Marc Wehrstedt – Seite 14 – aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Stabile Beitragssätze und Beitragserhöhungen 2023 bei einigen Krankenkassen

Zahlreiche Krankenkasse erhöhen ab 2023 die Zusatzbeiträge. Doch einige Krankenkassen kommen auch ohne Beitragserhöhung aus.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz ist zum Jahr 2023 deutlich auf 1,6 Prozent angehoben worden, so dass dies eine breite Beitragssatzerhöhung bei den Krankenkassen zur Folge haben sollte. Doch erstaunlicherweise trauen sich nun die ersten Kassen mit den kassenindividuellen Zusatzbeiträgen für 2023 heraus – und diese trotzen der pauschalen Beitragserhöhung.

Die Technikerkrankenkasse, die Deutschlands mitgliederstärkste Einzelkasse ist, bleibt mit dem Beitragssatz stabil bei 1,2 Prozent. Dies lässt sie bei der Erhöhung des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes auf 1,6 Prozent für 2023 sehr wirtschaftlich erscheinen.

Die Barmer und die KKH sind bislang mit Zusatzbeiträgen oberhalb des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes am Markt aufgetreten. Sie lagen 2022 mit jeweils 1,5 Prozentpunkten Zusatzbeitragssatz über den bisherigen durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,3 Prozent (in 2022). Im Jahr 2023 wollen beide mit einem stabilen Beitragssatz arbeiten, so dass sie nun unter dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,6 Prozent im Jahr 2023 liegen.

Bei den AOKen hat die AOK Niedersachsen inzwischen die Beitragssatzerhöhung auf 1,5 Prozent bekanntgegeben. Die AOK Bayern erhöht den Zusatzbeitrag 2023 auf 1,58 Prozent (bestätigt am 16.12.2022). Die AOK Nordwest auf erhöht ebenfalls den Zusatzbeitragssatz auf 1,89 Prozent ab 1.1.2023. Die DAK erhöht den Zusatzbeitrag 2023 auf 1,7 Prozent.

Es wird sich in den kommenden Tagen sicher noch die ein oder andere Kassen mit einer Beitragsänderung hervortun. Allerdings müssen die Krankenkassen Beitragssatzerhöhungen zu diesem Jahreswechsel nicht mehr den Versicherten per Brief mitteilen. Dank eines Gesetzes vom Gesundheitsminister reicht es zum Jahreswechsel aus, dass die Kassen die Beitragsänderungen anderweitig publik machen, also zum Beispiel auf der Internetseite der Krankenkasse.

Versicherte, die nicht lange auf der Internetseite nach den Beitragssätzen suchen möchten, sollten ihre Krankenkasse einfach per Mail anschreiben oder anrufen und sich nach den neuen Zusatzbeitragssätzen erkundigen und ggf. eine schriftliche Antwort der Krankenkasse einfordern.

Kündigungsrecht nutzen

Erhöht eine Krankenkasse den Zusatzbeitrag, so steht den Versicherten ein Sonderkündigungsrecht zu. Hier kann dann ohne Einhaltung der Bindungsfrist die Kasse frühzeitig gekündigt werden.

Mehr Informationen zum Sonderkündigungsrecht finden Sie hier

Krankenkasse wechseln per Sonderkündigungsrecht 2022

Beitragssatzhöhe Zusatzbeitrag bei den Krankenkassen

Aus Arbeitgebersicht ist die Höhe der Zusatzbeiträge nicht der einzige Kostentreiber bei den Lohnnebenkosten 2023. So stiegen die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung ebenfalls 2023 leicht.

Für kleine und mittlere Arbeitgeber wird der Anstieg der U1-Umlagebeiträge 2023 ein weiterer nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. So haben bereits einige Kassen im Oktober 2022 kräftig an der U1-Beitragsschraube gedreht (zum Beispiel Techniker Krankenkasse). Anfang 2023 folgen weitere Krankenkassen und auch die Minijob-Zentrale erhöht dann die U1-Umlagebeiträge (Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit)

Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung 2023 steigt

Der Arbeitslosenversicherungsbeitrag steigt 2023 auf 2,6 Prozent. Hier finden Sie weitere Informationen und Beispiele zur Berechnung.

Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung 2023 steigt auf 2,6 Prozent. Damit erhöht sich der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung im Vergleich zu dem Jahr 2022 nur gering um 0,2 Prozent.

Die Erhöhung des Beitragssatzes zur Arbeitslosenversicherung dürfte an den meisten Arbeitnehmer erst im Januar 2023 auffallen, wenn die Arbeitnehmer einen (etwas) höheren) Arbeitslosenversicherungsbeitrag zu zahlen haben. Da die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung hälftig getragen werden steigt die Belastung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab 2023 „nur“ um 0,1 Prozentpunkt. Was das genau ausmacht, zeigen folgende Beispiele.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 3.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,2 % = 36,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,2 % = 36,00 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

3.000 Euro x 1,3 % = 39,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,3 % = 39,00 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um 3 Euro in diesem Beispiel.

Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenzen 2023 wirkt

Neben dem Beitragssatz steigt in der Arbeitslosenversicherung aber auch die Beitragsbemessungsgrenze- also der Betrag, bis zu dem Beiträge erhoben werden. Im Jahr 2023 steigt die Beitragsbemessungsgrenze in der Arbeitslosenversicherung auf 7.300 Euro im Monat in den alten Ländern bzw. auf 7.100 Euro in den neuen Ländern. Im Jahr sind dies 87.600 Euro in den alten Bundesländern bzw. 85.200 Euro in den neuen Ländern. Im Jahr 2022 betrugen die Beitragsmessungsgrenzen in den alten Ländern noch 7.050 Euro im Monat (84.000 Euro im Jahr) und 6.750 Euro im Monat (81.000 Euro im Jahr) in den neuen Ländern

Der Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen sorgt damit für höherverdienende Arbeitnehmer (und deren Arbeitgeber) für eine entsprechend höhere Beitragsbelastung. Denn der Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen sorgt für eine höhere Verbeitragung.

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 8.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022 (alte Bundesländer – West)

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

7.050 Euro x 1,2 % = 84,60 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

7.050 Euro x 1,2 % = 84,60 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

7.300 Euro x 1,3 % = 94,90 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,3 %)

7.300 Euro x 1,3 % = 94,90 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um mehr als 10 Euro in diesem Beispiel.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 8.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022 (neue Länder – Ost)

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

6.750 Euro x 1,2 % = 81,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

6.750 Euro x 1,2 % = 81,00 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

7.100 Euro x 1,3 % = 92,30 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,3 %)

7.100 Euro x 1,3 % = 92,30 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um mehr als 11 Euro in den neuen Ländern in diesem Beispiel.

Arbeitszeitaufzeichnungen sind Pflicht

Mit einer BAG-Entscheidung ist dem Arbeitsministerium Arbeit abgenommen worden. Arbeitszeitdokumentationen sind ab sofort Pflicht.

Arbeitgeber sollten schnellstmöglich eine Möglichkeit der Zeiterfassung in ihren Betrieben implementieren. Denn eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sorgt hier für Handlungsbedarf. Denn die Entscheidung ersetzt nun quasi eine gesetzliche Regelung, die der Gesetzgeber seit Jahren vernachlässigt hat.

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sieht ab sofort die Arbeitgeber in der Pflicht ein System zu schaffen, damit die Arbeitszeiten erfasst werden können. Die Form ist dabei aber nicht vorgegeben. Das heißt, es kann ein elektronisches Zeiterfassungssystem sein, aber auch handschriftliche Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Gemeint sind damit die tatsächlichen Arbeitszeiten. Es genügt also nicht, die Arbeitszeit(vorgaben) im Arbeitsvertrag festzuschreiben. Vielmehr geht der Weg zu einer Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit. Die gute alte Stechuhr ist also zurück. Nachdem in den letzten Corona-Jahren und dem zunehmenden Aufkommen von Heimarbeit viele Betriebe die Arbeitszeit eher lax gehandhabt haben und oftmals bei Tätigkeiten außerhalb des Betriebs Vertrauensarbeitszeit zugelassen haben, ändern sich nun die Zeiten wieder. Es gilt nun, dass die Arbeitszeiten streng aufgezeichnet werden müssen.

