Lohnsteuerbescheinigung

Auszahlung der Energiepreispauschale

Arbeitnehmer, die steuerpflichtig in einem ersten Dienstverhältnis beschäftigt sind, erhalten grundsätzlich mit der Entgeltabrechnung im September 2022 die Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro ausgezahlt. Dabei handelt es sich aber nicht um 300 Euro Nettoentgelt.

Vielmehr wird die Energiepreispauschale noch nach der individuellen Steuerklasse (I bis V) versteuert. Erfreulich ist hingegen, dass auf die 300 Euro Energiepreispauschale keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Je nach Steuerklasse und Bruttoeinkommen variiert die Höhe der Energiepreispauschale, die beim Arbeitnehmer ankommt.

Arbeitnehmer, die nach der Steuerklasse VI versteuert werden, befinden sich nicht im ersten, sondern zweiten oder einem weiteren Dienstverhältnis. Diese Arbeitnehmer erhalten keine Energiepreispauschale aus dem Arbeitsverhältnis mit der Steuerklasse VI. Sie erhalten die Energiepreispauschale aus dem ersten Dienstverhältnis.

Minijobber, die pauschal mit der 2 Prozent Pauschsteuer versteuert werden erhalten ebenfalls die Energiepreispauschale von 300 Euro ausgezahlt, wenn es sich bei dem Minijob um das erste Dienstverhältnis handelt. Dafür müssen die Minijobber einen entsprechenden (schriftlichen) Nachweis erbringen.

Praxis-Tipp: In der Lohnsoftware DATALINE Lohnabzug ist eine entsprechende Vorlage eingebunden, welche die Minijobber unterschreiben können.

Ohne einen solchen Nachweis darf die Energiepreispauschale an Minijobber nicht ausgezahlt werden.

Erhalten Minijobber die Energiepreispauschale, so sind dies im Regelfall auch die vollen 300 Euro, da die Pauschalversteuerung (in der Regel) durch den Arbeitgeber erfolgt. Da die Energiepreispauschale nicht als Arbeitslohn betrachtet wird. Eine entsprechende Vorschrift findet sich unter § 119 EStG (http://www.gesetze-im-internet.de/estg/__119.html).

Dies bedeutet die Energiepreispauschale unterliegt nicht der 2 Prozent Pauschsteuer und auch die Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung und Rentenversicherung an die Minijob-Zentrale fallen nicht für die Energiepreispauschale an.

Energiepreispauschale als Sonstiger Bezug

Die Energiepreispauschale wird als Sonstiger Bezug (Einmalzahlung) im September 2022 abgerechnet. Sozialversicherungsbeiträge werden nicht erhoben.

Allerdings findet sich auf der Lohnsteuerbescheinigung 2022 ein neuer Großbuchstabe „E“ als Kennzeichen dafür, dass die Energiepreispauschale an den Arbeitnehmer über die Entgeltabrechnung ausgezahlt worden ist. Achten Sie also bei der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen auf dieses Kennzeichen.

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Steuer-Identifikationsnummer finden

Die Steuer-Identifikationsnummer ist bereits vor einigen Jahren eingeführt worden. Im Grunde sollte jeder Bundesbürger eine solche Steuer-Identifikationsnummer haben. Sie wird nämlich mit der Geburt neu ausgestellt. Doch gibt es immer wieder Arbeitnehmer, die diese Steuer-Identifikationsnummer – aus welchen Gründen auch immer – nicht zur Hand haben. Hier stellt sich dann im Lohnbüro die Frage, wo diese Nummer gefunden werden kann.

Steuer-Identifikationsnummer – was ist das?

Bei der Steuer-Identifikationsnummer handelt es sich um eine individuelle elfstellige Ziffernfolge. Diese wird für Steuerzwecke verwendet, also beispielsweise bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung oder aber auch in der betrieblichen Entgeltabrechnung für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) oder die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung. Auch hier ist die Steuer-Identifikationsnummer anzugeben

Wo finde ich die Steuer-Identifikationsnummer?

Grundsätzlich sollte jeder Arbeitnehmer über eine Steuer-Identifikationsnummer verfügen. Sollte ein Arbeitnehmer jedoch der Meinung sein, keine Steuer-Identifikationsnummer zu haben, genügt oftmals ein kleiner Hinweis auf die richtigen „Suchstellen“.

