Lohnabrechnung allgemein – Seite 5 – aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Ehegatten-Arbeitsverhältnis ist möglich

Die Beschäftigung von Ehegatten stellt besondere Anforderungen an das Lohnbüro – sowohl die Steuer als auch die Sozialversicherung haben besondere Regeln

Die Anstellung des Ehegatten oder Ehepartners ist möglich und rechtlich zulässig. Allerdings sollten bei der Beschäftigung von Ehegatten einige Besonderheiten beachtet werden. Genauer gesagt, die Kriterien sollten besonders streng beachtet werden.

Ehegattenarbeitsverhältnis ist zulässig

Zunächst ist festzustellen, dass die Anstellung des Ehepartners rechtlich zulässig ist. Konkret ist damit die Konstellation gemeint, dass ein Ehepartner als Arbeitgeber auftritt und der andere Ehepartner als Arbeitnehmer.

Beispiel:

Die Klaus Socke GmbH ist im Besitz von Klaus Socke. Er ist alleiniger Gesellschafter des Unternehmens. Zur Verstärkung seines Büroteams beginnt seine Ehefrau (Vera Socke) ab 1.4. bei ihm eine Anstellung. Sie ersetzt die bisherige Buchhalterin, die ab 1.5. in Rente gehen wird.

Es wird ein Arbeitsvertrag geschlossen. Frau Socke arbeitet als Buchhalterin für 4.000 Euro monatlich bei 40 Stunden je Woche. Sie erhält das Gehalt auf ein Konto ausgezahlt, es werden Steuern und Sozialabgaben gezahlt und sie hat Anspruch auf 30 Tage Urlaub sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Es handelt sich hier um ein Arbeitsverhältnis zwischen Ehegatten.

Allerdings haben Sozialversicherung und Steuerrecht einige Hürden für die Anstellung des Ehegatten eingebaut. Grundsätzlich sollte sich jeder Arbeitgeber bei der Anstellung des Ehepartners überlegen, ob es (von außen betrachtet) angebracht ist, seinen Ehepartner auf dieser Stelle zu beschäftigen. Neben der sozialversicherungsrechtlichen Betrachtung sollte auch die steuerliche Sicht nicht zu kurz kommen.

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Bereits aus dem Sachverhalt, dass eine Ehe (oder auch Lebenspartnerschaft) geschlossen worden ist, ergibt sich eine „Mitarbeitspflicht“. Danach „müssen“ sich Ehegatten im Grunde bei ihrer Arbeit unterstützen („sie tragen füreinander Verantwortung“ § 1353 BGB).

Das Sozialversicherungsrecht und das Steuerrecht gehen hier allerdings weiter. Nur unter bestimmten Voraussetzungen werden somit Ehegatten-Arbeitsverhältnisse anerkannt. Das bedeutet aber auch, dass nur unter erfüllten Bedingungen die „Folgen“ des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses anerkannt werden. Konkret kann dies im Bereich der Sozialversicherung die (erwünschte) Sozialversicherungspflicht sein oder im Steuerrecht die steuerliche Anerkennung der Einnahmen.

Anerkennung Ehegatten-Arbeitsverhältnis

Grundsätzlich gilt für die Gewährung von sozialversicherungsrechtlichen Leistungen und steuerlichen Vorteilen bei der Beschäftigung von Ehegatten, dass der Arbeitgeber hier stets die Vorschriften genau einhalten sollte. Denn eine nachträgliche Aberkennung kann teuer werden und gerade im Bereich der Sozialversicherung auch weitreichende Folgen haben im Bezug auf Krankenversicherungsschutz oder Rentenzeiten.

Wichtig für den Betrieb bei der Beschäftigung von Ehegatten ist stets, dass das Arbeitsverhältnis (aus Sicht eines Dritten) dem sogenannten Fremdvergleich standhält.

Das bedeutet, das Arbeitsverhältnis sollte nicht „zu außergewöhnlich“ gestaltet werden. Anders formuliert: Ein fremder Arbeitnehmer müsste ebenfalls zu den Bedingungen arbeiten, wie dies der Ehegatte macht.