Der Arbeitgeber kann dabei die Aufzeichnungspflichten auf den Arbeitnehmer abwälzen, zum Beispiel im Arbeitsvertrag den Arbeitnehmer zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichten.

Kommt der Arbeitnehmer dann seiner Arbeitszeitaufzeichnungspflicht nicht nach, verstößt er gegen seine „Arbeitnehmerpflichten“ und es kann eine Abmahnung drohen.

Arbeitszeiterfassung

Für die Betriebe stellt sich nun die Frage, was zu tun ist. Zunächst sollte geprüft werden, ob die Arbeitszeiten im Betrieb schon erfasst werden. Vielfach dürfte dies der Fall sein. Insbesondere bei Minijobbern besteht diese Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung schon seit Jahren durch die Einführung des Mindestlohngesetzes im Jahr 2015. Daher dürfte es vielfach schon Aufzeichnungen der Arbeitszeiten geben. Auch bei Arbeitnehmern, die nach Stunden bezahlt werden (Stundenlöhner), dürften über Arbeitszeitaufzeichnungen verfügen, da danach abgerechnet wird. Fraglich ist daher oft, wie bei Angestellten, zum Beispiel im Büro, die Arbeitszeiten bislang dokumentiert worden sind. Falls hier keine Aufzeichnungen erstellt worden sind, sollte hier eine Zeiterfassung eingeführt werden.

Ob dies immer zwingend ein elektronisches Zeiterfassungssystem sein muss, ist sicher zu klären. Hier dürften auch finanzielle Gründe eine große Rolle spielen. Denn Zeiterfassungssysteme können teuer sein. Alternativ bietet sich hier die Aufzeichnung auf Papier (oder in einer Exceltabelle) an.

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Daneben stellt sich in vielen Betrieben auch noch die Frage, wie bei Führungskräften zu verfahren ist, die bislang keine Aufzeichnungen der Arbeitszeiten führten. Auch diese sollten nach der BAG-Entscheidung in die Zeiterfassung aufgenommen werden, um auf Nummer sicher zu gehen.

Die BAG-Entscheidung im Wortlaut finden Sie hier

Wichtiger Artikel-Tipp: Aktuelles zur Arbeitszeiterfassung – Eckpunktepapier

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt 2023

Ab 2023 hält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einzug in die Praxis. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt.

Ab 1.1.2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend eingeführt werden. Ursprünglich sollte dies schon vorher passieren, doch nicht alle Beteiligten an dem Verfahren konnten die Vorgaben fristgerecht umsetzen. Doch zum 1.1.2023 soll das eAU-Verfahren nun starten.

Für Sie im Lohnbüro bedeutet dies, dass Sie bereits jetzt die Prozesse der Krankmeldungen in Ihrem Betrieb beobachten sollten, um dann ab dem neuen Jahr auf die Umstellung reagieren zu können. Denn das elektronische Verfahren wirbelt die bisherige Krankmeldepraxis ordentlich durcheinander.

eAU-Verfahren erfordert neuen Krankmeldeprozess

In den Unternehmen wird das eAU-Verfahren für eine Umstellung der Prozesse sorgen. Denn durch die Einführung des elektronischen Verfahrens ändert sich die Rolle der Lohnabrechnung deutlich. Künftig muss nämlich das Lohnbüro über das Lohnprogramm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch anfordern (anfragen). Ohne diese Anfrage wird es künftig (fast) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mehr geben. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei privatkrankenversicherten Arbeitnehmern, gibt es künftig noch die Papierbescheinigung.

Krankmeldeprozess eines Arbeitnehmers bis 2022

Bislang teilte ein Arbeitnehmer eine krankheitsbedingte Abwesenheit in der Regel telefonisch zum Arbeitsbeginn (oder vorher) mit. Hier meldete sich der Arbeitnehmer im Betrieb (beim Vorgesetzten) und gab seine „Krankmeldung“ ab. Häufig mit der Information „bin krank, gehe jetzt zum Arzt und melde mich dann“.

Nachdem der Arbeitnehmer beim Arzt war, schickte er die Papier-AU-Bescheinigung per Post (oder vorab per Email oder WhatsApp) an den Betrieb. Damit wurde der ärztliche Nachweis geführt, dass der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Tag (voraussichtlich) arbeitsunfähig ist.

