aktuelle Nachrichten zur Lohnabrechnung

Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Stundenlöhnern

Erkrankt ein Arbeitnehmer, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Doch bei der Ermittlung der Höhe der Entgeltfortzahlung gibt es häufig Fragen, wenn es um die konkrete Berechnung geht.

Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Erkrankt ein Arbeitnehmer und ist aufgrund dieser Erkrankung arbeitsunfähig, so erhält er für die „krankheitsbedingt“ ausfallende Arbeitszeit Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber. (§ 3 Abs. 1 EFZG) Dieser Entgeltfortzahlungsanspruch besteht für 6 Wochen, also 42 Kalendertage.

Voraussetzung für den Entgeltfortzahlungsanspruch ist auch, dass es sich um eine unverschuldete Krankheit und nicht um eine Folgeerkrankung handelt.

Des Weiteren besteht dieser Entgeltfortzahlungsanspruch erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (= 28 Kalendertage) – sogenannte Wartezeit (§ 3 Abs. 3 EFZG).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt.

Er erhält für den Krankheitszeitraum Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber.

Höhe der Entgeltfortzahlung

Die Höhe der Entgeltfortzahlung bemisst anhand der regelmäßigen Arbeitszeit, welche der Arbeitnehmer im Krankheitszeitraum zu leisten hat (§ 4 Abs. 1 EFZG). Er erhält dann die Entgeltfortzahlung für die regelmäßig vereinbarte Arbeitszeit.

Bei einem Gehaltsempfänger ist dies problemlos, da er einfach das „normale“ Monatsgehalt weiterhin erhält, also auch für den Krankheitszeitraum wird das Gehalt weitergezahlt.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt. Er erhält ein festes Monatsgehalt von 3.000 Euro.

Der Arbeitnehmer erhält auch im August ein festes Monatsgehalt von 3.000 Euro. In diesem ist die Entgeltfortzahlung für den Krankheitszeitraum enthalten.

Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Stundenlöhnern

Komplizierter ist es hingegen bei einem Stundenlöhner. Hier werden ja die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit einem bestimmten Stundensatz vergütet. Für den Krankheitszeitraum gibt es diese Stunden nicht, der Arbeitnehmer war krank. Daher ist für den Krankheitszeitraum die regelmäßige Arbeitszeit als (fiktiver) Stundensatz für den Krankheitszeitraum zu verwenden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (seit Jahren beschäftigt) ist vom 3.8. bis 7.8. arbeitsunfähig erkrankt.

Er erhält einen Stundenlohn von 20 Euro bei einer 5-Tage Woche zu 40 Stunden. Im Monat August hat er 140 Stunden (laut Stundenzettel) gearbeitet. Die Woche vom 3.8. bis 7.8. ist dabei nicht berücksichtigt.

Der Arbeitnehmer erhält neben den 140 Stunden tatsächlicher Arbeitsleistung noch zusätzlich für die Krankheitswoche 40 Stunden Entgeltfortzahlung. Im August werden also 180 Stunden (insgesamt) vergütet.

Regelmäßige Arbeitszeit vereinbaren

In vielen Arbeitsverträgen ist die regelmäßige Arbeitszeit des Arbeitnehmers vereinbart. Hier finden sich entsprechende Formulierungen. Allerdings gibt es auch einige Arbeitsverträge, in denen die regelmäßige Arbeitszeit nicht konkret beschrieben ist. Hier gibt es dann oftmals Probleme bei der Abrechnung, wenn Teilzeiträume abgerechnet werden müssen. Daher sollten Sie in den Arbeitsverträgen die regelmäßige Arbeitszeit der Arbeitnehmer konkret benennen, um bei der Abrechnung von Teilmonaten eine vertragliche Grundlage zu haben.

Entgeltfortzahlung und Überstunden

Überstundenvergütungen fallen im Rahmen der Entgeltfortzahlung nicht an. Dies gilt auch für Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer nur entstehen, wenn auch tatsächlich arbeitet. Fallen solche Aufwendungen jedoch nicht an, weil der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, so sind diese auch nicht fortzuzahlen.

Strittig sind hier unter anderem häufig Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers. Da keine Fahrten bei Krankheit anfallen, kann der Fahrtkostenzuschuss für Krankheitstage verwehrt werden.

Etwas differenzierter muss dieser Fall ggf. betrachtet werden, wenn die Fahrtkostenzuschüsse nicht für jeden einzelnen Arbeitstag, sondern als monatlich pauschaler Wert (15 Arbeitstage im Monat) angesetzt werden. In diesen Fällen stellt sich die Frage, ob der Fahrtkostenzuschuss im Rahmen einer solchen pauschalen Regelung weitergezahlt werden kann oder muss. Im Zweifel sollten Sie hier eine eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag treffen.

Übergangsbereich – was ist das?

