aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Pflegeversicherung: Vereinfachtes Kinder-Nachweisverfahren

Ab 1.7.2023 wird die Kinderanzahl in der Pflegeversicherung berücksichtigt. Wichtig dabei ist den Nachweis zu führen.

Zum 1.7.2023 soll der Pflegeversicherungsbeitragssatz auf 3,4 Prozent steigen. Für kinderlose Arbeitnehmer sogar auf insgesamt 4,0 Prozent. Für Arbeitnehmern mit mehreren Kindern sind aber Nachlässe möglich. Vorausgesetzt sie haben zwei oder mehr Kinder bis 25 Jahre.

Beitragssatz steigt

Zum 1.7.2023 verteuert sich der Pflegeversicherungsbeitrag Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der allgemeine Beitragssatz beträgt dann 3,4 Prozent vom beitragspflichtigen Entgelt. Diesen Beitrag teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zur Hälfte, also jeweils 1,7 Prozent. Kinderlose Arbeitnehmer ab Vollendung des 23. Lebensjahres zahlen zusätzlich nochmals 0,6 Prozent (ab Juli 2023) extra, also 2,3 Prozent.

Neu: Berücksichtigung von Kindern

Neu eingeführt wird ein Abschlag von dem Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung, wenn zwei oder mehr Kinder des Arbeitnehmers das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Ab 1.7.2023 wird die Anzahl der Kinder beim Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung berücksichtigt. Konkret vermindern dabei Kinder bis 25 Jahre die Beitragshöhe des Arbeitnehmers ab dem zweiten Kind bis fünften Kind um jeweils 0,25 % je Kind. Maximal also 1,0 Prozent Reduktion.

Problematisch für die Betriebe ist hierbei insbesondere der Nachweis der Kinderanzahl sowie das Alter der Kinder. Denn in den meisten Fällen dürften diese Daten dem Betrieb nicht bekannt sein. Hierfür plant der Gesetzgeber ein vereinfachtes Nachweisverfahren bis Ende Juni 2025.

In diesem Übergangszeitraum soll es zulässig sein, den Nachweis der Kinderanzahl und des jeweiligen Alters in einem vereinfachten Nachweis beizubringen. Es genügt ein unterschriebenes Formular vom Arbeitnehmer, aus dem die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum hervorgeht. Dieser vereinfachte Nachweis soll im Übergangszeitraum den Nachweis erleichtern. Da ansonsten in aller Regel die Geburtsurkunden der Kinder im Lohnbüro gesammelt werden müssten. Dies dürfte jedoch aufgrund des kurzfristigen Inkrafttretens der Regelung zum 1.7.2023 viele Lohnbüros vor Herausforderungen stellen.

Muster_Erklärung_Kinder.pdf (dataline.de)

Tipp: Info-Clip Pflegeversicherung Juli 2023

Krankmeldung nach Kündigung

Nur weil eine Kündigung und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zusammenfallen, erschüttert dies nicht die Beweiskraft der AU-Bescheinigung.

Nur weil eine Krankmeldung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nach einer Kündigung vorliegt, muss dies nicht die Beweiskraft einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttern. Dies hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen geurteilt (Urteil vom 8.3.2023, Az.: 8 Sa 859/22).

Im verhandelten Fall hatte ein Arbeitnehmer bei einer Zeitarbeitsfirma gearbeitet und war einige Wochen nicht eingesetzt worden. Er meldete sich mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) krank. Einen Tag später ging ihm die Kündigung zum Monatsende zu. Der Arbeitnehmer legte daraufhin zwei weitere ärztliche Atteste vor, die ihn genau bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses als krankgeschrieben auswiesen. Der Arbeitgeber hatte Zweifel an der Echtheit der Erkrankung und verweigerte die Entgeltfortzahlung. Hiergegen klagte der Arbeitnehmer. Das Landesarbeitsgericht gab dem Arbeitnehmer Recht. Denn einer ordnungsgemäß ausgestellten ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung komme ein hoher Beweiswert zu.

