kalendertage – nicht wie teilweise angenommen wird, die Arbeitstage.

Nur teilweise Entschädigung bei Quarantäne

Das Verwaltungsgericht Koblenz hat eine wegweisende Entscheidung zu Entschädigungszahlungen nach dem Infektionsschutzgesetz getroffen. Demnach kann die Entschädigungsbehörde die Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Quarantäne des Arbeitnehmers teilweise verweigern. Damit tragen die Arbeitgeber das Risiko der Entgeltzahlung.

Entschädigung nach Infektionsschutzgesetz

Nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 56 IfSG) erhalten Arbeitnehmer, die aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne nicht arbeiten können, den Verdienstausfall von der zuständigen Entschädigungsbehörde erstattet, also beispielsweise dem Gesundheitsamt. Die Auszahlung erfolgt jedoch durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer und nicht durch die Entschädigungsbehörde.

Vielmehr muss der Arbeitgeber anschließend die verauslagten Entschädigungszahlungen von der Entschädigungsbehörde auf Antrag einfordern. Die Entschädigungsbehörde zahlt dann den verauslagten (Netto)Verdienstausfall sowie die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge (diese muss der Arbeitgeber während der Quarantäne voll zahlen) aus. Der Betrieb geht somit zunächst in Vorleistung.

Allerdings gibt es bei den Erstattungen durch die Erstattungsbehörden immer wieder Probleme und unterschiedliche Meinungen. Problematisch ist hierbei, dass seitens des Gesetzgebers hinsichtlich der Erstattungsleistungen keine eindeutigen Regelungen geschaffen worden sind, so dass vieles in der Rechtsprechung zu klären ist. Auch die Novellierung der Erstattungen aus dem März 2021 greift leider zu kurz, da zahlreiche Praxisfälle nicht abgebildet worden sind. Leider fehlt auch immer noch ein bundeseinheitliches Verfahren bei den Entschädigungszahlungen nach dem Infektionsschutzgesetz, da sich die Länder hier offensichtlich auf keine einheitliche Linie einigen können – zum Nachteil der Betriebe.

Verwaltungsgericht entscheidet gegen Arbeitgeber

Das Verwaltungsgericht Koblenz hatte nun in einem Fall zu entscheiden, in dem die Entschädigungsbehörde die Zahlung der Entschädigungsleistungen an den Arbeitgeber teilweise verweigerte (Urteil vom 10.5.2021; Az: 3 K 107/21 und 3 K 108/21).

Im verhandelten Fall wurde eine Arbeitnehmerin einer Bäckerei auf behördliche Anweisung unter Quarantäne gestellt und durfte in dieser Zeit nicht arbeiten. Der Arbeitgeber zahlte in diese Zeit das Entgelt fort. Nach zwei Wochen (Ablauf der Quarantäne) nahm die Arbeitnehmerin wieder die Arbeit auf. Bei der anschließenden Erstattung des Verdienstausfalls stellte sich die Entschädigungsbehörde quer. Sie verweigerte die Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz für die ersten fünf Quarantäne-Tage, weil im Arbeitsvertrag der Arbeitnehmerin die Regelungen des § 616 BGB nicht abgedungen waren.

Das Verwaltungsgericht Koblenz entschied zu Lasten des Betriebes und gab der Entschädigungsbehörde Recht. Allerdings ist die Berufung wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Sache zugelassen. Das Verwaltungsgericht begründet seine Entscheidung damit, dass die Entschädigungsleistungen nach dem Infektionsschutzgesetz nachrangig gegenüber anderen Entgeltansprüchen zu sehen sind. Hätte der Betrieb im Arbeitsvertrag die Regelungen des § 616 BGB abgedungen, dann wären die Entschädigungsleistungen für den vollen Entschädigungszeitraum zu zahlen gewesen wären.

Für Betriebe bedeutet dies, dass schnellstmöglich eine Anpassung der Arbeitsverträge erfolgen sollte, wonach die Regelungen des § 616 BGB abgedungen werden. Ansonsten gehen die Betriebe das Risiko ein, bei Quarantäne der Arbeitnehmer auf den Entgeltfortzahlungskosten „sitzen zu bleiben“, weil die Entschädigungsbehörden nicht zahlen.