Midijobber, ehemalige Gleitzone nun Übergangsbereich. Hier finden Sie Informationen rund um den Übergangsbereich inklusive der Berechnungsformel 2020.

Der Übergangsbereich wurde zum 1.7.2019 neu eingeführt. Damit sind im Grunde die früheren Gleitzonenregelungen gemeint. Neben der Umbenennung sind aber auch noch andere Änderungen seitdem in Kraft. Hier finden Sie das Wichtigste zum Übergangsbereich auf einem Blick.

Übergangsbereich oder ehemalige Gleitzone

Die Gleitzone wurde bereits 2003 im Zuge der HARTZ-Gesetze eingeführt. Mit der Gleitzone wurde seinerzeit ein Entgeltbereich in der Lohnabrechnung geschaffen, in dem die Beitragstragung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei Versicherungspflicht nicht hälftig erfolgt. Vielmehr zahlt der Arbeitnehmer mit zunehmenden Einkommen auch zunehmend höhere Beiträge zur Sozialversicherung.

Der Arbeitgeber zahlt hingegen stets den halben Beitragssatz zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen.

Die Gleitzone – heute Übergangsbereich – soll einen fließenden Übergang von dem (nahezu) beitragsfreien Minijob zum voll versicherungspflichtigen und voll beitragspflichtigen Beschäftigungsverhältnis schaffen. Ziel seinerzeit war es die Zahl der versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse zu erhöhen. Vor der Einführung des Gleitzonenbereichs (Übergangsbereichs) waren damals Beschäftigungen oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze (Minijobgrenze) sofort voll beitragspflichtig. Dies führte aufgrund der (relativ hohen) Sozialversicherungsbeiträge zu immensen Nettolohneinbußen bei den Beschäftigten. Daher führte die damalige Regierung die Gleitzone ein, die einen „sanfteren“ Übergang eingeführt hat.

Übrigens: Heute wird von Beschäftigungsverhältnissen im Übergangsbereich gesprochen, in der Praxis wird aber auch zunehmend der Begriff „Midijobs“ für diese Beschäftigungen verwendet.

Kennzeichen der Beschäftigungen im Übergangsbereich (Midijobs)

Der Übergangsbereich umfasst Beschäftigungsverhältnisse, deren regelmäßiges Entgelt im Übergangsbereich liegen. Dieser beginnt bei einem regelmäßigen Entgelt von 450,01 Euro und geht bis zu 1.300 Euro monatlich. Liegt das regelmäßige Monatsentgelt in diesem Bereich, so handelt es sich um eine Beschäftigung im Übergangsbereich.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdient monatlich 1.000 Euro.

Das regelmäßige Entgelt beträgt 1.000Euro monatlich (= 1.000 Euro x 12 Monate : 12).

Wichtig: Es wird bei der Beurteilung auf das regelmäßige Entgelt abgestellt, also das voraussichtliche Entgelt der kommenden 12 Monate. Schwankungen über die Grenzen des Übergangsbereichs sind dabei zulässig, solange das regelmäßige Entgelt im Übergangsbereich liegt.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer verdient monatlich 1.200 Euro. In den Monaten Oktober bis Dezember erhöht sich jedoch sein Entgelt auf monatlich 1.500 Euro.

Ermittlung des regelmäßigen Monatsentgelts:

9 Monate x 1.200 Euro = 10.800 Euro

3 Monate x 1.500 Euro = 4.500 Euro

Insgesamt: 15.300 Euro : 12 = 1.275 Euro

Obwohl in einigen Monaten der Übergangsbereich überschritten wird, handelt es sich um eine Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob), da das regelmäßige Entgelt innerhalb des Übergangsbereichs liegt.

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Übergangsbereich und Versicherungspflicht

Bei den Midjobs handelt es sich um versicherungspflichtige Beschäftigungen. Dies bedeutet die Arbeitnehmer sind in einem Midijob voll versichert zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Sie haben damit im Grunde dieselben Leistungsansprüche wie andere versicherungspflichtige Teilzeitkräfte.

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Übergangsbereich und Beitragsberechnung

Eine Besonderheit gilt bei Midijobber im Bereich der Beitragsberechnung. Hier zahlen die Arbeitnehmer nicht den vollen Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung, sondern einen geringeren Beitrag. Der Arbeitgeber zahlt jedoch den (vollen) Arbeitgeberanteil.

Um die Beitragsaufteilung zu erreichen, wurde eine Berechnungsformel entwicklel, die in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist. Hierbei wird durch die Midijob-Formel aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt eine reduzierte beitragspflichtige Einnahme ermittelt, die dann für die Beitragshöhe der Arbeitnehmer als Berechnungsgrundlage dient.

Für die Beitragsberechnung bei Midijobs ist zunächst das Arbeitsentgelt in der Mdiijobformel 2020 einzusetzen und daraus wird dann je Sozialversicherungszweig der Gesamtbeitrag zu diesem Versicherungszweig berechnet.