Zwar hatte sich der Arbeitnehmer genau am Tage der Kündigung krankgemeldet, dadurch ist der Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aber noch nicht erschüttert. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass der Arbeitnehmer just am Tag nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses in anderer Position wieder tätig wurde. Das hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschieden.

Denn einer ordnungsgemäß ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung komme ein hoher Beweiswert zu. Auf die Grundsätze des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 8.9.2021, Az. 5 AZR 149/21) zum Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. dessen Erschütterung könne sich der beklagte Arbeitgeber in diesem Fall nicht berufen. Der fünfte Senat des BAG hat in ständiger Rechtsprechung entschieden, dass der Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung insbesondere dann erschüttert sein kann, wenn ein Arbeitnehmer am Tag der eigenen Kündigung arbeitsunfähig krankgeschrieben wird und die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit passgenau die Dauer der Kündigungsfrist umfasst (sogenannte zeitliche Koinzidenz).

Hier liegt die Sachlage jedoch anders. Denn die der Krankschreibung des klagenden Arbeitnehmers ist die Kündigung durch den Arbeitgeber zeitlich vorausgegangen. Somit könne der Arbeitnehmer nicht durch die Kündigung zur Krankmeldung motiviert worden sein. Ferner habe es insgesamt drei Bescheinigungen (und nicht nur eine) AU-Bescheinigungen gegeben, die insgesamt bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses liefen. Daher ist hier die Entgeltfortzahlung zu leisten.

Interessant: Das Landesarbeitsgericht hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Sache zugelassen. Das Bundesarbeitsgericht habe in seiner Rechtsprechung nämlich noch nicht hinlänglich geklärt, unter welchen Umständen konkret der Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttert wird. Eventuell spiele es doch eine Rolle, dass der Arbeitnehmer passend zu Beginn der neuen Tätigkeit offenbar wieder genesen war.

Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“

Saison-Arbeitnehmer müssen in den Anmeldungen besonders gekennzeichnet sein.

Saisonarbeitskräfte werden in zahlreichen Branchen eingesetzt. Oftmals geht wenig bis nichts ohne diese Saison-Aushilfen. Daher sollten Ihnen im Lohnbüro die Regelungen zu den Saison-Arbeitskräften geläufig sein.

Ein Saison-Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, der vorübergehend für eine versicherungspflichtige auf bis zu acht Monate befristet Beschäftigung nach Deutschland gekommen ist, um mit seiner Tätigkeit einen jahreszeitlich wiederkehrenden erhöhten Arbeitskräftebedarf des Arbeitgebers abzudecken (§ 188 Absatz 5 Satz 6 SGB V).

Werden die Mitarbeiter aus dem Ausland nach deutschem Sozialversicherungsrecht beurteilt und sind dann (in Deutschland) sozialversicherungspflichtig, so gibt es eine besondere „Meldevorschrift“. In der Anmeldung zur Sozialversicherung müssen diese Personen nämlich besonders gekennzeichnet werden.

Hierfür gibt es ein eigenes Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“, welches bei der Anmeldung (Abgabegrund „10“) für diesen Personenkreis zu melden ist.

Hintergrund dieser Regelung ist, dass zum Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung auch die Versicherungspflicht endet. Es endet aber nicht automatisch die Mitgliedschaft in der Krankenkasse. Vielmehr wird die Mitgliedschaft fortgesetzt (wenn keine andere versicherungspflichtige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber besteht). Daher ist die Krankenkasse verpflichtet, den versicherten anzuschreiben und die weitere Versicherung/Mitgliedschaft abzuklären.

Kommt hier keine Rückmeldung, so tritt die obligatorische Anschlussversicherung ein und es entsteht für den Versicherten Beitragspflicht.

Bei Ausländern, die nach der Saisonarbeit in Deutschland jedoch wieder in ihr Heimatland zurückkehren und damit in Deutschland in aller Regel postalisch nicht mehr erreichbar sind, endeten diese Kontaktversuche regelmäßig mit „unbekannt verzogen“.