Die Papier-AU-Bescheinigung ist dann einige Tage später per Post (oder persönlicher Abgabe durch den Beschäftigten, wenn er wieder gesund war) zum Lohnbüro gelangt. Dort wurde dann mit der nächsten Entgeltabrechnung die Abwesenheit erfasst und (wenn möglich) der U1-Antrag gestellt. Die Papier-AU-Bescheinigung wurde dann anschließend in der Personalakte oder einem „Fehlzeiten-Ordner“ abgelegt.

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Anmerkung: So oder ähnlich dürfte der Krankmeldeprozess in den meisten Betrieben bislang organsiert sein. Entscheidender Unterschied zum elektronischen Verfahren ist, dass das Lohnbüro im bisherigen Prozess erst sehr spät von der Arbeitsunfähigkeit erfahren hat. Dies muss ab 2023 geändert werden. Denn nur so, kann der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit überhaupt geführt werden.

Krankmeldeprozess des Arbeitnehmers ab 2023

Künftig entfällt die Papierbescheinigung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer (also rund 90 Prozent). Der ärztliche Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt dann nicht mehr durch eine Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern muss künftig vom Betrieb über die Lohnsoftware bei den Krankenkassen angefordert werden. Alternativ kann dies (theoretisch) auch über ein Zeiterfassungssystem erfolgen oder (kostenpflichtig) beim Steuerberater.

Um an den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu gelangen, stellt das Lohnbüro über die Lohnsoftware eine „eAU-Anfrage“ an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch für Minijobber, die zur Minijob-Zentrale gemeldet werden. Daher sollten Sie bereits in der Vergangenheit die Krankenkasse der Minijobber in Lohnabzug hinterlegen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, holen Sie dies bitte zeitnah nach.

Künftig benötigen Sie für die eAU-Anfrage das AU-Beginndatum des Arbeitnehmers. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Lohnbüro diese Daten zeitnah erhalten, um die Anfrage auch stellen zu können. In der Regel dürfte dies der Beginn der Abwesenheit sein. Allerdings müssen nicht alle Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag bereits ein ärztliches Attest vorlegen, so dass der ärztliche AU-Beginn durchaus auch vom ersten betrieblichen Fehltag abweicht.

Es gilt nun, einen Krankmeldeprozess zu entwickeln, der das Lohnbüro möglichst schnell mit der Krankmeldung versorgt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Information der krankheitsbedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers schnellstmöglich zum Lohnbüro gelangt. Denn nur so ist es künftig möglich, die eAU-Anfragen zeitnah zu stellen.

Eine Möglichkeit kann sein, dass Krankmeldungen dem Lohnbüro (zum Beispiel per Email) umgehend mitgeteilt werden. Eventuell macht auch ein Laufzettel Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter einen Emailzugang haben.

Dieser Laufzettel sollte dann neben dem Namen des Arbeitnehmers auch den Beginn der betrieblichen Abwesenheit sowie den Tag der ärztlichen Feststellung enthalten. So kann dann im Lohnbüro die eAU-Anfrage gestellt werden.

Der Prozess stellt sich dann vereinfacht wie folgt dar:

Erkrankter Arbeitnehmer teilt Vorgesetztem AU-Zeitraum und Beginn mit
Vorgesetzter meldet an Lohnbüro – Arbeitnehmer AU-Zeitraum und Beginn
Lohnbüro stellt eAU-Anfrage.

Die eAU-Anfrage des Betriebs bei der Krankenkasse kann aber nur beantwortet werden, wenn der Arbeitnehmer auch bei der Kasse versichert ist. Dies sollte allerdings in der Praxis regelmäßig korrekt sein. Außer der Arbeitnehmer hat eine falsche Krankenkasse angegeben bzw. kürzlich seine Krankenkasse gewechselt und dies dem Lohnbüro noch nicht mitgeteilt. Dies dürften in der Praxis aber absolute Ausnahmen sein.

Die Krankenkasse kann die eAU-Anfrage ebenfalls nicht beantworten, wenn ihr selbst (noch) keine Krankmeldung des Arztes oder des Krankenhauses vorliegt. Derzeit sind zwar schon zahlreiche Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser an das Verfahren angebunden, aber auch noch nicht alle. Das bedeutet, dass die Ärzte aktuell noch nicht flächendeckend die AU-Bescheinigungen elektronisch melden. Dies sollte sich in den nächsten Monaten jedoch bessern, so dass Sie dann stets eine eAU erhalten.

