Sozialversicherung – Seite 4 – aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Pflegeversicherung: Vereinfachtes Kinder-Nachweisverfahren

Ab 1.7.2023 wird die Kinderanzahl in der Pflegeversicherung berücksichtigt. Wichtig dabei ist den Nachweis zu führen.

Zum 1.7.2023 soll der Pflegeversicherungsbeitragssatz auf 3,4 Prozent steigen. Für kinderlose Arbeitnehmer sogar auf insgesamt 4,0 Prozent. Für Arbeitnehmern mit mehreren Kindern sind aber Nachlässe möglich. Vorausgesetzt sie haben zwei oder mehr Kinder bis 25 Jahre.

Beitragssatz steigt

Zum 1.7.2023 verteuert sich der Pflegeversicherungsbeitrag Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der allgemeine Beitragssatz beträgt dann 3,4 Prozent vom beitragspflichtigen Entgelt. Diesen Beitrag teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zur Hälfte, also jeweils 1,7 Prozent. Kinderlose Arbeitnehmer ab Vollendung des 23. Lebensjahres zahlen zusätzlich nochmals 0,6 Prozent (ab Juli 2023) extra, also 2,3 Prozent.

Neu: Berücksichtigung von Kindern

Neu eingeführt wird ein Abschlag von dem Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung, wenn zwei oder mehr Kinder des Arbeitnehmers das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Ab 1.7.2023 wird die Anzahl der Kinder beim Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung berücksichtigt. Konkret vermindern dabei Kinder bis 25 Jahre die Beitragshöhe des Arbeitnehmers ab dem zweiten Kind bis fünften Kind um jeweils 0,25 % je Kind. Maximal also 1,0 Prozent Reduktion.

Problematisch für die Betriebe ist hierbei insbesondere der Nachweis der Kinderanzahl sowie das Alter der Kinder. Denn in den meisten Fällen dürften diese Daten dem Betrieb nicht bekannt sein. Hierfür plant der Gesetzgeber ein vereinfachtes Nachweisverfahren bis Ende Juni 2025.

In diesem Übergangszeitraum soll es zulässig sein, den Nachweis der Kinderanzahl und des jeweiligen Alters in einem vereinfachten Nachweis beizubringen. Es genügt ein unterschriebenes Formular vom Arbeitnehmer, aus dem die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum hervorgeht. Dieser vereinfachte Nachweis soll im Übergangszeitraum den Nachweis erleichtern. Da ansonsten in aller Regel die Geburtsurkunden der Kinder im Lohnbüro gesammelt werden müssten. Dies dürfte jedoch aufgrund des kurzfristigen Inkrafttretens der Regelung zum 1.7.2023 viele Lohnbüros vor Herausforderungen stellen.

Muster_Erklärung_Kinder.pdf (dataline.de)

Tipp: Info-Clip Pflegeversicherung Juli 2023

Feiertagszuschlag von 150 % am 1. Mai

Am 1. Mai kann ein Feiertagszuschlag von 150 % gezahlt werden.

Der 1. Mai, Maifeiertag oder auch Tag der Arbeit ist ein bundesweiter gesetzlicher Feiertag. Dennoch arbeiten Beschäftigte in zahlreichen Branchen an diesem Tag. Sie dürfen sich regelmäßig über den besonders hohen Feiertagszuschlag am 1. Mai freuen. Denn der Feiertagszuschlag fällt am Tag der Arbeit deutlich höher als üblich aus.

Feiertagszuschlag

Arbeiten Beschäftigte an einem Feiertag, so besteht die Möglichkeit für die Arbeitszeiten einen Feiertagszuschlag zu zahlen. Voraussetzung ist natürlich, dass auch tatsächlich an dem Feiertag gearbeitet worden ist. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Feiertagszuschlag zusätzlich zum Grundlohn gezahlt wird.

Liegen diese beiden Voraussetzungen vor, so kann der Arbeitgeber einen steuer- und beitragsfreien Feiertagszuschlag zahlen. Allerdings sind hier bestimmte prozentuale Grenzen für die Steuer- und Beitragsfreiheit gesetzt. Der Feiertagszuschlag beträgt grundsätzlich 125 Prozent des Grundlohns. Am 1. Mai gilt jedoch sogar ein Feiertagszuschlag von 150 Prozent.

Neben der prozentualen Begrenzung darf der Grundlohn für die Steuerfreiheit 50 Euro je Stunde nicht überschreiten. In der Sozialversicherung gilt ein Wert von 25 Euro für die Beitragsfreiheit.