Die Midijobformel 2020 lautet:

1,129864706 * Arbeitsentgelt – 168,824117647 = reduzierte beitragspflichtige Einnahme

Wichtig: Die Midijobformel verändert sich grundsätzlich immer dann, wenn es zu Änderungen der Sozialversicherungsbeitragssätze kommt.

Von diesem berechneten Gesamtbeitrag je Versicherungszweig wird dann in einem weiteren Schritt der Arbeitgeberbeitrag abgezogen. Dieser berechnet sich aus dem halben Beitragssatz je Versicherungszweig und dem tatsächlichen Entgelt (nicht der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme). Es verbleibt dann der Arbeitnehmeranteil als Ergebnis.

Beispiel:

Beispielberechnung für einen Arbeitnehmer im Übergangsbereich (1.000 Euro Entgelt).

Das tatsächliche Entgelt 1.000 Euro fließt in die Berechnungsformel ein:

1,129864706 * 1.000 Euro – 168,824117647 = 961,04 Euro

Daraus folgt ein Gesamtbeitrag zur Rentenversicherung (Beitragssatz 18,6 %)

18,6 % x 961,04 = 178,75 Euro (Gesamtbeitrag zur RV)

Abzug des Arbeitgeberanteils (berechnet aus dem tatsächlichem Entgelt:

9,3 % x 1.000 Euro = 93,00 Euro

Arbeitnehmeranteil = Gesamtbeitrag – Arbeitgeberanteil

178,75 Euro – 93,00 Euro = 85,75 Euro

Hinweis: Alternativ kann der Gesamtbeitrag auch mit dem halben Beitragssatz und anschließender Verdoppelung des Ergebnisses erfolgen. Dies führt zu um 1 Cent abweichenden Ergebnissen. Beide Berechnungswege sind jedoch möglich.

Artikeltipp: Midijob Berechnungsformel und Berechnungsbeispiel 2020

Übergangsbereich und DEÜV-Meldungen

Eine weitere Besonderheit gilt für Midijobber im Bereich der Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung. Hier wird seit 1.9.2020 nicht mehr nur das beitragspflichtige Entgelt gemeldet, sondern auch zusätzlich das tatsächliche Entgelt. Denn für die Rentenberechnung wird nicht das beitragspflichtige Entgelt herangezogen, sondern das tatsächliche Arbeitsentgelt.

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Anmerkung: Damit werden Midijobber im Vergleich zu den anderen versicherungspflichtigen Arbeitnehmern bevorzugt. Anstatt aus den tatsächlichen Beiträgen die Rentenpunkte zu berechnen, erfolgt hier eine Rentenberechnung aus einem fiktiv erhöhten Betrag (dem tatsächlichen Entgelt). Dies führt dazu, dass für Midijobs Rentenpunkte erworben werden, denen keine Beiträge entgegenstehen.

Übrigens: In den Entgeltmeldungen für Midijobber ist zusätzlich noch ein besonderes Midijob-Kennzeichen zu setzen, welches nähere Auskunft über die Entgelte gibt.

Übergangsbereich und Steuern

Steuerlich erfahren Midijobber keine besondere Behandlung. Hier gilt vielmehr, dass sie nach den individuellen ELStAM, also ihrer Steuerklasse versteuert werden. Tatsächlich dürfte dies jedoch aufgrund der bestehenden Freibeträge in einigen Fällen zu keiner Besteuerung führen. So fallen bei einem Entgelt von 1.000 Euro monatlich in den Steuerklasse 1 bis 4 keine Steuern an.

Anders sieht es jedoch in der Steuerklasse 5 (und 6) aus. Hier sind sehr wohl Steuern auf einen Midijob zu zahlen – auch schon in den niedrigen Entgeltbereichen knapp über 450 Euro.

Arbeitnehmer, die sich in der Steuerklasse 5 oder 6 auf einen Midijob einlassen, sollten sich vorher den Nettobetrag einmal errechnen lassen. Neben dem Nettoentgelt, welches hier manchmal enttäuschend sein kann, sollte aber auch der günstige Zugang zur Sozialversicherung berücksichtigt werden.

Zusatzbeitrag zur Krankenkasse – Berechnungsbeispiele

Der Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse ist seit einigen Jahren wieder hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu tragen. Vorher mussten die Arbeitnehmer den Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse allein tragen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele zu Abrechnung des Zusatzbeitragssatzes zur Krankenversicherung und die Auswirkungen auf den Auszahlungsbetrag beim Arbeitnehmer.

Zusatzbeitrag zur Krankenkasse – erhöht Lohnkosten

Aus betrieblicher Sicht erhöht der Zusatzbeitrag zur Krankenkasse die Lohnnebenkosten. Denn der Zusatzbeitrag ist zusätzlich zum Krankenversicherungsbeitrag von derzeit 14,6 Prozent (allgemeiner Beitragssatz) bzw. 7 Prozent (ermäßigter Beitragssatz) zu zahlen.