Das gilt zu beiden Seiten. Es dürfen dem Arbeitnehmer also nicht mehr Vorzüge als den anderen (fremden) Arbeitskräften eingeräumt werden, es dürfen aber auch nicht zu viele Nachteile auf den Arbeitnehmer abgeladen werden, die eine fremde Arbeitskraft nicht akzeptieren würde.

Wichtig: Der Ehegatten-Arbeitsvertrag sollte ausführlich schriftlich aufgesetzt sein, um ein Beweismittel zur Hand zu haben.

Ehegatten-Beschäftigung Sozialversicherung

Aus Sicht der Sozialversicherung, ist ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis des Ehegatten gegeben, wenn

der mitarbeitende Familienangehörige in den Betrieb eingegliedert ist,
er dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt (bei Verwandten kann das Weisungsrecht abgeschwächt sein),
das Entgelt einen angemessenen Gegenwert für seine Arbeit darstellt und über einen freien Unterhalt oder eine Anerkennung für Gefälligkeiten hinausgeht,
das Entgelt dem Angehörigen zur freien Verfügung ausgezahlt wird,
die steuerliche und buchhalterische Behandlung des Entgelts für ein solches spricht, wie die Abführung von Lohnsteuer, Verbuchung als Betriebsausgabe,
anstelle des Angehörigen eine fremde Arbeitskraft beschäftigt werden müsste.

Das heißt für die Praxis:

Die Eingliederung in den betrieb bedeutet letztlich, dass der Ehegatte in den Betriebsablauf integriert ist und eine (echte) Arbeitsstelle besetzt.
Der Ehegatte den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen ist.
Der beschäftigte Ehegatte eine angemessene Vergütung (wie eine fremde Arbeitskraft) erhält.
Das Entgelt nicht zweckgebunden ist.
Das Entgelt des Ehegatten-Arbeitnehmers versteuert wird, Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden und dieses buchhalterisch erfasst wird.
Ferner muss der Ehegatte anstelle einer fremden Arbeitskraft eingesetzt werden. Also würde der Ehegatte nicht arbeiten, müsste anstelle dessen eine fremde Arbeitskraft eingestellt werden.

Ferner ist bei Ehegatten in einer abhängigen Beschäftigung zu beachten, ob sie Mitunternehmer sind, also Gesellschaftsanteile am Unternehmen haben und so (quasi) auch Arbeitgeber.

Es empfiehlt sich daher stets ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung VOR der Aufnahme der Beschäftigung durchzuführen.

Ehegatten-Beschäftigung – Steuer

Aus steuerlicher Sicht muss ein Ehegattenarbeitsverhältnis dem Fremdvergleich standhalten. Also das Arbeitsverhältnis muss so gestaltet sein, dass es auch „unter Fremden“ geschlossen werden würde.

In der Praxis ist häufig die Vergütungshöhe ein Streitpunkt bei Finanzamtsprüfungen. Hilfreich ist daher einen Fremdvergleich zur Hand zu haben. Dies kann beispielsweise der Tarifvertrag aus der Branche sein oder das Gehalt eines vergleichbaren Arbeitnehmers.

Ferner sollten die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, um nachweisen zu können, dass die Arbeitszeiten „wie vereinbart“ abgeleistet worden sind.

Daneben sollte das Gehalt auf ein eigenes Ehegatten-Arbeitnehmer-Bankkonto gezahlt werden. Dies sollte kein gemeinsames Konto von den Ehepartnern sein.

Info: Für Ehegatten in landwirtschaftlichen Betrieben gelten besondere Regelungen!

Pflegereform 2023 geplant – Beiträge steigen

Zum 1.7.2023 ist eine Reform der Pflegeversicherung geplant – Beiträge sollen steigen.

Das Bundesgesundheitsministerium plant eine Pflegereform für das Jahr 2023. Steigende Pflegeausgaben fordern einen höheren Beitrag von Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Der Gesetzgeber dreht dabei an der Beitragsschraube.