Feiertagszuschlag für alle

Ein Feiertagszuschlag kann für alle Arbeitnehmer gezahlt werden, die an dem Feiertag arbeiten. Das gilt also auch für Minijobber oder kurzfristige Aushilfen.

Allerdings besteht keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers einen Feiertagszuschlag zu zahlen. Dennoch wird der Feiertagszuschlag regelmäßig gezahlt.

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält einen Stundenlohn von 20 Euro je Stunde. Für die Arbeit am 1. Mai erhält er zusätzlich einen Feiertagszuschlag von 150 % von seinem Arbeitgeber. Er hat am 1. Mai 8 Stunden gearbeitet.

Stundenlohn: 8 x 20 Euro = 160 Euro

Feiertagszuschlag: 8 x 20 Euro x 150 % = 240 Euro

Gesamt 400 Euro

Nachweis der Arbeitsstunden

Wichtig für den Nachweis der Arbeitsstunden ist die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit (am Feiertag). Nur so kann später (in einer Prüfung) die Rechtmäßigkeit der Feiertagsarbeit erbracht werden.

DSBD – Datensatz Betriebsdatenpflege

Die Pflege der Betriebsdaten, also der Arbeitgeberdaten, ist bereits seit 2010 Teil des maschinellen Meldeverfahrens in Entgeltabrechnungsprogrammen. Der DSBD (Datensatz Betriebsdatenpflege) dient dazu, der Bundesagentur für Arbeit Änderungen bei den Betriebsdaten mitzuteilen. Ursprünglich war dieser auch dazu gedacht, die Arbeitgeberdaten im gesamten Bereich der Sozialversicherung up-to-date zu halten. Davon ist man jedoch inzwischen abgekommen.

DSBD – was ist das?

Bei den Betriebsdaten im maschinellen Meldeverfahren handelt es sich im Wesentlichen um die Adressdaten und Kommunikationsdaten des Arbeitgebers. Es handelt sich hier also nicht um Meldungen für Arbeitnehmer.

Ferner werden auch Daten zum betrieblichen Ansprechpartner sowie Betriebsstilllegung oder Betriebsaufgabe gemeldet. Der Arbeitgeber ist zu einer solchen DSBD-Meldung gesetzlich verpflichtet (§ 5 Absatz 5 DEÜV – Datenerfassungs- und Übermittlungsordnung).

Die Daten werden in einer Datenbank bei der Bundesagentur für Arbeit aktualisiert. Diese Datenbank ist im Grunde ein Verzeichnis aller Betriebe und den dazugehörigen Daten in Deutschland, welches bei der Bundesagentur für Arbeit geführt (Betriebsnummernstelle in Saarbrücken).

Seit 2022 haben die Betriebe zusätzlich auch noch die Rechtsform des Betriebs mit anzugeben. Hierbei ist die Rechtsform jedoch nicht als Teil des Namens zu sehen, sondern vielmehr muss die Rechtsform (z.B. GmbH) in einem extra Datensatzfeld übermittelt werden. Hierfür stehen laut Bundesagentur für Arbeit rund 70 Rechtsformen zur Auswahl.

DSBD – Meldeanlässe

Änderungen, der Betriebsdaten sind der Arbeitsagentur mitzuteilen, damit diese Änderungen in der Betriebsnummerndatenbank aktualisiert werden können. Diese Pflicht besteht schon seit Jahren (auch schon vor der Einführung des maschinellen Verfahrens). In der Praxis wurde dies aber regelmäßig nicht umgesetzt, das heißt die Änderung der Betriebsdaten wurde in aller Regel von den Betrieben vergessen. Die Folge war, dass die Betriebsnummerndatenbank bei der Bundesagentur für Arbeit veraltet und damit im Grunde unbrauchbar gewesen war.

Änderungen der Daten sind mit der nächsten Entgeltabrechnung zu melden. Hierbei ist auch der Ereignistag zu übermitteln.

Mit Einführung des maschinellen Verfahrens in den Lohnabrechnungsprogrammen, erstellt die Lohnsoftware regelmäßig bei einer Änderung der Arbeitgeberdaten eine DSBD-Meldung.

Dies geschieht immer dann, wenn die Betriebsdaten geändert werden. Dies ist beispielsweise bei einer Änderung der Firma, also des Namens, der Fall. Gleiches gilt auch für eine Adressänderung, wenn eine Firma also umzieht.

Für größere Unternehmen, die eine abweichende Korrespondenzanschrift haben, sind diese ebenfalls zu melden bzw. Änderungen zu melden.