Die Steuer-Identifikationsnummer finden Sie auf Steuerbelegen (zum Beispiel Einkommensteuerbescheid), der Entgeltabrechnung (Lohnzettel) oder der Lohnsteuerbescheinigung.

Sollte ein Arbeitnehmer die Steuer-Identifikationsnummer nicht finden, so kann diese neu beantragt bzw. abgefragt werden. So funktioniert die Abfrage über ein Onlineformular auf den Seiten des Bundeszentralamts für Steuern.

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Steuer-Identifikationsnummer online anfordern

Hier können Sie auch als Arbeitgeber die Steuer-Identifikationsnummer für den Arbeitnehmer anfordern. Vorausgesetzt natürlich, Sie verfügen über die Abfragedaten des Arbeitnehmers.

https://www.bzst.de/SiteGlobals/Kontaktformulare/DE/Steuerliche_IDNr/Mitteilung_IdNr/mitteilung_IdNr_node.html

Alternativ kann durch den Arbeitnehmer natürlich auch über andere Kanäle die Steuer-Identifikationsnummer in Erfahrung gebracht werden. So stehen dem Arbeitnehmer hierfür folgende Kanäle zur Verfügung:

via E-Mail an info@identifikationsmerkmal.de.
via Telefon unter 0228 406-1240.
oder per Brief an das Bundeszentralamt für Steuern, 53221 Bonn.

Jobtickets sind steuerfreies Entgeltextra

Jobtickets sind besonders in Ballungszentren ein beliebtes Entgeltextra, das seit 2019 wieder steuerfrei vom Arbeitgeber gewährt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei dem Jobticket um eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers zum ohnehin geschuldeten Lohn handelt.

Jobtickets ein beliebtes steuerfreies Entgeltextra

Jobtickets sind für alle Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel ein beliebtes Entgeltextra. Hierbei übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem öffentlichen Linienverkehr. Konkret bezahlt der Arbeitgeber also einen Teil der Monatskarte (oder auch Jahreskarte) oder übernimmt diese Kosten sogar ganz.

Arbeitgeber können gerade in Gebieten mit einem ausgebauten öffentlichen Verkehrsnetz punkten. Denn oft bieten die Verkehrsbetriebe Netzkarten an. Das heißt die Fahrkarte ist nicht nur für eine einzelne Strecke ausgelegt, sondern für alle Strecken in einer bestimmten Zone. Hierbei starten die Zonen meist vom Stadtzentrum und ziehen immer weitere Kreise.

Jobtickets – was ist das?

Jobtickets sind Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel. Dies können neben den innerstädtischen Bus, S-Bahn oder U-Bahn-Fahrkarten aber auch Fahrten im öffentlichen Personennah- und -fernverkehr sein. Also beispielsweise auch Zugfahrkarten für die Deutsche Bahn.

Jobticket in der Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung können diese Jobtickets steuerfrei gewähren. Allerdings muss es sich dabei um eine Leistung an den Arbeitnehmer handeln, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Nur dann ist die Steuerfreiheit – und auch Beitragsfreiheit – sichergestellt § 3 Nr. 15 EStG).

Dabei kann das Jobticket ganz oder teilweise vom Arbeitgeber übernommen werden. Hierbei kann die Kostenübernahme sowohl gegenüber dem Arbeitnehmer erfolgen, also der Arbeitnehmer kauft die Fahrkarten selbst und erhält dann die Erstattung durch den Arbeitgeber. Es kann aber auch direkt durch den Arbeitgeber der Kauf der Fahrkarten vorgenommen werden und die Fahrkarten werden dann vom Betrieb an den Arbeitnehmer ausgegeben.

Es kann sich für den Arbeitgeber übrigens durchaus lohnen, bei dem jeweiligen Verkehrsbetreiber nach Sonderkonditionen nachzufragen. Vielfach geben die Verkehrsbetriebe Sonderkonditionen (Rabatte) an Firmen, wenn diese mehrere Jobtickets für Ihre Arbeitnehmer kaufen.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer hat ein Bruttoentgelt von 3.000 Euro monatlich. Ab 1.12.2019 erhält er zusätzlich zum Gehalt eine Monatskarte für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der S-Bahn von seinem Arbeitgeber im Wert von 60 Euro.