Aus diesem Grund wurde das Kennzeichen „Saison-Arbeitnehmer“ eingeführt, damit sich der Verwaltungsaufwand der Kassen reduziert. Denn bei Arbeitnehmern, die als Saison-Arbeitnehmer gekennzeichnet sind, entfällt dieses Verfahren zur Feststellung der Anschlussversicherung.

Datensatz DSER – Erstattung von Arbeitgeberleistungen

DSER steht als Abkürzung für den Datensatz bei Erstattungen nach dem AAG – also den U1 und U2 Erstattungsanträgen.

Die Sozialversicherung und das maschinelle Melde- und Beitragsverfahren halten einige besondere Abkürzungen bereit. In diesem Artikel wird der Datensatz zur Erstattung der Arbeitgeberleistungen bei Krankheit oder Mutterschaft (U1 und U2 Erstattungen).

Feiertagszuschlag an Christi Himmelfahrt

Für die tatsächliche Arbeit an Christi Himmelfahrt kann ein Feiertagszuschlag gezahlt werden – steuer- und beitragsfrei.

Vielfach werden für die Arbeit an Feiertagen Zuschläge (Feiertagszuschläge) gezahlt. Hierbei gibt der Arbeitsvertrag (oder Tarifvertrag) Aufschluss. Ist hier nichts vereinbart, so muss auch kein Feiertagszuschlag vom Betrieb gezahlt werden. Allerdings ist es in einigen Betrieben auch ohne vertragliche Regelung Usus an Feiertagen Feiertagszuschläge zu zahlen. Denn gerade bei Wettbewerb um verlässliche Arbeitnehmer, können Entgeltextras wie Feiertagszuschläge das Zünglein an der Waage sein.

Feiertagslohn an Christi Himmelfahrt – Zuschlagshöhe

Christi Himmelfahrt ist ein gesetzlicher Feiertag, daher sind die Feiertagszuschläge steuerbegünstigt. Arbeitet ein Arbeitnehmer also am Christi Himmelfahrt, so können Sie einen Feiertagszuschlag von 125 Prozent des Grundlohns zahlen. Das bedeutet, bei einem Stundenlohn von 15 Euro können Sie zusätzlich 125 Prozent (= 18,75 Euro) steuerfrei als Feiertagszuschlag vergüten. Dies gilt übrigens auch für die Sozialversicherung. Feiertagszuschläge sind beitragsfrei – solange der Grundlohn 25 Euro je Stunde nicht übersteigt.

Der Feiertagszuschlag kann den gesamten Feiertag (0 Uhr bis 24 Uhr) gezahlt werden. Daneben ist auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr noch von dieser Regelung eingeschlossen und kann mit 125 Prozent vergütet werden, wenn die Arbeit bereits am Feiertag begonnen wurde.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 10 Uhr abends bis 16 Uhr (6 Stunden).

Stundenlohn für 6 Stunden x 15 Euro = 90 Euro

Feiertagszuschlag für 6 Stunden x 15 Euro x 125 % = 112,50 Euro (steuer- und beitragsfrei)

Feiertagslohn an Christi Himmelfahrt – geht noch mehr?

Aber es kommt noch besser. Wenn an einem Feiertag nachts gearbeitet wird, darf zusätzlich zum Feiertagszuschlag noch der steuerfreie Nachtzuschlag obendrauf gerechnet werden. Für Nachtarbeit kann für die Zeit von 20 Uhr bis 24 Uhr und von 4 Uhr bis 6 Uhr ein Zuschlag von 25 Prozent steuerfrei gezahlt werden. Für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar ein Zuschlag von 40 Prozent.

Beispiel Abwandlung:

Ein Arbeitnehmer arbeitet an Christi Himmelfahrt auf einer Abendveranstaltung zu 15 Euro je Stunde. Er arbeitet von 18 Uhr abends bis 2 Uhr nachts (8 Stunden). Da er bereits am Feiertag die Arbeit aufgenommen hat, kann auch die Zeit von 0 Uhr bis 2 Uhr des Folgetages mit dem Feiertagszuschlag bezahlt werden. Zusätzlich erhält er auch noch einen Nachtzuschlag.