Ein weiterer Meldeanlass ist aber auch der Wechsel des Ansprechpartners, auch dieses ist der Arbeitsagentur zu melden mit Hilfe des DSBD.

Ein großes Manko dieses Verfahrens ist, dass nur Änderungen aus der Lohnsoftware übermittelt werden, so dass nur dann eine Aktualisierung der Daten erfolgen kann. In der Praxis schlummern somit noch zahlreiche Altbestände in der Betriebsnummerndatei bei der Bundesagentur für Arbeit, die mit dem aktuellen Stand nicht übereinstimmen. Aus technischer Sicht wäre hier eine Standmitteilung durch die Lohnsoftware eine gute und für die Arbeitgeber schnell umsetzbare Lösung. Dies ist aber seitens der Bundesagentur bislang nicht gewünscht.

Weitere Informationen zum DSBD

Der DSBD wird von der Bundesagentur für Arbeit gepflegt und betreut. Fragen zu den gespeicherten Betriebsdaten können Sie daher direkt an die Betriebsnummernstelle der Bundesagentur stellen. Leider steht hier keine telefonische Auskunft zur Verfügung, sondern die Anfragen laufen über ein Kontaktformular (online). Auch sind die örtlichen Arbeitsagentur meist nicht in der Lage Fragen der Arbeitgeber in dem Verfahren zu klären. Daher sollten sich Arbeitgeber besser gleich an die Betriebsnummernstelle wenden.

Bei Bedarf können Arbeitgeber auch eine Anfrage an die Bundesagentur stellen, welche Daten aktuell in der Betriebsnummerndatei für den Betrieb gespeichert sind, damit diese Daten mit den Daten in der Lohnsoftware abgeglichen werden können.

Einen aktuellen Leitfaden der Bundesagentur finden Sie unter

https://www.arbeitsagentur.de/datei/dok_ba034860.pdf

Der DSBD meldet inzwischen dank der Einbindung in die Lohnsoftware die aktuellen Daten an die Bundesagentur für Arbeit. Allerdings ist das Ziel den bürokratischen Aufwand bei den Arbeitgebern zu reduzieren in der Praxis nicht erreicht. Denn durch die Änderungen im Verfahren, kommt es immer wieder zu zahlreichen Fragestellungen, die die Arbeitgeber in Zusammenarbeit mit den Softwareherstellern lösen. Der Aufwand bei der Arbeitsagentur sollte sich dagegen immens reduziert haben, da die Daten nunmehr elektronisch verarbeitet werden können und keine Erfassungsarbeiten mehr nötig sein sollten.

Beschäftigung von Altersvollrentnern

Die versicherungsrechtliche Beurteilung von beschäftigten Rentner kann komplex sein. Gewusst wie, ist es aber kein Problem.

Viele Betriebe sind auf der Suche nach Arbeitskräften. Da verwundert es nicht, dass auch ehemalige Mitarbeiter, die sich schon im Ruhestand befinden, wieder aktiviert werden. Bei der Beschäftigung von Rentnern gibt es bei der Entgeltabrechnung allerdings ein paar Dinge zu beachten.

Beschäftigung von Rentnern

Die Beschäftigung von Altersrentner ist zulässig. Eine Altersbeschränkung (nach oben) bei der Beschäftigung von Mitarbeitern gibt es im Grunde nicht. Wenn sich der Beschäftigte und Arbeitgeber einig werden, kann die Beschäftigung eines Altersrentner für beide Seiten einige Vorteile bereithalten.

Knifflig wird es allerdings, wenn es um die Entgeltabrechnung der Rentner geht. Hier sind nämlich einige Besonderheiten zu beachten. Gewusst wie, sind diese aber kein Problem.

Zunächst sollten sich Arbeitgeber und Rentner auf die Art der Tätigkeit verständigen. Nachdem die Tätigkeit an sich geklärt ist, dürften Entlohnung und zeitlicher Aufwand (Arbeitszeit) die beiden wichtigsten Punkte sein. Diese spielen bei der Beurteilung der Beschäftigung auch die entscheidende Rolle. Denn von der Entgelthöhe hängt letztlich auch die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung ab.

Art der Beschäftigung bei Rentnern – Minijob

Vielfach möchten Rentner ihre neu gewonnene Freizeit nicht komplett aufgeben und streben daher einen Minijob (520 Euro-Job) an. Ein solcher bessert die Rente auf und es kann ein paar Stunden je Woche gearbeitet werden.