Feiertagslohn versus Feiertagszuschläge

Der Wonnemonat Mai ist mit zahlreichen Feiertagen gespickt. Hierbei stellt sich regelmäßig die Frage, ob Feiertagslohn oder Feiertagszuschläge zu zahlen sind. Aber wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen Feiertagszuschlägen und Feiertagslohn?

Feiertagslohn versus Feiertagszuschläge

Beim Feiertagslohn handelt es sich um Entgeltfortzahlung an einem Feiertag, an dem die Arbeit (feiertagsbedingt) entfällt. Dies ist bei vielen Arbeitnehmern, die in einer 5-Tage-Woche arbeiten, regelmäßig Christi Himmelfahrt (Donnerstag). Aufgrund des Feiertags fällt die Arbeit am Feiertag aus. Wäre kein Feiertag, hätten die Arbeitnehmer gearbeitet.

Der Feiertagslohn ist gesetzlich festgeschrieben (§ 2 EFZG). Danach ist der Arbeitnehmer (ähnlich wie bei Entgeltfortzahlung bei Krankheit) für die entfallene Arbeit an einem Feiertag, so zu stellen, als ob er gearbeitet hätte. Dies bedeutet, der Arbeitnehmer erhält die „ausgefallene“ Arbeit am Feiertag so vergütet, als ob er gearbeitet hätte.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält einen Stundenlohn von 15 Euro bei einer regelmäßigen Arbeitszeit von 8 Stunden arbeitstäglich montags bis freitags.

Im Mai 2021 fällt sowohl an Christi Himmelfahrt (Donnerstag) und Pfingstmontag (Montag) feiertagsbedingt die Arbeit aus. Dennoch erhält der Arbeitnehmer an diesen beiden Feiertagen „Entgeltfortzahlung an Feiertagen“ von jeweils 120 Euro (8 Stunden x 15 Euro).

Feiertagszuschläge können hingegen gezahlt werden, wenn ein Arbeitnehmer an einem Feiertag auch tatsächlich arbeitet. Hierbei wird durch den Feiertagszuschlag die „Arbeit an einem Feiertag“ durch den Feiertagszuschläge besonders durch den Betrieb gewürdigt. Diese Feiertagszuschläge sind nicht gesetzlich verpflichtend, so dass sie auch nicht grundsätzlich gezahlt werden müssen. Allerdings enthalten Tarifverträge und oftmals auch die Arbeitsverträge entsprechende Regelungen. Meist sind diese in der Form formuliert, dass die Arbeitnehmer Feiertagszuschläge in Höhe der steuerlich möglichen Höchstsätze (steuerfreie Zuschläge) erhalten können.

Feiertagszuschläge werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt. Hierbei wird der Feiertagszuschlag als prozentualer Zuschlag zum Stundengrundlohn vergütet. Das Besondere an den Feiertagszuschlägen ist die Möglichkeit, die Zuschläge in bestimmter Höhe steuer- und beitragsfrei auszuzahlen.

Feiertagszuschläge können bis zu folgenden Höchstgrenzen steuer- und beitragsfrei gezahlt werden:

  • Feiertagsarbeit: 125 % des Stundenlohns
  • Arbeit an Heiligabend ab 14 Uhr sowie am 25., 26. Dezember und am 1. Mai: 150 % des Stundenlohns
  • Arbeit an Silvester ab 14 Uhr: 125 % des Stundenlohns

Daneben ist noch zu beachten, dass dabei nur Stundengrundlöhne bis 25 Euro beitragsfrei bzw. 50 Euro je Stunde steuerfrei gestellt sind.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer arbeitet am 1. Mai und an Christi Himmelfahrt jeweils 8 Stunden bei einem Stundengrundlohn von 15 Euro.

Es sind folgende Feiertagszuschläge möglich:

Maifeiertag (1.5.):

Stundenlohn

8 Stunden x 15 Euro = 120,00 Euro

Feiertagszuschläge:

8 Stunden x 15 Euro x 150 % = 180,00 Euro

Vergütung am 1. Mai = 300 Euro, wobei nur 120 Euro steuer- und beitragspflichtig sind.

Christi Himmelfahrt

8 Stunden x 15 Euro = 120,00 Euro

Feiertagszuschläge:

8 Stunden x 15 Euro x 125 % = 150,00 Euro

Vergütung = 270 Euro, wobei nur 120 Euro steuer- und beitragspflichtig sind.

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