Sofern Sie keine Antwort von der Krankenkasse auf Ihre eAU-Anfrage erhalten, sollten Sie nach 14 Tagen eine erneute Anfrage auf den Weg bringen (alternativ direkt bei der Kasse anfragen).

Kann keine eAU empfangen werden, fehlt künftig der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit. Hier sollten Sie dann den betroffenen Arbeitnehmer direkt um eine „Papier-Bescheinigung“ bitten. Diese müsste ihm vom Arzt ausgehändigt worden sein.

eAU-Verfahren ist umständlich

Das neue eAU-Verfahren wird insbesondere zum Beginn 2023 in vielen Betrieben für Chaos sorgen, da die Prozesse sich erst noch einspielen müssen. Auch darf man gespannt sein, ob tatsächlich alle Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser das eAU-Verfahren schon umgesetzt haben- Anfang Dezember 2022 waren immer noch einige Ärzte nicht am Verfahren beteiligt bzw. haben keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereitgestellt, die vom Betrieb abgeholt werden konnten.

Ein weiterer Punkt, der für Unverständnis bei den Betrieben sorgt, ist das komplizierte und zeitaufwendige Anfrageverfahren für jeden Arbeitnehmer einzeln bei den Krankenkassen. Eleganter wäre sich ein Abfrageverfahren für den ganzen Betrieb. Stattdessen ist für jeden Arbeitnehmer bei jeder Krankenkasse eine eigene Anfrage zu stellen. Einfacher wäre eine Lieferung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber. Doch hier sind Datenschutzgründe seitens der stattlichen Stellen angeführt worden, um einer solchen Servicelieferung entgegenzustehen.

Elektronische Entgeltunterlagen – Befreiungsantrag möglich

Seit 1.1.2022 ist die Führung elektronischer Entgeltunterlagen Pflicht. Bekannt ist das bisher kaum, da die zuständigen Behörden kaum informiert haben. Betriebe sollten sich daher schnell mit der Befreiungsmöglichkeit vertraut machen.

Bereits seit 1.1.2022 besteht für Betriebe die Verpflichtung die Entgeltunterlagen auch elektronisch zu führen. Zwar liegen die Entgeltunterlagen bei vielen Betrieben auch elektronisch vor. Doch ist die Regel immer noch die Papierablage.

Die Sozialversicherungsträger wollen dies nun ändern. Durch die Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung werden zwar die Entgeltdaten aus den Lohnsoftwareprogrammen elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt, aber die „weiteren Entgeltunterlagen“, wie beispielsweise Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht oder Immatrikulationsbescheinigungen, werden immer noch in Papierform vorgehalten. Somit ist eine digitale Prüfung durch die Rentenversicherung nicht möglich.

Daher wurde bereits zum 1.1.2022 eine Verpflichtung für die Betriebe eingeführt, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Da die Sozialversicherung erst im Laufe des Jahres 2022 die Bedingungen für die Führung der elektronischen Entgeltunterlagen beschrieben hat, wurde für das Jahr 2022 auf Sanktionen verzichtet, wenn der Betrieb die Entgeltunterlagen noch nicht elektronisch vorliegen hat.

Ab 1.1.2023 werden solche Verstöße jedoch sanktioniert, so dass die Betriebe entweder die Entgeltunterlagen bis dahin elektronisch vorliegen haben müssen oder sich von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen.

Bedingungen für die Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Die Führung elektronischer Entgeltunterlagen ist an zahlreiche Bedingungen geknüpft, um der Rentenversicherung die Betriebsprüfungen zu erleichtern. So müssen die elektronischen Entgeltunterlagen in einem gängigen Format geführt werden, wie beispielsweise als PDF. Kurios wird es bei Formularen mit Unterschriftserfordernis, diese müssen nämlich auch eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten und zusätzlich im Original vorliegen. Daneben müssen die abgespeicherten Dateien bestimmte „Namensbedingungen“ erfüllen, um als elektronische Entgeltunterlage akzeptiert zu werden. So dürfen bestimmte Zeichen (beispielsweise „ß“ oder Leerzeichen) nicht in der Dateibezeichnung enthalten sein.