Die Pflegeversicherung soll reformiert werden. Reform bedeutet immer Veränderungen. Für die Beitragszahler in die gesetzliche Pflegeversicherung bedeutet die Reform insbesondere steigende Pflegeversicherungsbeitragssätze. Die Reform soll ab 1.7.2023 gelten.

Konkret soll der Beitragssatz zur Pflegeversicherung um 0,35 Prozentpunkte steigen. Aktuell beträgt der Beitragssatz 3,05 Prozent – künftig läge er dann bei 3,4 Prozent vom beitragspflichtigen Bruttopentgelt.

Bei einem Verdienst von 3.500 Euro im Monat sind dies monatlich 12,25 Euro mehr für Arbeitgeber und Arbeitnehmer (jeweils etwas mehr als 6 Euro im Monat). Das hört sich zwar nicht so viel an, aber es handelt sich um eine mehr als 11-prozentige Erhöhung.

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Allerdings gilt diese Erhöhung nur für Arbeitnehmer mit Kindern. Für Kinderlose wird es künftig richtig teuer. Denn mit der Pflegereform soll auch ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden, wonach Eltern (mit Kindern) bei den Pflegeversicherungskosten entlastet werden sollen.

Dies soll nach dem Reformvorschlag so umgesetzt werden, dass zunächst der Beitragszuschlag für Kinderlose von derzeit 0,35 Prozent auf 0,6 Prozent angehoben wird.

Bei einem Verdienst von 3.500 Euro im Monat zahlt somit der kinderlose Arbeitnehmer 2,3 Prozent Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung (also 80,50 Euro) im Monat ab Juli 2023.

Bislang muss der kinderlose nur einen Beitrag von 65,63 Euro monatlich zahlen. Nach der Reform also rund 20 Prozent mehr!

Familien sollen entlastet werden, heißt es in den Reformplänen. So sollen Familien ab zwei Kinder gestaffelt geringere Beiträge zahlen. So soll der reguläre Beitragssatz von 3,4 Prozent bei zwei Kindern auf 3,25 Prozent, bei drei Kindern auf 3,1 Prozent und bei vier Kindern 2,95 Prozent betragen.

In den Lohnbüros dürften solche Staffelungen für wenig Freude sorgen, denn dort muss dieses Verfahren umgesetzt werden. Bürokratieabbau sieht sicher anders aus. Denn dann müssten die Personalsachbearbeiter die Anzahl der Kinder der Arbeitnehmer erheben.

Arbeitgeberbelastung steigt

Für Arbeitgeber bedeutet die Pflegereform einen erneuten Anstieg der Lohnnabenkosten. Denn die allgemeine Beitragserhöhung auf 3,4 Prozent tragen die Betriebe zur Hälfte (+ 0,175 Prozent).

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023 – eAU

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde zum 1.1.2023 eingeführt. Das erfordert ein Umdenken bei den Betrieben

Seit 1.1.2023 ist mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ein neues Vorgehen bei dem Umgang mit Krankmeldungen der Arbeitnehmer erforderlich. Denn nun wird dem Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vom Arzt auf Papier für den Arbeitgeber ausgehändigt. Vielmehr sendet der Arzt (bzw. das Krankenhaus) die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Arbeitnehmers nun elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers (Ausnahme private Krankenversicherungen). Der Betrieb muss die Arbeitsunfähigkeitsdaten dann elektronisch dort abholen.

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eAU – kein Papier mehr?

Der Arbeitnehmer selbst erhält ab 2023 keine Papier-Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr für den Arbeitgeber ausgehändigt. Allerdings bekommt der Arbeitnehmer noch eine Papier-AU-Bescheinigung für seine eigenen Unterlagen.

Die Papier-Bescheinigung für den Arbeitgeber entfällt ab 2023. Ohne Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Arbeitnehmer nun jedoch den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber seinem Arbeitgeber nicht mehr führen. Der Arbeitnehmer kann somit ab 2023 im Grunde keinen Beweis der Arbeitsunfähigkeit mehr vorlegen.