Der Arbeitgeber zahlt daher neben dem Beitragsanteil von 7,3 Prozent (bzw. 7,0 Prozent) auch noch die Hälfte des Zusatzbeitrags zur Krankenkasse (je nach Krankenkasse ca. 0,2 Prozent bis 0,75 Prozent).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Bruttolohn von 3.000 Euro ist bei einer Krankenkasse mit einem Zusatzbeitragssatz von 1,2 Prozent versichert. Ab 1.8.2020 ist der Arbeitnehmer zu einer anderen Kasse gewechselt (Zusatzbeitragssatz 0,8 Prozent).

Arbeitgeberbelastung Krankenversicherung bis 31.7.2020

3.000 Euro x 7,3 % = 219,00 Euro

3.000 Euro x 0,6 % = 18,00 Euro

Gesamtkosten: 237,00 Euro

Arbeitgeberbelastung Krankenversicherung ab 1.8.2020

3.000 Euro x 7,3 % = 219,00 Euro

3.000 Euro x 0,4 % = 12,00 Euro

Gesamtkosten: 231,00 Euro (6,00 Euro weniger)

Durch den Kassenwechsel des Arbeitnehmers verringert sich die Beitragslast des Arbeitgebers um 6 Euro monatlich.

Hinweis: Durch einen Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers ändern sich in aller Regel auch die Beitragssätze zu den Umlagekasse U1 und U2. Dies ist bei einem solchen Vergleich ebenfalls zu berücksichtigen.

Zusatzbeitrag zur Krankenkasse – Arbeitnehmer

Die Beitragsberechnung für den Arbeitnehmer verhält sich analog der Beitragsberechnung des Arbeitgebers (schließlich werden die Beiträge ja auch hälftig getragen). Auf Arbeitnehmerseite sind aber auch die Steuern zu betrachten. Denn die Höhe des Zusatzbeitragssatzes zur Krankenkasse hat auch Auswirkungen auf die Höhe der Lohnsteuer.

Konkret bedeutet dies für den Arbeitnehmer, dass durch eine Einsparung der Kosten zur Krankenkasse ggf. die Steuerlast erhöht wird.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer (3.000 Euro; Steuerklasse I keine Kinder, konfessionslos) ist bei einer Krankenkasse mit einem Zusatzbeitragssatz von 1,2 %. Zum 1.8.2020 wechselt er die Krankenkasse (neuer Zusatzbeitragssatz 0,8 %).

Seine Steuerlast (Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag) beträgt bis 31.7.2020 429,38 Euro monatlich, so dass er ein Nettoentgelt von 1.972,87 Euro hat. Sein Beitragsanteil zur Krankenversicherung beträgt 237,00 Euro (1,2 % Zusatzbeitragssatz).

Ab 1.8.2020 vermindert sich sein Krankenversicherungsanteil auf 231,00 Euro (also 6 Euro weniger). Seine Steuerlast steigt jedoch auf 431,31 Euro (+ 1,93 Euro), so dass „nur“ 1.976,94 Euro Nettoentgelt ausgezahlt werden. Die Einsparung beim Zusatzbeitrag (insgesamt 6 Euro) kommt also nur teilweise beim Arbeitnehmer an.

Zusatzbeitrag zur Krankenkasse – Vorteile und Nachteile

Für den Arbeitgeber geht ein Wechsel der Krankenkasse zu einer günstigeren Krankenkasse oft mit einer Kosteneinsparung einher. Der Arbeitgeber kommt unmittelbar in den Genuss der Beitragseinsparung. Allerdings sind die weiteren Kosten für die Umlagekassen ebenfalls zu berücksichtigen, so dass hier genau geschaut werden sollte.

Für den Arbeitnehmer macht ein Wechsel zu einer günstigeren Krankenkasse auf der Lohnabrechnung nicht die volle Einsparung aus, die sich aus dem günstigeren Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse ergibt, da die Einsparung teilweise durch eine Erhöhung der Lohnsteuer kompensiert wird. Anderenfalls ist der Wechsel der Krankenkasse eine Möglichkeit des Arbeitnehmers Einfluss auf seinen Auszahlungsbetrag zu nehmen. Diese Möglichkeit besteht für den Arbeitnehmer letztlich nur noch bei der Kirchensteuer. Auch hier kann der Arbeitnehmer eine Erhöhung seines Nettolohns durch eine eigenständige Entscheidung erzielen.

Artikel-Tipp: Sozialversicherungsmeldungen bei einem Krankenkassenwechsel

Meldungen bei Krankenkassenwechsel

DEÜV Meldungen sind am Wechsel der Krankenkasse zu erstellen. Welche Meldegründe zu verwenden sind, lesen Sie hier.