Soll ein Rentner als Minijobber beschäftigt werden, ergeben sich im Grunde keine Besonderheiten. Es gelten in diesem Fall die (besonderen) Regelungen für Minijobber. Das bedeutet, das das regelmäßige Entgelt monatlich 520 Euro nicht überschreiten darf. Natürlich gilt auch für Rentner der gesetzliche Mindestlohn von aktuell 12 Euro je Stunde, so dass maximal 10 Stunden Arbeitszeit in der Woche vereinbart werden dürfen.

Hinweis: Nach Erreichen der Regelaltersgrenze, besteht grundsätzlich Rentenversicherungsfreiheit für den Altersvollrentner.

Art der Beschäftigung Altersvollrentner – versicherungspflichtige Beschäftigung

Häufig arbeiten Altersvollrentner jedoch auch „mehr als geringfügig“, also als versicherungspflichtig Beschäftigte. In diesen Fällen gelten besondere Spielregeln in den einzelnen Sozialversicherungszweigen. Abhängig vom Bezug der Altersvollrente wird in der Krankenversicherung nunmehr nur noch der ermäßigte Beitragssatz fällig (jeweils 7 Prozent + hälftigen Zusatzbeitrag der Krankenkasse). Denn Altersvollrentner haben keinen Anspruch auf Krankengeld durch die gesetzliche Krankenkasse. In der Entgeltabrechnung sind daher die Altersvollrentner mit der Beitragsgruppe „3“ zur Krankenversicherung zu schlüsseln.

In der Rentenversicherung muss geprüft werden, ob der Altersvollrentner die Regelaltersgrenze schon erreicht hat. Falls nicht, gilt Rentenversicherungspflicht in einer Beschäftigung. Dann sind die Rentenversicherungsbeiträge hälftig von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu tragen (wie sonst auch). Daher ist die Beitragsgruppe „1“ zu verwenden.

Sofern die Regelaltersgrenze schon erreicht ist, besteht Rentenversicherungsfreiheit. In diesem Fall, zahlt der Arbeitnehmer keine Rentenversicherungsbeiträge mehr. Der Arbeitgeber hat aber dennoch (seinen) hälftigen Anteil am Rentenversicherungsbeitrag zu tragen (aktuell 9,3 Prozent). Es erfolgt die Schlüsselung über die Beitragsgruppe „3“ zur Rentenversicherung.

In der Arbeitslosenversicherung kommt ebenfalls die Regelaltersgrenze zum Tragen. Hier gilt mit Erreichen der Regelaltersgrenze, das der Arbeitnehmer keine Beiträge zahlen muss und mit der Beitragsgruppe „2“ abzurechnen ist. In diesem Fall zahlt nur der Arbeitgeber seinen halben Beitragsanteil.

Vor Erreichen der Regelaltersgrenze gilt das herkömmliche Prozedere (hälftige Beitragstragung = Beitragsgruppe „1“).

In der Pflegeversicherung gelten keine Besonderheiten, so dass hier stets die hälftige Beitragstragung gilt und dementsprechend die Beitragsgr“1“ zu verwenden ist.

Rentner als Midijobber möglich

Erhält ein beschäftigter Altersvollrentner ein regelmäßiges Entgelt von 520,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich, so gelten für ihn auch die Regelungen des Übergangsbereichs (Midijob).

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Beschäftigte Rentner und Steuern

Steuerlich gibt es für Rentner (fast) keine Besonderheiten. Bei einer Beschäftigung als Minijobber kann auch der Altersvollrentner mit der 2-prozentigen Pauschsteuer versteuert werden. Ansonsten gelten die individuellen Steuermerkmale (ELStAM).

Eine Besonderheit gibt es aber dennoch. So kann für Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben, der Altersentlastungsbetrag genutzt werden, der zu einer Steuerreduktion führt.

Ferner gilt, dass der Teilbetrag der Vorsorgepauschale für die Rentenversicherung nicht zu berücksichtigen ist, wenn ein Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung zu entrichten ist, der Arbeitnehmer aber keine Beiträge zahlt (Beitragsgruppe „3“). Die Folge ist eine höhere Steuerbelastung.

Ist der beschäftigte Rentner hingegen rentenversicherungspflichtig beschäftigt (Beitragsgruppe „1“), so ist der Teilbetrag der Vorsorgepauschale für die Rentenversicherung zu berücksichtigen, so dass im Vergleich geringere Steuern zu zahlen sind.