Stattdessen werden nun die Arbeitgeber in die Pflicht genommen, die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer selbst bei der Krankenkasse elektronisch abzurufen. Aus der Bringschuld des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nunmehr also eine Holschuld des Arbeitgebers geworden. Der Arbeitgeber muss sich nun also selbst um die Bescheinigungen kümmern.

Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. eine zertifizierte Zeiterfassung. Diese Aufgabe wird ab 2023 nun aber dem Arbeitgeber zuteil. Der Betrieb muss dementsprechend seine internen Abläufe anpassen.

Denn durch die Abwälzung der Arbeit auf den Arbeitgeber (etwas anderes ist es schließlich nicht), muss der Arbeitgeber nun auch die bisherigen Prozesse bei einer Krankmeldung des Arbeitnehmers anpassen. Wurde bislang der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt, so dass der Arbeitgeber quasi auf den Nachweis warten konnte, muss der Arbeitgeber nun die gesamten Abfragen selbst durchführen (bzw. über seine Lohnsoftware organisieren).

Wichtig: Leider ist das eAU-Verfahren eine Abrufverfahren, wobei der Betrieb die AU-Zeiten erst an die Krankenkasse senden muss, um anschließend mit einem erneutem Abruf die Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen zu können. Die Krankenkassen teilen dem Betrieb also nicht aktiv die Arbeitsunfähigkeitszeiten mit, sondern stellen diese nur zum Abruf bereit. Die Initiative muss also immer vom Arbeitgeber aus beginnen.

Jahresmeldungen zur Unfallversicherung 2022

Die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung sind bis 16. Februar abzugeben.

Die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldungen) werden regelmäßig beim Kalenderjahreswechsel erstellt und müssen bis spätestens 16. Februar des Folgejahres versendet werden. Das gilt auch für die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung 2022.

Inhaltlich gilt auch bei den UV-Jahresmeldungen 2022, dass es einige Besonderheiten zu beachten gilt. So sorgen der besondere Meldezeitraum und die Angabe des unfallversicherungspflichtigen Entgelts immer wieder zu Nachfragen.

Erstellt werden die UV-Jahresmeldungen in Lohnabzug mit dem Jahreswechsel in den Januar, so dass die Meldungen mit der Januarabrechnung bereits zur Verfügung stehen.

Jahresmeldungen zur Unfallversicherung – Inhalte

Die verschiedenen Meldetatbestände werden durch die unterschiedlichen Abgabegründe gekennzeichnet. So sind die UV-Jahresmeldungen mit dem Abgabegrund 92 zu kennzeichnen.

Als Meldezeitraum ist in den UV-Jahresmeldungen stets das Kalenderjahr unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum mit dem Zeitraum „01.01. bis 31.12.“ anzugeben. Ferner ist in den Meldungen die Betriebsnummer des zuständigen UV-Trägers zu melden.

Für das Kalenderjahr 2022 gilt (letztmalig) die Mitgliedsnummer des Unternehmens in den UV-Jahresmeldungen einzutragen. Ab dem Meldejahr 2023 wird diese dann durch die Unternehmensnummer ersetzt.

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Eine weitere Angabe in den UV-Jahresmeldungen sind die für den jeweiligen Arbeitgeber vom UV-Träger vorgegebenen Gefahrtarife und die dazugehörige Betriebsnummer.

Tatsächlich sind dies bei den meisten Unternehmen eine Gefahrtarifstelle, die im Rahmen des UV-Stammdatenabrufes abgerufen wird und den Mitarbeitern zugeordnet worden ist.

Bei Betrieben, die der BG Bau zugeordnet sind, sind es regelmäßig mehr als eine Gefahrtarifstelle.

Letztlich ist das im Meldezeitraum (Kalenderjahr der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung) in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers anzugeben. Die Unfallversicherung kennt dabei keine Beitragsbemessungsgrenze (wie in den übrigen Sozialversicherungszweigen). Es gibt lediglich eine Jahresverdienstgrenze bis zu der die UV-Entgelte gemeldet werden.