Die Aufwendungen (60 Euro) für die Monatskarte sind steuer- und beitragsfrei, so dass sich das Nettoentgelt (und auch die Abgabenhöhe) des Arbeitnehmers nicht ändern.

Lohnunterlagen bei Jobtickets

Als Arbeitgeber sollten die Jobtickets in den Lohnunterlagen belegt sein. Das heißt, hier sollte ein geeigneter Nachweis geführt werden, dass es sich bei den Zuwendungen um Fahrkarten für den Arbeitnehmer handelt. Als Nachweis kann hier beispielweise die Rechnung des Verkehrsbetriebes dienen oder aber auch die Fahrkarten selbst, wenn der Arbeitnehmer diese selbst kauft und dann die Kosten erstattet erhält.

Jobtickets und Lohnsteuerbescheinigung

Die steuerfreien Jobtickets finden sich auch in der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers wieder. Die Kosten für ein Jobticket sind in Zeile 17 (steuerfreie Fahrten Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte) zu bescheinigen.

Beispiel:

In dem vorherigen Beispiel erhält der Arbeitnehmer im Jahr 2019 Jobtickets für einen Monat in Höhe von 60 Euro.

Dementsprechend wären hier 60 Euro in der Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung 2019 einzutragen.

Lohnabrechnung bei unbezahltem Urlaub

Zum Jahresende kommt es in Betrieben durchaus vor, dass Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub nehmen (müssen), weil sie zwischen den Feiertagen keinen bezahlten Urlaub mehr nehmen können. Doch was bedeutete unbezahlter Urlaub in der Lohnabrechnung und welche Auswirkungen hat dieser auf die Sozialversicherungsmeldungen und auf die Lohnsteuer?

Unbezahlter Urlaub und die Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung ist ein unbezahlter Urlaub zunächst einmal als entschuldigtes Fehlen des Arbeitnehmers zu betrachten. Jedoch anders als beim bezahlten Erholungsurlaub, werden die unbezahlten Urlaubstage nicht vergütet. Dies bedeutet für Arbeitnehmer, die nach Stundenlohn abgerechnet werden, dass diese unbezahlten Urlaubstage nicht bezahlt werden.

Artikeltipp: Teilmonatsberechnung bei Gehaltsempfängern

Bei der Abrechnung von Arbeitnehmern mit einem festen Monatsgehalt (Festlohn) führt unbezahlter Urlaub in aller Regel zu einer Lohnkürzung in dem jeweiligen Abrechnungsmonat.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält ein Gehalt von monatlich 3.000 Euro. Im November nimmt er 10 Tage unbezahlten Urlaub vom 21.11. bis 30.11.

Dies führt zu einer Lohnkürzung von 10 Tagen, also 1.000 Euro in diesem Beispiel, so dass der Verdienst des Arbeitnehmers im November bei 2.000 Euro Bruttoentgelt liegt.

Unbezahlter Urlaub und Lohnsteuer

Steuerlich hat eine Lohnkürzung aufgrund von unbezahltem Urlaub kaum Auswirkungen. Der verbleibende (gekürzte) Lohn ist natürlich zu versteuern, so dass sich die Lohnkürzung nur indirekt auf die Lohnsteuer auswirkt. Es werden in aller Regel geringere Steuerbeträge fällig, da der Monatsverdienst reduziert worden ist.

Aber der unbezahlte Urlaub kann Auswirkungen auf die Lohnsteuerbescheinigung der Arbeitnehmer haben. Hier sind nämlich Lohnzahlungszeiträume ohne Lohnzahlung als „Unterbrechung“ in der Spalte „Anzahl U“ zu bescheinigen. Die Anzahl der Großbuchstaben U ist aufzuzeichnen, wenn bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis Arbeitslohnansprüche für mindestens 5 aufeinanderfolgende Werktage ganz oder überwiegend entfallen sind (U = Unterbrechung).

In dem oben angeführten Beispiel, wäre somit in der Spalte U eine „1“ zu bescheinigen (für eine Unterbrechung).