Keine Hinzuverdienstgrenze bei Altersvollrentnern

Seit 2023 gilt bei Altersvollrentner keine Hinzuverdienstgrenze mehr, die eine „Verrechnung“ mit der Rente bewirkt. Nachdem die Hinzuverdienstgrenzen in der Corona-Pandemie deutlich angehoben worden, ist sie ab 2023 komplett entfallen. Dies bedeutet für beschäftigte Altersvollrentner, dass eine Anrechnung des Verdiensts auf den Rentenbezug entfällt.

Ehegatten-Arbeitsverhältnis ist möglich

Die Beschäftigung von Ehegatten stellt besondere Anforderungen an das Lohnbüro – sowohl die Steuer als auch die Sozialversicherung haben besondere Regeln

Die Anstellung des Ehegatten oder Ehepartners ist möglich und rechtlich zulässig. Allerdings sollten bei der Beschäftigung von Ehegatten einige Besonderheiten beachtet werden. Genauer gesagt, die Kriterien sollten besonders streng beachtet werden.

Ehegattenarbeitsverhältnis ist zulässig

Zunächst ist festzustellen, dass die Anstellung des Ehepartners rechtlich zulässig ist. Konkret ist damit die Konstellation gemeint, dass ein Ehepartner als Arbeitgeber auftritt und der andere Ehepartner als Arbeitnehmer.

Beispiel:

Die Klaus Socke GmbH ist im Besitz von Klaus Socke. Er ist alleiniger Gesellschafter des Unternehmens. Zur Verstärkung seines Büroteams beginnt seine Ehefrau (Vera Socke) ab 1.4. bei ihm eine Anstellung. Sie ersetzt die bisherige Buchhalterin, die ab 1.5. in Rente gehen wird.

Es wird ein Arbeitsvertrag geschlossen. Frau Socke arbeitet als Buchhalterin für 4.000 Euro monatlich bei 40 Stunden je Woche. Sie erhält das Gehalt auf ein Konto ausgezahlt, es werden Steuern und Sozialabgaben gezahlt und sie hat Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Es handelt sich hier um ein Arbeitsverhältnis zwischen Ehegatten.

Allerdings haben Sozialversicherung und Steuerrecht einige Hürden für die Anstellung des Ehegatten eingebaut. Grundsätzlich sollte sich jeder Arbeitgeber bei der Anstellung des Ehepartners überlegen, ob es (von außen betrachtet) angebracht ist, seinen Ehepartner auf dieser Stelle zu beschäftigen. Neben der sozialversicherungsrechtlichen Betrachtung sollte auch die steuerliche Sicht nicht zu kurz kommen.

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Bereits aus dem Sachverhalt, dass eine Ehe (oder auch Lebenspartnerschaft) geschlossen worden ist, ergibt sich eine „Mitarbeitspflicht“. Danach „müssen“ sich Ehegatten im Grunde bei ihrer Arbeit unterstützen („sie tragen füreinander Verantwortung“ § 1353 BGB).

Das Sozialversicherungsrecht und das Steuerrecht gehen hier allerdings weiter. Nur unter bestimmten Voraussetzungen werden somit Ehegatten-Arbeitsverhältnisse anerkannt. Das bedeutet aber auch, dass nur unter erfüllten Bedingungen die „Folgen“ des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses anerkannt werden. Konkret kann dies im Bereich der Sozialversicherung die (erwünschte) Sozialversicherungspflicht sein oder im Steuerrecht die steuerliche Anerkennung der Einnahmen.

Anerkennung Ehegatten-Arbeitsverhältnis

Grundsätzlich gilt für die Gewährung von sozialversicherungsrechtlichen Leistungen und steuerlichen Vorteilen bei der Beschäftigung von Ehegatten, dass der Arbeitgeber hier stets die Vorschriften genau einhalten sollte. Denn eine nachträgliche Aberkennung kann teuer werden und gerade im Bereich der Sozialversicherung auch weitreichende Folgen haben im Bezug auf Krankenversicherungsschutz oder Rentenzeiten.

Wichtig für den Betrieb bei der Beschäftigung von Ehegatten ist stets, dass das Arbeitsverhältnis (aus Sicht eines Dritten) dem sogenannten Fremdvergleich standhält.

Das bedeutet, das Arbeitsverhältnis sollte nicht „zu außergewöhnlich“ gestaltet werden. Anders formuliert: Ein fremder Arbeitnehmer müsste ebenfalls zu den Bedingungen arbeiten, wie dies der Ehegatte macht.

Das gilt zu beiden Seiten. Es dürfen dem Arbeitnehmer also nicht mehr Vorzüge als den anderen (fremden) Arbeitskräften eingeräumt werden, es dürfen aber auch nicht zu viele Nachteile auf den Arbeitnehmer abgeladen werden, die eine fremde Arbeitskraft nicht akzeptieren würde.