Jahresmeldungen zur Unfallversicherung – Lohnsoftware

In Lohnsoftwareprogrammen sind die UV-Jahresmeldungen automatisch integriert und werden beim Wechsel in den Januar des neuen Jahres bzw. mit der Januarabrechnung erstellt. Voraussetzung für die Erstellung ist, der vorher durchgeführte erfolgreiche Abruf der UV-Stammdaten des jeweiligen Kalenderjahres.

Die UV-Jahresmeldungen sind nicht an den Arbeitnehmer auszuhändigen, sondern verbleiben beim Betrieb.

Stabile Beitragssätze und Beitragserhöhungen 2023 bei einigen Krankenkassen

Zahlreiche Krankenkasse erhöhen ab 2023 die Zusatzbeiträge. Doch einige Krankenkassen kommen auch ohne Beitragserhöhung aus.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz ist zum Jahr 2023 deutlich auf 1,6 Prozent angehoben worden, so dass dies eine breite Beitragssatzerhöhung bei den Krankenkassen zur Folge haben sollte. Doch erstaunlicherweise trauen sich nun die ersten Kassen mit den kassenindividuellen Zusatzbeiträgen für 2023 heraus – und diese trotzen der pauschalen Beitragserhöhung.

Die Technikerkrankenkasse, die Deutschlands mitgliederstärkste Einzelkasse ist, bleibt mit dem Beitragssatz stabil bei 1,2 Prozent. Dies lässt sie bei der Erhöhung des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes auf 1,6 Prozent für 2023 sehr wirtschaftlich erscheinen.

Die Barmer und die KKH sind bislang mit Zusatzbeiträgen oberhalb des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes am Markt aufgetreten. Sie lagen 2022 mit jeweils 1,5 Prozentpunkten Zusatzbeitragssatz über den bisherigen durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,3 Prozent (in 2022). Im Jahr 2023 wollen beide mit einem stabilen Beitragssatz arbeiten, so dass sie nun unter dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,6 Prozent im Jahr 2023 liegen.

Bei den AOKen hat die AOK Niedersachsen inzwischen die Beitragssatzerhöhung auf 1,5 Prozent bekanntgegeben. Die AOK Bayern erhöht den Zusatzbeitrag 2023 auf 1,58 Prozent (bestätigt am 16.12.2022). Die AOK Nordwest auf erhöht ebenfalls den Zusatzbeitragssatz auf 1,89 Prozent ab 1.1.2023. Die DAK erhöht den Zusatzbeitrag 2023 auf 1,7 Prozent.

Es wird sich in den kommenden Tagen sicher noch die ein oder andere Kassen mit einer Beitragsänderung hervortun. Allerdings müssen die Krankenkassen Beitragssatzerhöhungen zu diesem Jahreswechsel nicht mehr den Versicherten per Brief mitteilen. Dank eines Gesetzes vom Gesundheitsminister reicht es zum Jahreswechsel aus, dass die Kassen die Beitragsänderungen anderweitig publik machen, also zum Beispiel auf der Internetseite der Krankenkasse.

Versicherte, die nicht lange auf der Internetseite nach den Beitragssätzen suchen möchten, sollten ihre Krankenkasse einfach per Mail anschreiben oder anrufen und sich nach den neuen Zusatzbeitragssätzen erkundigen und ggf. eine schriftliche Antwort der Krankenkasse einfordern.

Kündigungsrecht nutzen

Erhöht eine Krankenkasse den Zusatzbeitrag, so steht den Versicherten ein Sonderkündigungsrecht zu. Hier kann dann ohne Einhaltung der Bindungsfrist die Kasse frühzeitig gekündigt werden.

Mehr Informationen zum Sonderkündigungsrecht finden Sie hier

Krankenkasse wechseln per Sonderkündigungsrecht 2022

Beitragssatzhöhe Zusatzbeitrag bei den Krankenkassen

Aus Arbeitgebersicht ist die Höhe der Zusatzbeiträge nicht der einzige Kostentreiber bei den Lohnnebenkosten 2023. So stiegen die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung ebenfalls 2023 leicht.