Die steuerlichen Auswirkungen eines unbezahlten Urlaubs sind somit eher gering.

Unbezahlter Urlaub und Sozialversicherung

In der Sozialversicherung wird es leider etwas komplizierter. Hier ist für die Beitragsberechnung unter Umständen eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze zu verwenden. Ist dies davon abhängig, ob die Sozialversicherungstage (SV-Tage) während des unbezahlten Urlaubs weiterlaufen oder ob ggf. ein Teil des unbezahlten Urlaubs mit SV-Tagen belegt ist oder auch nicht.

Um dies zu verstehen, muss man die Systematik bei unbezahltem Urlaub in der Sozialversicherung etwas näher beleuchten. Nimmt ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub, so laufen die Sozialversicherungstage für einen Monat (30 SV-Tage) weiter. In dieser Zeit besteht dann auch die Versicherung des Arbeitnehmers fort, so dass das Versicherungsverhältnis nicht unterbrochen wird. Obwohl für diesen Zeitraum kein Lohn gezahlt wird, bleibt das Versicherungsverhältnis bestehen.

In dem vorherigen Beispiel wäre der Lohnzeitraum vom 21.11. bis 30.11. nicht mit Entgelt belegt, dennoch laufen die SV-Tage für diesen Zeitraum weiter. Das bedeutet im November sind 30 SV-Tage vorhanden, obwohl nur an 20 Tagen tatsächliche gearbeitet worden ist.

Dies bedeutet für Zeiträume des unbezahlten Urlaubs, dass sich sozialversicherungsrechtlich in den ersten 30 Tagen nichts tut. Denn din diesem Zeitraum laufen die SV-Tage weiter und ein unbezahlter Urlaub wirkt sich im Bereich der Sozialversicherung nicht aus.

Unbezahlter Urlaub über einen Monat

Anders sieht es jedoch aus, wenn ein unbezahlter Urlaub länger als 30 SV-Tage andauert. Dann endet nämlich die Versicherungspflicht (nach den 30 Tagen) und es müssen in der Lohnabrechnung einige Besonderheiten beachtet werden.

Durch den Ablauf der SV-Tage, kommt es regelmäßig zu einem anteiligen Beschäftigungsmonat und es sind dann nur anteilige SV-Tage für diesen Monat zu berücksichtigen. Daneben sind mit dem Ablauf der SV-Tage auch DEÜV-Abmeldungen zu erstatten, um den Einzugsstellen das Ende der SV-Tage mitzuteilen.

Nimmt der Beschäftigte nach dem unbezahlten Urlaub die Arbeit wieder auf, so ist er (natürlich) mit der Arbeitsaufnahme auch wieder anzumelden.

DEÜV-Meldungen bei unbezahltem Urlaub

Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Zeitmonat, so endet die Versicherungspflicht für den Beschäftigten. Es ist dann eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zu erstellen. Nimmt der Beschäftigte anschließend die Arbeit (nach dem unbezahlten Urlaub) wieder auf, erfolgt eine Anmeldung mit dem Grund „13“.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer nimmt unbezahlten Urlaub vom 15.9. bis 20.11. und arbeitet dann ab 21.11. wieder. In dem Kalenderjahr sind bislang keine weiteren Meldungen angefallen.

Die SV-Tage laufen einen Monat weiter (15.9. bis 14.10.), so dass eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zum 14.10. erfolgt (Meldezeitraum 1.1. bis 14.10.).

Mit der Arbeitsaufnahme am 21.11. ist dann eine Anmeldung (Grund „13“) zu erstatten. Die Jahresmeldung für das Jahr umfasst dann den Meldezeitraum 21.11. bis 31.12. des Jahres.

Lohnabrechnungssoftware – Fehlzeit anlegen

In Ihrer Lohnsoftware werden die DEÜV-Meldungen in aller Regel automatisch erzeugt. Dies erfolgt programmseitig, wenn Sie die Fehlzeit/Abwesenheit „unbezahlter Urlaub“ erfassen. Die Lohnsoftware wird dann in aller Regel bei der Abrechnung die erforderlichen Meldungen erzeugen und Ihnen zum Meldeversand bereitstellen.