Wichtig: Der Ehegatten-Arbeitsvertrag sollte ausführlich schriftlich aufgesetzt sein, um ein Beweismittel zur Hand zu haben.

Ehegatten-Beschäftigung Sozialversicherung

Aus Sicht der Sozialversicherung, ist ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis des Ehegatten gegeben, wenn

der mitarbeitende Familienangehörige in den Betrieb eingegliedert ist,
er dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt (bei Verwandten kann das Weisungsrecht abgeschwächt sein),
das Entgelt einen angemessenen Gegenwert für seine Arbeit darstellt und über einen freien Unterhalt oder eine Anerkennung für Gefälligkeiten hinausgeht,
das Entgelt dem Angehörigen zur freien Verfügung ausgezahlt wird,
die steuerliche und buchhalterische Behandlung des Entgelts für ein solches spricht, wie die Abführung von Lohnsteuer, Verbuchung als Betriebsausgabe,
anstelle des Angehörigen eine fremde Arbeitskraft beschäftigt werden müsste.

Das heißt für die Praxis:

Die Eingliederung in den betrieb bedeutet letztlich, dass der Ehegatte in den Betriebsablauf integriert ist und eine (echte) Arbeitsstelle besetzt.
Der Ehegatte den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen ist.
Der beschäftigte Ehegatte eine angemessene Vergütung (wie eine fremde Arbeitskraft) erhält.
Das Entgelt nicht zweckgebunden ist.
Das Entgelt des Ehegatten-Arbeitnehmers versteuert wird, Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden und dieses buchhalterisch erfasst wird.
Ferner muss der Ehegatte anstelle einer fremden Arbeitskraft eingesetzt werden. Also würde der Ehegatte nicht arbeiten, müsste anstelle dessen eine fremde Arbeitskraft eingestellt werden.

Ferner ist bei Ehegatten in einer abhängigen Beschäftigung zu beachten, ob sie Mitunternehmer sind, also Gesellschaftsanteile am Unternehmen haben und so (quasi) auch Arbeitgeber.

Es empfiehlt sich daher stets ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung VOR der Aufnahme der Beschäftigung durchzuführen.

Ehegatten-Beschäftigung – Steuer

Aus steuerlicher Sicht muss ein Ehegattenarbeitsverhältnis dem Fremdvergleich standhalten. Also das Arbeitsverhältnis muss so gestaltet sein, dass es auch „unter Fremden“ geschlossen werden würde.

In der Praxis ist häufig die Vergütungshöhe ein Streitpunkt bei Finanzamtsprüfungen. Hilfreich ist daher einen Fremdvergleich zur Hand zu haben. Dies kann beispielsweise der Tarifvertrag aus der Branche sein oder das Gehalt eines vergleichbaren Arbeitnehmers.

Ferner sollten die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, um nachweisen zu können, dass die Arbeitszeiten „wie vereinbart“ abgeleistet worden sind.

Daneben sollte das Gehalt auf ein eigenes Ehegatten-Arbeitnehmer-Bankkonto gezahlt werden. Dies sollte kein gemeinsames Konto von den Ehepartnern sein.

Info: Für Ehegatten in landwirtschaftlichen Betrieben gelten besondere Regelungen!

Entgeltextra – Fahrtkostenzuschüsse pauschal versteuern

Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind ein schönes Entgeltextra. Clever genutzt – auch gar nicht teuer.

Betriebe können Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal versteuern und beitragsfrei an die Arbeitnehmer auszahlen. Gewusst wie, kann den Arbeitnehmern ein schönes Entgeltextra gewährt werden. Für die Pauschalversteuerung gelten jedoch ein paar Voraussetzungen.

Fahrtkostenzuschüsse

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitsstätte) zahlen. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können diese pauschal mit 15 Prozent lohnversteuert werden und sind beitragsfrei zur Sozialversicherung.

Die pauschale Lohnsteuer kann hierbei vom Arbeitgeber getragen werden, so dass der Arbeitnehmer keine Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss zahlen muss. Es kann aber auch eine Abwälzung auf den Arbeitnehmer erfolgen.

Ferner bewirkt die Pauschalversteuerung Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung. Das ist wiederum für den Arbeitnehmer (und Arbeitgeber) erfreulich. Denn so sparen beide Seiten jeweils rund 20 Prozent an Sozialversicherungsbeiträgen.