Für kleine und mittlere Arbeitgeber wird der Anstieg der U1-Umlagebeiträge 2023 ein weiterer nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. So haben bereits einige Kassen im Oktober 2022 kräftig an der U1-Beitragsschraube gedreht (zum Beispiel Techniker Krankenkasse). Anfang 2023 folgen weitere Krankenkassen und auch die Minijob-Zentrale erhöht dann die U1-Umlagebeiträge (Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit)

Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung 2023 steigt

Der Arbeitslosenversicherungsbeitrag steigt 2023 auf 2,6 Prozent. Hier finden Sie weitere Informationen und Beispiele zur Berechnung.

Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung 2023 steigt auf 2,6 Prozent. Damit erhöht sich der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung im Vergleich zu dem Jahr 2022 nur gering um 0,2 Prozent.

Die Erhöhung des Beitragssatzes zur Arbeitslosenversicherung dürfte an den meisten Arbeitnehmer erst im Januar 2023 auffallen, wenn die Arbeitnehmer einen (etwas) höheren) Arbeitslosenversicherungsbeitrag zu zahlen haben. Da die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung hälftig getragen werden steigt die Belastung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab 2023 „nur“ um 0,1 Prozentpunkt. Was das genau ausmacht, zeigen folgende Beispiele.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 3.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,2 % = 36,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,2 % = 36,00 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

3.000 Euro x 1,3 % = 39,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

3.000 Euro x 1,3 % = 39,00 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um 3 Euro in diesem Beispiel.

Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenzen 2023 wirkt

Neben dem Beitragssatz steigt in der Arbeitslosenversicherung aber auch die Beitragsbemessungsgrenze- also der Betrag, bis zu dem Beiträge erhoben werden. Im Jahr 2023 steigt die Beitragsbemessungsgrenze in der Arbeitslosenversicherung auf 7.300 Euro im Monat in den alten Ländern bzw. auf 7.100 Euro in den neuen Ländern. Im Jahr sind dies 87.600 Euro in den alten Bundesländern bzw. 85.200 Euro in den neuen Ländern. Im Jahr 2022 betrugen die Beitragsmessungsgrenzen in den alten Ländern noch 7.050 Euro im Monat (84.000 Euro im Jahr) und 6.750 Euro im Monat (81.000 Euro im Jahr) in den neuen Ländern

Der Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen sorgt damit für höherverdienende Arbeitnehmer (und deren Arbeitgeber) für eine entsprechend höhere Beitragsbelastung. Denn der Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen sorgt für eine höhere Verbeitragung.

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 8.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022 (alte Bundesländer – West)

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

7.050 Euro x 1,2 % = 84,60 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

7.050 Euro x 1,2 % = 84,60 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

7.300 Euro x 1,3 % = 94,90 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,3 %)

7.300 Euro x 1,3 % = 94,90 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um mehr als 10 Euro in diesem Beispiel.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Monatsentgelt von 8.000 Euro.

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2022 (neue Länder – Ost)

Arbeitgeberanteil (1,2 %)

6.750 Euro x 1,2 % = 81,00 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,2 %)

6.750 Euro x 1,2 % = 81,00 Euro

Arbeitslosenversicherungsbeitrag 2023

Arbeitgeberanteil (1,3 %)

7.100 Euro x 1,3 % = 92,30 Euro

Arbeitnehmeranteil (1,3 %)

7.100 Euro x 1,3 % = 92,30 Euro

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung erhöht sich somit um mehr als 11 Euro in den neuen Ländern in diesem Beispiel.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt 2023

Ab 2023 hält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Einzug in die Praxis. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt.

Ab 1.1.2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend eingeführt werden. Ursprünglich sollte dies schon vorher passieren, doch nicht alle Beteiligten an dem Verfahren konnten die Vorgaben fristgerecht umsetzen. Doch zum 1.1.2023 soll das eAU-Verfahren nun starten.