Wechselt ein Arbeitnehmer seine Krankenkasse, so ist dies in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Denn es sind Meldungen bei einem Krankenkassenwechsel zu erstatten. Die Krankenkasse dient nämlich bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern als Einzugsstelle des Gesamtversicherungsbeitrags und leitet die vereinnahmten Beiträge dann an die anderen Sozialversicherungszweige weiter.

Krankenkassenwechsel

Die Gründe für einen Krankenkassenwechsel mögen vielfältig sein. Einige Arbeitnehmer entscheiden sich aufgrund besserer Leistungen für eine neue Krankenkasse, andere sind mit den Leistungen oder dem Service der bisherigen Kasse unzufrieden. Vielfach ist aber auch einfach der Pries, also die Höhe des kassenindividuellen Zusatzbeitrags entscheidend. Denn neben der Kirchensteuer ist ein Krankenkassenwechsel eine Möglichkeit für Arbeitnehmer das Nettoentgelt zu erhöhen.

Wechselt ein Arbeitnehmer die Krankenkasse, so müssen bestimmte Kündigungsfristen eingehalten werden. Im Lohnbüro ist für einen Kassenwechsel eine Mitgliedsbescheinigung der neuen Krankenkasse vorzulegen. Nur wenn eine solche Mitgliedsbescheinigung vorliegt, darf der Kassenwechsel im Lohnbüro nachvollzogen werden.

Hinweis: Auf der Mitgliedsbescheinigung der neuen Krankenkasse steht auch der Mitgliedschaftsbeginn bei der neuen Kasse. Dabei handelt es sich stets um den Monatsersten.

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Meldungen bei Krankenkassenwechsel

Im Zuge eines Krankenkassenwechsels sind die Zeiten und die Entgelte den jeweils zuständigen Krankenkassen zu melden. Dies geschieht durch eine Abmeldung zur bisherigen Kasse zum letzten Tag bei dieser und mit einer Anmeldung bei der neuen Krankenkasse mit dem Mitgliedschaftsbeginn. Nachfolgende Meldungen gehen dann an die neue Krankenkasse.

Berechnungsbeispiel Zusatzbeitrag zur Krankenkasse

Sollten noch Korrekturen für Zeiträume bei der bisherigen Krankenkasse im Nachhinein erfolgen, so sind diese entsprechend zu melden bzw. bereits abgesetzte Meldungen zu korrigieren.

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Meldungen bei Krankenkassenwechsel – Meldegründe

Bei einem Krankenkassenwechsel hat zunächst eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „31“ (Wechsel der Einzugsstelle) an die bisherige Krankenkasse bis zum letzten Mitgliedschaftstag zu erfolgen. Zeitgleich erfolgt eine Anmeldung mit dem Abgabegrund „11“ an die neue Krankenkasse.

Beispiel:

Hans Klein wechselt zum 1.7.2020 von der A Krankenkasse zur B Krankenkasse. Er verdient monatlich 4.000 Euro.

Abmeldung (31) zur A Krankenkasse

Meldezeitraum 1.1.2020 bis 30.6.2020

Meldeentgelt: 24.000 Euro

Anmeldung (11) zur B Krankenkasse

Korrekturen und Meldungen bei Krankenkassenwechsel

Sind Korrekturen der Abrechnungen bei einem Krankenkassenwechsel nötig, so sind die Korrekturen melderechtlich nach alter Krankenkasse und neuer Krankenkasse aufzuteilen. Dies dürfte regelmäßig dazu führen, dass es – sofern die Meldungen bereits versendet worden – Stornierungsmeldungen und anschließend neue Meldungen erstattet werden müssen.

Fortsetzung des Beispiels:

Im August stellt das Lohnbüro fest, dass eine Lohnerhöhung von 100 Euro ab 1.6.2020 nicht in der Lohnabrechnung berücksichtigt worden ist. Daher werden mit der Augustabrechnung die Abrechnungsmonate Juni und Juli korrigiert.

Im Zuge der Korrekturen ist auch die Abmeldung (31) zur Krankenkasse A (Meldezeitraum 1.1.2020 bis 30.6.2020) zu stornieren und erneut mit dem neuen Meldeentgelt (24.100 Euro) zu versenden.

Hinweis: Wenn bei einem Arbeitnehmer ein Krankenkassenwechsel im Kalenderjahr stattgefunden hat, so darf im Dezember der interne Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchgeführt werden, wenn sich der Zusatzbeitragssatz zur Krankenkasse geändert hat.

Abfindungen in der Lohnabrechnung – Steuerklasse beachten

Endet ein Arbeitsverhältnis, so vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelegentlich eine Abfindungszahlung. Bei der Abfindungszahlung kommen oftmals besondere steuerrechtliche Besonderheiten in der Lohnabrechnung auf Sie zu, so dass hier Vorsicht geboten ist. Arbeitgeber sollten unbedingt von vorzeitigen Nettoauszahlungen bei Abfindungen absehen, wie ein aktuelles Urteil zeigt.