Dies dürfte bei den meisten Betrieben bereits zu Problemen führen, da die Dateibezeichnungen der elektronischen Entgeltunterlagen bislang nach selbst gewählten Kriterien erfolgte, so dass hier zahlreiche Nacharbeiten zu tätigen sind, um den Anforderungen der Rentenversicherung zu genügen.

Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Um nicht gleich am Anfang der Digitalisierungspflicht mit der Rentenversicherung aneinander zu geraten, sollten sich Betriebe von der Verpflichtung zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen befreien lassen. Diese Möglichkeit räumt der Gesetzgeber ausdrücklich ein (§ 8 Absatz 3 BVV).

Es genügt demnach einen formlosen Antrag an den zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung unter Angabe Ihres Firmennamens und der Betriebsnummer zu stellen.

Musterformulierung Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantragen wir die Befreiung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen gemäß § 8 Absatz 3 BVV bis 31.12.2026.

Bitte bestätigen Sie uns die Befreiung zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen innerhalb von 14 Tagen schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen

Übersicht der Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung

Eine Übersicht der Prüfstellen der Deutschen Rentenversicherung finden Sie hier:

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/Betriebspruefdienst/Pruefbueros/pruefbueros.html

Bitte achten Sie auf eine entsprechende Rückmeldung der Rentenversicherung, um bei einer späteren Rückmeldung ein entsprechendes Schriftstück in der Hand zu haben.

Inflationsausgleichprämie von bis zu 3.000 Euro

Inflationsausgleichsprämie bis zu 3.000 Euro steuer- und beitragsfrei bis 2024 möglich

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern eine Inflationsausgleichsprämie in Höhe von insgesamt 3.000 Euro bis Ende 2024 steuerfrei auszahlen. Das Gesetz ist zwischenzeitlich veröffentlicht worden.

Der Gesetzgeber hat einen neuen steuerfreien Tatbestand geschaffen, um es Arbeitgebern zu ermöglichen an die Arbeitnehmer eine „Inflationsausgleichsprämie“ zu zahlen. Dies ist als Barlohn aber auch als Sachlohn möglich. Veröffentlicht ist der neue Gesetzeszusatz im „Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz“ vom 19.10.2022.

Im Zeitraum vom 26.10.2022 bis 31.12.2024 kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfrei und auch beitragsfrei eine solche Inflationsausgleichsprämie zukommen lassen (neu § 3 Nr. 11c EStG). Es handelt sich dabei um einen steuerlichen Freibetrag.

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Entgeltumwandlungen sind hier also ausgeschlossen.

Es sollen hier keine besonderen Anforderungen gestellt werden, um die Leistung zu gewähren. Es soll genügen, wenn der Arbeitgeber bei Gewährung der Leistung in beliebiger Form (zum Beispiel durch entsprechenden Hinweis im Verwendungszweck auf dem Überweisungsträger) deutlich macht, dass diese im Zusammenhang mit der Preissteigerung steht.

Hier ist zu empfehlen, dass die entsprechende Lohnart deutlich bezeichnet wird. Ferner sollte noch eine Mitteilung an den Arbeitnehmer ausgegeben werden, dass diese „freiwillige Leistung des Arbeitgebers“ die allgemeinen Preissteigerungen ausgleichen bzw. dämpfen soll.

Inflationsausgleichsprämie ähnelt Corona-Bonus

Die Inflationsausgleichsprämie erinnert ein wenig an den Corona-Bonus. Auch hier konnte ein bestimmter Betrag in einem bestimmten Zeitraum steuer- und beitragsfrei ausgezahlt werden. Auch hier gilt der Vorteil, dass für den Arbeitgeber nicht noch die hohen Sozialversicherungsbeiträge dazukommen.

Dies ist nun auch bei der Inflationsausgleichsprämie der Fall. Es ist somit aus Arbeitgebersicht zu überlegen, ob die Inflationsausgleichsprämie über den zulässigen Zeitraum bis Ende 2024 aufgeteilt wird. So besteht beispielsweise die Möglichkeit im Dezember 2022, im Dezember 2023 und im Dezember 2024 jeweils 1.000 Euro Inflationsausgleichsprämie zu zahlen.