Für Sie im Lohnbüro bedeutet dies, dass Sie bereits jetzt die Prozesse der Krankmeldungen in Ihrem Betrieb beobachten sollten, um dann ab dem neuen Jahr auf die Umstellung reagieren zu können. Denn das elektronische Verfahren wirbelt die bisherige Krankmeldepraxis ordentlich durcheinander.

eAU-Verfahren erfordert neuen Krankmeldeprozess

In den Unternehmen wird das eAU-Verfahren für eine Umstellung der Prozesse sorgen. Denn durch die Einführung des elektronischen Verfahrens ändert sich die Rolle der Lohnabrechnung deutlich. Künftig muss nämlich das Lohnbüro über das Lohnprogramm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch anfordern (anfragen). Ohne diese Anfrage wird es künftig (fast) keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mehr geben. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei privatkrankenversicherten Arbeitnehmern, gibt es künftig noch die Papierbescheinigung.

Krankmeldeprozess eines Arbeitnehmers bis 2022

Bislang teilte ein Arbeitnehmer eine krankheitsbedingte Abwesenheit in der Regel telefonisch zum Arbeitsbeginn (oder vorher) mit. Hier meldete sich der Arbeitnehmer im Betrieb (beim Vorgesetzten) und gab seine „Krankmeldung“ ab. Häufig mit der Information „bin krank, gehe jetzt zum Arzt und melde mich dann“.

Nachdem der Arbeitnehmer beim Arzt war, schickte er die Papier-AU-Bescheinigung per Post (oder vorab per Email oder WhatsApp) an den Betrieb. Damit wurde der ärztliche Nachweis geführt, dass der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Tag (voraussichtlich) arbeitsunfähig ist.

Die Papier-AU-Bescheinigung ist dann einige Tage später per Post (oder persönlicher Abgabe durch den Beschäftigten, wenn er wieder gesund war) zum Lohnbüro gelangt. Dort wurde dann mit der nächsten Entgeltabrechnung die Abwesenheit erfasst und (wenn möglich) der U1-Antrag gestellt. Die Papier-AU-Bescheinigung wurde dann anschließend in der Personalakte oder einem „Fehlzeiten-Ordner“ abgelegt.

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Anmerkung: So oder ähnlich dürfte der Krankmeldeprozess in den meisten Betrieben bislang organsiert sein. Entscheidender Unterschied zum elektronischen Verfahren ist, dass das Lohnbüro im bisherigen Prozess erst sehr spät von der Arbeitsunfähigkeit erfahren hat. Dies muss ab 2023 geändert werden. Denn nur so, kann der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit überhaupt geführt werden.

Krankmeldeprozess des Arbeitnehmers ab 2023

Künftig entfällt die Papierbescheinigung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer (also rund 90 Prozent). Der ärztliche Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt dann nicht mehr durch eine Papier-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern muss künftig vom Betrieb über die Lohnsoftware bei den Krankenkassen angefordert werden. Alternativ kann dies (theoretisch) auch über ein Zeiterfassungssystem erfolgen oder (kostenpflichtig) beim Steuerberater.

Um an den ärztlichen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit zu gelangen, stellt das Lohnbüro über die Lohnsoftware eine „eAU-Anfrage“ an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch für Minijobber, die zur Minijob-Zentrale gemeldet werden. Daher sollten Sie bereits in der Vergangenheit die Krankenkasse der Minijobber in Lohnabzug hinterlegen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, holen Sie dies bitte zeitnah nach.

Künftig benötigen Sie für die eAU-Anfrage das AU-Beginndatum des Arbeitnehmers. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Lohnbüro diese Daten zeitnah erhalten, um die Anfrage auch stellen zu können. In der Regel dürfte dies der Beginn der Abwesenheit sein. Allerdings müssen nicht alle Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag bereits ein ärztliches Attest vorlegen, so dass der ärztliche AU-Beginn durchaus auch vom ersten betrieblichen Fehltag abweicht.