Steuerklasse bei Abfindung

Bei Abfindungszahlungen sind die aktuell geltenden ELStAM des Arbeitnehmers für die Berechnung der Lohnsteuer zu verwenden. In der Lohnabrechnung sollte dies durch den regelmäßigen Abruf der ELStAM gewährleistet sein.

Auch wenn mit dem Arbeitnehmer – aus welchen Gründen auch immer – eine Netto-Abfindung vereinbart ist, wird für die Steuerberechnung stets von einem Bruttobetrag ausgegangen. Somit ist eine etwaige Netto-Abfindung auf einen Bruttobetrag hochzurechnen. In der Lohnabrechnung stellen die Lohnsoftwarelösungen entsprechende Funktionen dafür bereit.

Tipp: Fixieren Sie stets Bruttobeträge, wenn Sie Abfindungszahlungen mit dem Arbeitnehmer vereinbaren.

Problematisch können Nettozahlungen vor allem werden, wenn sich im Nachgang herausstellt, dass die Abfindung mit einer zu günstigen Steuerklasse abgerechnet worden ist. Die zu wenig gezahlten Steuerbeträge muss zunächst der Arbeitgeber an das Finanzamt nachentrichten. Der Erfolg diese Beträge vom (bereits ausgeschiedenen) Arbeitnehmer nachträglich wiederzubekommen ist gering. Dies zeigt auch ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Rheinland-Pfalz (Urteil vom 12.3.2020; Az: 5 Sa 305/19).

Im verhandelten Fall wurde einem Arbeitnehmer betriebsbedingt gekündigt. Daher erhielt er laut Sozialplan eine Abfindung. Der Arbeitgeber zahlte ihm einen Nettobetrag aus und führte die Lohnsteuer anhand der Steuerklasse III ab. Etwas später teilte das Lohnbüro dem Arbeitgeber mit, dass für den Arbeitnehmer die Steuerklasse VI anzuwenden ist. Der Arbeitgeber erstattet den Fehlbetrag nach der Steuerklasse VI an das Finanzamt und beanspruchte den Fehlbetrag vom Arbeitnehmer.

Das Gericht sah dafür jedoch keine Grundlage, da der Arbeitgeber nicht schlüssig erklären können, dass er die Zahlung tatsächlich geleistet habe.

Steuerklasse bei Abfindung – Bruttovereinbarung

Klären Sie bei anstehenden Abfindungszahlungen unbedingt vor der Auszahlung die Bedingungen mit dem Lohnbüro. Darüber hinaus sollten Sie unbedingt in der Abfindungsvereinbarung klarstellen, dass es sich bei der Abfindung um einen Bruttobetrag handelt.

Formulierungsvorschlag:
„Der Arbeitgeber verpflichtet sich, dem Arbeitnehmer eine Abfindung in Höhe von xx Euro brutto zu zahlen.“

Schwangerschaft – Kündigung vor Beschäftigungsaufnahme unzulässig

Eine Schwangerschaft ist bei den Beteiligten meist eine erfreuliche Nachricht und sorgt für Jubel, Trubel, Heiterkeit. Für Arbeitgeber ist diese Nachricht manchmal weniger erfreulich, den eine eingearbeitete Arbeitskraft muss ersetzt werden und fällt oft auch für längere Zeit aus. Um die schwangeren Arbeitnehmerinnen zu schützen gelten für Schwangere besondere Kündigungsschutzvorschriften, die eine Kündigung einer schwangeren Arbeitnehmerin nur in begründeten Ausnahmefällen zulässt. Auch eine Kündigung vor der Tätigkeitsaufnahme ist nicht zulässig wie ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts zeigt.

Schwangerschaft – Kündigung unzulässig

Im verhandelten Fall vereinbarte ein Anwalt mit einer Rechtsanwaltsfachangestellten im Dezember 2017 ein Anstellungsverhältnis, welches am 1.2.2018 beginnen sollte. Es handelte sich hierbei um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, welches mit einer sechsmonatigen Probezeit beginnen sollte.

Im Januar – also vor Beginn des Arbeitsverhältnisses – informierte die Rechtsanwaltsfachangestellte den Arbeitgeber, dass sie schwanger sei. Aufgrund einer Vorerkrankung unterliege sie einem kompletten Beschäftigungsverbot. Im Klartext bedeutete dies für den Arbeitgeber, dass die neu eingestellte Arbeitnehmerin erst gar nicht mit der Arbeit beginnen würde, sondern sofort (bei Beschäftigungsaufnahme) aufgrund des Beschäftigungsverbots fehlen würde. Damit ist dem Arbeitgeber natürlich herzlich wenig geholfen. Somit versuchte der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis schnellstmöglich zu beenden. Also versuchte der Arbeitgeber mit Schreiben vom 30.1.2018 das Arbeitsverhältnis (in der Probezeit) zum 14.2.2018 zu beenden. Die Arbeitnehmerin klagte gegen diese Kündigung – erfolgreich.