Stundenlohn für 8 Stunden x 15 Euro = 120 Euro (steuer- und beitragspflichtig

Feiertagszuschlag für 8 Stunden x 15 Euro x 125 % = 150 Euro (steuer- und beitragsfrei)

Nachtzuschlag für 4 Stunden x 15 Euro x 25 % = 15 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 20 Uhr bis 24 Uhr)

Nachtzuschlag für 2 Stunden x 15 Euro x 40 % = 12 Euro (steuer- und beitragsfrei – von 0 Uhr bis 2 Uhr)

Der Arbeitnehmer erhält für diese Veranstaltung somit 297 Euro, wovon nur 120 steuer- und beitragspflichtig sind.

Gastronomie – Sofortmeldungen sind Pflicht

In der Gastronomie sind Sofortmeldungen bei Neueinstellungen Pflicht.

Mittlerweile ist die Außensaison in der Gastronomie fast überall eröffnet. Das bedeutet oft auch, dass viele neue Mitarbeiter neu anfangen. Wichtig für die Gastrobetriebe ist dabei, dass die Sofortmeldungen zur Sozialversicherung rechtzeitig erstattet werden.

Sofortmeldungen sind Pflicht

Im Gastronomiebereich sind bei Neueinstellungen bereits vor dem Arbeitsbeginn Sofortmeldungen an die Deutsche Rentenversicherung vom Betrieb zu übermitteln. Denn in bestimmten Branchen gelten für die Neueinstellung von Arbeitnehmern besondere Meldebedingungen.

In der Gastronomie gehört dazu auch die Sofortmeldepflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Sofortmeldepflicht gilt für Vollzeitarbeitnehmer, aber auch für die Einstellung von Minijobbern oder kurzfristigen Aushilfen oder Ferienjobbern.

Gastronomie und Sofortmeldungen

In der Gastronomie wurde die Sofortmeldepflicht eingeführt, da der Gesetzgeber in der Gastrobranche eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit sieht. Durch die Abgabepflicht von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen auch den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung. Somit haben beispielsweise die Zollprüfer auch vor Ort einen direkten Zugriff auf die gemeldeten Arbeitnehmer.

Sofortmeldung Zeitpunkt

Bei den Sofortmeldungen handelt es sich um eine zusätzliche Sozialversicherungs-Meldepflicht für die betroffenen Branchen. Neben der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung (mit dem Anmeldegrund 10) sind die Arbeitgeber in den sofortmeldepflichtigen Branchen mit einer weiteren Verwaltungstätigkeit bei jeder Neueinstellung belastet. Es muss vor der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Annahmestelle der Deutschen Rentenversicherung (nicht die Krankenkasse) für die Arbeitnehmer versendet werden.

Schwierig ist bei der Übermittlung der Sofortmeldung häufig der Zeitpunkt. Denn anders als bei den übrigen Sozialversicherungsmeldungen müssen die Sofortmeldungen bereits vor dem Beschäftigungsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung zu sein.

Beginnt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit um 12 Uhr, dann muss die Sofortmeldung bis 12 Uhr bei der Deutschen Rentenversicherung eingetroffen sein. Spätere Sofortmeldungen, zum Beispiel am nächsten Tag um 9 Uhr, sind zu spät.

Problematisch sind hier besonders Konstellationen bei denen über einen externen Dienstleister (z. B. Steuerberater) abgerechnet wird, da hier bei einem kurzfristigen Beschäftigungsbeginn am Wochenende oder einem Feiertag, die Sofortmeldungen häufig zu spät versendet werden.

Betroffene Betriebe sollten daher entweder eine Lösung mit dem Steuerberater besprechen oder idealerweise natürlich die Entgeltabrechnung in Eigenregie (mit eigener Lohnsoftware) durchführen.

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Sofortmeldung auch bei erneutem Eintritt

Die Sofortmeldungen sind bei Neueinstellungen von Arbeitnehmer zu versenden. Das gilt auch, wenn diese nun wieder erneut im Betrieb (Wiedereintritt) nach dem Winter anfangen. Auch für diese Neueintritte von „Alt-Arbeitnehmern“ ist vor Wiedereintritt in die Beschäftigung (erneut) eine Sofortmeldung abzugeben. Die alte Sofortmeldung aus dem ersten Beschäftigungsverhältnis zählt hier nicht mehr.