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Voraussetzungen pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse

Wichtig bei der Gewährung der Fahrtkostenzuschüsse ist, sie müssen zusätzlich zum ohnehin gewährten Arbeitslohn gezahlt werden. Entgeltumwandlung sind hier also ausgeschlossen.

Der Fahrtkostenzuschuss kann in Höhe der geltenden Entfernungspauschale gezahlt werden. Das bedeutet für die ersten 20 Entfernungskilometer können 0,30 Euro je Kilometer angesetzt werden. Ab dem 21. Entfernungskilometer steigt die Entfernungspauschale auf 0,38 Euro je Entfernungskilometer.

Die Zahlung dieser Fahrtkostenzuschüsse ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmer möglich, also auch Teilzeitbeschäftigte und Minijobber.

Der Fahrtkostenzuschuss ist für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu zahlen. Es gilt hierbei die kürzeste Strecke. Ausgenommen davon sind nur Sonderfälle, in denen eine weitere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist.

Tipp: Sollten Sie einen solchen Sonderfall nutzen wollen, sollten Sie eine entsprechend ausführliche Erklärung bei einer Prüfung parat haben. Alternativ können Sie dazu natürlich auch direkt beim Finanzamt im Rahmen einer Anrufungsauskunft anfragen.

Anmerkung: Fahrtkostenzuschüsse sind nicht zwingend an Fahrten mit dem eigenen PKW gebunden – sie können allen Arbeitnehmern gezahlt werden, also auch „Radfahrern“.

Fahrtkostenzuschüsse in Lohnabrechnung – so geht es

Die Fahrtkostenzuschüsse sind je Arbeitstag zu gewähren, an denen der Arbeitnehmer auch zur Arbeit fährt. Aus Vereinfachungsgründen können Sie hier aber auch von (pauschal) 15 Arbeitstagen im Monat ausgehen bei einer 5-Tage-Woche. Bei weniger Arbeitstagen je Woche, sollten Sie entsprechend kleinere „Pauschalen“ wählen.

In der Entgeltabrechnung setzen Sie dann die Arbeitstage des Monats (oder die Pauschale) zusammen mit der Entfernung und der jeweiligen Entfernungspauschale an.

Beispiel:

Jens Johannsen wohnt 10 km von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Er arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu seinem Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss.

15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 10 km = 45,00 Euro

Der Fahrtkostenzuschuss von 45 Euro kann hier „brutto für netto“ an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Berechnung der pauschalen Steuern

Lohnsteuer: 45 € x 15 % = 6,75 €

Solidaritätszuschlag: 6,75 € x 5,5 % = 0,37 €

Kirchensteuer: 6,75 € x 9 % = 0,61 €

Anmerkung: Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind auch auf pauschal versteuerte Lohnbestandteile zu entrichten.

Abwandlung des Beispiels:

Hanna Hauser wohnt 30 km von ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Sie arbeitet 5-Tage je Woche und erhält von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt einen Fahrtkostenzuschuss. Da sie mehr als 20 km entfernt wohnt, ist der Fahrtkostenzuschuss in zwei Teilen (mit zwei Lohnarten) zu berechnen.

Für die ersten 20 Entfernungskilometer:

15 Arbeitstage x 0,30 Euro x 20 km = 90,00 Euro

Ab dem 21. Entfernungskilometer:

15 Arbeitstage x 0,38 Euro x 20 km = 57,00 Euro

Der Fahrtkostenzuschuss von 147,00 Euro kann hier „brutto für netto“ an Hana Hauser ausgezahlt werden.

Schwerbehindertenabgabe 2022 – Frist bis 31.3.2023

Die Schwerbehindertenabgabe 2022 ist bis spätestens 31.3.2023 zu übermitteln.

Betriebe ab einer gewissen Größe müssen eine „Schwerbehindertenabgabe“ zahlen, wenn sie keinen bestimmten Prozentsatz an schwerbehinderten Arbeitnehmern beschäftigen. Diese Schwerbehindertenabgabe für das Jahr 2022 ist bis spätestens 31.3.2023 an das Integrationsamt zu zahlen.

Abgabepflicht ab 20 Arbeitsplätze

Betriebe, die im Jahresdurchschnitt 20 Arbeitnehmer oder mehr beschäftigen, müssen grundsätzlich die Schwerbehindertenabgabe zahlen, wenn sie nicht einen bestimmten Prozentsatz an schwerbehinderten Arbeitnehmern beschäftigen.

Ab dieser Anzahl an Arbeitsplätzen sieht der Gesetzgeber vor, dass (im Grunde) auch schwerbehinderte Menschen eingestellt werden. Es gilt grundsätzlich die Quote von 5 Prozent (schwerbehinderter Arbeitnehmer).