Inflationsausgleichsprämie – Umsetzung in der Praxis

In der Entgeltabrechnungspraxis dürfte die Inflationsausgleichsprämie bei den meisten Lohnsoftwareherstellern als eigene Entgeltart (Lohnart) eingebunden werden. Hier gilt es die Informationen der Softwarehersteller zu beachten, die diese neue Entgeltart erst in einem Update in die Software einbinden müssen.

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Krankenversicherung: Durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2023 bei 1,6 Prozent

Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz 2023 steigt auf neuen Rekordwert. Kosten zur Sozialversicherung steigen immer weiter.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz bei den gesetzlichen Krankenkassen soll zum 1.1.2023 auf 1,6 Prozent steigen. Damit drohen im neuen Jahr Rekordbeitragssätze zur Krankenkasse. Leidtragende sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die den Beitrag zusammen schultern müssen.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz wird jährlich per Rechtsverordnung für das Folgejahr festgelegt. Hierbei ermittelt ein Schätzerkreis den Finanzbedarf der Gesetzlichen Krankenversicherung und legt einen Zusatzbeitragssatz und die Höhe dieses Zusatzbeitragssatzes fest, wenn festgestellt wird, dass der gesetzlich festgeschriebene Beitragssatz von derzeit 14,6 Prozent (allgemeiner Beitragssatz) nicht ausreicht.

Tatsächlich reicht der festgelegte Beitragssatz schon seit Jahren nicht mehr aus, so dass der Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse schon (leider) Normalität ist. Das hat sich auch unter dem neuen Minister nicht geändert. Vielmehr hat der Bundesminister für Gesundheit bereits im Sommer verkündet, dass der neue durchschnittliche Zusatzbeitragssatz bei 1,6 Prozent liegen sol. So ist es nun auch gekommen. Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse 2023 beträgt 1,6 Prozent. Dieser Betrag ist zusätzlich zum allgemeinen Beitragssatz von 14,6 Prozent zu zahlen, so dass der durchschnittlich krankenversicherte Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber 16,2 Prozent Beiträge zur Krankenkasse zahlen muss. Das ist ein Rekordwert. Denn nun beträgt der Gesamtsozialversicherungsbeitrag insgesamt über 40 Prozent des Bruttoentgelts.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse spiegelt nicht den tatsächlichen Durchschnitt der Zusatzbeitragssätze der Krankenkassen wider. Vielmehr fungiert dieser als Rechengröße in der Sozialversicherung. Nichtsdestotrotz ist er natürlich eine deutliche Orientierungsmarke für die kassenindividuellen Zusatzbeitragssätze, die die einzelnen Kassen kurz vor dem Jahreswechsel beschließen. Das Signal steht also eindeutig auf Beitragserhöhung. Es dürfte also zum Jahreswechsel bei den Krankenkassen ein deutlicher Anstieg der kassenindividuellen Zusatzbeiträge beschlossen werden. Fragen Sie daher bereits im Dezember 2022 bei den einzelnen Krankenkassen an, wohin die Beitragsreise geht, es sind teils starke Beitragserhöhungen zu erwarten

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdient monatlich 4.000 Euro Bruttoentgelt. Seine Krankenkasse erhebt einen Zusatzbeitragssatz in 2022 von 1,3 % (durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz). Ab 2023 steigt der Zusatzbeitragssatz auf 1,6 Prozent.

Bis 31.12.2022

4.000 Euro x 7,3 % = 292,00 Euro

4.000 Euro x 0,65 % = 26,00 Euro

Ab 1.1.2023:

4.000 Euro x 7,3 % = 292,00 Euro

4.000 Euro x 0,8 % = 32,00 Euro (+ 6,00 Euro)

Die Beiträge werden in dieser Höhe jeweils von Arbeitgeber und Arbeitgeber getragen.

Hinweis für Arbeitnehmer: Erhöht eine Krankenkasse den Zusatzbeitragssatz, so können Sie die Krankenkasse per Sonderkündigungsrecht kündigen und in eine andere Krankenkasse wechseln.

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