Inhalte einer Sofortmeldung

Die Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übersenden:

Zu- und Vorname des Arbeitnehmers,
Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt Geburtsangaben (Datum und Ort), und Anschrift,
Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Sofortmeldungen mit Abgabegrund 20

Die Sofortmeldungen sind mit dem besonderen Anmeldegrund „20“ an die Deutsche Rentenversicherung zu versenden. Unbenommen davon ist die Erstattung einer regulären Anmeldung mit Grund „10“. Diese hat zusätzlich zu erfolgen.

Ausweispapiere sind mitzuführen

Neben der Sofortmeldepflicht in der Gastronomie, sind die Beschäftigten auch verpflichtet die Ausweispapiere (Lichtbildausweis) stets mit sich zu führen (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Wird dagegen verstoßen, kann dies bis zu 5.000 Euro Bußgeld bedeuten.

Wichtiger Hinweis: Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitnehmer auf diese Mitführungspflicht hinweisen.

Pronova BKK zieht U1-Umlagesatz an

Pronova BKK dreht an der U1-Beitragsschraube und erhöht die Umlagesätze zum 1.5.2023.

Zum 1.5.2023 hat die Pronova BKK mit Sitz in Ludwigshafen die U1-Umlagesätze erneut angehoben. Das ist bereits die dritte Anhebung der U1-Umlagesätze bei der Pronova BKK seit Beginn 2022.

Die Pronova BKK hat ihren Sitz in Ludwigshafen und gehört zu den beliebteren Krankenkassen in Deutschland. Mit einem Zusatzbeitragssatz von 1,7 Prozent liegt sie leicht über dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,5 Prozent im Jahr 2023.

Der etwas höhere Zusatzbeitragssatz dürfte den meisten Arbeitgebern noch nicht besonders in Auge springen, da die Betriebe sich ja die Beiträge mit dem Arbeitnehmer hälftig teilen.

Interessanter für Arbeitgeber ist hier jedoch die Beitragshöhe zur U1-Umlagekasse (Erstattungen der Krankheitsaufwendungen). Denn der Beitrag hat sich seit Beginn 2022 je nach Erstattungsvariante verdoppelt.

Die Pronova BKK bietet den Arbeitgebern zwei U1-Umlagevarianten an. Es besteht die Möglichkeit sich als Arbeitgeber 50 Prozent oder 60 Prozent des fortgezahlten Entgelts erstatten zu lassen.

Betrug der U1-Umlagebeitragssatz für den Betrieb zum 1.1.2022 noch 1,2 Prozentpunkte bei 50 Prozent Erstattungshöhe, so hat sich der U1 Beitragssatz mittlerweile verdoppelt und beträgt bei 50 Prozent Erstattung mittlerweile 2,4 Prozent des beitragspflichtigen Bruttoentgelts.

Ähnlich sieht es bei der (höheren) U1-Erstattungsvariante von 60 Prozent aus. Hier gilt seit 1.5.2023 ein U1-Beitragssatz von 3,0 Prozent (von 1,8 Prozent zum 1.1.2022).

U1 Erstattungen

Der U1-Erstattungsbeitrag bei 50 Prozent Erstattungshöhe betrug

ab 1.1.2022 – 1,2 Prozent
ab 1.1.2023 – 2,0 Prozent
ab 1.5.2023 – 2,4 Prozent

Der U1-Erstattungsbeitrag bei 60 Prozent Erstattungshöhe betrug

ab 1.1.2022 – 1,8 Prozent
ab 1.1.2023 – 2,6 Prozent
ab 1.5.2023 – 3,0 Prozent

U2-Umlage wird günstiger

Anders sieht es bei der Erstattung aus der U2-Umlagekasse (Mutterschaft) aus. Hier beträgt der U2-Umlagesatz ab 1.5.2023 nur noch 0,36 Prozent statt 0,39 (bzw. 0,47 Prozent am 1.1.2022).