Beschäftigt der Betrieb hingegen keine schwerbehinderten Arbeitnehmer, so muss er (stattdessen) eine Abgabe (die Schwerbehindertenabgabe) zahlen.

Kleinbetriebe – keine Schwerbehindertenabgabe

Betriebe mit weniger als 20 Arbeitnehmer zahlen die Schwerbehindertenabgabe nicht. Sie sind somit von dieser Abgabepflicht ausgenommen.

Ab 20 Arbeitsplätze Schwerbehindertenabgabe

Betriebe, die 20 oder mehr Arbeitsplätze haben, müssen die Schwerbehindertenabgabe zahlen, wenn sie keinen Schwerbehinderten beschäftigen. Als schwerbehindert gilt ein Arbeitnehmer mit einem Grad der Behinderung (GdB) von 50 oder mehr Prozent. Personen mit einem Grad der Behinderung von 30 oder 40 Prozent können (auf Antrag einem Schwerbehinderten gleichgestellt werden.

Arbeitsplätze sind Bemessungsgrundlage

Als Arbeitsplätze nach dem SGB IX gelten Arbeitsplätzen, wenn dort Arbeitnehmer, Beamte, Richter, Auszubildende sowie andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte (z. B. Praktikanten) beschäftigt sind.

Allerdings zählen Arbeitsstellen von Auszubildenden nicht mit. Ebenfalls nicht als Arbeitsplätze (nach SGB IX) gelten Arbeitsplätze,

die nur für die Dauer von höchstens acht Wochen besetzt sind, z. B. wegen einer Befristung
auf denen Beschäftigte mit weniger als 18 Stunden pro Woche beschäftigt sind.

Arbeitsplatzquoten für Schwerbehindertenabgabe

Grundsätzlich gilt eine Schwerbehindertenbeschäftigungsquote von 5 Prozent. Es gelten aber Kleinbetriebsregelungen. Darüber hinaus gilt:

Arbeiten im Betrieb im Jahresdurchschnitt monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Arbeitnehmer, muss ein Schwerbehinderter beschäftigt werden.
Bei mindestens 40, aber weniger als 60 Arbeitnehmern, sind zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen.

Betriebe ab mindestens 60 Arbeitnehmer sind verpflichtet, Bruchteile von 0,5 und mehr aufzurunden. Bei Betrieben mit weniger als 60 Beschäftigten sind die Bruchteile abzurunden.

Kosten der Schwerbehindertenabgabe

Die Kosten für die Staffelung der Schwerbehindertenabgabe bemessen sich nach den „unbesetzten Schwerbehindertenarbeitsplätzen“.

Für Betriebe unter 20 Arbeitsplätze ist keine Schwerbehindertenabgabe zu zahlen. Hier entstehen also keine Kosten, wenn keine schwerbehinderten Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Betriebe unter 60 Arbeitsplätze, also von 20 bis 59 Arbeitsplätze, haben die Schwerbehindertenabgabe zu leisten. Sie müssen abhängig von der Anzahl an Arbeitsplätzen die Schwerbehindertenabgabe nicht zahlen, wenn sie

20 bis 39 Arbeitsplätze haben, müssen sie einen Schwerbehinderten beschäftigen. Liegt dies nicht vor, ist dafür eine monatliche Abgabe von 140 Euro zu zahlen (12 x 140 Euro = 1.680 Euro)
Bei 40 bis 59 Arbeitsplätze sind zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen. Wird dies nicht erfüllt, sind 245 Euro je unbesetzten Arbeitsplatz monatlich (2940 Euro p.a.) zu zahlen.

Ab 60 Arbeitnehmer gelten die Prozentsätze:

Keine Schwerbehindertenabgabe bei einer Schwerbehindertenquote von 5 Prozent oder mehr
140 Euro je nicht besetztem Platz bei einer Schwerbehindertenquote von 3 bis 5 Prozent.
245 Euro bei einer Quote von 2 bis 3 Prozent.
360 Euro bei einer Beschäftigungsquote von Schwerbehinderten von unter 2 Prozent.

Schwerbehindertenabgabe

Die Schwerbehindertenabgabe ist an das zuständige Integrationsamt am Sitz des Arbeitgebers zu zahlen.

Neben der Zahllast hat der Arbeitgeber noch eine Meldung über die Anzahl der Beschäftigten an die Bundesagentur elektronisch zu übermitteln.

Diese Meldung kann kostenlos über die IW-ELAN Software abgegeben werden.

https://www.iw-elan.de/download/