Das Bundesarbeitsgericht kippte die Kündigung, da diese ein Verstoß gegen den Sonderkündigungsschutz von Schwangeren verstoße. Die Kündigung einer Schwangeren, also einer Frau während der Schwangerschaft ist unzulässig, wenn der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Kündigung der Schwangerschaft bekannt ist oder wenn sie ihm innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung mitgeteilt wird (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 Mutterschutzgesetz – MuSchG). Dieser Kündigungsschutz gelte auch bereits vor der Tätigkeitsaufnahme wie in diesem Fall. Es sei hier ausreichen, dass der Arbeitsvertrag (vorher) abgeschlossen worden ist (BAG, Urteil vom 27.2.2020, Az: 2 AZR 498/19).

Schwangerschaft und Kündigung – wann möglich?

Im geschilderten Sachverhalt steht der Arbeitgeber einer ziemlich ungünstigen Situation gegenüber. Zur Besetzung eines Arbeitsplatzes stellt er eine neue Mitarbeiterin ein. Doch anstatt die Tätigkeit aufzunehmen, fällt die neu eingestellte Arbeitnehmerin gleich dauerhaft aus. Der Arbeitgeber muss sich nun – kurz vor dem eigentlich geplanten Arbeitsbeginn um eine neue Arbeitskraft bemühen.

Es stellt sich daher für viele Arbeitgeber die Frage, ob und in welchen Fällen in der Schwangerschaft eine Kündigung möglich ist.

Schwangerschaft und Kündigung – Bedingungen

Um ein Arbeitsverhältnis mit einer schwangeren Arbeitnehmerin wirksam zu kündigen bedarf es einiger Voraussetzungen. Daher kann eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses im Grunde nur in den folgenden Fällen zulässig sein:

Die Arbeitnehmerin hat selbst schriftlich gekündigt, ohne dass sie hierzu gedrängt wurde.
Eine wirksame Befristung des Arbeitsvertrages mit der schwangeren Arbeitnehmerin ist abgelaufen.
Abschluss eines schriftlichen Aufhebungsvertrages zwischen Arbeitnehmerin und Arbeitgeber (ohne Zwang).
Es wurde eine vorherige Zustimmung der zuständigen Behörde vor der schriftlichen Kündigung eingeholt und auch die sonstigen Voraussetzungen für eine Kündigung, zum Beispiel Anhörung des Betriebsrats, sind erfüllt.

Berechnungsbeispiel Firmenwagen und 1 Prozent-Methode

Bei der Berechnung eines Firmenwagens nach der 1 Prozent-Methode gibt es immer wieder Fragen zur Ermittlung des geldwerten Vorteils. Daher finden Sie die wichtigsten Punkte bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Firmenwagennutzung hier zusammengefasst anhand eines Beispiels.

Firmenwagen – wann ist es ein Firmenwagen?

Erhalten Arbeitnehmer vom Betrieb ein KFZ gestellt, um mit Dienstreisen und beruflich veranlasste Fahrten zu unternehmen, dann spricht man gemeinhin von einem Dienstwagen oder auch Firmenwagen. Dabei trägt der Arbeitgeber im Grunde alle Kosten, welche im Zusammenhang mit dem Fahrzeug anfallen. Dies sind regelmäßig Kraftstoffkosten, Wartungskosten, neue Reifen, Versicherungen usw.

Der Arbeitnehmer kann den Firmenwagen unentgeltlich oder gegen ein Nutzungsentgelt, zum Beispiel in Form einer monatlichen Pauschale, nutzen. Entscheidend für die Besteuerung und damit auch für die Beitragspflicht zur Sozialversicherung ist, ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen nur beruflich nutzen darf oder ob ihm auch andere, also private Fahrten, mit dem Firmenwagen erlaubt sind.

Wird der Wagen nur beruflich genutzt, zum Beispiel als Lieferfahrzeug und dem Arbeitnehmer sind andere (private) Fahrten untersagt, entsteht dem Arbeitnehmer auch kein geldwerter Vorteil. Dann findet sich der Firmenwagen auch nicht auf der Lohnabrechnung wieder.

Kann der Arbeitnehmer hingegen den Firmenwagen auch privat nutzen, so entsteht dem Arbeitnehmer dadurch ein geldwerter Vorteil, der versteuert und verbeitragt werden muss. Der Arbeitnehmer muss daher den Wert, der ihm hierdurch entsteht versteuern und verbeitragen. Hierbei genügt es, dass der Arbeitnehmer eine Nutzungsmöglichkeit für private Zwecke hat.

Als private Fahrten zählen hier unter anderem die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsplatz), Erholungsfahrten (z. B. Urlaubsfahrten). In der Praxis hat sich für die einfache Berechnung des geldwerten Vorteils die 1 Prozent Methode etabliert. Danach wird für die Privatnutzung als geldwerter Vorteil 1 Prozent des Bruttolistenneupreises angesetzt. Zusätzlich werden die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ebenfalls als geldwerter Vorteil in Ansatz gebracht.