Es gilt nun, einen Krankmeldeprozess zu entwickeln, der das Lohnbüro möglichst schnell mit der Krankmeldung versorgt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Information der krankheitsbedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers schnellstmöglich zum Lohnbüro gelangt. Denn nur so ist es künftig möglich, die eAU-Anfragen zeitnah zu stellen.

Eine Möglichkeit kann sein, dass Krankmeldungen dem Lohnbüro (zum Beispiel per Email) umgehend mitgeteilt werden. Eventuell macht auch ein Laufzettel Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter einen Emailzugang haben.

Dieser Laufzettel sollte dann neben dem Namen des Arbeitnehmers auch den Beginn der betrieblichen Abwesenheit sowie den Tag der ärztlichen Feststellung enthalten. So kann dann im Lohnbüro die eAU-Anfrage gestellt werden.

Der Prozess stellt sich dann vereinfacht wie folgt dar:

Erkrankter Arbeitnehmer teilt Vorgesetztem AU-Zeitraum und Beginn mit
Vorgesetzter meldet an Lohnbüro – Arbeitnehmer AU-Zeitraum und Beginn
Lohnbüro stellt eAU-Anfrage.

Die eAU-Anfrage des Betriebs bei der Krankenkasse kann aber nur beantwortet werden, wenn der Arbeitnehmer auch bei der Kasse versichert ist. Dies sollte allerdings in der Praxis regelmäßig korrekt sein. Außer der Arbeitnehmer hat eine falsche Krankenkasse angegeben bzw. kürzlich seine Krankenkasse gewechselt und dies dem Lohnbüro noch nicht mitgeteilt. Dies dürften in der Praxis aber absolute Ausnahmen sein.

Die Krankenkasse kann die eAU-Anfrage ebenfalls nicht beantworten, wenn ihr selbst (noch) keine Krankmeldung des Arztes oder des Krankenhauses vorliegt. Derzeit sind zwar schon zahlreiche Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser an das Verfahren angebunden, aber auch noch nicht alle. Das bedeutet, dass die Ärzte aktuell noch nicht flächendeckend die AU-Bescheinigungen elektronisch melden. Dies sollte sich in den nächsten Monaten jedoch bessern, so dass Sie dann stets eine eAU erhalten.

Sofern Sie keine Antwort von der Krankenkasse auf Ihre eAU-Anfrage erhalten, sollten Sie nach 14 Tagen eine erneute Anfrage auf den Weg bringen (alternativ direkt bei der Kasse anfragen).

Kann keine eAU empfangen werden, fehlt künftig der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit. Hier sollten Sie dann den betroffenen Arbeitnehmer direkt um eine „Papier-Bescheinigung“ bitten. Diese müsste ihm vom Arzt ausgehändigt worden sein.

eAU-Verfahren ist umständlich

Das neue eAU-Verfahren wird insbesondere zum Beginn 2023 in vielen Betrieben für Chaos sorgen, da die Prozesse sich erst noch einspielen müssen. Auch darf man gespannt sein, ob tatsächlich alle Ärzte, Zahnärzte und Krankenhäuser das eAU-Verfahren schon umgesetzt haben- Anfang Dezember 2022 waren immer noch einige Ärzte nicht am Verfahren beteiligt bzw. haben keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereitgestellt, die vom Betrieb abgeholt werden konnten.

Ein weiterer Punkt, der für Unverständnis bei den Betrieben sorgt, ist das komplizierte und zeitaufwendige Anfrageverfahren für jeden Arbeitnehmer einzeln bei den Krankenkassen. Eleganter wäre sich ein Abfrageverfahren für den ganzen Betrieb. Stattdessen ist für jeden Arbeitnehmer bei jeder Krankenkasse eine eigene Anfrage zu stellen. Einfacher wäre eine Lieferung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber. Doch hier sind Datenschutzgründe seitens der stattlichen Stellen angeführt worden, um einer solchen Servicelieferung entgegenzustehen.