Firmenwagen und 1-Prozent-Methode – Grundlagen

Zunächst ist im Lohnbüro für die Ansetzung des geldwerten Vorteils eines Firmenwagens die korrekte Bemessungsgrundlage zu ermitteln. Bemessungsgrundlage für die Berechnung nach der 1 Prozent-Methode ist hier zunächst der Bruttolistenneupreis des Firmenwagens (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Dabei ist zu beachten, dass auch bei Gebrauchtwagen (z.B. Jahreswagen) der Bruttolistenneupreis und nicht der Kaufpreis anzusetzen ist. Den Bruttolistenneupreis können Sie sich entweder vom Händler geben lassen oder können ihn über die sogenannte Schwackeliste herausfinden.

Wichtiger Hinweis: Haben Sie keinen Nachweis in den Lohnunterlagen greifen die Prüfer auf die Schwackeliste anhand der Fahrzeugnummer (Schlüsselcode) auf den Bruttolistenneupreis zu.

Beispiel:

Ein Betrieb kauft einen gebrauchten PKW zu einem Preis von 30.000 Euro (Bruttolistenneupreis 45.000 Euro).

Obwohl der Kaufpreis „nur“ bei 30.000 Euro liegt, sind als Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil dennoch 45.000 Euro in Ansatz zu bringen.

Nachdem der richtige Wert – nämlich der Bruttolistenneupreis – ermittelt worden ist, gilt es noch eine weitere Besonderheit zu beachten. Der Bruttolistenneupreis ist auf volle 100 Euro abzurunden.

Beispiel:

Ein Betrieb stellt einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung. Der Bruttolistenneupreis beträgt 40.999 Euro.

Für die Privatnutzung wird als Bemessungsgrundlage der auf volle 100 Euro abgerundete Wert, also 40.900 Euro angesetzt.

Firmenwagen und 1-Prozent-Methode – Ermittlung Privatnutzung

Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung ermittelt sich nun aus einem Prozent der Bemessungsgrundlage, also aus dem auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenneupreis. Damit ist der geldwerte Vorteil auf die Privatnutzung immer ein voller Eurobetrag und enthält keine „krummen“ Centbeträge.

Beispiel:

Ein Betrieb stellt einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung. Der Bruttolistenneupreis beträgt 40.999 Euro.

Für die Privatnutzung wird als Bemessungsgrundlage der auf volle 100 Euro abgerundete Wert, also 40.900 Euro angesetzt. Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung beträgt 1 % von 40.900 Euro, also 409 Euro monatlich. Dieser Betrag ist zu versteuern und zu verbeitragen.

Firmenwagen und 1-Prozent-Methode – Ermittlung Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte

Neben dem Privatnutzungsanteil ist noch ein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte (Arbeitsstätte) anzusetzen. Hier gilt folgende Formel:

abgerundeter Bruttolistenneupreis x Entfernungskilometer x 0,03 %

Auch hier gilt der auf volle 100 Euro abgerundete Bruttolistenneupreis als Bemessungsgrundlage. Zusätzlich werden hier noch die Entfernungskilometer, also einfache Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und der Faktor 0,03 % in die Formel einbezogen.

Beispiel:

Ein Betrieb stellt einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung. Der Bruttolistenneupreis beträgt 40.999 Euro. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte des Arbeitnehmers beträgt 20 km.

Zusätzlich ist für die Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte ein geldwerter Vorteil anzusetzen:

40.900 Euro x 20 km x 0,03 % = 245,40 Euro

Insgesamt ist somit ein geldwerter Vorteil in Höhe von 654,40 Euro (= 409,00 Euro + 245,40 Euro) in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.

Firmenwagen und 1-Prozent-Methode – Kürzung Werbungskosten

Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können vom Arbeitgeber pauschal mit 15 % lohnversteuert werden (dadurch entfällt die Sozialversicherungsbeitragspflicht). Soll dieser Möglichkeit genutzt werden, dann kann der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte um 0,30 Euro je Entfernungskilometer kürzen. Dies ist (pauschal) für 15 Arbeitstage im Monat möglich.

Es gilt folgende Berechnungsformel

Entfernungskilometer x 0,30 Euro x 15 Arbeitstage

Beispiel:

Bruttolistenneupreis 40.999 Euro (abgerundet 40.900 Euro)

Privatnutzungsanteil:

1 % von 40.900 Euro = 409,00 Euro

Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte:

40.900 Euro x 20 km x 0,03 % = 245,40 Euro

Kürzung Werbungskosten

20 km x 0,30 Euro x 15 Arbeitstage = 90 Euro

Geldwerter Vorteil im Monat 564,40 Euro (= 409,00 Euro + 245,40 Euro – 90 Euro)